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Automatisation des processus d’affaires pour les fournisseurs de services et les concessionnaires de systèmes multifonctions


PaperOffice DMS pour les fournisseurs de services et les détaillants de systèmes multifonctions permet une circulation fluide de l’information grâce à la numérisation et à l’automatisation des processus d’affaires.

Conseil professionnel

Les documents écrits, les contrats, les brouillons, les factures, les bons de livraison et bien plus encore sont remplacés par des documents électroniques grâce à la numérisation, optimisant ainsi au maximum tous les processus de travail.

L’IA intégrée permet aux processus métier d’être largement automatisés, accélérant ainsi vos processus et augmentant le succès et la satisfaction.

Numérisation chez les fournisseurs de services et les revendeurs pour les copieurs

Les revendeurs spécialisés dans la technologie de bureau, les solutions d’impression et les systèmes de bureau bénéficient considérablement de l’utilisation d’une gestion des données appropriée.

La tendance ainsi que la situation économique et la situation concurrentielle s’orientent de plus en plus vers la numérisation des documents au lieu de les conserver exclusivement sur papier.

C’est ainsi que la plupart des revendeurs spécialisés dans la technologie de bureau et les solutions d’impression génèrent quotidiennement des documents importants :

Écrits, contrats, bons de livraison, brouillons, factures fournisseurs et bien plus encore. Ceux-ci arrivent non seulement par la poste, mais de nombreuses lettres arrivent également par e-mail.

Mais en aucun cas, chaque facture fournisseur ou chaque bon de livraison n’est disponible sous forme de fichier dès le départ. En conséquence, des scanners fiables, de haute qualité et puissants et l’utilisation de la solution de gestion de documents appropriée sont essentiels pour une numérisation réussie.

Il est très important que les délais importants soient respectés et que des mesures juridiques soient prises pour stocker les documents. PaperOffice DMS vous donne une structure claire dans vos documents et vous aide à faire face au flot d’informations.

L’industrie de la bureautique et des systèmes de bureau est celle qui bénéficie du système de gestion de documents PaperOffice sous la forme d’une solution pour le domaine de la numérisation mais aussi en tant que partenaire.

Car quel support est meilleur qu’un appareil multifonction pour transformer vos documents papier de l’analogique au numérique ?

Avec un DMS commun, par exemple, le courrier numérisé peut être classé, les e-mails importants peuvent être enregistrés et les documents peuvent être archivés. De plus, différents utilisateurs peuvent accéder à ces documents et y travailler.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Comment passer à la dématérialisation?

PaperOffice élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux, conduit à des économies de coûts, telles que l’élimination des documents papier, et crée une vue d’ensemble claire des documents importants, tels que les reçus, les contrats, les bons de livraison ou d’autres lettres, en les gérant numériquement dans PaperOffice à l’avenir.

Capturer, traiter, partager, rechercher et suivre vos documents devient très facile avec l’utilisation de PaperOffice.

Grâce à un accès contrôlé, des listes de tâches détaillées, ainsi que des approbations à l’aide de flux de travail et de notifications par e-mail fiables, les employés peuvent effectuer efficacement les tâches assignées et les personnes autorisées peuvent facilement approuver ou refuser l’approbation.

Avec la solution logicielle PaperOffice DMS, plus aucun document n’est perdu. Et où que vous soyez, vous pouvez accéder à des documents importants en quelques secondes.

Bien sûr, vous travaillez toujours avec nos systèmes en conformité avec la loi et à l’épreuve des audits.

Les reçus, comptes et documents similaires n’ont plus besoin d’être envoyés par la poste entre les districts ecclésiastiques et les paroisses. Le courrier interne peut également être envoyé numériquement de cette manière. Cela permet d’économiser du papier, des coûts de stockage de données supplémentaires et des déplacements vers les archives. Les documents peuvent être fournis avec des mots-clés (éditeur, sujet, statut, date, etc.) et ensuite être trouvés plus facilement.

Gestion documentaire orientée processus

La gestion documentaire orientée processus garantit que ces documents restent à jour avec peu d’effort. PaperOffice vous assiste ici avec un module de tâche et de flux de travail complet.

De cette façon, certaines chaînes de processus peuvent être créées et les processus opérationnels existants peuvent être définis sur des documents électroniques et partiellement exécutés automatiquement.

Cela représente une optimisation des processus sans erreur, car la tâche peut non seulement être attribuée à des employés disposant de droits d’utilisateur et de périodes d’achèvement spécifiques, nécessiter une approbation numérique, mais également déclencher automatiquement d’autres actions, telles que des notifications par e-mail ou des changements d’état des documents.

De cette façon, tous les processus de document peuvent être mappés.

PaperOffice ne fait pas de distinction entre les types de documents, que vous ayez besoin d’aide pour gérer les contrats, les factures, les briefs et la correspondance par e-mail : grâce au système de gestion de documents PaperOffice, vos processus précédents dans les entreprises ont été numérisés, ce qui les rend plus efficaces, transparents et beaucoup plus flexibles.

Parce que peu importe sous quelle forme les documents arrivent à l’entreprise, que ce soit sous forme de documents papier, de fichiers PDF, d’e-mails ou de photos, ils sont automatiquement archivés et stockés dans une base de données sécurisée.

Les contrats importants peuvent ainsi être reconnus et résiliés en temps utile ou renégociés. La publication de documents avec signature numérique et notification par e-mail au lieu d’un courrier papier lent, un e-mail non sécurisé contribue à la fidélité des clients.

Woman looks at the papers
Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

La solution : un savoir-faire éprouvé

N’est-il pas logique d’utiliser un logiciel de gestion dans la pratique tout de suite ? qui non seulement répond à toutes les exigences, mais qui est également facile à apprendre et peu coûteux?

PaperOffice DMS est la solution complète éprouvée pour le travail numérique et, avec plus de 20 ans d’expérience sur le marché, l’un des premiers pionniers du DMS.

Aujourd’hui, au 21ème siècle, il n’y a presque plus de photocopieuses. Le copieur est devenu un appareil multifonctionnel dans les entreprises, les administrations et les ménages privés. En plus de la fonction de copieur, les appareils sont capables d’imprimer et de faxer, de convertir du contenu numérique directement sous forme analogique via l’interface vers le PC et vice versa en numérisant.

C’est précisément dans cette fonction que les copieurs auront le plus grand potentiel d’utilisation maintenant, mais de plus en plus dans un avenir proche. La numérisation et la conversion d’informations analogiques en informations numériques.

Selon une enquête menée auprès de 3 500 entreprises par la DIHK à partir de 2020, leur degré de numérisation est en moyenne d’environ 50%. Toutes les entreprises sont conscientes des avantages que la numérisation apporte. Les entreprises voient les plus gros problèmes dans les domaines suivants:

  • Complexité des systèmes et des processus offerts
  • Coût élevé
  • Risques de sécurité
  • Manque de temps
  • Formation approfondie
  • Pratiquement toutes les entreprises disposent au moins du matériel de base, d’un copieur ou d’un appareil multifonction avec scanner et d’un ou plusieurs PC. Ce qu’il faut encore, c’est le bon logiciel et il peut être trouvé dans PaperOffice DMS.

    Avec PaperOffice DMS, la navigation dans les menus est intuitive et facile à apprendre. Des menus d’aide vous guident à travers chaque application et en même temps des didacticiels vidéo sont disponibles qui expliquent certains processus étape par étape. La formation hors site pour les employés n’est pas nécessaire, mais la formation peut être organisée directement dans l’entreprise si vous le souhaitez.

    Woman stamps a document
    With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

    PaperOffice DMS crée des avantages évidents pour les revendeurs et les fournisseurs de services d’appareils multifonctionnels

    PaperOffice DMS est le bon logiciel car il comprend tout ce dont les revendeurs spécialisés ont besoin pour la technologie de bureau et les solutions d’impression, tels que:

    • Stockage de documents dans tous les formats numériques selon les principes du RGPD
    • Fonctions permettant de soumettre et de soumettre à nouveau des documents en retard qui nécessitent une action
    • Une fonction de stockage de données auto-apprenante avec balisage et moteur de recherche interne
    • Affectation automatique des documents nouvellement ajoutés au dossier approprié
    • Création simple d’une base de données et connexion à une base de données, y compris un masque personnalisable individuellement
    • Création automatisée de modèles pour les processus et opérations répétitifs

    PaperOffice DMS a un rapport qualité-prix très avantageux et ce avec la possibilité de connecter jusqu’à 800 terminaux (postes de travail d’affichage).

    Toutes les données numériques sont cryptées dans PaperOffice DMS avec 1024 bits et le format est converti. Il en résulte de tels obstacles pour les pirates et les espions qu’ils ont tous échoué avec PaperOffice DMS jusqu’à présent. Dans le même temps, un système hiérarchique de gestion des mots de passe empêche tout le monde d’avoir accès à tout.

    Financial managers are talking in the background
    Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

    Arguments importants pour inclure PaperOffice DMS dans la planification budgétaire. Enfin, PaperOffice DMS convainc également par le fait que la durabilité et la protection de l’environnement sont prises en compte. Tôt ou tard, la conversion complète des documents analogiques à la forme numérique aura lieu et l’institution publique, qui utilisera alors déjà PaperOffice DMS, sera bien préparée.

    Le traitement numérique des factures est également un avantage pour de nombreux fournisseurs de services et détaillants de systèmes de copie. Les factures entrantes peuvent être automatisées grâce à PaperOffice DMS et sont transmises à l’employé responsable. Le processus de contrôle et de libération via la libération numérique peut également être géré rapidement et efficacement via le système.

    En un seul clic de souris, les données, y compris l’emplacement d’archivage, peuvent être exportées vers votre conseiller fiscal ou vice versa.

    Archivage sécurisé et conforme aux révisions : PaperOffice DMS répond techniquement aux exigences légales du GoBD, du GDPdU et du DSGVO

    Hand presses a button on a scanner
    Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

    PaperOffice DMS permet la connexion d’autres logiciels, tels qu’un ERP, et bien sûr le transfert de documents depuis Microsoft Office via des interfaces appropriées. PaperOffice DMS accélère la communication.

    Les délais et les rendez-vous sont surveillés et les actions sont automatiquement déclenchées en fonction du paramètre souhaité. Les processus de commande peuvent être automatisés et même les modifications prévues pour l’avenir peuvent être saisies de manière à entrer en vigueur au moment souhaité.

    Grâce à ses fonctions étendues, PaperOffice DMS peut certainement être classé dans le segment supérieur de la gestion de contenu d’entreprise (ECM).

    Un ECM inclut la gestion globale de tout le contenu d’une organisation avec une hiérarchie d’accès correspondante. PaperOffice DMS est capable d’enregistrer n’importe quel contenu sous forme numérique, de modifier son contenu et son format et de le rendre disponible.

    PaperOffice DMS possède toutes les fonctions d’un ECM et ce dans un excellent rapport qualité-prix ainsi qu’une forme de fonctionnement intuitivement apprenante qui rend inutile une formation externe ou interne coûteuse. Au lieu de cela, des tutoriels vidéo gratuits sont disponibles pour s’habituer aux différents menus. PaperOffice DMS peut ainsi devenir le pivot organisationnel dans toute entreprise dans le commerce et la production et ce presque à la vitesse de la lumière.

Les fournisseurs de services et les détaillants de systèmes multifonctions bénéficient de la gestion numérique des documents

38% de toutes les entreprises interrogées n’ont tout simplement pas le temps de numériser leurs processus. Nous recommandons une procédure qui commence par le processus de base, la numérisation de documents analogiques en même temps qu’ils sont traités. De cette façon, le groupe de personnes qui travaillent avec le copieur tous les jours pourrait également être chargé, dans la mesure du possible, de scanner l’archive petit à petit.

Grâce à la reconnaissance automatique des documents aux caractéristiques cohérentes, PaperOffice DMS peut toujours affecter tous les documents numérisés à l’emplacement de stockage approprié dans la mémoire numérique. Il est logique de commencer à analyser l’archive avec les entrées les plus récentes afin de réduire davantage la taille de l’archive analogique à l’expiration des périodes de conservation. En outre, nous avons de nombreux guides sur la façon de réaliser un bureau sans papier grâce au scanner.

PaperOffice DMS est l’interface entre analogique et numérique. Grâce à sa fonction de numérisation, le logiciel peut lire des documents, des plans et des photos analogiques dans le système via votre scanner et les numériser, ce qui permet de convertir les textes en polices à l’aide de l’OCR, qui peuvent être modifiées dans les programmes Office. Les horodatages et le contrôle de version garantissent que le document numérique correspond à l’original analogique.

Optimisez votre temps de travail jusqu’à 7,5% par rapport au travail sur papier grâce à l’utilisation de PaperOffice DMS.

Gagnez du temps dans la recherche, l’acheminement et le partage de documents.

Avec les tampons numériques, les documents peuvent être complétés par des informations supplémentaires et même contrôler des flux de travail détaillés. À son tour, la fonction de tâche et de flux de travail garantit que les délais sont respectés et terminés.

Il vous suffit donc d’un copieur et d’un DMS PaperOffice pour accélérer la numérisation opérationnelle ou même commencer. Un chemin qui en vaut vraiment la peine.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Numérisation chez les fournisseurs de services et les revendeurs d’appareils multifonctions":

Comment les employés peuvent-ils accéder à PaperOffice ?

En raison de l’architecture de programme décentralisée et moderne, PaperOffice peut être utilisé sur presque tous les appareils - des PC classiques aux smartphones / tablettes en passant par les téléviseurs.

Qu’advient-il des données si PaperOffice n’existe pas ?

Cela n’arrivera pas, mais pour vous rassurer: vous pouvez exporter vos données à tout moment, car PaperOffice est basé sur une structure de base de données ouverte, vous pouvez accéder à vos données à tout moment.

Sujet Protection des données : Où sont stockés tous les documents ?

PaperOffice stockera tous les documents en interne avec un cryptage de haut niveau, ce qui le rendra immunisé contre le vol de données, par exemple, et dépassera toutes les exigences du RGPD et du GOBD.
Évitez les erreurs : n’enregistrez JAMAIS les données dans un cloud tiers !

PaperOffice peut-il être adapté exactement aux spécifications ?

Oui, PaperOffice peut être adapté à 100% à l’utilisation prévue pour assurer une intégration transparente dans les processus et systèmes existants. Même l’interface du programme peut être entièrement conçue et librement adaptée.

Conclusion

PaperOffice DMS prend en charge les fournisseurs de services et les revendeurs de copieurs et offre des interfaces appropriées à d’autres logiciels, des connexions API et peut être étendu à tout moment selon vos souhaits. Le logiciel est facile à apprendre et peut être facilement intégré dans la pratique quotidienne sans provoquer d’absences à des fins de formation.

PaperOffice DMS recommande d’utiliser un NAS (stockage de données pris en charge par le réseau) avec une fonction de sauvegarde afin que les données importantes ne soient ni perdues ni espionnées dans des clouds tiers.

En fin de compte, PaperOffice DMS impressionne par un très bon rapport qualité-prix et un immense savoir-faire grâce à plus de 20 ans d’expérience pratique.

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Service de gestion successorale efficace avec PaperOffice: Intégration réussie et protection contre les attaques de ransomware.