Numérisation pour les compagnies d’assurance et les agences
PaperOffice DMS pour l’assurance permet une circulation fluide de l’information grâce à la numérisation et à l’automatisation des processus métier.
Numérisation dans les compagnies d’assurance et les agences
Probablement aucune autre industrie n’est aussi liée par des dispositions et des exigences légales que celle des compagnies d’assurance et des agences.
Dans le même temps, les entreprises dans ce domaine doivent être en mesure d’offrir à leurs clients une variété d’offres différentes afin d’être compétitives.
Dans le cas idéal, ces offres sont précisément adaptées aux circonstances respectives du client. Il n’est possible que pour les employés individuels d’une agence d’assurance ou d’un cabinet de conseil en investissement de garder le contrôle et de ne pas traverser accidentellement une frontière dans la jungle des tarifs et des investissements ou de donner des conseils inadéquats à l’aide d’un logiciel bien pensé.
Dans le seul domaine de l’assurance de dommages, il existe 10 segments différents, chacun avec ses propres tarifs.
En fin de compte, il existe des centaines de tarifs individuels, adaptés aux attentes individuelles des clients privés et commerciaux. Il ne faut pas oublier que les compagnies d’assurance et les agences sont étroitement liées.
Les compagnies d’assurance sont légalement tenues d’investir les cotisations de leurs clients de manière sûre et rentable en même temps. Cela signifie que les compagnies d’assurance deviennent indirectement des investisseurs très importants dans l’économie.
Pourquoi un logiciel de gestion de documents est-il la solution parfaite ?
Il arrive souvent que les conseillers en assurance ou en placement consultent diverses sources afin de trouver des tarifs et des offres d’investissement appropriés pour le client respectif. Comme cela peut être assez fastidieux, des critères généraux sont parfois utilisés comme base, ce qui simplifie la recherche mais ne décrit guère l’offre idéale.
PaperOffice DMS permet la création d’une bibliothèque à partir de sources externes et internes avec une grande variété de spécifications. Les bases de données créées à cet effet peuvent être remplies automatiquement et évaluées automatiquement.
Ceci est rendu possible par une IA dans la gestion des données de PaperOffice, qui recherche des mots-clés prédéfinis dans les documents entrants et les attribue. De cette façon, une recherche rapide vers le bas ou vers le haut est finalement possible afin de trouver le tarif idéal ou la forme idéale d’investissement.
Il peut être ajusté beaucoup plus précisément que les exigences légales en matière d’évaluation des risques.
PaperOffice DMS peut utiliser des bases de données publiques ainsi que des documents internes à cette fin, en tenant bien sûr compte des exigences en matière de protection des données.
Il est tout aussi facile de gérer la base de clients dans PaperOffice, le nombre de clients gérés étant illimité. Bien sûr, toutes les données sont accessibles et éditées à partir d’un PC avec un système d’exploitation Windows ainsi que d’un smartphone ou d’une tablette. Très utile pour les travailleurs sur le terrain.
Comment passer à la dématérialisation?
PaperOffice élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux, conduit à des économies de coûts, telles que l’élimination des documents papier, et crée une vue d’ensemble claire des documents importants, tels que les reçus, les contrats, les bons de livraison ou d’autres lettres, en les gérant numériquement dans PaperOffice à l’avenir.
Capturer, traiter, partager, rechercher et suivre vos documents devient très facile avec l’utilisation de PaperOffice.
Grâce à un accès contrôlé, des listes de tâches détaillées, ainsi que des approbations à l’aide de flux de travail et de notifications par e-mail fiables, les employés peuvent effectuer efficacement les tâches assignées et les personnes autorisées peuvent facilement approuver ou refuser l’approbation.
Avec la solution logicielle PaperOffice DMS, plus aucun document n’est perdu. Et où que vous soyez, vous pouvez accéder à des documents importants en quelques secondes.
Bien sûr, vous travaillez toujours avec le système de gestion de documents en conformité avec la loi et complètement à l’épreuve des audits.
Les reçus, relevés et documents similaires n’ont plus besoin d’être envoyés par la poste. Le courrier interne peut également être envoyé numériquement de cette manière. Cela permet d’économiser du papier, des coûts de stockage de données supplémentaires et des déplacements vers les archives. Les documents peuvent être fournis avec des mots-clés (éditeur, sujet, statut, date, etc.) et ensuite être trouvés plus facilement.
Gestion documentaire orientée processus
La gestion documentaire orientée processus garantit que ces documents restent à jour avec peu d’effort. PaperOffice vous assiste ici avec un module de tâche et de flux de travail complet.
De cette façon, certaines chaînes de processus peuvent être créées et les processus opérationnels existants peuvent être définis sur des documents électroniques et partiellement exécutés automatiquement.
