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Automatisation des processus d’affaires dans l’industrie de la construction


PaperOffice DMS pour les entreprises de construction permet une circulation fluide de l’information entre les départements grâce à la numérisation et à l’automatisation des processus métier.

Conseil professionnel

Les documents écrits, les contrats, les brouillons, les recherches, les bons de livraison et bien plus encore sont remplacés par des documents électroniques grâce à la numérisation et optimisent ainsi au maximum tous les processus de travail.

L’IA intégrée permet aux processus métier d’être largement automatisés, accélérant ainsi vos processus et augmentant le succès et la satisfaction.

Numérisation dans l’industrie de la construction

Les entreprises de construction, les sociétés, les promoteurs immobiliers, les gestionnaires de projets, les ingénieurs et les développeurs de projets bénéficient considérablement de l’utilisation d’une gestion des données appropriée.

Les entreprises de construction génèrent quotidiennement des documents importants: journaux de construction, documentation photo, reçus, factures, dessins, bons de livraison, briefs et bien plus encore.

Tous ces documents doivent être numérisés s’ils arrivent sous forme papier, nécessitent un classement structuré, l’affectation des tâches et des flux de travail, et doivent être immédiatement disponibles sur demande.

La meilleure solution est d’utiliser un logiciel de gestion de documents bien pensé tel que PaperOffice DMS.

Dans l’industrie de la construction, il existe souvent des processus basés sur des projets. Dans chacun de ces projets, il existe une grande quantité d’informations différentes, y compris des fichiers et des documents, qui peuvent être gérés de manière centralisée par un DMS approprié tel que PaperOffice.

Helmet is on site
DMS solution for digitization in construction

PaperOffice DMS en tant que solution pour l’industrie de la construction vous permet d’effectuer une recherche par mot-clé en direct à travers vos projets, données clients et documents. Grâce à l’intégration de PaperOffice DMS dans l’entreprise de construction, vous pouvez marquer des points sur la concurrence avec l’automatisation de vos processus grâce à des flux de travail numériques, ou le classement automatique de tous les documents liés au projet, la gestion des règles, l’ajout de tâches.

Comment puis-je me passer de papier dans l’industrie de la construction?

PaperOffice élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux et crée une vue d’ensemble claire des documents importants tels que les contrats, les factures, les commandes, les bons de livraison en les gérant numériquement dans PaperOffice à l’avenir.

Capturer, traiter, partager, rechercher et suivre vos documents devient très facile avec l’utilisation de PaperOffice.

Grâce à un accès contrôlé, des listes de tâches détaillées, ainsi que l’émission d’approbations à l’aide de flux de travail et de notifications par e-mail fiables, les employés peuvent effectuer efficacement les tâches assignées et les personnes autorisées peuvent facilement les approuver ou refuser leur libération.

Avec la solution logicielle PaperOffice DMS, plus aucun document n’est perdu. Et où que vous soyez, vous pouvez accéder à des documents importants en quelques secondes.

Bien sûr, vous travaillez toujours avec nos systèmes en conformité avec la loi et à l’épreuve des audits.

Gestion documentaire orientée processus

La gestion documentaire orientée processus garantit que ces documents restent à jour avec peu d’effort. PaperOffice vous assiste ici avec un module de tâche et de flux de travail complet.

De cette façon, certaines chaînes de processus peuvent être créées et les processus opérationnels existants peuvent être définis sur des documents électroniques et partiellement exécutés automatiquement.

Cela représente une optimisation des processus sans erreur, car la tâche peut non seulement être attribuée à des employés disposant de droits d’utilisateur et de périodes d’achèvement spécifiques, nécessiter une publication numérique, mais également déclencher automatiquement d’autres actions, telles que des notifications par e-mail ou des changements d’état de document.

De cette façon, tous les processus de document peuvent être mappés.

En plus de toute une série d’autres avantages, PaperOffice DMS est l’outil idéal pour contrôler les différentes phases de construction.

Chaque document, de la facture à un paquet de vis de la quincaillerie aux différents plans de construction, peut être sauvegardé dans le bon ordre chronologique et appelé selon les besoins.

Le contrôle de version est important ici. Par exemple, le plan de construction original, le plan de construction modifié ultérieurement, etc. PaperOffice DMS permet également le stockage d’entrées manuscrites et de photographies de l’état de la construction. Avec PaperOffice DMS, une documentation complète de tous les processus et incidents pendant la construction est possible. De la cérémonie d’inauguration des travaux à la remise des clés. Et tout cela avec un minimum d’effort.

Les logiciels de gestion de documents tels que PaperOffice DMS sont les mieux adaptés à ces tâches. Parce que c’est un logiciel de gestion de documents qui peut faire beaucoup plus que simplement gérer des documents.

PaperOffice ne fait pas de différence entre les types de documents, que vous ayez besoin d’aide pour gérer les contrats, les plaidoiries et la correspondance par e-mail : grâce au système de gestion de documents PaperOffice, vos processus antérieurs dans l’entreprise sont numérisés, ce qui les rend plus efficaces et transparents et rendus beaucoup plus flexibles.

Parce que quelle que soit la forme sous laquelle les documents arrivent à l’entreprise, que ce soit sous forme de documents papier, de fichiers PDF, d’e-mails ou de photos, ils sont automatiquement archivés et stockés dans une base de données sécurisée.

Les contrats importants peuvent ainsi être reconnus et résiliés en temps utile ou renégociés. La publication de documents avec signature numérique et notification par e-mail au lieu d’un courrier papier lent, un e-mail non sécurisé contribue à la fidélité des clients.

Notebook in the Spediton warehouse with PaperOffice DMS
Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

La solution : un savoir-faire éprouvé

N’est-il pas logique d’utiliser un logiciel de gestion dans la pratique tout de suite ? qui non seulement répond à toutes les exigences, mais qui est également facile à apprendre et peu coûteux?

PaperOffice DMS est la solution complète éprouvée pour le travail numérique et, avec plus de 20 ans d’expérience sur le marché, l’un des premiers pionniers du DMS.

Le traitement numérique est une base essentielle pour assurer la haute qualité de service de tous les services à l’avenir

La « loi sur les tiges » a été l’une des premières lois dans l’industrie de la construction, et d’innombrables autres devaient suivre à ce jour. La loi de la tige était en fait une tige de 5 m de long, qui au Moyen Âge était utilisée pour garantir aux ruelles et aux rues une largeur minimale d’environ 5 m en permettant à un homme de marcher dans les rues avec cette tige maintenue en travers. Partout où il devenait trop étroit, le bâtiment qui dépassait trop loin dans la rue devait être démoli. Cela avait moins à voir avec la circulation à l’époque qu’avec le risque d’incendie. Il s’agissait d’empêcher que les maisons incendiées d’un côté de la rue ne se propagent de l’autre côté.

Aujourd’hui, le droit fédéral et étatique de la construction comprend à lui seul environ 1 600 paragraphes. En outre, il existe les normes et les spécifications des associations professionnelles pour les propriétés des matériaux, le type d’utilisation, la façon dont les matériaux doivent être installés et même avec les réglementations commerciales, qui est autorisé à construire et à installer quoi. Il n’y a probablement que quelques pays sur terre qui ont un système de construction tout aussi complexe.

Pour les entrepreneurs, tant civils que structurels, cela signifie consulter les spécifications pertinentes pour chaque travail et cela signifie effectuer une paperasse plus ou moins étendue à chaque fois. Il n’est pas rare que les constructeurs aillent plus loin et demandent des changements qui n’étaient pas prévus dans le plan de construction initial. Il y a parfois une note manuscrite dans le plan de ce qui doit être changé et comment. Cela peut conduire à une réaction en chaîne qui affecte tous les métiers et même perturbe la planification matérielle.

Comment puis-je garder une trace du chaos du papier?

Bien sûr, grâce à l’utilisation de PaperOffice DMS.

Parce que PaperOffice archive tous les documents générés dans l’industrie de la construction et toutes les informations pertinentes conformément à la loi et de manière à l’épreuve des audits.

PaperOffice DMS, en liaison avec un NAS (Network Attached Storage), permet la construction d’un intranet très sécurisé pour la communication interne et la transmission de données. Cela crée une double sécurité contre les attaques de l’extérieur. D’abord le pare-feu du système d’exploitation et ensuite le cryptage de PaperOffice DMS. Dans le même temps, un cloud séparé est mis en place via le NAS, indépendamment des fournisseurs tiers.

La fonction de flux de travail étendue de PaperOffice DMS facilite grandement la communication interne. Le terme interne comprend également les succursales ou les sites étrangers. Dans le cas d’un travail lié au projet, par exemple, l’état actuel est toujours affiché et en même temps l’historique.

Bien sûr, un calendrier privé et lié à l’équipe est également inclus, dans lequel les échéances et les événements liés au temps sont saisis.

La reconnaissance de documents équipée d’une IA organise automatiquement tous les documents à enregistrer dans le bon dossier et crée à la fois un index de mots clés et un historique des modifications. Le moteur de recherche interne de PaperOffice DMS trouve chaque document en quelques fractions de seconde.

PaperOffice répond aux normes de sécurité les plus élevées telles que la gestion des autorisations ou l’octroi d’autorisations d’accès. L’utilisateur définit les différentes étapes de travail exactement comme elles le feraient, par exemple « l’enregistrement », la « vérification », la « libération » et la « réservation » des factures.

La responsabilité peut non seulement être attribuée à des personnes individuelles, mais aussi à des groupes d’utilisateurs tels que « Comptabilité » ou « Production », de sorte qu’un collègue peut intervenir immédiatement en cas d’absence d’un employé.

La technologie OCR reconnaît non seulement le contenu du document, mais également tous les champs de données fiscalement pertinents tels que le numéro de document, la date, le net, la taxe et le montant brut. Les données importées sont disponibles pour contrôler les évaluations, les opérations de paiement et la comptabilité financière. Cela permet d’économiser un travail de saisie fastidieux et de réduire les erreurs de publication.

Woman checks the plan on the construction site
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Arguments importants pour inclure PaperOffice DMS dans la planification budgétaire. Enfin, PaperOffice DMS convainc également par le fait que la durabilité et la protection de l’environnement sont prises en compte. Tôt ou tard, la conversion complète des documents analogiques à la forme numérique aura lieu et l’institution publique, qui utilisera alors déjà PaperOffice DMS, sera bien préparée.

En un seul clic de souris, les données, y compris l’emplacement d’archivage, peuvent être exportées vers votre client, votre conseiller fiscal ou vice versa.

Bien entendu, PaperOffice DMS permet la migration et l’intégration de données numériques existantes à partir de solutions logicielles existantes. Dans le même temps, PaperOffice DMS est l’interface entre analogique et numérique. Grâce à sa fonction de numérisation, le logiciel peut lire des documents analogiques, des plans et des photos dans le système et les numériser à l’aide de scanners, mais aussi d’enregistrements à partir de téléphones mobiles, où les textes sont convertis en écriture à l’aide de l’OCR et peuvent être modifiés dans les programmes Office. Les horodatages et le contrôle de version garantissent que le document numérique correspond à l’original analogique.

Les entreprises de l’industrie de la construction doivent traiter les documents pour toutes les transactions commerciales. Le développement constant des modèles d’affaires crée constamment de nouveaux défis. Ce dont ils ont besoin, c’est d’un bon système de gestion des documents.

PaperOffice DMS est le bon logiciel car il est livré avec tout ce dont vous avez besoin, par exemple:

  • Stockage de documents dans tous les formats numériques selon les principes du RGPD
  • Fonctions permettant de soumettre et de soumettre à nouveau des documents en retard qui nécessitent une action
  • Une fonction de stockage de données auto-apprenante avec balisage et moteur de recherche interne
  • Affectation automatique des documents nouvellement ajoutés au dossier approprié
  • Création simple d’une base de données et connexion à une base de données, y compris un masque personnalisable individuellement
  • Création automatisée de modèles pour les processus et opérations répétitifs

Archivage sécurisé et conforme aux révisions : PaperOffice DMS répond techniquement aux exigences légales du GoBD, du GDPdU et du DSGVO

Group of people talking about the construction plan at the construction site
Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

PaperOffice DMS permet la connexion d’autres logiciels, tels qu’un ERP, et bien sûr le transfert de documents depuis Microsoft Office via des interfaces appropriées. PaperOffice DMS accélère la communication dans le commerce et la production avec les fournisseurs et les clients.

Les délais et les rendez-vous sont surveillés et les actions sont automatiquement déclenchées en fonction du paramètre souhaité. Les processus de commande peuvent être automatisés et même les modifications prévues pour l’avenir peuvent être saisies de manière à entrer en vigueur au moment souhaité.

Grâce à ses fonctions étendues, PaperOffice DMS peut certainement être classé dans le segment supérieur de la gestion de contenu d’entreprise (ECM).

Un ECM inclut la gestion globale de tout le contenu d’une organisation avec une hiérarchie d’accès correspondante. PaperOffice DMS est capable d’enregistrer n’importe quel contenu sous forme numérique, de modifier son contenu et son format et de le rendre disponible.

PaperOffice DMS possède toutes les fonctions d’un ECM et ce dans un excellent rapport qualité-prix ainsi qu’une forme de fonctionnement intuitivement apprenante qui rend inutile une formation externe ou interne coûteuse. Au lieu de cela, des tutoriels vidéo gratuits sont disponibles pour s’habituer aux différents menus. PaperOffice DMS peut ainsi devenir le pivot organisationnel dans toute entreprise dans le commerce et la production et ce presque à la vitesse de la lumière.

Les entreprises du secteur de la construction bénéficient de la gestion numérique des documents

Avec PaperOffice DMS, cependant, il y a beaucoup plus de possibilités pour les entreprises de construction. Par exemple, la gestion des stocks, y compris un inventaire permanent ou un inventaire de dates clés. La base de PaperOffice DMS sont des comptes d’utilisateurs liés dans le réseau. Le stockage des données de ces comptes d’utilisateurs est combiné dans la base de données centrale. Les documents peuvent être contrôlés via une IA avec différents algorithmes, qui peuvent être utilisés pour déclencher des processus automatisés.

Optimisez votre temps de travail jusqu’à 7,5% par rapport au travail sur papier grâce à l’utilisation de PaperOffice DMS.

Gagnez du temps dans la recherche, l’acheminement et le partage de documents.

Avec les tampons numériques, les documents peuvent être complétés par des informations supplémentaires et même contrôler des flux de travail détaillés. À son tour, la fonction de tâche et de flux de travail garantit que les délais sont respectés et terminés.

PaperOffice DMS dispose d’une navigation intelligente dans les menus qui est logiquement structurée et permet une utilisation intuitive dans de nombreux domaines. Des tutoriels vidéo disponibles gratuitement sur Internet fournissent une assistance supplémentaire et, bien sûr, des cours de formation peuvent également être organisés directement au siège de l’entreprise du client si vous le souhaitez.

En plus de la documentation des phases de construction, PaperOffice DMS est également adapté pour soutenir les tâches logistiques pour l’approvisionnement en matériaux. Grâce aux possibilités de configuration de bases de données dans PaperOffice DMS, l’achat et la consommation de matériel peuvent être surveillés et des niveaux d’alerte peuvent être attribués. L’IA interne peut être utilisée pour créer des modèles qui réagissent automatiquement en cas de goulots d’étranglement ou de pénuries, par exemple si des commandes répétées sont passées, bien que la quantité existante devrait en fait être suffisante. La fonction de flux de travail peut être utilisée à cette fin, avec laquelle les employés responsables de l’entreprise peuvent comparer l’exécution de leurs tâches.

PaperOffice DMS peut accélérer un projet de construction, prévenir les mauvaises décisions et réduire les coûts. Peut-être que les entreprises qui ont construit BER et construisent encore Stuttgart21 manquaient tout simplement du bon logiciel, PaperOffice DMS.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Numérisation dans l’industrie de la construction et la construction":

Comment les employés peuvent-ils accéder à PaperOffice ?

En raison de l’architecture de programme décentralisée et moderne, PaperOffice peut être utilisé sur presque tous les appareils - des PC classiques aux smartphones / tablettes en passant par les téléviseurs.

Qu’advient-il des données si PaperOffice n’existe pas ?

Cela n’arrivera pas, mais pour vous rassurer: vous pouvez exporter vos données à tout moment, car PaperOffice est basé sur une structure de base de données ouverte, vous pouvez accéder à vos données à tout moment.

Sujet Protection des données : Où sont stockés tous les documents ?

PaperOffice stockera tous les documents en interne avec un cryptage de haut niveau, ce qui le rendra immunisé contre le vol de données, par exemple, et dépassera toutes les exigences du RGPD et du GOBD.
Évitez les erreurs : n’enregistrez JAMAIS les données dans un cloud tiers !

PaperOffice peut-il être adapté exactement aux spécifications ?

Oui, PaperOffice peut être adapté à 100% à l’utilisation prévue pour assurer une intégration transparente dans les processus et systèmes existants. Même l’interface du programme peut être entièrement conçue et librement adaptée.

Conclusion

PaperOffice DMS prend en charge l’industrie de la construction et offre des interfaces correspondantes à d’autres logiciels, des connexions API et peut être étendu à tout moment selon vos souhaits. Le logiciel est facile à apprendre et peut être facilement intégré dans la pratique quotidienne sans provoquer d’absences à des fins de formation.

PaperOffice DMS recommande d’utiliser un NAS (stockage de données pris en charge par le réseau) avec une fonction de sauvegarde afin que les données importantes ne soient ni perdues ni espionnées dans des clouds tiers.

En fin de compte, PaperOffice DMS impressionne par un très bon rapport qualité-prix et un immense savoir-faire grâce à plus de 20 ans d’expérience pratique.

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Le chemin vers la mairie numérique - numérisation de l’administration

« L’intégration et l’utilisation faciles de PaperOffice DMS ont fourni la solution globale dont cette industrie avait besoin : minimiser la consommation de papier, accélérer les processus de recherche, automatiser l’affectation aux commis et permettre le stockage des données liées aux processus. »

M. Carlos A. Garcia Responsable Marketing et Communications