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Automatisation des processus d’affaires dans l’administration publique et les autorités


PaperOffice DMS pour les institutions et les autorités publiques permet le traitement efficace de tout type de document ainsi que le traitement rapide des demandes et est la condition préalable à l’efficacité et au succès au sein de l’administration.

Conseil professionnel

Les documents écrits, les contrats, les brouillons, les recherches, les avis d’experts et bien plus encore sont remplacés par des documents électroniques grâce à la numérisation et optimisent ainsi au maximum tous les processus de travail.

Avec l’aide de la solution de gestion de documents, vous enregistrez et archivez toutes les informations sur une plate-forme centrale de manière à l’épreuve des audits.

Numérisation dans l’administration publique et les autorités

Du bureau des impôts au KITA, du gouvernement local, des autorités ou des transports publics au service de l’entretien des routes.

Les institutions officielles et publiques relient et stabilisent également les structures dans les municipalités, les villes, les districts et aussi les Länder, jusqu’à la République fédérale d’Allemagne en tant que communauté politique.

Les documents et les données sont créés dans de nombreux départements différents de l’autorité. Voici comment les documents importants sont générés chaque jour :

Écrits, contrats, brouillons, recherches, avis d’experts et bien plus encore. Ceux-ci n’arrivent pas seulement par la poste, de nombreux documents arrivent également par e-mail.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Tous ces documents doivent être numérisés s’ils arrivent sous forme papier, nécessitent un classement structuré, l’affectation des tâches et des flux de travail, et doivent être immédiatement disponibles sur demande.

De plus, chaque document est classé en fonction de son type et peut être attribué à des personnes et des objets, auxquels vous pouvez même accéder en déplacement, quel que soit l’appareil. Ainsi, vous avez toutes les informations et tous les documents sur toutes les informations clairement en un seul endroit, à savoir votre base de données.

Avec l’aide de la solution de gestion de documents, vous enregistrez et archivez toutes les informations sur une plate-forme centrale de manière à l’épreuve des audits.

Afin de résoudre de nombreux problèmes administratifs existants dans la gestion immobilière, le système de gestion de documents PaperOffice doit être mis en œuvre.

De cette façon, le travail quotidien peut être simplifié, optimisé et amélioré à l’aide de la numérisation. PaperOffice DMS vous donne une structure claire dans vos documents et vous aide à faire face au flot d’informations.

PaperOffice élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux et crée une vue d’ensemble claire des documents importants tels que les contrats ou les lettres en les gérant numériquement dans PaperOffice à l’avenir.

Vous pouvez également bénéficier de tâches administratives numériques et garder un œil sur la correspondance officielle qui est soumise à nouveau ou attribuée aux employés par affectation de tâche.

Toutes les informations sont disponibles immédiatement

Un bon logiciel de gestion de documents ne peut pas prendre de décisions politiques, mais il peut être d’une grande aide dans de nombreux domaines de l’administration publique dans divers processus, car la grande majorité des fichiers dits administratifs n’ont pas de priorité souveraine.

En dehors de cela, les documents numériques n’ont pas à remplacer les originaux, mais ils facilitent le travail.

Avec PaperOffice DMS, les documents peuvent être numérisés dans de nombreuses autorités et institutions publiques et archivés de manière centralisée de manière à ce que l’accès puisse être effectué à partir de n’importe quel ordinateur sans avoir à aller aux archives ou à rechercher d’abord lequel / Votre collègue traite actuellement le fichier.

PaperOffice DMS ne se contente pas de numériser des documents analogiques, le logiciel de gestion de documents enregistre chaque modification du document dans l’ordre chronologique. L’original n’est pas affecté. La fonction de flux de travail peut être utilisée, par exemple, pour affecter certaines activités pendant le travail de projet et chaque employé conserve une vue d’ensemble de l’état actuel.

Dans le même temps, des idées ou des suggestions peuvent être soumises sans avoir à convoquer de réunions à chaque fois. Les documents archivés peuvent être recherchés par mots-clés ou la date ou les numéros de référence et des modèles automatisés peuvent être créés par l’IA dans PaperOffice DMS.

Les utilisations possibles de PaperOffice DMS se traduisent par des résultats à différents niveaux de l’administration officielle et publique, par exemple dans les domaines suivants:

  • École
  • Écoles maternelles
  • Bibliothèques
  • Universités
  • Hôpitaux
  • Administrations municipales
  • bureaux des impôts
  • Maisons de retraite

Bien sûr, grâce au stockage sophistiqué des données avec cryptage 1024 bits ainsi qu’au formatage interne spécial et au pare-feu, la sécurité conformément au RGPD est maintenue. PaperOffice DMS impressionne également par sa facilité d’apprentissage, la possibilité de configurer jusqu’à 800 terminaux liés et un très bon rapport qualité-prix.

