Numérisation dans l’administration publique et les autorités

Numérisation dans l’administration publique et les autorités

Du bureau des impôts au KITA, du gouvernement local, des autorités ou des transports publics au service de l’entretien des routes.

Les institutions officielles et publiques relient et stabilisent également les structures dans les municipalités, les villes, les districts et aussi les Länder, jusqu’à la République fédérale d’Allemagne en tant que communauté politique.

Les documents et les données sont créés dans de nombreux départements différents de l’autorité. Voici comment les documents importants sont générés chaque jour :

Écrits, contrats, brouillons, recherches, avis d’experts et bien plus encore. Ceux-ci n’arrivent pas seulement par la poste, de nombreux documents arrivent également par e-mail.

Paperless work through digital processes

Tous ces documents doivent être numérisés s’ils arrivent sous forme papier, nécessitent un classement structuré, l’affectation des tâches et des flux de travail, et doivent être immédiatement disponibles sur demande.

De plus, chaque document est classé en fonction de son type et peut être attribué à des personnes et des objets, auxquels vous pouvez même accéder en déplacement, quel que soit l’appareil. Ainsi, vous avez toutes les informations et tous les documents sur toutes les informations clairement en un seul endroit, à savoir votre base de données.

Avec l’aide de la solution de gestion de documents, vous enregistrez et archivez toutes les informations sur une plate-forme centrale de manière à l’épreuve des audits.

Afin de résoudre de nombreux problèmes administratifs existants dans la gestion immobilière, le système de gestion de documents PaperOffice doit être mis en œuvre.

De cette façon, le travail quotidien peut être simplifié, optimisé et amélioré à l’aide de la numérisation. PaperOffice DMS vous donne une structure claire dans vos documents et vous aide à faire face au flot d’informations.

PaperOffice élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux et crée une vue d’ensemble claire des documents importants tels que les contrats ou les lettres en les gérant numériquement dans PaperOffice à l’avenir.

Vous pouvez également bénéficier de tâches administratives numériques et garder un œil sur la correspondance officielle qui est soumise à nouveau ou attribuée aux employés par affectation de tâche.

Toutes les informations sont disponibles immédiatement

Un bon logiciel de gestion de documents ne peut pas prendre de décisions politiques, mais il peut être d’une grande aide dans de nombreux domaines de l’administration publique dans divers processus, car la grande majorité des fichiers dits administratifs n’ont pas de priorité souveraine.

En dehors de cela, les documents numériques n’ont pas à remplacer les originaux, mais ils facilitent le travail.

Avec PaperOffice DMS, les documents peuvent être numérisés dans de nombreuses autorités et institutions publiques et archivés de manière centralisée de manière à ce que l’accès puisse être effectué à partir de n’importe quel ordinateur sans avoir à aller aux archives ou à rechercher d’abord lequel / Votre collègue traite actuellement le fichier.

PaperOffice DMS ne se contente pas de numériser des documents analogiques, le logiciel de gestion de documents enregistre chaque modification du document dans l’ordre chronologique. L’original n’est pas affecté. La fonction de flux de travail peut être utilisée, par exemple, pour affecter certaines activités pendant le travail de projet et chaque employé conserve une vue d’ensemble de l’état actuel.

Dans le même temps, des idées ou des suggestions peuvent être soumises sans avoir à convoquer de réunions à chaque fois. Les documents archivés peuvent être recherchés par mots-clés ou la date ou les numéros de référence et des modèles automatisés peuvent être créés par l’IA dans PaperOffice DMS.

Les utilisations possibles de PaperOffice DMS se traduisent par des résultats à différents niveaux de l’administration officielle et publique, par exemple dans les domaines suivants:

• École
• Écoles maternelles
• Bibliothèques
• Universités
• Hôpitaux
• Administrations municipales
• bureaux des impôts
• Maisons de retraite

Bien sûr, grâce au stockage sophistiqué des données avec cryptage 1024 bits ainsi qu’au formatage interne spécial et au pare-feu, la sécurité conformément au RGPD est maintenue. PaperOffice DMS impressionne également par sa facilité d’apprentissage, la possibilité de configurer jusqu’à 800 terminaux liés et un très bon rapport qualité-prix.

C’est PaperOffice DMS, un logiciel de gestion de documents qui peut faire beaucoup plus que simplement gérer des documents.

Parce que peu importe sous quelle forme les documents arrivent à l’entreprise, que ce soit sous forme de documents papier, de fichiers PDF, d’e-mails ou de photos, ils sont automatiquement archivés et stockés dans une base de données sécurisée.

Les contrats importants peuvent ainsi être reconnus et résiliés en temps utile ou renégociés. La publication de documents avec signature numérique et notification par e-mail au lieu d’un courrier papier lent, un e-mail non sécurisé contribue à la fidélité des clients.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Optimisation des processus métier grâce à PaperOffice DMS

Grâce à l’IA intégrée, des règles automatiques sont déclenchées. Cette IA trie automatiquement les documents dans des dossiers tels que « Facture » et « Contrat », stocke les mots-clés correspondants et déclenche le flux de travail numérique stocké pour le type de document respectif.

PaperOffice répond aux normes de sécurité les plus élevées telles que la gestion des autorisations ou l’octroi d’autorisations d’accès. L’utilisateur définit les différentes étapes de travail exactement comme elles le feraient, par exemple « l’enregistrement », la « vérification », la « libération » et la « réservation » des factures.

La responsabilité peut non seulement être attribuée à des personnes individuelles, mais aussi à des groupes d’utilisateurs tels que « Comptabilité » ou « Production », de sorte qu’un collègue peut intervenir immédiatement en cas d’absence d’un employé.

La technologie OCR reconnaît non seulement le contenu du document, mais également tous les champs de données fiscales tels que le numéro de document, la date, le net, la taxe et le montant brut. Les données importées sont disponibles pour contrôler les évaluations, les opérations de paiement et la comptabilité financière. Cela permet d’économiser un travail de saisie fastidieux et de réduire les erreurs de publication.

Arguments importants pour inclure PaperOffice DMS dans la planification budgétaire. Enfin, PaperOffice DMS convainc également par le fait que la durabilité et la protection de l’environnement sont prises en compte. Tôt ou tard, la conversion complète des documents analogiques à la forme numérique aura lieu et l’institution publique, qui utilisera alors déjà PaperOffice DMS, sera bien préparée.

En un seul clic de souris, les données, y compris l’emplacement d’archivage, peuvent être exportées vers votre client, votre conseiller fiscal ou vice versa.

Bien entendu, PaperOffice DMS permet la migration et l’intégration de données numériques existantes à partir de solutions logicielles existantes. Dans le même temps, PaperOffice DMS est l’interface entre analogique et numérique. Grâce à sa fonction de numérisation, le logiciel peut lire des documents analogiques, des plans et des photos dans le système et les numériser à l’aide de scanners, mais aussi d’enregistrements à partir de téléphones mobiles, où les textes sont convertis en écriture à l’aide de l’OCR et peuvent être modifiés dans les programmes Office. Les horodatages et le contrôle de version garantissent que le document numérique correspond à l’original analogique.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

Le traitement numérique est une base essentielle pour assurer la haute qualité de service des services municipaux à l’avenir

Les institutions et autorités publiques doivent traiter les documents pour toutes les transactions commerciales. Le développement constant des modèles d’affaires crée constamment de nouveaux défis. Ce dont ils ont besoin, c’est d’un bon système de gestion des documents.

PaperOffice DMS est le bon logiciel car il est livré avec tout ce dont les autorités et les institutions publiques ont besoin, tels que:

• Stockage de documents dans tous les formats numériques selon les principes du RGPD
• Fonctions permettant de soumettre et de soumettre à nouveau des documents en retard qui nécessitent une action
• Une fonction de stockage de données auto-apprenante avec balisage et moteur de recherche interne
• Affectation automatique des documents nouvellement ajoutés au dossier approprié
• Création simple d’une base de données et connexion à une base de données, y compris un masque personnalisable individuellement
• Création automatisée de modèles pour les processus et opérations répétitifs

Archivage sécurisé et conforme aux révisions : PaperOffice DMS répond techniquement aux exigences légales du GoBD, du GDPdU et du DSGVO

Optimization of business processes thanks to PaperOffice DMS

Les fonctions de flux de travail étendues de PaperOffice sont très intéressantes pour les autorités et les administrations publiques. Le contenu des réunions de projet est enregistré et peut être complété par les participants à tout moment, le tout à l’écran et à partir de différents endroits. L’archivage à l’épreuve des audits est garanti à tout moment, ainsi que l’optimisation des processus organisationnels.

PaperOffice prend en charge cela avec un module de tâche et de flux de travail complet.

Les institutions et autorités publiques bénéficient de la gestion numérique des documents

Le système de gestion de documents permet la création séparée de bases de données pour chaque zone individuelle et peut créer des liens en même temps. Les documents analogiques, tels que les factures d’artisans soumises, sont numérisés avec PaperOffice DMS et enregistrés à la fois sous forme de photo et de texte converti à l’aide d’un logiciel OCR. Toutes les données existantes, par exemple sur un locataire, peuvent être affichées clairement et sans ambiguïté, c’est pourquoi aucun fichier ne doit être transporté pour les rendez-vous à l’extérieur. La gestion de base de données contrôlée par l’IA crée des modèles à partir de données de base ou de listes statistiquement utilisables selon les besoins.

Dans le même temps, la protection des données nécessaire est maintenue grâce à la gestion hiérarchique des mots de passe et au cryptage 1024 bits.

Optimisez votre temps de travail jusqu’à 7,5% par rapport au travail sur papier grâce à l’utilisation de PaperOffice DMS.

Gagnez du temps dans la recherche, l’acheminement et le partage de documents.

Avec les tampons numériques, les documents peuvent être complétés par des informations supplémentaires et même contrôler des flux de travail détaillés. À son tour, la fonction de tâche et de flux de travail garantit que les délais sont respectés et terminés.

PaperOffice DMS est non seulement étendu dans ses fonctions, mais aussi facile à apprendre, guidé par des tutoriels vidéo, mais aussi par des conseils individuels et des formations si vous le souhaitez. Tout cela à un très bon rapport qualité-prix.