Cela représente une optimisation des processus sans erreur, car la tâche peut non seulement être attribuée à des employés disposant de droits d’utilisateur et de périodes d’achèvement spécifiques, nécessiter une approbation numérique, mais également déclencher automatiquement d’autres actions, telles que des notifications par e-mail ou des changements d’état des documents.
De cette façon, tous les processus de document peuvent être mappés.
PaperOffice ne fait pas de distinction entre les types de documents, que vous ayez besoin d’aide pour gérer les contrats, les factures, les plaidoiries et la correspondance par e-mail: grâce au système de gestion de documents PaperOffice, vos processus précédents sont transformés en de l’industrie du recyclage et de l’élimination des déchets sont numérisés, ce qui les rend plus efficaces, transparents et beaucoup plus flexibles.
Parce que peu importe sous quelle forme les documents arrivent à l’entreprise, que ce soit sous forme de documents papier, de fichiers PDF, d’e-mails ou de photos, ils sont automatiquement archivés et stockés dans une base de données sécurisée.
Les contrats importants peuvent ainsi être reconnus et résiliés en temps utile ou renégociés. La publication de documents avec signature numérique et notification par e-mail au lieu d’un courrier papier lent, un e-mail non sécurisé contribue à la fidélité des clients.
La solution : un savoir-faire éprouvé
N’est-il pas logique d’utiliser un logiciel de gestion dans la pratique tout de suite ? qui non seulement répond à toutes les exigences, mais qui est également facile à apprendre et peu coûteux?
PaperOffice DMS est la solution complète éprouvée pour le travail numérique et, avec plus de 20 ans d’expérience sur le marché, l’un des premiers pionniers du DMS.
Gain de temps pour les choses importantes, économies de coûts en éliminant vos archives papier, amélioration de votre service grâce à la possibilité de fournir des informations rapidement et à l’épreuve des audits et de l’archivage numérique de votre volume de documents - ceci est garanti par PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS est le bon logiciel car il est livré avec tout ce dont les compagnies d’assurance et les agences ont besoin, tels que:
- Stockage de documents dans tous les formats numériques selon les principes du RGPD
- Fonctions permettant de soumettre et de soumettre à nouveau des documents en retard qui nécessitent une action
- Une fonction de stockage de données auto-apprenante avec balisage et moteur de recherche interne
- Affectation automatique des documents nouvellement ajoutés au dossier approprié
- Création simple d’une base de données et connexion à une base de données, y compris un masque personnalisable individuellement
- Création automatisée de modèles pour les processus et opérations répétitifs
Bien entendu, PaperOffice DMS permet la migration et l’intégration de données numériques existantes à partir de solutions logicielles existantes. Dans le même temps, PaperOffice DMS est l’interface entre analogique et numérique. Grâce à sa fonction de numérisation, le logiciel peut lire des documents analogiques, des plans et des photos dans le système et les numériser à l’aide de scanners, mais aussi d’enregistrements à partir de téléphones mobiles, où les textes sont convertis en écriture à l’aide de l’OCR et peuvent être modifiés dans les programmes Office. Les horodatages et le contrôle de version garantissent que le document numérique correspond à l’original analogique.
La sécurité des données est un sujet extrêmement important, en particulier dans les secteurs de l’assurance et des agences. C’est pourquoi PaperOffice DMS fonctionne avec un code de cryptage 1024 bits, mais pas seulement.
Toutes les données sont converties dans leur propre format indépendant du système d’exploitation. En conséquence, les pirates et les extorqueurs doivent d’abord déchiffrer le pare-feu du système d’exploitation, puis le cryptage et enfin le format étranger, ce qui ne s’est pas produit jusqu’à présent. PaperOffice DMS dispose d’un système de gestion des mots de passe très efficace de sorte qu’en fin de compte, l’être humain, qui doit être considéré comme le plus grand point faible de chaque ordinateur, ne peut causer aucun dommage.
Toutes les données numériques sont cryptées dans PaperOffice DMS avec 1024 bits et le format est converti. Il en résulte de tels obstacles pour les pirates et les espions qu’ils ont tous échoué avec PaperOffice DMS jusqu’à présent. Dans le même temps, un système hiérarchique de gestion des mots de passe empêche tout le monde d’avoir accès à tout.
Arguments importants pour inclure PaperOffice DMS dans la planification budgétaire. Enfin, PaperOffice DMS convainc également par le fait que la durabilité et la protection de l’environnement sont prises en compte. Tôt ou tard, la conversion complète des documents analogiques à la forme numérique aura lieu et l’institution publique, qui utilisera alors déjà PaperOffice DMS, sera bien préparée.
Le traitement numérique des factures est également avantageux pour de nombreuses compagnies et agences d’assurance. Les factures entrantes peuvent être automatisées grâce à PaperOffice DMS et sont transmises à l’employé responsable. Le processus de contrôle et de libération via la libération numérique peut également être géré rapidement et efficacement via le système.
En un seul clic de souris, les données, y compris l’emplacement d’archivage, peuvent être exportées vers votre conseiller fiscal ou vice versa.
Archivage sécurisé et conforme aux révisions : PaperOffice DMS répond techniquement aux exigences légales du GoBD, du GDPdU et du DSGVO
PaperOffice DMS permet la connexion d’autres logiciels, tels qu’un ERP, et bien sûr le transfert de documents depuis Microsoft Office via des interfaces appropriées. PaperOffice DMS accélère la communication.
Les délais et les rendez-vous sont surveillés et les actions sont automatiquement déclenchées en fonction du paramètre souhaité. Les processus de commande peuvent être automatisés et même les modifications prévues pour l’avenir peuvent être saisies de manière à entrer en vigueur au moment souhaité.
Grâce à ses fonctions étendues, PaperOffice DMS peut certainement être classé dans le segment supérieur de la gestion de contenu d’entreprise (ECM).
Un ECM inclut la gestion globale de tout le contenu d’une organisation avec une hiérarchie d’accès correspondante. PaperOffice DMS est capable d’enregistrer n’importe quel contenu sous forme numérique, de modifier son contenu et son format et de le rendre disponible.
PaperOffice DMS possède toutes les fonctions d’un ECM et ce dans un excellent rapport qualité-prix ainsi qu’une forme de fonctionnement intuitivement apprenante qui rend inutile une formation externe ou interne coûteuse. Au lieu de cela, des tutoriels vidéo gratuits sont disponibles pour s’habituer aux différents menus. PaperOffice DMS peut devenir le centre organisationnel de chaque entreprise et ce presque à la vitesse de la lumière.
Les entreprises du secteur de l’assurance bénéficient de la gestion numérique des documents
38% de toutes les entreprises interrogées n’ont tout simplement pas le temps de numériser leurs processus. Nous recommandons une procédure qui commence par le processus de base, la numérisation de documents analogiques en même temps qu’ils sont traités. De cette façon, le groupe de personnes qui travaillent avec le copieur tous les jours pourrait également être chargé, dans la mesure du possible, de scanner l’archive petit à petit.
Grâce à la reconnaissance automatique des documents aux caractéristiques cohérentes, PaperOffice DMS peut toujours affecter tous les documents numérisés à l’emplacement de stockage approprié dans la mémoire numérique. Il est logique de commencer à analyser l’archive avec les entrées les plus récentes afin de réduire davantage la taille de l’archive analogique à l’expiration des périodes de conservation. En outre, nous avons de nombreux guides sur la façon de réaliser un bureau sans papier grâce au scanner.
PaperOffice DMS est l’interface entre analogique et numérique. Grâce à sa fonction de numérisation, le logiciel peut lire des documents, des plans et des photos analogiques dans le système via votre scanner et les numériser, ce qui permet de convertir les textes en polices à l’aide de l’OCR, qui peuvent être modifiées dans les programmes Office. Les horodatages et le contrôle de version garantissent que le document numérique correspond à l’original analogique.
Optimisez votre temps de travail jusqu’à 7,5% par rapport au travail sur papier grâce à l’utilisation de PaperOffice DMS.
Gagnez du temps dans la recherche, l’acheminement et le partage de documents.
Avec les tampons numériques, les documents peuvent être complétés par des informations supplémentaires et même contrôler des flux de travail détaillés. À son tour, la fonction de tâche et de flux de travail garantit que les délais sont respectés et terminés.
Les mécanismes d’évaluation disponibles, contrôlés par l’IA intégrée dans PaperOffice DMS, permettent des évaluations et des enquêtes statistiques sur les flux de matières se produisant dans l’entreprise.
PaperOffice DMS, avec ses nombreux outils d’administration, est le logiciel idéal pour les agences d’assurance et les conseillers en investissement, qui permet un accès à la fois sécurisé et rapide à toutes les données nécessaires pour le meilleur conseil client possible. Dans le même temps, PaperOffice DMS peut être utilisé pour gérer toutes les questions qui se posent autrement dans les opérations commerciales.
Pour qu’il n’y ait pas seulement une variété dans la gestion des documents et la protection des données, PaperOffice DMS recommande l’utilisation d’un stockage réseau interne (NAS) avec fonction de sauvegarde, ce qui réduit au minimum la probabilité d’une perte totale et représente en même temps un cloud interne qui, contrairement aux clouds de fournisseurs externes, protège vraiment contre les accès indésirables par des organismes gouvernementaux ou non gouvernementaux.