C’est PaperOffice DMS, un logiciel de gestion de documents qui peut faire beaucoup plus que simplement gérer des documents.

PaperOffice ne fait pas de différence entre les types de documents, que vous ayez besoin d’aide pour gérer les contrats, les plaidoiries et la correspondance par e-mail : grâce au système de gestion de documents PaperOffice, vos processus antérieurs dans les institutions et autorités publiques sont numérisés, ce qui les rend plus efficaces, transparents et nettement plus flexibles.

Parce que peu importe sous quelle forme les documents arrivent à l’entreprise, que ce soit sous forme de documents papier, de fichiers PDF, d’e-mails ou de photos, ils sont automatiquement archivés et stockés dans une base de données sécurisée.

Les contrats importants peuvent ainsi être reconnus et résiliés en temps utile ou renégociés. La publication de documents avec signature numérique et notification par e-mail au lieu d’un courrier papier lent, un e-mail non sécurisé contribue à la fidélité des clients.

Hand presses a button on a scanner
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Optimisation des processus métier grâce à PaperOffice DMS

Grâce à l’IA intégrée, des règles automatiques sont déclenchées. Cette IA trie automatiquement les documents dans des dossiers tels que « Facture » et « Contrat », stocke les mots-clés correspondants et déclenche le flux de travail numérique stocké pour le type de document respectif.

PaperOffice répond aux normes de sécurité les plus élevées telles que la gestion des autorisations ou l’octroi d’autorisations d’accès. L’utilisateur définit les différentes étapes de travail exactement comme elles le feraient, par exemple « l’enregistrement », la « vérification », la « libération » et la « réservation » des factures.

La responsabilité peut non seulement être attribuée à des personnes individuelles, mais aussi à des groupes d’utilisateurs tels que « Comptabilité » ou « Production », de sorte qu’un collègue peut intervenir immédiatement en cas d’absence d’un employé.

La technologie OCR reconnaît non seulement le contenu du document, mais également tous les champs de données fiscales tels que le numéro de document, la date, le net, la taxe et le montant brut. Les données importées sont disponibles pour contrôler les évaluations, les opérations de paiement et la comptabilité financière. Cela permet d’économiser un travail de saisie fastidieux et de réduire les erreurs de publication.

Arguments importants pour inclure PaperOffice DMS dans la planification budgétaire. Enfin, PaperOffice DMS convainc également par le fait que la durabilité et la protection de l’environnement sont prises en compte. Tôt ou tard, la conversion complète des documents analogiques à la forme numérique aura lieu et l’institution publique, qui utilisera alors déjà PaperOffice DMS, sera bien préparée.

En un seul clic de souris, les données, y compris l’emplacement d’archivage, peuvent être exportées vers votre client, votre conseiller fiscal ou vice versa.

Bien entendu, PaperOffice DMS permet la migration et l’intégration de données numériques existantes à partir de solutions logicielles existantes. Dans le même temps, PaperOffice DMS est l’interface entre analogique et numérique. Grâce à sa fonction de numérisation, le logiciel peut lire des documents analogiques, des plans et des photos dans le système et les numériser à l’aide de scanners, mais aussi d’enregistrements à partir de téléphones mobiles, où les textes sont convertis en écriture à l’aide de l’OCR et peuvent être modifiés dans les programmes Office. Les horodatages et le contrôle de version garantissent que le document numérique correspond à l’original analogique.

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

La solution : un savoir-faire éprouvé

N’est-il pas logique d’utiliser un logiciel de gestion dans la pratique tout de suite ? qui non seulement répond à toutes les exigences, mais qui est également facile à apprendre et peu coûteux?

PaperOffice DMS est la solution complète éprouvée pour le travail numérique et, avec plus de 20 ans d’expérience sur le marché, l’un des premiers pionniers du DMS.

Le traitement numérique est une base essentielle pour assurer la haute qualité de service des services municipaux à l’avenir

Les institutions et autorités publiques doivent traiter les documents pour toutes les transactions commerciales. Le développement constant des modèles d’affaires crée constamment de nouveaux défis. Ce dont ils ont besoin, c’est d’un bon système de gestion des documents.

