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Automatisation des processus d’affaires dans les collectivités et les municipalités


PaperOffice DMS pour les communautés et les municipalités permet une circulation fluide de l’information grâce à la numérisation et à l’automatisation des processus d’affaires.

Conseil professionnel

Les documents écrits, les contrats, les brouillons, les factures, les bons de livraison et bien plus encore sont remplacés par des documents électroniques grâce à la numérisation, optimisant ainsi au maximum tous les processus de travail.

L’IA intégrée permet aux processus métier d’être largement automatisés, accélérant ainsi vos processus et augmentant le succès et la satisfaction.

Numérisation dans les communautés et les municipalités

Les églises, les paroisses et les municipalités dépendent en grande partie de l’utilisation d’une gestion appropriée des données.

C’est ainsi que des documents importants s’accumulent quotidiennement dans les municipalités et les associations municipales :

Écrits, factures, brouillons, applications, recherches, avis d’experts et bien plus encore. Ceux-ci n’arrivent pas seulement par la poste, de nombreuses lettres arrivent également par e-mail.

Tous ces documents doivent être numérisés s’ils arrivent sous forme papier, nécessitent un classement structuré, l’affectation des tâches et des flux de travail, et doivent être immédiatement disponibles sur demande.

Il est très important que les délais importants soient respectés et que des mesures juridiques soient prises pour stocker les documents. PaperOffice DMS vous donne une structure claire dans vos documents et vous aide à faire face au flot d’informations.

Avec le système de gestion de documents numériques PaperOffice, les processus de travail au sein des églises, des paroisses et des municipalités doivent être simplifiés et le temps et les coûts économisés.

Avec un DMS commun, par exemple, le courrier numérisé peut être classé, les e-mails importants peuvent être enregistrés et les documents peuvent être archivés. De plus, différents utilisateurs peuvent accéder à ces documents et y travailler.

Group of people sit in a circle
PaperOffice DMS creates very clear advantages for communities, churches and municipalities

Si les documents sont disponibles sous forme numérisée, ils n’ont pas toujours besoin d’être envoyés par courriel ensemble en préparation des sessions du presbytère et d’autres réunions.

Comment passer à la dématérialisation?

PaperOffice élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux, conduit à des économies de coûts, telles que l’élimination des documents papier, et crée une vue d’ensemble claire des documents importants, tels que les reçus, les contrats, les bons de livraison ou d’autres lettres, en les gérant numériquement dans PaperOffice à l’avenir.

Capturer, traiter, partager, rechercher et suivre vos documents devient très facile avec l’utilisation de PaperOffice.

Grâce à un accès contrôlé, des listes de tâches détaillées, ainsi que des approbations à l’aide de flux de travail et de notifications par e-mail fiables, les employés peuvent effectuer efficacement les tâches assignées et les personnes autorisées peuvent facilement approuver ou refuser l’approbation.

Avec la solution logicielle PaperOffice DMS, plus aucun document n’est perdu. Et où que vous soyez, vous pouvez accéder à des documents importants en quelques secondes.

Bien sûr, vous travaillez toujours avec nos systèmes en conformité avec la loi et à l’épreuve des audits.

Les reçus, comptes et documents similaires n’ont plus besoin d’être envoyés par la poste entre les districts ecclésiastiques et les paroisses. Le courrier interne peut également être envoyé numériquement de cette manière. Cela permet d’économiser du papier, des coûts de stockage de données supplémentaires et des déplacements vers les archives. Les documents peuvent être fournis avec des mots-clés (éditeur, sujet, statut, date, etc.) et ensuite être trouvés plus facilement.

Gestion documentaire orientée processus

La gestion documentaire orientée processus garantit que ces documents restent à jour avec peu d’effort. PaperOffice vous assiste ici avec un module de tâche et de flux de travail complet.

De cette façon, certaines chaînes de processus peuvent être créées et les processus opérationnels existants peuvent être définis sur des documents électroniques et partiellement exécutés automatiquement.

Cela représente une optimisation des processus sans erreur, car la tâche peut non seulement être attribuée à des employés disposant de droits d’utilisateur et de périodes d’achèvement spécifiques, nécessiter une publication numérique, mais également déclencher automatiquement d’autres actions, telles que des notifications par e-mail ou des changements d’état des documents.

De cette façon, tous les processus de document peuvent être mappés.

PaperOffice ne fait pas de distinction entre les types de documents, que vous ayez besoin d’aide pour gérer les contrats, les factures, les briefs et la correspondance par e-mail : grâce au système de gestion de documents PaperOffice, vos processus précédents dans les entreprises ont été numérisés, ce qui les rend plus efficaces, transparents et beaucoup plus flexibles.

Parce que peu importe sous quelle forme les documents arrivent à l’entreprise, que ce soit sous forme de documents papier, de fichiers PDF, d’e-mails ou de photos, ils sont automatiquement archivés et stockés dans une base de données sécurisée.

Les contrats importants peuvent ainsi être reconnus et résiliés en temps utile ou renégociés. La publication de documents avec signature numérique et notification par e-mail au lieu d’un courrier papier lent, un e-mail non sécurisé contribue à la fidélité des clients.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

La solution : un savoir-faire éprouvé

N’est-il pas logique d’utiliser un logiciel de gestion dans la pratique tout de suite ? qui non seulement répond à toutes les exigences, mais qui est également facile à apprendre et peu coûteux?

PaperOffice DMS est la solution complète éprouvée pour le travail numérique et, avec plus de 20 ans d’expérience sur le marché, l’un des premiers pionniers du DMS.

Il n’y a pas que les structures religieuses ou sociales quand on parle d’églises et de communautés. Dans de nombreux domaines, ils sont « la » vie sociale elle-même. Cela inclut les personnes, souvent en travail bénévole, qui s’occupent d’autres personnes dans des circonstances difficiles, par exemple. Il y a aussi diverses tâches, qui sont divisées en tâches pastorales d’une part et en activités administratives d’autre part.

Il y a une grande tradition ecclésiastique en Allemagne, tout comme prendre soin de la communauté assure la cohésion des habitants des villages, mais aussi dans les villes. Surtout aujourd’hui, à une époque d’isolement et d’anonymat croissants, il existe des points de contact pour une grande variété de préoccupations dans les églises et les communautés. Bien sûr, le côté très pratique d’une église ne doit pas être oublié.

Bureau d’état civil, registre de la population, bureau des passeports, écoles, jardins d’enfants, transports publics, pompiers, zones de développement, bureau de construction routière, évacuation des eaux usées et fourniture d’eau douce et parfois aussi la fourniture d’énergie électrique.

Ce sont les tâches obligatoires. Mais il y a aussi du freestyle dans chaque communauté. Il s’agit, par exemple, de terrains de sport, d’aires de jeux pour enfants, de musées, de clubs pour personnes âgées et de centres de jeunesse. Les églises effectuent des baptêmes, accompagnent les gens dans leur dernier voyage et sont également le lieu du grand mariage en blanc, qui jouit à nouveau d’une grande popularité. Ce n’est de loin pas tout.

Hand presses a button on a scanner
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Dans de nombreuses communautés politiques et ecclésiastiques, les logiciels de gestion de documents tels que PaperOffice DMS peuvent fournir un soutien précieux dans l’accomplissement des tâches. Cela concerne les structures supérieures ainsi que les clubs, les autorités et les entreprises impliqués.

Tout d’abord, PaperOffice DMS est la solution pratique pour faire entrer les archives analogiques, qu’il s’agisse de l’association locale des pompiers ou des archives de l’église avec baptêmes, mariages et funérailles, dans l’ère numérique. PaperOffice DMS est structuré de manière à respecter toutes les directives du RGPD, le règlement général sur la protection des données.

PaperOffice DMS crée des avantages évidents pour les communautés, les églises et les municipalités

Grâce à son excellente technologie de base de données et à son fonctionnement facile à apprendre, PaperOffice DMS peut être utilisé partout où des données telles que des documents ou des photos ne sont pas seulement sur le point d’être enregistrées, mais aussi d’être organisées chronologiquement, par exemple, et d’être utilisées avec divers filtres afin de créer automatiquement des formulaires ou des statistiques.

Responsable de cela est l’intelligence artificielle (IA) intégrée dans PaperOffice DMS avec le joli nom PIA. Il crée une grande variété de modèles à partir de la base de données existante et les remplit avec des données de base préalablement définies. Il peut s’agir de cartes de membre, de lettres de félicitations pour un anniversaire marquant ou de masques de données pour les inventaires en cours ou à date clé dans les services publics municipaux.

Le logiciel OCR intégré dans PaperOffice DMS fait la distinction entre un logo et un texte normal. Les factures ou les reçus peuvent être trouvés rapidement à tout moment, par exemple lors de recherches, à l’aide d’une recherche OCR, garantissant ainsi la plus grande transparence et sécurité juridique possible.

L’archivage peut également être effectué de manière à ce que tous les documents ultérieurs d’un expéditeur soient reconnus et attribués automatiquement.

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

Arguments importants pour inclure PaperOffice DMS dans la planification budgétaire. Enfin, PaperOffice DMS convainc également par le fait que la durabilité et la protection de l’environnement sont prises en compte. Tôt ou tard, la conversion complète des documents analogiques à la forme numérique aura lieu et l’institution publique, qui utilisera alors déjà PaperOffice DMS, sera bien préparée.

Le traitement numérique des factures est également avantageux pour de nombreuses communautés et municipalités. Les factures entrantes peuvent être automatisées grâce à PaperOffice DMS et sont transmises à l’employé responsable. Le processus de contrôle et de libération via la libération numérique peut également être géré rapidement et efficacement via le système.

En un seul clic de souris, les données, y compris l’emplacement d’archivage, peuvent être exportées vers votre conseiller fiscal ou vice versa.

Archivage sécurisé et conforme aux révisions : PaperOffice DMS répond techniquement aux exigences légales du GoBD, du GDPdU et du DSGVO

PaperOffice DMS permet la connexion d’autres logiciels, tels qu’un ERP, et bien sûr le transfert de documents depuis Microsoft Office via des interfaces appropriées. PaperOffice DMS accélère la communication.

Les délais et les rendez-vous sont surveillés et les actions sont automatiquement déclenchées en fonction du paramètre souhaité. Les processus de commande peuvent être automatisés et même les modifications prévues pour l’avenir peuvent être saisies de manière à entrer en vigueur au moment souhaité.

Grâce à ses fonctions étendues, PaperOffice DMS peut certainement être classé dans le segment supérieur de la gestion de contenu d’entreprise (ECM).

Un ECM inclut la gestion globale de tout le contenu d’une organisation avec une hiérarchie d’accès correspondante. PaperOffice DMS est capable d’enregistrer n’importe quel contenu sous forme numérique, de modifier son contenu et son format et de le rendre disponible.

PaperOffice DMS possède toutes les fonctions d’un ECM et ce dans un excellent rapport qualité-prix ainsi qu’une forme de fonctionnement intuitivement apprenante qui rend inutile une formation externe ou interne coûteuse. Au lieu de cela, des tutoriels vidéo gratuits sont disponibles pour s’habituer aux différents menus. PaperOffice DMS peut ainsi devenir le pivot organisationnel dans toute entreprise dans le commerce et la production et ce presque à la vitesse de la lumière.

Les Églises, les communautés et les municipalités bénéficient de la gestion des documents numériques

Avec PaperOffice DMS, cependant, il y a beaucoup plus de possibilités pour les communautés. Par exemple, la gestion des stocks, y compris un inventaire permanent ou un inventaire de dates clés. La base de PaperOffice DMS sont des comptes d’utilisateurs liés dans le réseau. Le stockage des données de ces comptes d’utilisateurs est combiné dans la base de données centrale. Les documents peuvent être contrôlés via une IA avec différents algorithmes, qui peuvent être utilisés pour déclencher des processus automatisés.

Optimisez votre temps de travail jusqu’à 7,5% par rapport au travail sur papier grâce à l’utilisation de PaperOffice DMS.

Gagnez du temps dans la recherche, l’acheminement et le partage de documents.

Avec les tampons numériques, les documents peuvent être complétés par des informations supplémentaires et même contrôler des flux de travail détaillés. À son tour, la fonction de tâche et de flux de travail garantit que les délais sont respectés et terminés.

PaperOffice DMS est aussi adaptable qu’il y a de tâches dans les paroisses et les églises. Les projets peuvent être traités conjointement à partir de différents emplacements à l’aide de la fonction de flux de travail. Les documents en cours de traitement ne sont pas bloqués pour les autres, mais sont enregistrés dans la version respective avec un horodatage.

En fin de compte, la dernière version enregistrée, y compris toutes les modifications, est toujours disponible.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Numérisation dans les communautés, les églises et les municipalités":

Comment les employés peuvent-ils accéder à PaperOffice ?

En raison de l’architecture de programme décentralisée et moderne, PaperOffice peut être utilisé sur presque tous les appareils - des PC classiques aux smartphones / tablettes en passant par les téléviseurs.

Qu’advient-il des données si PaperOffice n’existe pas ?

Cela n’arrivera pas, mais pour vous rassurer: vous pouvez exporter vos données à tout moment, car PaperOffice est basé sur une structure de base de données ouverte, vous pouvez accéder à vos données à tout moment.

Sujet Protection des données : Où sont stockés tous les documents ?

PaperOffice stockera tous les documents en interne avec un cryptage de haut niveau, ce qui le rendra immunisé contre le vol de données, par exemple, et dépassera toutes les exigences du RGPD et du GOBD.
Évitez les erreurs : n’enregistrez JAMAIS les données dans un cloud tiers !

PaperOffice peut-il être adapté exactement aux spécifications ?

Oui, PaperOffice peut être adapté à 100% à l’utilisation prévue pour assurer une intégration transparente dans les processus et systèmes existants. Même l’interface du programme peut être entièrement conçue et librement adaptée.

Conclusion

PaperOffice DMS prend en charge les communautés, les églises et les municipalités et offre des interfaces appropriées à d’autres logiciels, des connexions API et peut être étendu à tout moment selon vos souhaits. Le logiciel est facile à apprendre et peut être facilement intégré dans la pratique quotidienne sans provoquer d’absences à des fins de formation.

PaperOffice DMS recommande d’utiliser un NAS (stockage de données pris en charge par le réseau) avec une fonction de sauvegarde afin que les données importantes ne soient ni perdues ni espionnées dans des clouds tiers.

En fin de compte, PaperOffice DMS impressionne par un très bon rapport qualité-prix et un immense savoir-faire grâce à plus de 20 ans d’expérience pratique.

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Le chemin vers la mairie numérique - numérisation de l’administration

« L’intégration et l’utilisation faciles de PaperOffice DMS ont fourni la solution globale dont cette industrie avait besoin : minimiser la consommation de papier, accélérer les processus de recherche, automatiser l’affectation aux commis et permettre le stockage des données liées aux processus. »

M. Carlos A. Garcia Responsable Marketing et Communications