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Changement numérique dans le développement de produits - gestion réussie des documents


M. Antonio Jesús Sánchez, directeur général et ingénieur produits et procédés chez Butterfly Engineers S.L.

Conseil professionnel

Secteur
Industrie et commerce

Région
Córdoba, Andalousie, Espagne

Ministères
Département Recherche et Développement
Comptabilité

Position de départ

Une entreprise exclusivement dédiée au développement de produits, à l’ingénierie des procédés et impliquée dans toutes les phases de fabrication - de la première idée au produit final - est inondée de fichiers et de documentation, tels que des fiches techniques, des données client, des calculs et des plans chaque jour.< /p>

Les informations de projet, qui occupent de plus en plus d’espace de stockage au fil des ans et ne sont plus faciles à trouver, en particulier dans les bureaux administratifs, deviennent progressivement fatales.

L’objectif de l’entreprise était de numériser les documents papier existants, d’optimiser les processus et de contrôler le flux de travail sur tous les documents entrants et sortants, d’automatiser une grande partie des processus en arrière-plan et d’optimiser ainsi le processus.

Industrial engineer putting on a headset work PC with two monitors
Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Problèmes et tâches existants

Dans le passé, les informations n’étaient stockées que sous forme papier, telles que la conception et la planification ou les spécifications d’un produit ou du développement d’un produit, mais aujourd’hui, il existe une variété de sources d’information et de documents dans de nombreuses organisations: e-mails, formulaires, croquis en font tout autant partie que les factures électroniques et les reçus papier, la poste aux lettres, bons de livraison, contrats, etc.

Heureusement, grâce aux développements informatiques en cours, ce type de travail est maintenant piloté numériquement. De nombreuses étapes du processus font désormais partie d’une pratique 100% numérique et automatisée, comme le confirme l’industrie 4.0.

Cependant, le papier est souvent indispensable lorsqu’il s’agit de dessins ou d’idées à main levée, ainsi que d’administration, de factures ou d’informations sur les clients.

En plus de la conception et de la fabrication, les spécialistes de Butterfly Engineers doivent également créer de la documentation telle que des manuels d’assemblage, des instructions de sécurité et de la documentation technique pour étudier la faisabilité des projets.

L’agilité et la rapidité dans le traitement de ses dossiers sont fondamentales dans les entreprises modernes, et encore plus lorsque le suivi des projets, l’analyse de leurs coûts ou les différentes études qui les rendent rentables dépendent de cette documentation.

Par conséquent, l’objectif de Butterfly Engineers était de s’adapter à l’industrie et de pouvoir agir numériquement en tant qu’entreprise industrielle 4.0.

« Nous avions des coûts de stockage évitables en stockant les documents dans des dossiers. De plus, la recherche de documents prenait beaucoup de temps »,

rappelle M. Antonio Jesús Sánchez, directeur général et ingénieur des procédés chez Butterfly Engineers.

Pourquoi Butterfly Engineers a choisi PaperOffice DMS

La société Butterfly Engineers est dédiée au développement de produits, à l’ingénierie des processus et à l’ingénierie de support, elle gère une grande quantité de documentation à numériser, mais les points les plus importants pour la mise en œuvre d’un DMS comme PaperOffice sont la sécurité et la vitesse de l’indexation et du processus de recherche.

Sauf qu’ils ont une confiance totale dans le fait qu’un bureau numérique sans papier est possible.

« Nous travaillons avec beaucoup d’informations techniques tous les jours. Stocker toutes les informations en format papier est lourd et coûteux pour nous. La recherche future est également très fastidieuse.
PaperOffice nous permet d’y accéder facilement de n’importe où, de trouver facilement des fichiers ou des documents spécifiques et surtout d’assurer leur sécurité. »

Butterfly Engineers est également conscient que la méthode de cryptage de PaperOffice permet de protéger les documents les plus sensibles contre d’éventuelles fuites, espionnages ou accidents. Surtout lorsqu’une entreprise avec ces caractéristiques passe par des normes et des brevets, protégeant des éléments essentiels à une entreprise.

Sketches and plans of a product development
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

De plus, les détails opérationnels du logiciel deviennent encore plus attrayants lorsque vous disposez d’une équipe de support de la plus haute qualité, conforme à toutes les directives européennes légales les plus strictes (GDPR, RGPD et GoBD) et que le cryptage des fichiers est absolument invulnérable. Il convient également de noter que les données peuvent être exportées à tout moment par des personnes autorisées et que la base de données est accessible à tout moment au personnel informatique et aux administrateurs de l’entreprise.

Passer à l’automatisation via PaperOffice : objectifs et calendrier

Pour Butterfly Engineers, il était clair que tôt ou tard, ils devraient passer à la numérisation afin de créer un avantage concurrentiel.

En tant qu’entreprise plus connectée au développement technologique que d’autres industries, Butterfly Engineers a fait confiance à l’impact positif de l’introduction d’un DMS et à sa mise en œuvre réussie dans un bureau sans papier.

« Un système de gestion de documents nous permet de gérer efficacement les informations de l’entreprise rapidement et facilement. En ce sens, PaperOffice est un système très étendu et assez compréhensible. Il est facile à utiliser et accessible aux petites et moyennes entreprises comme la nôtre.

Mise en œuvre réussie : avantages de la numérisation avec PaperOffice DMS

Grâce à l’introduction de la numérisation de PaperOffice, l’entreprise a pu :

  • Minimisez la consommation de papier
  • Économisez des coûts et de l’espace de stockage
  • Automatiser les tâches administratives
  • Optimisez les processus grâce à la surveillance des dossiers
  • Assurer la livraison sécurisée des documents

Mais grâce à la numérisation de PaperOffice, Butterfly Engineers a également pu :

  • Économisez du temps et des ressources
  • Assurer le contrôle et la vérification des processus administratifs
  • Faciliter l’accès aux documents et aux fichiers
  • Disponibilité des documents pour chaque employé autorisé
  • Permettre l’archivage sécurisé et à long terme des documents, des données sensibles, des brevets, des manuels de l’industrie ou des développements

« La sécurité des données, la numérisation des documents et l’intégration facile de PaperOffice dans un environnement industriel ont donné à l’entreprise ce dont elle avait besoin pour indexer les fichiers et la recherche de documents. »

La disponibilité plus facile et plus rapide des données et des documents modifie fondamentalement et définitivement les processus de l’entreprise. Les connaissances administratives sont désormais organisées de manière transparente et disponibles au bon moment.

Résultat final

PaperOffice a trouvé un moyen de mettre fin à l’un des problèmes majeurs auxquels les entreprises sont actuellement confrontées :

L’administration des documents (gestion des documents) et la numérisation des processus.

L’inconvénient du volume de données a été limité pour supprimer les obstacles administratifs, pour s’assurer que seuls les employés autorisés peuvent accéder à PaperOffice et pour éviter la modification des documents ou même la fuite d’informations techniques.

La société prévoit également d’étendre davantage cette coopération fructueuse, car PaperOffice remplit parfaitement les options qui s’offrent à elle.

Grâce à l’intégrité de PaperOffice DMS, les fiches techniques, les plans, les données, les factures et les croquis sont rapidement trouvés - cela permet à la société Butterfly Engineers de localiser les données du projet en quelques secondes et d’aider ses clients avec une grande précision.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Développement de produits, processus et support Butterfly Engineers S.L.":

Quels conseils donneriez-vous aux futurs utilisateurs de PaperOffice ?

Il n’est jamais trop tôt ou trop tard pour aborder le sujet de la numérisation.

Le plus important est de se faire une idée du logiciel mais aussi de l’entreprise elle-même. Il était important que nous ne nous sentions pas obligés d’acheter le logiciel ou de nous inscrire à des packages de service et de support.

Avant même d’acquérir PaperOffice DMS, nous avons parlé à tous les départements de l’entreprise et nous ne nous sommes jamais sentis maltraités. Au contraire : PaperOffice dispose d’une équipe sympathique, courtoise et compétente.

Pour nous, en tant qu’institution publique, le processus devient de plus en plus compliqué et implique beaucoup de bureaucratie. Par conséquent, la confiance dans le système et le logiciel était très importante. Bien sûr, il était également très important que le logiciel soit facile à comprendre.

À qui recommanderiez-vous PaperOffice ?

Nous recommanderons PaperOffice à toutes les autres entreprises qui souhaitent numériser et automatiser.

Qu’est-ce qui vous plaît particulièrement dans PaperOffice ?

Nous sommes très satisfaits de tout.

Conclusion

PaperOffice est un système de gestion de documents léger mais puissant.

Les fonctions qui semblent dénuées de sens au premier abord, telles que la lecture automatique du contenu du document, s’avèrent être les fonctions les plus importantes que vous ne voulez plus manquer sur une plus longue période de temps.

« Je suis content d’avoir choisi PaperOffice parce qu’en fin de compte, nous avons obtenu un système optimal. Nous pouvons l’administrer nous-mêmes et sommes en bonne voie de devenir un bureau numérique. »

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Changement numérique dans l’industrie des caillebotis - gestion réussie des documents

« Dans l’industrie des caillebotis, le sujet de la numérisation devient de plus en plus perceptible. Cela s’applique, par exemple, à nos bons de livraison, à nos listes de pièces ou à nos plans, dessins et configurateurs. Après l’introduction de PaperOffice DMS, l’effort manuel a pu être réduit. Nous sommes maintenant des pionniers en tant que fabricant de caillebotis numériques. »

M. Stephan Reichel
directeur général de K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG