Développement de produits, processus et support Butterfly Engineers S.L.
La PaperOffice AI Suite a aidé Butterfly Engineering à automatiser les flux de travail et à obtenir un retour sur investissement multiplié par 5 en seulement 3 mois.
Position de départ
Une entreprise exclusivement dédiée au développement de produits, à l’ingénierie des procédés et impliquée dans toutes les phases de fabrication - de la première idée au produit final - est inondée de fichiers et de documentation, tels que des fiches techniques, des données client, des calculs et des plans chaque jour.< /p>
Les informations de projet, qui occupent de plus en plus d’espace de stockage au fil des ans et ne sont plus faciles à trouver, en particulier dans les bureaux administratifs, deviennent progressivement fatales.
L’objectif de l’entreprise était de numériser les documents papier existants, d’optimiser les processus et de contrôler le flux de travail sur tous les documents entrants et sortants, d’automatiser une grande partie des processus en arrière-plan et d’optimiser ainsi le processus.
Problèmes et tâches existants
Dans le passé, les informations n’étaient stockées que sous forme papier, telles que la conception et la planification ou les spécifications d’un produit ou du développement d’un produit, mais aujourd’hui, il existe une variété de sources d’information et de documents dans de nombreuses organisations: e-mails, formulaires, croquis en font tout autant partie que les factures électroniques et les reçus papier, la poste aux lettres, bons de livraison, contrats, etc.
Heureusement, grâce aux développements informatiques en cours, ce type de travail est maintenant piloté numériquement. De nombreuses étapes du processus font désormais partie d’une pratique 100% numérique et automatisée, comme le confirme l’industrie 4.0.
Cependant, le papier est souvent indispensable lorsqu’il s’agit de dessins ou d’idées à main levée, ainsi que d’administration, de factures ou d’informations sur les clients.
En plus de la conception et de la fabrication, les spécialistes de Butterfly Engineers doivent également créer de la documentation telle que des manuels d’assemblage, des instructions de sécurité et de la documentation technique pour étudier la faisabilité des projets.
L’agilité et la rapidité dans le traitement de ses dossiers sont fondamentales dans les entreprises modernes, et encore plus lorsque le suivi des projets, l’analyse de leurs coûts ou les différentes études qui les rendent rentables dépendent de cette documentation.
Par conséquent, l’objectif de Butterfly Engineers était de s’adapter à l’industrie et de pouvoir agir numériquement en tant qu’entreprise industrielle 4.0.
« Nous avions des coûts de stockage évitables en stockant les documents dans des dossiers. De plus, la recherche de documents prenait beaucoup de temps »,
rappelle M. Antonio Jesús Sánchez, directeur général et ingénieur des procédés chez Butterfly Engineers.
Pourquoi Butterfly Engineers a choisi PaperOffice DMS
La société Butterfly Engineers est dédiée au développement de produits, à l’ingénierie des processus et à l’ingénierie de support, elle gère une grande quantité de documentation à numériser, mais les points les plus importants pour la mise en œuvre d’un DMS comme PaperOffice sont la sécurité et la vitesse de l’indexation et du processus de recherche.
Sauf qu’ils ont une confiance totale dans le fait qu’un bureau numérique sans papier est possible.
« Nous travaillons avec beaucoup d’informations techniques tous les jours. Stocker toutes les informations en format papier est lourd et coûteux pour nous. La recherche future est également très fastidieuse.
PaperOffice nous permet d’y accéder facilement de n’importe où, de trouver facilement des fichiers ou des documents spécifiques et surtout d’assurer leur sécurité. »
Butterfly Engineers est également conscient que la méthode de cryptage de PaperOffice permet de protéger les documents les plus sensibles contre d’éventuelles fuites, espionnages ou accidents. Surtout lorsqu’une entreprise avec ces caractéristiques passe par des normes et des brevets, protégeant des éléments essentiels à une entreprise.
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
De plus, les détails opérationnels du logiciel deviennent encore plus attrayants lorsque vous disposez d’une équipe de support de la plus haute qualité, conforme à toutes les directives européennes légales les plus strictes (GDPR, RGPD et GoBD) et que le cryptage des fichiers est absolument invulnérable. Il convient également de noter que les données peuvent être exportées à tout moment par des personnes autorisées et que la base de données est accessible à tout moment au personnel informatique et aux administrateurs de l’entreprise.
Passer à l’automatisation via PaperOffice : objectifs et calendrier
Pour Butterfly Engineers, il était clair que tôt ou tard, ils devraient passer à la numérisation afin de créer un avantage concurrentiel.
En tant qu’entreprise plus connectée au développement technologique que d’autres industries, Butterfly Engineers a fait confiance à l’impact positif de l’introduction d’un DMS et à sa mise en œuvre réussie dans un bureau sans papier.
« Un système de gestion de documents nous permet de gérer efficacement les informations de l’entreprise rapidement et facilement. En ce sens, PaperOffice est un système très étendu et assez compréhensible. Il est facile à utiliser et accessible aux petites et moyennes entreprises comme la nôtre.
Mise en œuvre réussie : avantages de la numérisation avec PaperOffice DMS
Grâce à l’introduction de la numérisation de PaperOffice, l’entreprise a pu :
- Minimisez la consommation de papier
- Économisez des coûts et de l’espace de stockage
- Automatiser les tâches administratives
- Optimisez les processus grâce à la surveillance des dossiers
- Assurer la livraison sécurisée des documents
Mais grâce à la numérisation de PaperOffice, Butterfly Engineers a également pu :
- Économisez du temps et des ressources
- Assurer le contrôle et la vérification des processus administratifs
- Faciliter l’accès aux documents et aux fichiers
- Disponibilité des documents pour chaque employé autorisé
- Permettre l’archivage sécurisé et à long terme des documents, des données sensibles, des brevets, des manuels de l’industrie ou des développements
« La sécurité des données, la numérisation des documents et l’intégration facile de PaperOffice dans un environnement industriel ont donné à l’entreprise ce dont elle avait besoin pour indexer les fichiers et la recherche de documents. »
La disponibilité plus facile et plus rapide des données et des documents modifie fondamentalement et définitivement les processus de l’entreprise. Les connaissances administratives sont désormais organisées de manière transparente et disponibles au bon moment.
Résultat final
PaperOffice a trouvé un moyen de mettre fin à l’un des problèmes majeurs auxquels les entreprises sont actuellement confrontées :
L’administration des documents (gestion des documents) et la numérisation des processus.
L’inconvénient du volume de données a été limité pour supprimer les obstacles administratifs, pour s’assurer que seuls les employés autorisés peuvent accéder à PaperOffice et pour éviter la modification des documents ou même la fuite d’informations techniques.
La société prévoit également d’étendre davantage cette coopération fructueuse, car PaperOffice remplit parfaitement les options qui s’offrent à elle.
Grâce à l’intégrité de PaperOffice DMS, les fiches techniques, les plans, les données, les factures et les croquis sont rapidement trouvés - cela permet à la société Butterfly Engineers de localiser les données du projet en quelques secondes et d’aider ses clients avec une grande précision.
