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Automatisation des processus d’affaires dans l’industrie et le commerce


PaperOffice DMS pour la fabrication et le commerce permet une circulation fluide de l’information entre la production et l’administration grâce à la numérisation et à l’automatisation des processus métier.

Conseil professionnel

Les documents écrits, les contrats, les brouillons, les recherches, les bons de livraison et bien plus encore sont remplacés par des documents électroniques grâce à la numérisation et optimisent ainsi au maximum tous les processus de travail.

Avec l’aide de la solution de gestion de documents, vous enregistrez et archivez toutes les informations sur une plate-forme centrale de manière à l’épreuve des audits.

Numérisation dans l’industrie et le commerce

En tant qu’entreprise de fabrication ou de production ainsi que de négoce, vous avez beaucoup de documents importants à gérer:

Factures, contrats, commandes, bons de livraison et bien plus encore. Par conséquent, les entreprises de ce secteur sont celles qui bénéficient de manière significative de l’utilisation d’un logiciel de gestion de documents approprié.

C’est ainsi que des documents importants sont générés chaque jour dans l’industrie et le commerce. Ceux-ci doivent tous être affectés au bon service, client, objet, livraison.

Tous ces documents doivent être numérisés s’ils arrivent sous forme papier, nécessitent un classement structuré, l’affectation des tâches et des flux de travail, et doivent être immédiatement disponibles sur demande.

De plus, chaque document est classé en fonction de son type et peut être attribué à des personnes et des objets, auxquels vous pouvez même accéder en déplacement, quel que soit l’appareil.

Ainsi, vous avez toutes les informations et les documents sur toutes les productions, objets, clients, etc. clairement en un seul endroit, à savoir votre base de données.

Factory worker switches something
Industrial companies benefit from digital document management

Il est très important que les délais importants soient respectés et que des mesures juridiques soient prises pour stocker les documents. Afin de résoudre de nombreux problèmes administratifs existants dans la production et le commerce, le système de gestion des documents PaperOffice devrait être mis en œuvre.

Avec l’aide de la solution de gestion de documents, vous enregistrez et archivez toutes les informations sur une plate-forme centrale de manière à l’épreuve des audits.

PaperOffice élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux et crée une vue d’ensemble claire des documents importants tels que les contrats, les factures, les commandes, les bons de livraison en les gérant numériquement dans PaperOffice à l’avenir.

Capturer, traiter, partager, rechercher et suivre vos documents devient très facile avec l’utilisation de PaperOffice.

Grâce à un accès contrôlé, des listes de tâches détaillées, ainsi que des approbations à l’aide de flux de travail et de notifications par e-mail fiables, les employés peuvent effectuer efficacement les tâches assignées et les personnes autorisées peuvent facilement approuver ou refuser l’approbation.

La numérisation est la clé de voûte de l’industrie

Avec PaperOffice DMS, les documents peuvent être numérisés dans l’industrie et le commerce et archivés de manière centralisée de manière à ce que l’accès puisse être effectué à partir de n’importe quel ordinateur sans avoir à aller aux archives ou à rechercher d’abord quel collègue qui traite actuellement les documents ou les dossiers.

PaperOffice DMS ne se contente pas de numériser des documents analogiques, le logiciel de gestion de documents enregistre chaque modification du document dans l’ordre chronologique. L’original n’est pas affecté. La fonction de flux de travail peut être utilisée, par exemple, pour affecter certaines activités pendant le travail de projet et chaque employé conserve une vue d’ensemble de l’état actuel.

Dans le même temps, des idées ou des suggestions peuvent être soumises sans avoir à convoquer de réunions à chaque fois. Les documents archivés peuvent être recherchés par mots-clés ou la date ou les numéros de référence et des modèles automatisés peuvent être créés par l’IA dans PaperOffice DMS.

La fonction de flux de travail étendue de PaperOffice DMS facilite grandement la communication interne. Le terme interne comprend également les succursales ou les sites étrangers. Dans le cas d’un travail lié au projet, par exemple, l’état actuel est toujours affiché et en même temps l’historique. Bien sûr, un calendrier privé et lié à l’équipe est également inclus, dans lequel les échéances et les événements liés au temps sont saisis.

En fait, la plupart des opérations, des processus et des actions de communication dans l’industrie et le commerce pourraient avoir lieu à la vitesse de la lumière, correspondant à l’ère numérique du 21ème siècle.

S’il n’y avait pas toujours des stations intermédiaires dans lesquelles le papier imprimé ralentit le rythme de l’action au rythme de marche. Cela a des coûts, sans parler des impacts environnementaux et de durabilité. En utilisant des logiciels de gestion de documents appropriés tels que PaperOffice DMS, de nombreux processus dans les entreprises industrielles et commerciales peuvent non seulement être accélérés, mais également rendus plus sécurisés, par exemple en ce qui concerne l’espionnage industriel ou les tentatives de chantage à l’aide de ransomware.

Les logiciels de gestion de documents tels que PaperOffice DMS sont les mieux adaptés à ces tâches. Parce que c’est un logiciel de gestion de documents qui peut faire beaucoup plus que simplement gérer des documents.

PaperOffice ne fait pas de distinction entre les types de documents, que vous ayez besoin d’aide pour gérer les contrats, les plaidoiries et la correspondance par e-mail: grâce au système de gestion de documents PaperOffice, vos processus précédents dans l’entreprise sont numérisés, ce qui les rend plus efficaces, transparents et beaucoup plus flexibles.

Parce que peu importe sous quelle forme les documents arrivent à l’entreprise, que ce soit sous forme de documents papier, de fichiers PDF, d’e-mails ou de photos, ils sont automatiquement archivés et stockés dans une base de données sécurisée.

Les contrats importants peuvent ainsi être reconnus et résiliés en temps utile ou renégociés. La publication de documents avec signature numérique et notification par e-mail au lieu d’un courrier papier lent, un e-mail non sécurisé contribue à la fidélité des clients.

Shopping cart is on the table
PaperOffice archives all documents generated in the industry and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner

PaperOffice archive tous les documents générés dans l’industrie et le commerce et toutes les informations pertinentes conformément à la loi et de manière à l’épreuve des audits.

PaperOffice DMS, en liaison avec un NAS (Network Attached Storage), permet la construction d’un intranet très sécurisé pour la communication interne et la transmission de données. Cela crée une double sécurité contre les attaques de l’extérieur. D’abord le pare-feu du système d’exploitation et ensuite le cryptage de PaperOffice DMS. Dans le même temps, un cloud séparé est mis en place via le NAS, indépendamment des fournisseurs tiers.

La fonction de flux de travail étendue de PaperOffice DMS facilite grandement la communication interne. Le terme interne comprend également les succursales ou les sites étrangers. Dans le cas d’un travail lié au projet, par exemple, l’état actuel est toujours affiché et en même temps l’historique.

Bien sûr, un calendrier privé et lié à l’équipe est également inclus, dans lequel les échéances et les événements liés au temps sont saisis.

La reconnaissance de documents équipée d’une IA organise automatiquement tous les documents à enregistrer dans le bon dossier et crée à la fois un index de mots clés et un historique des modifications. Le moteur de recherche interne de PaperOffice DMS trouve chaque document en quelques fractions de seconde.

Financial advisors talk
Simple overview and quick search thanks to digitization in the financial sector

La solution : un savoir-faire éprouvé

N’est-il pas logique d’utiliser un logiciel de gestion dans la pratique tout de suite ? qui non seulement répond à toutes les exigences, mais qui est également facile à apprendre et peu coûteux?

PaperOffice DMS est la solution complète éprouvée pour le travail numérique et, avec plus de 20 ans d’expérience sur le marché, l’un des premiers pionniers du DMS.

Le traitement numérique est une base essentielle pour assurer la haute qualité de service des services municipaux à l’avenir

PaperOffice répond aux normes de sécurité les plus élevées telles que la gestion des autorisations ou l’octroi d’autorisations d’accès. L’utilisateur définit les différentes étapes de travail exactement comme elles le feraient, par exemple « l’enregistrement », la « vérification », la « libération » et la « réservation » des factures.

La responsabilité peut non seulement être attribuée à des personnes individuelles, mais aussi à des groupes d’utilisateurs tels que « Comptabilité » ou « Production », de sorte qu’un collègue peut intervenir immédiatement en cas d’absence d’un employé.

La technologie OCR reconnaît non seulement le contenu du document, mais également tous les champs de données fiscalement pertinents tels que le numéro de document, la date, le net, la taxe et le montant brut. Les données importées sont disponibles pour contrôler les évaluations, les opérations de paiement et la comptabilité financière. Cela permet d’économiser un travail de saisie fastidieux et de réduire les erreurs de publication.

Arguments importants pour inclure PaperOffice DMS dans la planification budgétaire. Enfin, PaperOffice DMS convainc également par le fait que la durabilité et la protection de l’environnement sont prises en compte. Tôt ou tard, la conversion complète des documents analogiques à la forme numérique aura lieu et l’institution publique, qui utilisera alors déjà PaperOffice DMS, sera bien préparée.

En un seul clic de souris, les données, y compris l’emplacement d’archivage, peuvent être exportées vers votre client, votre conseiller fiscal ou vice versa.

Bien entendu, PaperOffice DMS permet la migration et l’intégration de données numériques existantes à partir de solutions logicielles existantes. Dans le même temps, PaperOffice DMS est l’interface entre analogique et numérique. Grâce à sa fonction de numérisation, le logiciel peut lire des documents analogiques, des plans et des photos dans le système et les numériser à l’aide de scanners, mais aussi d’enregistrements à partir de téléphones mobiles, où les textes sont convertis en écriture à l’aide de l’OCR et peuvent être modifiés dans les programmes Office. Les horodatages et le contrôle de version garantissent que le document numérique correspond à l’original analogique.

Les entreprises de l’industrie et du commerce doivent traiter les documents pour toutes les transactions commerciales. Le développement constant des modèles d’affaires crée constamment de nouveaux défis. Ce dont ils ont besoin, c’est d’un bon système de gestion des documents.

PaperOffice DMS est le bon logiciel car il est livré avec tout ce dont l’industrie manufacturière a besoin, par exemple:

  • Stockage de documents dans tous les formats numériques selon les principes du RGPD
  • Fonctions permettant de soumettre et de soumettre à nouveau des documents en retard qui nécessitent une action
  • Une fonction de stockage de données auto-apprenante avec balisage et moteur de recherche interne
  • Affectation automatique des documents nouvellement ajoutés au dossier approprié
  • Création simple d’une base de données et connexion à une base de données, y compris un masque personnalisable individuellement
  • Création automatisée de modèles pour les processus et opérations répétitifs

Archivage sécurisé et conforme aux révisions : PaperOffice DMS répond techniquement aux exigences légales du GoBD, du GDPdU et du DSGVO

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

PaperOffice DMS permet la connexion d’autres logiciels, tels qu’un ERP, et bien sûr le transfert de documents depuis Microsoft Office via des interfaces appropriées. PaperOffice DMS accélère la communication dans le commerce et la production avec les fournisseurs et les clients.

Les délais et les rendez-vous sont surveillés et les actions sont automatiquement déclenchées en fonction du paramètre souhaité. Les processus de commande peuvent être automatisés et même les modifications prévues pour l’avenir peuvent être saisies de manière à entrer en vigueur au moment souhaité.

Grâce à ses fonctions étendues, PaperOffice DMS peut certainement être classé dans le segment supérieur de la gestion de contenu d’entreprise (ECM).

Un ECM inclut la gestion globale de tout le contenu d’une organisation avec une hiérarchie d’accès correspondante. PaperOffice DMS est capable d’enregistrer n’importe quel contenu sous forme numérique, de modifier son contenu et son format et de le rendre disponible.

PaperOffice DMS possède toutes les fonctions d’un ECM et ce dans un excellent rapport qualité-prix ainsi qu’une forme de fonctionnement intuitivement apprenante qui rend inutile une formation externe ou interne coûteuse. Au lieu de cela, des tutoriels vidéo gratuits sont disponibles pour s’habituer aux différents menus. PaperOffice DMS peut ainsi devenir le pivot organisationnel dans toute entreprise dans le commerce et la production et ce presque à la vitesse de la lumière.

Les entreprises de l’industrie manufacturière et du commerce bénéficient de la gestion numérique des documents

Le système de gestion de documents permet la création séparée de bases de données pour chaque zone individuelle et peut créer des liens en même temps. Les documents analogiques, tels que les factures soumises, sont numérisés avec PaperOffice DMS et enregistrés à la fois sous forme de photo et de texte converti à l’aide d’un logiciel OCR. Toutes les données existantes peuvent être affichées clairement et sans ambiguïté, c’est pourquoi aucun fichier ne doit être transporté pour les rendez-vous externes. La gestion de base de données contrôlée par l’IA crée des modèles à partir de données de base ou de listes statistiquement utilisables selon les besoins.

Dans le même temps, la protection des données nécessaire est maintenue grâce à la gestion hiérarchique des mots de passe et au cryptage 1024 bits.

Optimisez votre temps de travail jusqu’à 7,5% par rapport au travail sur papier grâce à l’utilisation de PaperOffice DMS.

Gagnez du temps dans la recherche, l’acheminement et le partage de documents.

Avec les tampons numériques, les documents peuvent être complétés par des informations supplémentaires et même contrôler des flux de travail détaillés. À son tour, la fonction de tâche et de flux de travail garantit que les délais sont respectés et terminés.

Découvrez comment vous pouvez connecter le flux d’informations entre la production et l’administration en numérisant et en automatisant les documents et les processus métier.

Avec PaperOffice, vous accélérez vos processus de production ainsi que tous les flux de travail interservices. À une époque où les lois sur la responsabilité du fait des produits sont de plus en plus strictes, vous pouvez également accroître la sécurité juridique de votre entreprise avec la solution de gestion des documents et d’automatisation des flux de travail.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Numérisation dans l’industrie et le commerce":

Comment les employés peuvent-ils accéder à PaperOffice ?

En raison de l’architecture de programme décentralisée et moderne, PaperOffice peut être utilisé sur presque tous les appareils - des PC classiques aux smartphones / tablettes en passant par les téléviseurs.

Qu’advient-il des données si PaperOffice n’existe pas ?

Cela n’arrivera pas, mais pour vous rassurer: vous pouvez exporter vos données à tout moment, car PaperOffice est basé sur une structure de base de données ouverte, vous pouvez accéder à vos données à tout moment.

Sujet Protection des données : Où sont stockés tous les documents ?

PaperOffice stockera tous les documents en interne avec un cryptage de haut niveau, ce qui le rendra immunisé contre le vol de données, par exemple, et dépassera toutes les exigences du RGPD et du GOBD.
Évitez les erreurs : n’enregistrez JAMAIS les données dans un cloud tiers !

PaperOffice peut-il être adapté exactement aux spécifications ?

Oui, PaperOffice peut être adapté à 100% à l’utilisation prévue pour assurer une intégration transparente dans les processus et systèmes existants. Même l’interface du programme peut être entièrement conçue et librement adaptée.

Conclusion

PaperOffice DMS prend en charge l’industrie et le commerce et offre des interfaces appropriées à d’autres logiciels, connexions API et peut être étendu à tout moment selon vos souhaits. Le logiciel est facile à apprendre et peut être facilement intégré dans la pratique quotidienne sans provoquer d’absences à des fins de formation.

PaperOffice DMS recommande d’utiliser un NAS (stockage de données pris en charge par le réseau) avec une fonction de sauvegarde afin que les données importantes ne soient ni perdues ni espionnées dans des clouds tiers.

En fin de compte, PaperOffice DMS impressionne par un très bon rapport qualité-prix et un immense savoir-faire grâce à plus de 20 ans d’expérience pratique.

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Optimisation des workflows grâce à PaperOffice DMS

« Dès le premier rendez-vous avec PaperOffice, vous remarquez les 20 ans d’expérience de PaperOffice dans le domaine de la gestion de documents. »

Alexander Staruk
directeur financier de la Fraternité mennonite de Bielefeld e. V.