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Solutions numériques spécialisées pour les avocats et les cabinets d’avocats


L’automatisation des processus d’affaires et l’optimisation des processus sont les conditions préalables à l’efficacité et au succès. Le besoin n’est plus un luxe optionnel, mais un must pour rester compétitif sur le long terme.

Conseil professionnel

Les documents importants sous forme papier existante, tels que les plaidoiries, les documents clients, les brouillons, les lettres judiciaires externes, les recherches, les avis d’experts sont remplacés par des documents électroniques grâce à la numérisation et optimisent ainsi au maximum tous les processus de travail.

PaperOffice permet non seulement la gestion des documents, mais permet également un accès instantané à des fichiers clients à jour et précis.

Numérisation pour les cabinets d’avocats, les avocats et les consultants en gestion

Avec le flot actuel de données numériques et papier, il est important de s’assurer que les documents importants ne sont pas perdus et sont disponibles au bon moment.

Les avocats, les services juridiques, les cabinets d’avocats et les consultants en gestion ainsi que les notaires bénéficient considérablement de l’utilisation d’une gestion des données appropriée.

Des documents importants s’accumulent quotidiennement dans les cabinets d’avocats : plaidoiries, documents clients, brouillons, lettres judiciaires externes, recherches, avis d’experts et bien plus encore. Ceux-ci n’arrivent pas seulement par la poste, de nombreuses lettres de clients arrivent également par e-mail.

Monitor with PaperOffice and Jura folders next to it
Efficient work thanks to digitization

Tous ces documents doivent être numérisés s’ils arrivent sous forme papier, nécessitent un classement structuré, l’affectation des tâches et des flux de travail, et doivent être immédiatement disponibles sur demande.

Parce que les processus hautement techniques de l’industrie automobile nécessitent un flux d’informations parfait et une exécution structurée. Les avantages nécessaires ne peuvent être obtenus que grâce à la numérisation.

Il est très important que les délais importants soient respectés et que des mesures juridiques soient prises pour stocker les documents.

PaperOffice DMS vous donne une structure claire dans vos documents et vous aide à faire face au flot d’informations.

PaperOffice élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux et crée une vue d’ensemble claire des documents importants tels que les contrats ou les lettres en les gérant numériquement dans PaperOffice à l’avenir.

Travaillez efficacement grâce à la numérisation

Avoir raison et être redressé ne sont pas toujours une seule et même chose. La situation est similaire avec les décisions entrepreneuriales sur la voie à suivre pour un avenir prospère. Les industries qui s’efforcent d’aider leurs clients à obtenir leurs droits ou à trouver le bon chemin pour l’entreprise sont les avocats et les consultants en gestion.

Les avocats en tant que membres du droit public ont un statut particulier, mais aussi une responsabilité particulière. Dans les cabinets de conseil en gestion, par exemple, il y a souvent aussi des avocats en plus des ingénieurs et des économistes d’entreprise. Dans une structure sociale et économique très complexe comme celle de l’Allemagne, pratiquement chaque étape s’accompagne de conséquences juridiques possibles. La base la plus importante de ces structures est probablement la documentation complète de tous les processus.

C’est exactement ce qu’est PaperOffice DMS, un logiciel de gestion de documents qui peut faire beaucoup plus que simplement gérer des documents.

PaperOffice ne fait pas de distinction entre les types de documents, que vous ayez besoin d’aide pour gérer les contrats clients, les mémoires, les relevés d’honoraires, les jugements et la correspondance par e-mail: merci Avec le système de gestion de documents PaperOffice, vos processus précédents dans votre cabinet d’avocats ou votre entreprise sont numérisés, ce qui les rend plus efficaces, transparents et beaucoup plus flexibles. PaperOffice répond aux normes de sécurité les plus élevées telles que la gestion des autorisations ou l’octroi de droits d’accès.
Negotiations for a contract
Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Il n’y a aucun moyen de contourner l’automatisation pour les avocats et les consultants en gestion

Pour les avocats et les cabinets de conseil en gestion, cela signifie maintenir un dossier client ou client très étendu, qui doit également avoir quelques caractéristiques spéciales. Par exemple, les principes du RGPD doivent être respectés et, bien sûr, les avocats sont liés par le devoir absolu de confidentialité, qui s’applique non seulement aux déclarations orales, mais également au stockage en toute sécurité des documents protégés contre les personnes non autorisées. Il existe également une obligation de respecter les délais légaux et contractuels convenus.

