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Automatisation des processus d’affaires dans les entreprises de soins auditifs


PaperOffice DMS pour les entreprises d’aides auditives permet le traitement efficace de tout type de document ainsi que le traitement rapide des demandes de renseignements et est la condition préalable à l’efficacité et au succès au sein de l’administration.

Conseil professionnel

Les documents écrits, les contrats, les brouillons, les recherches, les avis d’experts et bien plus encore sont remplacés par des documents électroniques grâce à la numérisation et optimisent ainsi au maximum tous les processus de travail.

Avec l’aide de la solution de gestion de documents, vous enregistrez et archivez toutes les informations sur une plate-forme centrale de manière à l’épreuve des audits.

Numérisation pour les entreprises de soins auditifs

En tant qu’entreprise de l’industrie des audioprothésistes, vous avez beaucoup de documents importants à gérer:

Factures, documentation, correspondance, offres, fiches de réparation, cartes santé et bien plus encore. Par conséquent, les audioprothésistes sont ceux qui bénéficient de manière significative de l’utilisation d’un logiciel de gestion de documents approprié.

C’est ainsi que les audioprothésistes accumulent quotidiennement des documents importants. Ceux-ci doivent tous être adaptés au bon client, à la bonne agence ou au bon fabricant d’appareils.

Tous ces documents doivent être numérisés s’ils arrivent sous forme papier, nécessitent un classement structuré, l’affectation des tâches et des flux de travail, et doivent être immédiatement disponibles sur demande.

De plus, chaque document est classé en fonction de son type et peut être attribué à des personnes et à des fabricants d’appareils, auxquels vous pouvez même accéder en déplacement, quel que soit l’appareil. Ainsi, vous avez toutes les informations et tous les documents sur toutes les aides auditives clairement en un seul endroit, à savoir votre base de données.

Elderly woman holding man with hearing aid hand to ear
Hearing aid companies benefit from digital document management

Il est très important que les délais importants soient respectés et que des mesures juridiques soient prises pour stocker les documents. PaperOffice DMS vous donne une structure claire dans vos documents et vous aide à faire face au flot d’informations.

Avec l’aide de la solution de gestion de documents, vous enregistrez et archivez toutes les informations sur une plate-forme centrale de manière à l’épreuve des audits.

PaperOffice élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux et crée une vue d’ensemble claire des documents importants tels que les factures, les contrats, les rapports de vente, les enquêtes, les évaluations, les baux ou d’autres lettres en les gérant numériquement dans PaperOffice à l’avenir.

Vous pouvez également bénéficier de tâches administratives numériques, de timbres numériques et de notes autocollantes et garder un œil sur tous les contrats de service, la correspondance officielle qui est soumise à nouveau ou attribuée aux employés par affectation de tâche.

La sécurité des révisions est garantie à tout moment.

Toutes les informations sont disponibles immédiatement

Avec PaperOffice DMS, les documents peuvent être numérisés dans de nombreuses entreprises d’acoustique d’aides auditives et archivés de manière centralisée de manière à ce qu’ils soient accessibles à partir de n’importe quel ordinateur sans avoir à aller aux archives ou à rechercher d’abord quel collègue traite actuellement des documents ou des dossiers.

PaperOffice DMS ne se contente pas de numériser des documents analogiques, le logiciel de gestion de documents enregistre chaque modification du document dans l’ordre chronologique. L’original n’est pas affecté. La fonction de flux de travail peut être utilisée, par exemple, pour affecter certaines activités pendant le travail de projet et chaque employé conserve une vue d’ensemble de l’état actuel.

Dans le même temps, des idées ou des suggestions peuvent être soumises sans avoir à convoquer de réunions à chaque fois. Les documents archivés peuvent être recherchés par mots-clés ou la date ou les numéros de référence et des modèles automatisés peuvent être créés par l’IA dans PaperOffice DMS.

C’est un nombre impressionnant. Rien qu’en Allemagne, environ 16 millions de personnes souffrent d’une perte auditive. Fait intéressant, la perte auditive est répartie de manière assez égale dans presque tous les groupes d’âge, de 30 à plus de 70 ans, et la perte auditive est un problème croissant. Au cours des 20 dernières années, le nombre de personnes malentendantes a augmenté d’environ 4%. Cependant, seulement environ la moitié des personnes touchées utilisent une aide auditive.

Toute personne qui en utilise un est généralement entrée en contact avec un métier peu connu, l’audioprothésiste, qui était encore audioprothésiste avant 2017. Un métier avec trois ans de formation et la possibilité de poursuivre la formation pour devenir un maître artisan et l’achèvement d’un diplôme en technologie auditive et audiologie. Les audioprothésistes s’occupent de la production d’appareils auditifs et de protections auditives sous forme d’otoplastiques, des appareils sur mesure. Le profil d’emploi d’un audioprothésiste est comparable à celui d’un prothésiste dentaire.

Pour les audioprothésistes, cela signifie garder à jour les données de leurs patients ou clients. En même temps, il s’agit de données très sensibles, car de nombreuses personnes malentendantes y voient une faille que leur environnement personnel ne devrait pas connaître. C’est pourquoi la protection des données est importante lors du stockage des données. Dans la plupart des cas, les nouveaux clients sont médiés par des audioprothésistes de médecins ORL qui ont diagnostiqué une perte auditive, c’est pourquoi la maintenance des données est également d’une grande importance ici et une archive bien pensée accélère finalement le processus de travail.

Les logiciels de gestion de documents tels que PaperOffice DMS sont les mieux adaptés à ces tâches. Parce que c’est un logiciel de gestion de documents qui peut faire beaucoup plus que simplement gérer des documents.

PaperOffice ne fait pas de distinction entre les types de documents, que vous ayez besoin d’aide pour gérer les contrats, les plaidoiries et la correspondance par e-mail: grâce au système de gestion de documents PaperOffice, vos processus précédents dans l’entreprise sont numérisés, ce qui les rend plus efficaces, transparents et beaucoup plus flexibles.

Parce que peu importe sous quelle forme les documents arrivent à l’entreprise, que ce soit sous forme de documents papier, de fichiers PDF, d’e-mails ou de photos, ils sont automatiquement archivés et stockés dans une base de données sécurisée.

Les contrats importants peuvent ainsi être reconnus et résiliés en temps utile ou renégociés. La publication de documents avec signature numérique et notification par e-mail au lieu d’un courrier papier lent, un e-mail non sécurisé contribue à la fidélité des clients.

Doctor looking at the hearing aid user manual on the monitor
PaperOffice DMS is the right software because it has everything the hearing care industry needs

PaperOffice archive tous les documents générés dans votre entreprise de soins auditifs et toutes les informations pertinentes conformément à la loi et de manière à l’épreuve des audits

Tout d’abord, Paperoffice DMS peut être utilisé pour convertir une archive analogique, peut-être le système de fichiers suspendu traditionnel, en une archive numérique. Il s’agit d’une étape importante qui non seulement accélère l’administration dans l’entreprise, mais améliore également la transmission des données du médecin ORL et vice versa. Par exemple, les données envoyées par e-mail peuvent être lues directement et automatiquement transférées dans le fichier client électronique.

Dans PaperOffice DMS, les données sensibles des patients sont cryptées et protégées par mot de passe, ce qui permet de définir qui est autorisé à voir combien de données dans l’entreprise.

L’appel du bon dossier se fait également très rapidement dans PaperOffice DMS, le moteur de recherche interne enregistrant divers paramètres inclus dans la recherche. Si le numéro de client ou même le nom n’est plus connu ou existe plus d’une fois, certains mots-clés peuvent limiter la recherche au résultat approprié.

Grâce à l’IA intégrée, des règles automatiques sont déclenchées. Cette IA trie automatiquement les documents dans des dossiers tels que « Facture » et « Contrat », stocke les mots-clés correspondants et déclenche le flux de travail numérique stocké pour le type de document respectif.

PaperOffice répond aux normes de sécurité les plus élevées telles que la gestion des autorisations ou l’octroi d’autorisations d’accès. L’utilisateur définit les différentes étapes de travail exactement comme elles le feraient, par exemple « l’enregistrement », la « vérification », la « libération » et la « réservation » des factures.

La responsabilité peut non seulement être attribuée à des personnes individuelles, mais aussi à des groupes d’utilisateurs tels que « Comptabilité » ou « Production », de sorte qu’un collègue peut intervenir immédiatement en cas d’absence d’un employé.

La technologie OCR reconnaît non seulement le contenu du document, mais également tous les champs de données fiscalement pertinents tels que le numéro de document, la date, le net, la taxe et le montant brut. Les données importées sont disponibles pour contrôler les évaluations, les opérations de paiement et la comptabilité financière. Cela permet d’économiser un travail de saisie fastidieux et de réduire les erreurs de publication.

Arguments importants pour inclure PaperOffice DMS dans la planification budgétaire. Enfin, PaperOffice DMS convainc également par le fait que la durabilité et la protection de l’environnement sont prises en compte. Tôt ou tard, la conversion complète des documents analogiques à la forme numérique aura lieu et l’institution publique, qui utilisera alors déjà PaperOffice DMS, sera bien préparée.

Bien entendu, PaperOffice DMS permet la migration et l’intégration de données numériques existantes à partir de solutions logicielles existantes. Dans le même temps, PaperOffice DMS est l’interface entre analogique et numérique. Grâce à sa fonction de numérisation, le logiciel peut lire des documents analogiques, des plans et des photos dans le système et les numériser à l’aide de scanners, mais aussi d’enregistrements à partir de téléphones mobiles, où les textes sont convertis en écriture à l’aide de l’OCR et peuvent être modifiés dans les programmes Office. Les horodatages et le contrôle de version garantissent que le document numérique correspond à l’original analogique.

En un seul clic de souris, les données, y compris l’emplacement d’archivage, peuvent être exportées vers votre client, votre conseiller fiscal ou vice versa.

Doctor holds a hearing aid
PaperOffice archives all documents generated in your hearing aid company and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner

La solution : un savoir-faire éprouvé

N’est-il pas logique d’utiliser un logiciel de gestion dans la pratique tout de suite ? qui non seulement répond à toutes les exigences, mais qui est également facile à apprendre et peu coûteux?

PaperOffice DMS est la solution complète éprouvée pour le travail numérique et, avec plus de 20 ans d’expérience sur le marché, l’un des premiers pionniers du DMS.

Le traitement numérique est une base essentielle pour assurer la haute qualité de service des services municipaux à l’avenir

Le fait que l’acoustique des aides auditives ne soit pas sur toutes les lèvres et certainement pas sur toutes les oreilles est dû au fait qu’il n’y a que 6 600 entreprises de ce type en Allemagne. Cela représente un peu plus de 1% de toutes les entreprises artisanales en Allemagne.

Néanmoins, leur clientèle comprend environ 8 millions de personnes, c’est pourquoi le dossier client moyen d’un audioprothésiste comprend plus de 1200 personnes. De nombreuses données différentes doivent être enregistrées pour chaque client, car l’audition est une question très complexe et les dommages n’affectent pas seulement l’oreille ou les oreilles. Quiconque a déjà eu un conduit auditif obstrué par du cérumen peut avoir une idée approximative de ce que signifie être malentendant. Les conséquences peuvent être :

  • Épuisement
  • Mal de tête
  • Stress
  • Dépression
  • Vertiges
  • Troubles du sommeil

Afin de remédier à cela, les données audiométriques sont enregistrées à partir du patient et sur cette base, l’aide auditive individuelle est fabriquée. La surdité est sujette à changement. Le degré de perte auditive augmente généralement avec l’âge, ce qui rend nécessaire l’adaptation de l’aide auditive aux nouvelles conditions. L’oreille elle-même est également sujette à des changements anatomiques au cours d’une vie en raison de la relaxation du tissu conjonctif.

Les entreprises d’acoustique auditive doivent traiter les documents dans toutes les transactions commerciales. Le développement constant des modèles d’affaires crée constamment de nouveaux défis. Ce dont ils ont besoin, c’est d’un bon système de gestion des documents.

PaperOffice DMS est le bon logiciel car il est livré avec tout ce dont l’industrie des soins auditifs a besoin, tels que:

  • Stockage de documents dans tous les formats numériques selon les principes du RGPD
  • Fonctions permettant de soumettre et de soumettre à nouveau des documents en retard qui nécessitent une action
  • Une fonction de stockage de données auto-apprenante avec balisage et moteur de recherche interne
  • Affectation automatique des documents nouvellement ajoutés au dossier approprié
  • Création simple d’une base de données et connexion à une base de données, y compris un masque personnalisable individuellement
  • Création automatisée de modèles pour les processus et opérations répétitifs

Archivage sécurisé et conforme aux révisions : PaperOffice DMS répond techniquement aux exigences légales du GoBD, du GDPdU et du DSGVO

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

Les fonctions de flux de travail étendues de PaperOffice sont très intéressantes pour les entreprises d’aides auditives. Le contenu des réunions de projet est enregistré et peut être complété par les participants à tout moment, le tout à l’écran et à partir de différents endroits. L’archivage à l’épreuve des audits est garanti à tout moment, ainsi que l’optimisation des processus organisationnels.

PaperOffice prend en charge cela avec un module de tâche et de flux de travail complet.

Les entreprises d’acoustique auditive bénéficient de la gestion numérique des documents

Le système de gestion de documents permet la création séparée de bases de données pour chaque zone individuelle et peut créer des liens en même temps. Les documents analogiques, tels que les factures soumises, sont numérisés avec PaperOffice DMS et enregistrés à la fois sous forme de photo et de texte converti à l’aide d’un logiciel OCR. Toutes les données existantes peuvent être affichées clairement et sans ambiguïté, c’est pourquoi aucun fichier ne doit être transporté pour les rendez-vous externes. La gestion de base de données contrôlée par l’IA crée des modèles à partir de données de base ou de listes statistiquement utilisables selon les besoins.

Dans le même temps, la protection des données nécessaire est maintenue grâce à la gestion hiérarchique des mots de passe et au cryptage 1024 bits.

Optimisez votre temps de travail jusqu’à 7,5% par rapport au travail sur papier grâce à l’utilisation de PaperOffice DMS.

Gagnez du temps dans la recherche, l’acheminement et le partage de documents.

Avec les tampons numériques, les documents peuvent être complétés par des informations supplémentaires et même contrôler des flux de travail détaillés. À son tour, la fonction de tâche et de flux de travail garantit que les délais sont respectés et terminés.

PaperOffice DMS est non seulement étendu dans ses fonctions, mais aussi facile à apprendre, guidé par des tutoriels vidéo, mais aussi par des conseils individuels et des formations si vous le souhaitez. Tout cela à un très bon rapport qualité-prix.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Numérisation pour les entreprises d’aides auditives":

Comment les employés peuvent-ils accéder à PaperOffice ?

En raison de l’architecture de programme décentralisée et moderne, PaperOffice peut être utilisé sur presque tous les appareils - des PC classiques aux smartphones / tablettes en passant par les téléviseurs.

Qu’advient-il des données si PaperOffice n’existe pas ?

Cela n’arrivera pas, mais pour vous rassurer: vous pouvez exporter vos données à tout moment, car PaperOffice est basé sur une structure de base de données ouverte, vous pouvez accéder à vos données à tout moment.

Sujet Protection des données : Où sont stockés tous les documents ?

PaperOffice stockera tous les documents en interne avec un cryptage de haut niveau, ce qui le rendra immunisé contre le vol de données, par exemple, et dépassera toutes les exigences du RGPD et du GOBD.
Évitez les erreurs : n’enregistrez JAMAIS les données dans un cloud tiers !

PaperOffice peut-il être adapté exactement aux spécifications ?

Oui, PaperOffice peut être adapté à 100% à l’utilisation prévue pour assurer une intégration transparente dans les processus et systèmes existants. Même l’interface du programme peut être entièrement conçue et librement adaptée.

Conclusion

PaperOffice DMS prend en charge les entreprises d’aides auditives et offre des interfaces appropriées à d’autres logiciels, connexions API et peut être étendu à tout moment selon vos souhaits. Le logiciel est facile à apprendre et peut être facilement intégré dans la pratique quotidienne sans provoquer d’absences à des fins de formation.

PaperOffice DMS recommande d’utiliser un NAS (stockage de données pris en charge par le réseau) avec une fonction de sauvegarde afin que les données importantes ne soient ni perdues ni espionnées dans des clouds tiers.

En fin de compte, PaperOffice DMS impressionne par un très bon rapport qualité-prix et un immense savoir-faire grâce à plus de 20 ans d’expérience pratique.

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Le chemin numérique du patriarcat avec PaperOffice DMS

« Nous sommes ravis après un an et demi de travail et pourtant nous n’avons pas encore pleinement exploité ce chef-d’œuvre fantastique. »

Pedro Silva
Assistant administratif du Patriarcat de Lisbonne