PaperOffice DMS est le bon logiciel car il est livré avec tout ce dont les autorités et les institutions publiques ont besoin, tels que:

  • Stockage de documents dans tous les formats numériques selon les principes du RGPD
  • Fonctions permettant de soumettre et de soumettre à nouveau des documents en retard qui nécessitent une action
  • Une fonction de stockage de données auto-apprenante avec balisage et moteur de recherche interne
  • Affectation automatique des documents nouvellement ajoutés au dossier approprié
  • Création simple d’une base de données et connexion à une base de données, y compris un masque personnalisable individuellement
  • Création automatisée de modèles pour les processus et opérations répétitifs

Archivage sécurisé et conforme aux révisions : PaperOffice DMS répond techniquement aux exigences légales du GoBD, du GDPdU et du DSGVO

Man lectures in front of his audience
Optimization of business processes thanks to PaperOffice DMS

Les fonctions de flux de travail étendues de PaperOffice sont très intéressantes pour les autorités et les administrations publiques. Le contenu des réunions de projet est enregistré et peut être complété par les participants à tout moment, le tout à l’écran et à partir de différents endroits. L’archivage à l’épreuve des audits est garanti à tout moment, ainsi que l’optimisation des processus organisationnels.

PaperOffice prend en charge cela avec un module de tâche et de flux de travail complet.

Les institutions et autorités publiques bénéficient de la gestion numérique des documents

Le système de gestion de documents permet la création séparée de bases de données pour chaque zone individuelle et peut créer des liens en même temps. Les documents analogiques, tels que les factures d’artisans soumises, sont numérisés avec PaperOffice DMS et enregistrés à la fois sous forme de photo et de texte converti à l’aide d’un logiciel OCR. Toutes les données existantes, par exemple sur un locataire, peuvent être affichées clairement et sans ambiguïté, c’est pourquoi aucun fichier ne doit être transporté pour les rendez-vous à l’extérieur. La gestion de base de données contrôlée par l’IA crée des modèles à partir de données de base ou de listes statistiquement utilisables selon les besoins.

Dans le même temps, la protection des données nécessaire est maintenue grâce à la gestion hiérarchique des mots de passe et au cryptage 1024 bits.

Optimisez votre temps de travail jusqu’à 7,5% par rapport au travail sur papier grâce à l’utilisation de PaperOffice DMS.

Gagnez du temps dans la recherche, l’acheminement et le partage de documents.

Avec les tampons numériques, les documents peuvent être complétés par des informations supplémentaires et même contrôler des flux de travail détaillés. À son tour, la fonction de tâche et de flux de travail garantit que les délais sont respectés et terminés.

PaperOffice DMS est non seulement étendu dans ses fonctions, mais aussi facile à apprendre, guidé par des tutoriels vidéo, mais aussi par des conseils individuels et des formations si vous le souhaitez. Tout cela à un très bon rapport qualité-prix.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Numérisation dans l’administration publique et les autorités":

Comment les employés peuvent-ils accéder à PaperOffice ?

En raison de l’architecture de programme décentralisée et moderne, PaperOffice peut être utilisé sur presque tous les appareils - des PC classiques aux smartphones / tablettes en passant par les téléviseurs.

Qu’advient-il des données si PaperOffice n’existe pas ?

Cela n’arrivera pas, mais pour vous rassurer: vous pouvez exporter vos données à tout moment, car PaperOffice est basé sur une structure de base de données ouverte, vous pouvez accéder à vos données à tout moment.

Sujet Protection des données : Où sont stockés tous les documents ?

PaperOffice stockera tous les documents en interne avec un cryptage de haut niveau, ce qui le rendra immunisé contre le vol de données, par exemple, et dépassera toutes les exigences du RGPD et du GOBD.
Évitez les erreurs : n’enregistrez JAMAIS les données dans un cloud tiers !

PaperOffice peut-il être adapté exactement aux spécifications ?

Oui, PaperOffice peut être adapté à 100% à l’utilisation prévue pour assurer une intégration transparente dans les processus et systèmes existants. Même l’interface du programme peut être entièrement conçue et librement adaptée.

Conclusion

PaperOffice DMS prend en charge les autorités et les administrations publiques et offre des interfaces appropriées à d’autres logiciels, connexions API et peut être étendu à tout moment selon vos souhaits. Le logiciel est facile à apprendre et peut être facilement intégré dans la pratique quotidienne sans provoquer d’absences à des fins de formation.

PaperOffice DMS recommande d’utiliser un NAS (stockage de données pris en charge par le réseau) avec une fonction de sauvegarde afin que les données importantes ne soient ni perdues ni espionnées dans des clouds tiers.

En fin de compte, PaperOffice DMS impressionne par un très bon rapport qualité-prix et un immense savoir-faire grâce à plus de 20 ans d’expérience pratique.

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Changement numérique dans l’industrie des caillebotis - gestion réussie des documents

« Dans l’industrie des caillebotis, le sujet de la numérisation devient de plus en plus perceptible. Cela s’applique, par exemple, à nos bons de livraison, à nos listes de pièces ou à nos plans, dessins et configurateurs. Après l’introduction de PaperOffice DMS, l’effort manuel a pu être réduit. Nous sommes maintenant des pionniers en tant que fabricant de caillebotis numériques. »

M. Stephan Reichel
directeur général de K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG