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Détails saillants


Archivage POP3 direct

PaperOffice peut accéder directement à n’importe quel nombre de comptes de messagerie POP3, y récupérer les nouveaux e-mails, les traiter et les enregistrer de manière juridiquement sécurisée.

Stratégies d’archivage intelligentes

Choisissez si seul l’e-mail, les pièces jointes ou les deux ensemble doivent être archivés logiquement liés. Vous pouvez même spécifier une liste noire ou des mots de passe.

Traitement PIA basé sur l’IA

Identique à tous les contrôles disponibles dans PaperOffice, vous pouvez choisir entre le mode PIA AI ou le mot-clé de classement défini en permanence

Juridiquement sécurisé et logiquement connecté

PaperOffice archive non seulement chaque e-mail au format PDF/A juridiquement sécurisé pour un archivage à long terme, mais stocke également les pièces jointes séparément et les connecte logiquement à l’e-mail source. Traitement PIA intelligent inclus.

EmailConnect intégré

L’EmailConnect intégré à PaperOffice surveille un nombre illimité de comptes de messagerie POP3 de manière transparente en arrière-plan. Dès que de nouveaux e-mails arrivent, ils sont traités selon vos spécifications et archivés de manière juridiquement sécurisée.

L’archivage des e-mails simplifié : Ajoutez un compte POP3, définissez des règles ou laissez l’IA PIA décider. Fini! PaperOffice convertit tous les e-mails en documents PDF conformes à la loi et lie logiquement les pièces jointes à l’e-mail.


Stockage juridiquement sécurisé

Tous les e-mails sont automatiquement convertis au format PDF/A pour un archivage à long terme et traités par PaperOffice comme un document.

Vous disposez de toutes les options telles que les mots-clés, la recherche par mot-clé et la sécurité, car tous les e-mails de PaperOffice sont traités comme des documents.

Stockage juridiquement sécurisé

Tous les e-mails sont automatiquement convertis au format PDF/A pour un archivage à long terme et traités par PaperOffice comme un document.

Vous disposez de toutes les options telles que les mots-clés, la recherche par mot-clé et la sécurité, car tous les e-mails de PaperOffice sont traités comme des documents.


Archivage automatique du système

Les pièces jointes aux e-mails sont automatiquement extraites par PaperOffice et enregistrées séparément en tant que document. Grâce à la stratégie d’archivage intelligente, vous pouvez toujours choisir exactement ce qui doit être archivé pour chaque boîte aux lettres.

L’ensemble de l’archivage est toujours le même qu’avec tout ajout de fichiers, sauf que le document lui-même est logiquement lié à l’e-mail source pour se conformer aux spécifications GOBD.


Règles de stockage définissables

PaperOffice EmailConnect, comme toutes les autres analyses disponibles, accède toujours aux modèles de documents et aux masques de stockage déjà créés.

Grâce à l’accès partagé, peu importe que vous ajoutiez un document en tant que pièce jointe à un e-mail ou, par exemple, par glisser-déposer - les documents qui ont été enseignés sont toujours reconnus automatiquement.

Règles de stockage définissables

PaperOffice EmailConnect, comme toutes les autres analyses disponibles, accède toujours aux modèles de documents et aux masques de stockage déjà créés.

Grâce à l’accès partagé, peu importe que vous ajoutiez un document en tant que pièce jointe à un e-mail ou, par exemple, par glisser-déposer - les documents qui ont été enseignés sont toujours reconnus automatiquement.


Traitement basé sur l’IA

PIA AutoFill et PIA AutoContact fonctionnent brillamment avec la surveillance. Tout le contenu pertinent du document est reconnu et le document est automatiquement indexé. Cela fonctionne également avec les contacts!

Et si vous avez déjà appris des documents, PIA peut reconnaître automatiquement de quel modèle de document il s’agit, puis utiliser le masque de classement correspondant.


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« Dans l’industrie, le sujet de la numérisation devient de plus en plus perceptible. Cela s’applique, par exemple, à nos fiches techniques, aux données clients, aux calculs ou à nos plans, dessins et configurations. Après l’introduction de PaperOffice DMS, l’effort manuel a pu être réduit. Nous sommes aujourd’hui des pionniers de la digitalisation dans les sociétés de production, l’Industrie 4.0. »

M. Antonio Jesús Sánchez
directeur général et ingénieur produits et procédés chez Butterfly Engineers S.L.