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Automatisation des processus d’affaires pour l’industrie du jardinage et de l’aménagement paysager


PaperOffice DMS pour le jardinage et l’aménagement paysager permet une circulation fluide de l’information grâce à la numérisation et à l’automatisation des processus métier.

Conseil professionnel

Les documents écrits, les contrats, les brouillons, les factures, les bons de livraison et bien plus encore sont remplacés par des documents électroniques grâce à la numérisation, optimisant ainsi au maximum tous les processus de travail.

L’IA intégrée permet aux processus métier d’être largement automatisés, accélérant ainsi vos processus et augmentant le succès et la satisfaction.

Numérisation dans l’industrie du jardinage et de l’aménagement paysager

Les entreprises de jardinage et d’aménagement paysager bénéficient considérablement de l’utilisation d’une gestion des données appropriée, car elles reçoivent des documents papier tous les jours.

C’est ainsi que les entreprises de jardinage et d’aménagement paysager accumulent quotidiennement des documents importants :

Écrits, croquis, brouillons, lettres externes, recherches, opinions d’experts et bien plus encore. Ceux-ci arrivent non seulement par la poste, mais de nombreuses lettres arrivent également par e-mail.

Tous ces documents doivent être numérisés s’ils arrivent sous forme papier, nécessitent un classement structuré, l’affectation des tâches et des flux de travail, et doivent être immédiatement disponibles sur demande.

Il est très important que les délais importants soient respectés et que des mesures juridiques soient prises pour stocker les documents. PaperOffice DMS vous donne une structure claire dans vos documents et vous aide à faire face au flot d’informations.

PaperOffice élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux et crée une vue d’ensemble claire des documents importants tels que les contrats ou les lettres en les gérant numériquement dans PaperOffice à l’avenir.

Les solutions de gestion de documents sont importantes dans tous les secteurs, pour les entreprises de l’industrie du jardinage et de l’aménagement paysager, les conséquences d’une mauvaise décision dans la gestion des documents peuvent être fatales. Des ordonnances incorrectes, des résultats de test incorrects ou des notices d’emballage obsolètes peuvent entraîner des risques pour la santé. Une interrogation incorrecte des données lors d’un audit peut également entraîner une défaillance ou une perte de certification.

Il y a donc beaucoup de choses à considérer dans l’industrie pharmaceutique pour une gestion optimale de la qualité et un niveau de sécurité de l’information.

Dans l’industrie du jardinage et de l’aménagement paysager, beaucoup de papier est utilisé tous les jours. D’une part, comme les processus sont assez complexes, cela conduit à de grandes montagnes de papier, à d’énormes quantités de données, mais aussi à un long processus de recherche.

En collaboration avec une société de conseil indépendante du fabricant, la valeur annuelle des documents supplémentaires a été calculée jusqu’à dix millions d’euros (à partir de 2020).

Avec un investissement de temps moyen de cinq minutes pour la maintenance de la structure des dossiers et du classement, dix recherches par employé et dix minutes pour chaque recherche, cela a entraîné des coûts de recherche allant jusqu’à deux millions d’euros par an.

Pourquoi un logiciel de gestion de documents est-il la solution parfaite ?

Le système de gestion de documents PaperOffice regroupe l’organisation et la protection des données sous un même capot. Le système innovant fournit des outils de recherche et de récupération rationalisés qui réduisent le temps de réponse et garantissent que les documents ne sont jamais perdus, ce qui est toujours une satisfaction pour les entreprises.

PaperOffice ne fait pas de distinction entre les types de documents, que vous ayez besoin d’aide pour gérer les contrats, les plaidoiries, la facturation et la correspondance par e-mail : grâce au système de gestion de documents PaperOffice, vos processus précédents sont convertis en Votre entreprise numérisée, ce qui vous rend plus efficace, transparent et beaucoup plus flexible.

Parce que peu importe sous quelle forme les documents arrivent à l’entreprise, que ce soit sous forme de documents papier, de fichiers PDF, d’e-mails ou de photos, ils sont automatiquement archivés et stockés dans une base de données sécurisée.

Grâce à l’IA intégrée, des règles automatiques sont déclenchées. Cette IA trie automatiquement les documents dans des dossiers tels que « Facture » et « Bons de livraison », stocke les mots-clés appropriés et déclenche le flux de travail numérique stocké pour le type de document respectif.

Woman looks at flowers and holds a tablet in her hand
The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Comment passer à la dématérialisation?

PaperOffice élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux, conduit à des économies de coûts, telles que l’élimination des documents papier, et crée une vue d’ensemble claire des documents importants, tels que les reçus, les contrats, les bons de livraison ou d’autres lettres, en les gérant numériquement dans PaperOffice à l’avenir.

Capturer, traiter, partager, rechercher et suivre vos documents devient très facile avec l’utilisation de PaperOffice.

Grâce à un accès contrôlé, des listes de tâches détaillées, ainsi que des approbations à l’aide de flux de travail et de notifications par e-mail fiables, les employés peuvent effectuer efficacement les tâches assignées et les personnes autorisées peuvent facilement approuver ou refuser l’approbation.

Avec la solution logicielle PaperOffice DMS, plus aucun document n’est perdu. Et où que vous soyez, vous pouvez accéder à des documents importants en quelques secondes.

Bien sûr, vous travaillez toujours avec le système de gestion de documents en conformité avec la loi et complètement à l’épreuve des audits.

Les reçus, relevés et documents similaires n’ont plus besoin d’être envoyés par la poste. Le courrier interne peut également être envoyé numériquement de cette manière. Cela permet d’économiser du papier, des coûts de stockage de données supplémentaires et des déplacements vers les archives. Les documents peuvent être fournis avec des mots-clés (éditeur, sujet, statut, date, etc.) et ensuite être trouvés plus facilement.

Gestion documentaire orientée processus

La gestion documentaire orientée processus garantit que ces documents restent à jour avec peu d’effort. PaperOffice vous assiste ici avec un module de tâche et de flux de travail complet.

De cette façon, certaines chaînes de processus peuvent être créées et les processus opérationnels existants peuvent être définis sur des documents électroniques et partiellement exécutés automatiquement.

Cela représente une optimisation des processus sans erreur, car la tâche peut non seulement être attribuée à des employés disposant de droits d’utilisateur et de périodes d’achèvement spécifiques, nécessiter une approbation numérique, mais également déclencher automatiquement d’autres actions, telles que des notifications par e-mail ou des changements d’état des documents.

De cette façon, tous les processus de document peuvent être mappés.

Parce que peu importe sous quelle forme les documents arrivent à l’entreprise, que ce soit sous forme de documents papier, de fichiers PDF, d’e-mails ou de photos, ils sont automatiquement archivés et stockés dans une base de données sécurisée.

Les contrats importants peuvent ainsi être reconnus et résiliés en temps utile ou renégociés. La publication de documents avec signature numérique et notification par e-mail au lieu d’un courrier papier lent, un e-mail non sécurisé contribue à la fidélité des clients.

PaperOffice on a notebook next to garden and landscape tools
PaperOffice archives all documents generated in your company and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner

La solution : un savoir-faire éprouvé

N’est-il pas logique d’utiliser un logiciel de gestion dans la pratique tout de suite ? qui non seulement répond à toutes les exigences, mais qui est également facile à apprendre et peu coûteux?

PaperOffice DMS est la solution complète éprouvée pour le travail numérique et, avec plus de 20 ans d’expérience sur le marché, l’un des premiers pionniers du DMS.

Gain de temps pour les choses importantes, économies de coûts en éliminant vos archives papier, amélioration de votre service grâce à la possibilité de fournir des informations rapidement et à l’épreuve des audits et de l’archivage numérique de votre volume de documents - ceci est garanti par PaperOffice DMS.

PaperOffice DMS est le bon logiciel car il est livré avec tout ce dont l’industrie du jardinage et de l’aménagement paysager a besoin, tels que:

  • Stockage de documents dans tous les formats numériques selon les principes du RGPD
  • Fonctions permettant de soumettre et de soumettre à nouveau des documents en retard qui nécessitent une action
  • Une fonction de stockage de données auto-apprenante avec balisage et moteur de recherche interne
  • Affectation automatique des documents nouvellement ajoutés au dossier approprié
  • Création simple d’une base de données et connexion à une base de données, y compris un masque personnalisable individuellement
  • Création automatisée de modèles pour les processus et opérations répétitifs

Bien entendu, PaperOffice DMS permet la migration et l’intégration de données numériques existantes à partir de solutions logicielles existantes. Dans le même temps, PaperOffice DMS est l’interface entre analogique et numérique. Grâce à sa fonction de numérisation, le logiciel peut lire des documents analogiques, des plans et des photos dans le système et les numériser à l’aide de scanners, mais aussi d’enregistrements à partir de téléphones mobiles, où les textes sont convertis en écriture à l’aide de l’OCR et peuvent être modifiés dans les programmes Office. Les horodatages et le contrôle de version garantissent que le document numérique correspond à l’original analogique.

La sécurité des données est une question extrêmement importante, en particulier dans l’industrie du jardinage et de l’aménagement paysager. C’est pourquoi PaperOffice DMS fonctionne avec un code de cryptage 1024 bits, mais pas seulement.

Toutes les données sont converties dans leur propre format indépendant du système d’exploitation. En conséquence, les pirates et les extorqueurs doivent d’abord déchiffrer le pare-feu du système d’exploitation, puis le cryptage et enfin le format étranger, ce qui ne s’est pas produit jusqu’à présent. PaperOffice DMS dispose d’un système de gestion des mots de passe très efficace de sorte qu’en fin de compte, l’être humain, qui doit être considéré comme le plus grand point faible de chaque ordinateur, ne peut causer aucun dommage.

Toutes les données numériques sont cryptées dans PaperOffice DMS avec 1024 bits et le format est converti. Il en résulte de tels obstacles pour les pirates et les espions qu’ils ont tous échoué avec PaperOffice DMS jusqu’à présent. Dans le même temps, un système hiérarchique de gestion des mots de passe empêche tout le monde d’avoir accès à tout.

Hand presses a button on a scanner
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Arguments importants pour inclure PaperOffice DMS dans la planification budgétaire. Enfin, PaperOffice DMS convainc également par le fait que la durabilité et la protection de l’environnement sont prises en compte. Tôt ou tard, la conversion complète des documents analogiques à la forme numérique aura lieu et l’institution publique, qui utilisera alors déjà PaperOffice DMS, sera bien préparée.

Le traitement numérique des factures est également un avantage pour de nombreuses entreprises de l’industrie du jardinage et de l’aménagement paysager. Les factures entrantes peuvent être automatisées grâce à PaperOffice DMS et sont transmises à l’employé responsable. Le processus de contrôle et de libération via la libération numérique peut également être géré rapidement et efficacement via le système.

En un seul clic de souris, les données, y compris l’emplacement d’archivage, peuvent être exportées vers votre conseiller fiscal ou vice versa.

Archivage sécurisé et conforme aux révisions : PaperOffice DMS répond techniquement aux exigences légales du GoBD, du GDPdU et du DSGVO

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

PaperOffice DMS permet la connexion d’autres logiciels, tels qu’un ERP, et bien sûr le transfert de documents depuis Microsoft Office via des interfaces appropriées. PaperOffice DMS accélère la communication.

Les délais et les rendez-vous sont surveillés et les actions sont automatiquement déclenchées en fonction du paramètre souhaité. Les processus de commande peuvent être automatisés et même les modifications prévues pour l’avenir peuvent être saisies de manière à entrer en vigueur au moment souhaité.

Grâce à ses fonctions étendues, PaperOffice DMS peut certainement être classé dans le segment supérieur de la gestion de contenu d’entreprise (ECM).

Un ECM inclut la gestion globale de tout le contenu d’une organisation avec une hiérarchie d’accès correspondante. PaperOffice DMS est capable d’enregistrer n’importe quel contenu sous forme numérique, de modifier son contenu et son format et de le rendre disponible.

PaperOffice DMS possède toutes les fonctions d’un ECM et ce dans un excellent rapport qualité-prix ainsi qu’une forme de fonctionnement intuitivement apprenante qui rend inutile une formation externe ou interne coûteuse. Au lieu de cela, des tutoriels vidéo gratuits sont disponibles pour s’habituer aux différents menus. PaperOffice DMS peut devenir le centre organisationnel de chaque entreprise et ce presque à la vitesse de la lumière.

Les entreprises de l’industrie du jardinage et de l’aménagement paysager bénéficient de la gestion numérique des documents

38% de toutes les entreprises interrogées n’ont tout simplement pas le temps de numériser leurs processus. Nous recommandons une procédure qui commence par le processus de base, la numérisation de documents analogiques en même temps qu’ils sont traités. De cette façon, le groupe de personnes qui travaillent avec le copieur tous les jours pourrait également être chargé, dans la mesure du possible, de scanner l’archive petit à petit.

Grâce à la reconnaissance automatique des documents aux caractéristiques cohérentes, PaperOffice DMS peut toujours affecter tous les documents numérisés à l’emplacement de stockage approprié dans la mémoire numérique. Il est logique de commencer à analyser l’archive avec les entrées les plus récentes afin de réduire davantage la taille de l’archive analogique à l’expiration des périodes de conservation. En outre, nous avons de nombreux guides sur la façon de réaliser un bureau sans papier grâce au scanner.

PaperOffice DMS est l’interface entre analogique et numérique. Grâce à sa fonction de numérisation, le logiciel peut lire des documents, des plans et des photos analogiques dans le système via votre scanner et les numériser, ce qui permet de convertir les textes en polices à l’aide de l’OCR, qui peuvent être modifiées dans les programmes Office. Les horodatages et le contrôle de version garantissent que le document numérique correspond à l’original analogique.

Optimisez votre temps de travail jusqu’à 7,5% par rapport au travail sur papier grâce à l’utilisation de PaperOffice DMS.

Gagnez du temps dans la recherche, l’acheminement et le partage de documents.

Avec les tampons numériques, les documents peuvent être complétés par des informations supplémentaires et même contrôler des flux de travail détaillés. À son tour, la fonction de tâche et de flux de travail garantit que les délais sont respectés et terminés.

Les mécanismes d’évaluation disponibles, contrôlés par l’IA intégrée dans PaperOffice DMS, permettent des évaluations et des enquêtes statistiques sur les flux de matières se produisant dans l’entreprise.

PaperOffice DMS, avec ses nombreux outils de gestion, est le logiciel idéal pour l’industrie du jardinage et de l’aménagement paysager, qui permet un accès à la fois sécurisé et rapide à toutes les données nécessaires pour le meilleur conseil client possible. Dans le même temps, PaperOffice DMS peut être utilisé pour gérer toutes les questions qui se posent autrement dans les opérations commerciales.

Pour qu’il n’y ait pas seulement une variété dans la gestion des documents et la protection des données, PaperOffice DMS recommande l’utilisation d’un stockage réseau interne (NAS) avec fonction de sauvegarde, ce qui réduit au minimum la probabilité d’une perte totale et représente en même temps un cloud interne qui, contrairement aux clouds de fournisseurs externes, protège vraiment contre les accès indésirables par des organismes gouvernementaux ou non gouvernementaux.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Numérisation pour l’industrie du jardinage et de l’aménagement paysager":

Comment les employés peuvent-ils accéder à PaperOffice ?

En raison de l’architecture de programme décentralisée et moderne, PaperOffice peut être utilisé sur presque tous les appareils - des PC classiques aux smartphones / tablettes en passant par les téléviseurs.

Qu’advient-il des données si PaperOffice n’existe pas ?

Cela n’arrivera pas, mais pour vous rassurer: vous pouvez exporter vos données à tout moment, car PaperOffice est basé sur une structure de base de données ouverte, vous pouvez accéder à vos données à tout moment.

Sujet Protection des données : Où sont stockés tous les documents ?

PaperOffice stockera tous les documents en interne avec un cryptage de haut niveau, ce qui le rendra immunisé contre le vol de données, par exemple, et dépassera toutes les exigences du RGPD et du GOBD.
Évitez les erreurs : n’enregistrez JAMAIS les données dans un cloud tiers !

PaperOffice peut-il être adapté exactement aux spécifications ?

Oui, PaperOffice peut être adapté à 100% à l’utilisation prévue pour assurer une intégration transparente dans les processus et systèmes existants. Même l’interface du programme peut être entièrement conçue et librement adaptée.

Conclusion

PaperOffice DMS prend en charge la numérisation dans l’industrie du jardinage et de l’aménagement paysager et offre des interfaces appropriées à d’autres logiciels, des connexions API et peut être étendu à tout moment selon vos souhaits. Le logiciel est facile à apprendre et peut être facilement intégré dans la pratique quotidienne sans provoquer d’absences à des fins de formation.

PaperOffice DMS recommande d’utiliser un NAS (stockage de données pris en charge par le réseau) avec une fonction de sauvegarde afin que les données importantes ne soient ni perdues ni espionnées dans des clouds tiers.

En fin de compte, PaperOffice DMS impressionne par un très bon rapport qualité-prix et un immense savoir-faire grâce à plus de 20 ans d’expérience pratique.

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Changement numérique dans le développement de produits - gestion réussie des documents

« Dans l’industrie, le sujet de la numérisation devient de plus en plus perceptible. Cela s’applique, par exemple, à nos fiches techniques, aux données clients, aux calculs ou à nos plans, dessins et configurations. Après l’introduction de PaperOffice DMS, l’effort manuel a pu être réduit. Nous sommes aujourd’hui des pionniers de la digitalisation dans les sociétés de production, l’Industrie 4.0. »

M. Antonio Jesús Sánchez
directeur général et ingénieur produits et procédés chez Butterfly Engineers S.L.