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Archivage documentaire expliqué juridiquement

Nous vous guiderons à travers la jungle légale, révélerons les demi-connaissances du marketing et vous expliquerons pourquoi PaperOffice est votre base documentaire parfaite pour toutes les exigences légales.

Documentation du processus

Voici ce dont vous avez besoin : Documentation des procédures conformément aux GoBD

Exemple de documentation de procédure pour la numérisation substitutive, publiée par la Chambre fédérale des conseillers fiscaux (BStBK) en collaboration avec l'Association allemande des conseillers fiscaux (DStV).


Exigence de preuve

Quelles sont les informations contenues dans une documentation de procédure?

Que tout se déroule comme prévu chez vous

À l'aide de la documentation des procédures, les entreprises peuvent prouver que leur comptabilité assistée par informatique, ainsi que le stockage de données et de documents, sont conformes aux principes de régularité définis dans les GoBD.

Que vous pouvez fournir chaque document sur demande

L'objectif est de rendre les documents comptables et d'archivage de l'entreprise compréhensibles et vérifiables pour un expert, par exemple dans le cadre d'un audit, dans un délai raisonnable.

À cette fin, il est décrit en détail comment les justificatifs et les documents sont capturés, reçus, numérisés, traités, produits et conservés. Le contribuable qui utilise la solution informatique, ou l'entrepreneur lui-même, est responsable de l'établissement d'une documentation de procédure.

Documentation des processus

Que devrait inclure une documentation de procédure?

Pour chaque système informatique, une documentation des procédures clairement structurée doit être disponible. Le contenu, la structure et les résultats du processus informatique doivent être complets et clairement évidents.
Pour vérifier la traçabilité, il est nécessaire d'avoir une documentation exhaustive et à jour des procédures, qui documente toutes les modifications systémiques et technologiques en termes de contenu et de temps, sans lacunes.

Le manuel des procédures devrait également indiquer comment les documents électroniques sont capturés, traités, émis et stockés.
Une description de la procédure de sauvegarde des données intégrée dans PaperOffice lors de l'utilisation d'une base de données locale est également une partie importante de la documentation des procédures.

Une documentation des procédures décrit le processus organisationnel et technique souhaité. De la création des informations à l'indexation, au traitement et au stockage, ainsi qu'à la recherche clairement identifié.


du côté sûr

La solution : PaperOffice conforme aux normes GOBD pour le stockage de documents

PaperOffice est en conformité avec la certification ainsi que l'examen de toutes les exigences logicielles conformément aux GOBD en respectant toutes les normes requises.

Instructions1/6

PRINCIPE DE TRAÇABILITÉ ET VÉRIFIABILITÉ (CHAPITRE 3.1 DE LA GOBD)

Selon les directives GoBD, le contribuable est tenu de sécuriser le système informatique contre les pertes (par exemple, l'indisponibilité) et de le protéger contre les saisies et les modifications non autorisées.


Instructions2/6

PRINCIPES DE VÉRITÉ, DE CLARTÉ ET D'ENREGISTREMENTS CONTINUS AVEC LES SUJETS INDIVIDUELS (CHAPITRE GOBD 3.2)

Les composants serveur DMS sont généralement soumis aux mêmes exigences de sécurité que les autres composants informatiques. Les sujets pertinents sont la surveillance et la sécurité des données.

Instructions3/6

INTÉGRALITÉ (CHAPITRE 3.2.1 DE LA GOBD)

Chaque document soumis à une obligation de conservation doit être enregistré séparément et avec tous ses éléments constitutifs (intégralité et absence de lacunes).


Instructions4/6

EXACTITUDE (CHAPITRE 3.2.2 DE LA GOBD)

En suivant le principe de l'exactitude, le SMD doit s'assurer que les documents et données à archiver présentent le degré de concordance requis avec l'original (visuel ou conceptuel).

Instructions5/6

ORDRE (CHAPITRE GOBD 3.2.4)

Les principes de comptabilité appropriée sont considérés comme étant respectés en continu lors de l'utilisation d'un DMS, lorsque le respect des critères de conformité peut être assuré pendant toute la durée de conservation des documents.


Instructions6/6

IMMUABLE (SECTIONS 3.2.5 GOBD)

La GoBD exige que la procédure de traitement des données soit conçue de manière à ce que toutes les informations qui ont été introduites dans le processus de traitement ne puissent plus être supprimées, écrasées, modifiées ou falsifiées sans être signalées (GoBD chapitre 3.1 ; paragraphe 58-60).

Foire aux questions
Qui aide à la documentation des processus ?

Celui qui a une confiance totale dans ses processus peut probablement se passer d'un expert-comptable. Cependant, nous recommandons de demander l'aide d'un expert-comptable avant de commencer ou au moins lors de la création de la documentation des procédures. D'après notre expérience, il est toujours conseillé et utile de discuter ouvertement avec l'organisme d'audit, car malgré toutes les règles et normes, c'est finalement l'auditeur qui décide.

Qui approuve la documentation des processus ?

Attention aux connaissances marketing approximatives : les autorités financières n'acceptent pas les certificats, quel que soit leur type et leur émetteur ! En cas de besoin, seule la présentation de la documentation de procédure conforme aux GoBD est prise en compte, et c'est la vérification faite par l'organisme de contrôle, par exemple votre vérificateur fiscal ou le fisc, qui décidera si tout est vraiment conforme.

Pourquoi PaperOffice ne suffit-il pas à lui seul?

En bref, si vous avez archivé une facture de manière légale et conforme aux normes dans PaperOffice, il est possible que la facture ait été manipulée ou modifiée AVANT la numérisation. Bien que vous stockiez de manière conforme aux normes, le processus global n'est pas conforme aux normes et ne correspond donc pas aux GoBD.

Puis-je jeter les documents originaux ?

Les documents ayant une valeur juridique, tels que les contrats, doivent toujours être conservés dans leur version originale. En résumé : l'administration fiscale accepte les justificatifs électroniques, mais les tribunaux n'acceptent que les originaux en cas de litige. Cela s'explique par le fait qu'il n'est possible de vérifier l'authenticité d'une signature que sur un document original. Nous vous recommandons de ne jamais jeter l'original.

Pourquoi puis-je supprimer des documents PaperOffice ?

Encore une fois, il existe une documentation de processus à cet effet. En effet, il n'est pas techniquement possible d'exclure complètement la suppression tant que les données sont stockées chez vous. En fin de compte, vous pouvez supprimer directement l'enregistrement de la base de données. Ou retirer le disque dur. Ou éliminer le serveur. Ou faire exploser le bâtiment.

Comment puis-je trouver des recommandations techniques pour un système de gestion de documents (DMS) ?

Bitkom a développé une liste de contrôle GOBD concernant les systèmes de gestion des documents conformément à la dernière version du 28.11.2019, que vous pouvez trouver ici.

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