Dans certains cas, le non-respect de ces délais peut avoir des conséquences pénales, mais la plupart du temps seulement des conséquences civiles. Pour les cabinets de conseil en gestion, la protection des secrets d’affaires de leurs clients est également d’une importance capitale.

PaperOffice répond aux normes de sécurité les plus élevées telles que la gestion des autorisations, les différents niveaux d’accès et l’attribution des autorisations d’accès. L’utilisateur définit les différentes étapes de travail exactement de la même manière qu’elles sont effectuées dans l’entreprise, par exemple « l’enregistrement », la « vérification », la « libération » et la « réservation » des factures.

La responsabilité peut être attribuée non seulement à des individus, mais aussi à des groupes d’utilisateurs tels que « Comptabilité » ou « Avocats en location » afin qu’un collègue puisse intervenir immédiatement en cas d’absence d’un employé.

La technologie OCR reconnaît non seulement le contenu du document, mais également tous les champs de données fiscalement pertinents tels que le numéro de document, la date, le net, la taxe et le montant brut. Les données importées sont disponibles pour contrôler les évaluations, les opérations de paiement et la comptabilité financière. Cela permet d’économiser un travail de saisie fastidieux et de réduire les erreurs de publication.

En un seul clic de souris, les données, y compris l’emplacement d’archivage, peuvent être exportées vers votre client ou vice versa. Ceux-ci peuvent également être fournis avec des mots de passe.

Discussions with the lawyer
The process-oriented DMS supports you with digital workflow solutions and task management functions

La solution : un savoir-faire éprouvé

N’est-il pas logique d’utiliser un logiciel de gestion dans la pratique tout de suite ? qui non seulement répond à toutes les exigences, mais qui est également facile à apprendre et peu coûteux?

PaperOffice DMS est la solution complète éprouvée pour le travail numérique et, avec plus de 20 ans d’expérience sur le marché, l’un des premiers pionniers du DMS.

Flux de travail parfaits pour les avocats et les consultants en gestion

En Allemagne, il existe actuellement environ 150 000 réglementations individuelles issues des lois et réglementations fédérales et étatiques. Tous les domaines de la vie sociale et économique sont réglementés. Afin de maîtriser la jungle des paragraphes, les avocats se spécialisent dans certains domaines tout comme les cabinets de conseil en gestion, et pourtant il n’y a pas d’avocat ou de consultant en gestion qui connaisse toutes les exigences légales de son domaine particulier. D’autant plus que de nouvelles lois ou de nouveaux jugements modifient constamment la situation actuelle à tout moment. Il a besoin du bon logiciel, capable d’apprendre, rapide et sûr.

PaperOffice DMS est le bon logiciel car il est livré avec tout ce dont les avocats et les consultants en gestion ont besoin, par exemple:

  • Stockage de documents dans tous les formats numériques selon les principes du RGPD
  • Fonctions permettant de soumettre et de soumettre à nouveau des documents en retard qui nécessitent une action
  • Une fonction de stockage de données auto-apprenante avec balisage et moteur de recherche interne
  • Affectation automatique des documents nouvellement ajoutés au dossier approprié
  • Création simple d’une base de données et connexion à une base de données, y compris un masque personnalisable individuellement
  • Création automatisée de modèles pour les processus et opérations répétitifs

La transformation numérique avec PaperOffice DMS révolutionne le secteur juridique

Paper stack in the law office
Paperless law firm - there is no way around automation for lawyers and management consultants

La fonction de flux de travail PaperOffice simplifie la communication entre le secrétariat et les avocats. La gestion documentaire orientée processus garantit que ces documents restent à jour avec peu d’effort.

PaperOffice prend en charge cela avec un module de tâche et de flux de travail complet.

