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Comment IDC Construccion révolutionne la gestion des documents dans l'industrie de la construction avec PaperOffice DMS


Une étude de cas de l'industrie de la construction : Voici comment PaperOffice DMS a optimisé la gestion de projet chez IDC Construccion

Conseil professionnel

Industrie
Entreprise de construction

Région
Las Palmas, Îles Canaries, Espagne

Départements
Tous : Gestion
Ventes
Comptabilité
Chantier
Achats
Ventes

Position de départ

IDC Construccion est une entreprise de construction basée à Las Palmas, spécialisée dans la construction de sols sportifs pour les écoles, les salles de sport et les terrains de jeux. L'entreprise est connue pour ses sols de haute qualité et durables pour les écoles, les salles de sport, les terrains de jeux, etc. qui répondent aux besoins des utilisateurs.

Comme toutes les grandes entreprises de construction, IDC Construccion S.L. tout autant de problèmes lorsqu'il s'agit de gérer et d'organiser des dossiers et des documents importants dans les opérations commerciales quotidiennes.
Afin de maîtriser ces enjeux, l'entreprise s'est mise en quête d'un système de gestion documentaire pour optimiser sa gestion documentaire.

Il était important que le nouveau système de gestion des documents (DMS) puisse rassembler tous ces documents en un seul endroit et permettre un accès facile depuis n'importe quel endroit.
IDC Construccion recherchait un DMS capable de s'adapter à leurs flux de travail existants et de répondre à leurs besoins.

Les systèmes de gestion de documents incluent de nombreuses fonctions importantes qui peuvent apporter succès et efficacité à votre entreprise.
Les systèmes de gestion de documents incluent de nombreuses fonctions importantes qui peuvent apporter succès et efficacité à votre entreprise.

Défis inclus :

  • Enregistrement, organisation, classification et archivage de tous les documents de l'entreprise
  • Accès rapide et fiable aux documents où que vous soyez
  • Système unifié de gestion des documents papier et des fichiers électroniques
  • Intégration facile dans les flux de travail existants de l'entreprise
  • Contrôle et sécurité des informations confidentielles

Quels autres fabricants ont été mis en cause ?

IDC Construction a évalué différentes options DMS. Cependant, aucun des autres systèmes ne pouvait s'adapter à leur mode de fonctionnement existant. Finalement, ils ont découvert PaperOffice DMS et ont réalisé qu'il correspondait parfaitement à leurs besoins. Ils ont été impressionnés par le fait qu'il s'intègre facilement dans leurs systèmes existants sans avoir à changer leur façon de travailler.

Chantier de construction en arrière-plan avec ordinateur portable
Un accès immédiat et des solutions de flux de travail parfaites sont la clé du succès

Pourquoi IDC Construction S.L. a choisi PaperOffice DMS

M. Agustín García Afonso d'IDC Construccion S.L., a d'abord examiné diverses offres logicielles liées à la gestion de documents et a finalement décidé de tester d'abord PaperOffice DMS.

Un défi pour l'entreprise de construction IDC Construccion était de trouver un système de gestion de documents adapté qui soutiendrait leur façon de travailler et optimiserait leur gestion de documents.

Après avoir essayé plusieurs systèmes de gestion de documents, le l'entreprise a constaté que ces systèmes l'obligeraient à adapter sa façon de travailler au système, plutôt que l'inverse.

C'était un inconvénient pour l'entreprise car elle disposait déjà d'un système de gestion de documents personnalisé, mais celui-ci n'était pas mis à jour. En raison de ces défis, l'entreprise a décidé de rechercher un système qui répondrait à ses besoins tout en prenant en charge son système existant.

Après un examen minutieux de divers systèmes de gestion de documents, IDC Construccion a choisi PaperOffice DMS.

Le système a été choisi car il permettait à l'entreprise d'apporter des modifications minimes à sa méthode de travail existante tout en répondant à ses besoins. C'était un facteur important dans le choix de PaperOffice DMS car cela permettait à l'entreprise de garder un contrôle total sur ses documents sans affecter sa façon de travailler.

Grâce à un accès contrôlé, des listes de tâches détaillées, ainsi que l'octroi d'approbations à l'aide de workflows et de notifications par e-mail fiables, les employés peuvent effectuer efficacement les tâches assignées et les personnes autorisées peuvent facilement approuver ou refuser l'approbation .

Négociations pour un contrat
La numérisation avec PaperOffice apporte d'immenses avantages

"Pour les entreprises qui ne disposent pas encore d'un système de gestion de documents, PaperOffice DMS est la solution idéale car elle offre tout ce que vous pourriez souhaiter Même pour les entreprises qui ont déjà un système de gestion de documents mais qui doivent changer pour une raison quelconque, PaperOffice DMS est une excellente option en raison de son interface et de ses fonctionnalités conviviales.”

La disponibilité plus facile et plus rapide des données et des documents modifie fondamentalement et durablement les processus de l'entreprise. Les connaissances administratives sont désormais organisées de manière transparente et disponibles au bon moment.

PaperOffice DMS a fait ces points mieux que d'autres

  • Personnalisation de l'interface utilisateur : IDC Construccion a été impressionné par la convivialité de PaperOffice DMS. Le système de gestion de documents a pu s'adapter aux flux de travail existants d'IDC Construccion, leur permettant d'organiser et de rechercher rapidement et facilement leurs documents.
  • Amélioration de la recherche de documents : avec PaperOffice DMS, les employés d'IDC Construccion peuvent trouver des documents rapidement et facilement, ce qui permet d'économiser du temps et des ressources.
  • Contrôle des versions des documents : PaperOffice DMS permet à IDC Construccion de contrôler les versions des documents et de s'assurer qu'ils sont toujours à jour.

"Après le lancement de PaperOffice, nous avons même notre dicton "Dites-nous comment vous voulez marcher et nous adapterons VOTRE revêtement de sol il" modifié en un slogan de gestion de documents qui se lit "Dites-moi comment vous voulez gérer votre documentation et PaperOffice le fera pour vous". “

Résultat final

IDC Construccion a pu améliorer sa gestion documentaire en mettant en place PaperOffice DMS. L'entreprise a été impressionnée par la personnalisation de l'interface utilisateur, l'amélioration de la recherche de documents et le contrôle des versions de documents. L'introduction du nouveau système s'est déroulée sans heurts et la société recommande PaperOffice DMS à tous ceux qui recherchent une solution de gestion de documents. Dans l'ensemble, l'expérience d'IDC Construction avec PaperOffice DMS a été extrêmement satisfaisante et a dépassé leurs attentes.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Entreprise de construction
IDC Construccion S.L. Las Palmas":

Quels conseils donneriez-vous aux futurs utilisateurs de PaperOffice ?

Si votre entreprise ne dispose pas encore d'un système de gestion de documents, PaperOffice DMS est la solution idéale car il offre toutes les fonctions dont vous avez besoin. De plus, si vous avez déjà un système de gestion de documents mais que vous devez changer pour une raison quelconque, PaperOffice DMS est une excellente option en raison de son interface et de ses fonctionnalités conviviales.

À qui recommanderiez-vous PaperOffice ?

Toutes les entreprises de tous types et de toutes tailles, en particulier celles qui souhaitent gérer leurs documents de manière efficace et efficiente.

Qu'est-ce que vous aimez particulièrement chez PaperOffice ?

Nous sommes très satisfaits de tout.

Conclusion

IDC Construccion a pu améliorer sa gestion documentaire en mettant en place PaperOffice DMS. L'entreprise a été impressionnée par la personnalisation de l'interface utilisateur, l'amélioration de la recherche de documents et le contrôle des versions de documents. L'introduction du nouveau système s'est déroulée sans heurts et la société recommande PaperOffice DMS à tous ceux qui recherchent une solution de gestion de documents. Dans l'ensemble, l'expérience d'IDC Construction avec PaperOffice DMS a été extrêmement satisfaisante et a dépassé leurs attentes.

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Solutions digitales spécialisées pour l’automatisation des processus métier

« Le traitement manuel des documents dans une communauté aussi importante nous aurait coûté beaucoup de temps.
Avec la solution automatisée de PaperOffice DMS, l’effort manuel a pu être considérablement réduit, tout en investissant dans la technologie orientée vers l’avenir. Nous sommes des pionniers de la gestion immobilière numérique. »

M. Alejandro Campos
informaticien et chef de projet à la gestion immobilière El Guijo