Numérisation dans la finance et la banque

Numérisation dans la finance et la banque

Avec le flot actuel de données numériques et papier, il faut s’assurer que les documents importants ne sont pas perdus et sont disponibles au bon moment, car les institutions financières et les banques bénéficient considérablement de l’utilisation d’une gestion des données appropriée - elles reçoivent des documents importants avec des niveaux de classification élevés et des exigences d’achèvement immédiates.

Les institutions financières et les banques bénéficient considérablement de l’utilisation d’une gestion des données adaptée qui répond à toutes les exigences.

Les documents importants tels que les actes de procédure, les contrats, les comptes et les lettres externes ne parviennent pas seulement par la poste. De nombreuses lettres de clients arrivent également par e-mail. Ce faisant, la vue d’ensemble complète des responsabilités, des délais, des coûts et des tâches doit être maintenue et les normes de sécurité doivent être garanties.

Simple overview and quick search thanks to digitization in the financial sector

Tous ces documents doivent être numérisés s’ils arrivent sous forme papier, nécessitent un classement structuré, l’affectation des tâches et des flux de travail, et doivent être immédiatement disponibles sur demande.

Parce que tous les processus en finance nécessitent un flux d’informations parfait et une exécution structurée. Les avantages nécessaires ne peuvent être obtenus que grâce à la numérisation.

Parce qu’une archive de documents numériques permet un accès immédiat à tous les documents nécessaires et la participation aux processus d’approbation. Peu importe que vous soyez au bureau, que vous travailliez à domicile ou en voyage d’affaires.

Il est très important que les délais importants soient respectés et que des mesures juridiques soient prises pour stocker les documents.

PaperOffice DMS vous donne une structure claire dans vos documents et vous aide à faire face au flot d’informations.

PaperOffice élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux et crée une vue d’ensemble claire des documents importants tels que les contrats ou les lettres en les gérant numériquement dans PaperOffice à l’avenir.

Convertir des documents en solutions

Dans le secteur financier et les banques, beaucoup de papier est utilisé chaque jour et un grand nombre de documents sont produits. D’une part, comme les processus sont assez complexes, cela conduit à de grandes montagnes de papier, à d’énormes quantités de données, mais aussi à un long processus de recherche. De plus, les documents doivent être sauvegardés, indexés, classifiés et, si nécessaire, partagés avec des collègues.

Le système de gestion de documents PaperOffice regroupe l’organisation et la protection des données sous un même capot. Le système innovant fournit des outils de recherche et de récupération rationalisés qui réduisent le temps de réponse et garantissent que les documents ne sont jamais perdus, ce dont les institutions financières sont toujours satisfaites.

C’est PaperOffice DMS, un logiciel de gestion de documents qui peut faire beaucoup plus que simplement gérer des documents.

Parce que peu importe sous quelle forme les documents arrivent à l’entreprise, que ce soit sous forme de documents papier, de fichiers PDF, d’e-mails ou de photos, ils sont automatiquement archivés et stockés dans une base de données sécurisée.

Les contrats importants peuvent ainsi être reconnus et résiliés en temps utile ou renégociés. La publication de documents avec signature numérique et notification par e-mail au lieu d’un courrier papier lent, un e-mail non sécurisé contribue à la fidélité des clients.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Contrôle d’accès et plus de transparence

Grâce à l’IA intégrée, des règles automatiques sont déclenchées. Cette IA trie automatiquement les documents dans des dossiers tels que « Facture » et « Relevés bancaires », stocke les mots-clés correspondants et déclenche le flux de travail numérique stocké pour le type de document respectif.

Pour les institutions financières et les banques, cela signifie maintenir un dossier client ou client très étendu, qui doit également avoir quelques caractéristiques spéciales. Par exemple, les principes du RGPD doivent être respectés et, bien sûr, les institutions financières sont soumises à un devoir inconditionnel de confidentialité, qui se réfère non seulement aux déclarations orales, mais également au stockage sécurisé des documents protégés contre les personnes non autorisées. Il existe également une obligation de respecter les délais légaux et contractuels convenus.

Dans certains cas, le non-respect de ces délais peut avoir des conséquences pénales, mais la plupart du temps seulement des conséquences civiles. La protection des secrets commerciaux de leurs clients est également d’une importance primordiale pour les institutions financières.

PaperOffice répond aux normes de sécurité les plus élevées telles que la gestion des autorisations ou l’octroi d’autorisations d’accès. L’utilisateur définit les différentes étapes de travail exactement comme elles le feraient, par exemple « l’enregistrement », la « vérification », la « libération » et la « réservation » des factures.

La responsabilité peut non seulement être attribuée à des personnes individuelles, mais aussi à des groupes d’utilisateurs tels que « Comptabilité » ou « Service informatique », de sorte qu’un collègue peut intervenir immédiatement en cas d’absence d’un employé.

La technologie OCR reconnaît non seulement le contenu du document, mais également tous les champs de données fiscalement pertinents tels que le numéro de document, la date, le net, la taxe et le montant brut. Les données importées sont disponibles pour contrôler les évaluations, les opérations de paiement et la comptabilité financière. Cela permet d’économiser un travail de saisie fastidieux et de réduire les erreurs de publication.

En un seul clic de souris, les données, y compris l’emplacement d’archivage, peuvent être exportées vers votre client ou vice versa.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Flux de travail financiers parfaits

Les institutions financières ainsi que les fournisseurs de services et les banques doivent traiter les documents pour toutes les transactions commerciales. Le développement constant des modèles d’affaires crée constamment de nouveaux défis. Ce dont ils ont besoin, c’est d’un bon système de gestion des documents.

PaperOffice DMS est le bon logiciel car il est livré avec tout ce dont les institutions financières et les banques ont besoin, tels que:

• Stockage de documents dans tous les formats numériques selon les principes du RGPD
• Fonctions permettant de soumettre et de soumettre à nouveau des documents en retard qui nécessitent une action
• Une fonction de stockage de données auto-apprenante avec balisage et moteur de recherche interne
• Affectation automatique des documents nouvellement ajoutés au dossier approprié
• Création simple d’une base de données et connexion à une base de données, y compris un masque personnalisable individuellement
• Création automatisée de modèles pour les processus et opérations répétitifs

Intégrer les flux de travail numériques dans les processus métier

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

La fonction de workflow PaperOffice simplifie la communication. La gestion documentaire orientée processus garantit que ces documents restent à jour avec peu d’effort. PaperOffice DMS vous permet de prendre facilement en compte les périodes de conservation et de suppression applicables. Les flux de travail numériques sont intégrés dans les processus d’affaires, ce qui garantit la conformité aux étapes essentielles du processus et donc la conformité.

PaperOffice prend en charge cela avec un module de tâche et de flux de travail complet.

De cette façon, certaines chaînes de processus peuvent être créées et les processus opérationnels existants peuvent être définis sur des documents électroniques et partiellement exécutés automatiquement.

Cela représente une optimisation des processus sans erreur, car la tâche peut non seulement être attribuée à des employés disposant de droits d’utilisateur et de périodes d’achèvement spécifiques, nécessiter une publication numérique, mais également déclencher automatiquement d’autres actions, telles que des notifications par e-mail ou des changements d’état des documents. Ce qui est un MUST absolu dans le secteur financier.

De cette façon, les métadonnées pertinentes peuvent également être stockées après le processus d’archivage des documents. Outre le type de document, la période d’archivage et les informations client associées peuvent être spécifiées.

Les prestataires de services financiers bénéficient de la gestion numérique des documents

Optimisez votre temps de travail jusqu’à 7,5% par rapport au travail sur papier grâce à l’utilisation de PaperOffice DMS.

Gagnez du temps dans la recherche, l’acheminement et le partage de documents.

Bien entendu, PaperOffice DMS permet la migration et l’intégration de données numériques existantes à partir de solutions logicielles existantes.

Dans le même temps, PaperOffice DMS est l’interface entre analogique et numérique. Grâce à sa fonction de numérisation, le logiciel peut lire des documents analogiques, des plans et des photos dans le système et les numériser à l’aide de scanners, mais aussi d’enregistrements à partir de téléphones mobiles, où les textes sont convertis en écriture à l’aide de l’OCR et peuvent être modifiés dans les programmes Office.

Les horodatages et le contrôle de version garantissent que le document numérique correspond à l’original analogique.

PaperOffice DMS est non seulement étendu dans ses fonctions, mais aussi facile à apprendre, guidé par des tutoriels vidéo, mais aussi par des conseils individuels et des formations si vous le souhaitez. Tout cela à un très bon rapport qualité-prix.