De cette façon, certaines chaînes de processus peuvent être créées et les processus opérationnels existants peuvent être définis sur des documents électroniques et partiellement exécutés automatiquement.

Cela représente une optimisation des processus sans erreur, car la tâche peut non seulement être attribuée à des employés disposant de droits d’utilisateur et de périodes d’achèvement spécifiques, nécessiter une publication numérique, mais également déclencher automatiquement d’autres actions, telles que des notifications par e-mail ou des changements d’état des documents. Ce qui est un MUST absolu dans le secteur juridique.

La numérisation avec PaperOffice apporte d’immenses avantages

Optimisez votre temps de travail jusqu’à 7,5% par rapport au travail sur papier grâce à l’utilisation de PaperOffice DMS.

Gagnez du temps dans la recherche, l’acheminement et le partage de documents.

Bien entendu, PaperOffice DMS permet la migration et l’intégration de données numériques existantes à partir de solutions logicielles existantes.

Dans le même temps, PaperOffice DMS est l’interface entre analogique et numérique. Grâce à sa fonction de numérisation, le logiciel peut lire des documents analogiques, des plans et des photos dans le système et les numériser à l’aide de scanners, mais aussi d’enregistrements à partir de téléphones mobiles, où les textes sont convertis en écriture à l’aide de l’OCR et peuvent être modifiés dans les programmes Office.

Les horodatages et le contrôle de version garantissent que le document numérique correspond à l’original analogique.

PaperOffice DMS est non seulement étendu dans ses fonctions, mais aussi facile à apprendre, guidé par des tutoriels vidéo, mais aussi par des conseils individuels et des formations si vous le souhaitez. Tout cela à un très bon rapport qualité-prix.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Numérisation pour les cabinets d’avocats, les avocats et les consultants en gestion":

Comment les employés peuvent-ils accéder à PaperOffice ?

En raison de l’architecture de programme décentralisée et moderne, PaperOffice peut être utilisé sur presque tous les appareils - des PC classiques aux smartphones / tablettes en passant par les téléviseurs.

Qu’advient-il des données si PaperOffice n’existe pas ?

Cela n’arrivera pas, mais pour vous rassurer: vous pouvez exporter vos données à tout moment, car PaperOffice est basé sur une structure de base de données ouverte, vous pouvez accéder à vos données à tout moment.

Sujet Protection des données : Où sont stockés tous les documents ?

PaperOffice stockera tous les documents en interne avec un cryptage de haut niveau, ce qui le rendra immunisé contre le vol de données, par exemple, et dépassera toutes les exigences du RGPD et du GOBD.
Évitez les erreurs : n’enregistrez JAMAIS les données dans un cloud tiers !

PaperOffice peut-il être adapté exactement aux spécifications ?

Oui, PaperOffice peut être adapté à 100% à l’utilisation prévue pour assurer une intégration transparente dans les processus et systèmes existants. Même l’interface du programme peut être entièrement conçue et librement adaptée.

Conclusion

PaperOffice DMS soutient les avocats et les consultants en gestion et offre des interfaces appropriées à d’autres logiciels, des connexions API et peut être étendu à tout moment selon vos souhaits. Le logiciel est facile à apprendre et peut être facilement intégré dans la pratique quotidienne sans provoquer d’absences à des fins de formation.

PaperOffice DMS recommande d’utiliser un NAS (stockage de données pris en charge par le réseau) avec une fonction de sauvegarde afin que les données importantes ne soient ni perdues ni espionnées dans des clouds tiers.

En fin de compte, PaperOffice DMS impressionne par un très bon rapport qualité-prix et un immense savoir-faire grâce à plus de 20 ans d’expérience pratique.

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Changement numérique dans l’industrie des caillebotis - gestion réussie des documents

« Dans l’industrie des caillebotis, le sujet de la numérisation devient de plus en plus perceptible. Cela s’applique, par exemple, à nos bons de livraison, à nos listes de pièces ou à nos plans, dessins et configurateurs. Après l’introduction de PaperOffice DMS, l’effort manuel a pu être réduit. Nous sommes maintenant des pionniers en tant que fabricant de caillebotis numériques. »

M. Stephan Reichel
directeur général de K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG