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Automatisation des processus d’affaires dans l’industrie de la restauration et de l’hôtellerie


PaperOffice DMS pour la gastronomie permet une circulation fluide de l’information entre les départements grâce à la numérisation et à l’automatisation des processus métier.

Conseil professionnel

Les documents écrits, les contrats, les brouillons, les reçus, les bons de livraison et bien plus encore sont remplacés par des documents électroniques grâce à la numérisation, optimisant ainsi au maximum tous les processus de travail.

L’IA intégrée permet aux processus métier d’être largement automatisés, accélérant ainsi vos processus et augmentant le succès et la satisfaction.

Numérisation dans l’industrie de la restauration et de l’hôtellerie

En tant qu’industrie de la restauration et de l’hôtellerie, vous avez beaucoup de documents importants à gérer:

Reçus de divertissement, factures, bons de livraison, contrats et bien plus encore. Par conséquent, les entreprises de restauration et d’hôtellerie sont celles qui bénéficient de manière significative de l’utilisation d’un logiciel de gestion de documents approprié.

Sans un système de gestion de documents approprié, il y a beaucoup d’efforts manuels.

Tous ces documents doivent être numérisés s’ils arrivent sous forme papier, nécessitent un classement structuré, l’affectation des tâches et des flux de travail, et doivent être immédiatement disponibles sur demande.

PaperOffice élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux, conduit à des économies de coûts, telles que l’élimination des documents papier, et crée une vue d’ensemble claire des documents importants, tels que les reçus, les contrats, les bons de livraison ou d’autres lettres, en les gérant numériquement dans PaperOffice à l’avenir.

La meilleure solution est d’utiliser un logiciel de gestion de documents bien pensé tel que PaperOffice DMS.

Vous pouvez également bénéficier de tâches administratives numériques et garder un œil sur tous les contrats de location et de service, la correspondance officielle, qui est soumise à nouveau ou attribuée aux employés par affectation de tâche.

Receptionist on the phone and looks at the monitor
PaperOffice DMS creates clear advantages in the catering industry

L’archivage numérique et à l’épreuve des audits des documents et des reçus conduit en fin de compte à la sécurité juridique conformément aux dispositions du GoBD.

Quelle dématérialisation dans l’industrie de la restauration et de l’hôtellerie?

PaperOffice élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux, conduit à des économies de coûts, telles que l’élimination des documents papier, et crée une vue d’ensemble claire des documents importants, tels que les reçus, les contrats, les bons de livraison ou d’autres lettres, en les gérant numériquement dans PaperOffice à l’avenir.

Capturer, traiter, partager, rechercher et suivre vos documents devient très facile avec l’utilisation de PaperOffice.

Grâce à un accès contrôlé, des listes de tâches détaillées, ainsi que des approbations à l’aide de flux de travail et de notifications par e-mail fiables, les employés peuvent effectuer efficacement les tâches assignées et les personnes autorisées peuvent facilement approuver ou refuser l’approbation.

Avec la solution logicielle PaperOffice DMS, plus aucun document n’est perdu. Et où que vous soyez, vous pouvez accéder à des documents importants en quelques secondes.

Bien sûr, vous travaillez toujours avec nos systèmes en conformité avec la loi et à l’épreuve des audits.

Gestion documentaire orientée processus

La gestion documentaire orientée processus garantit que ces documents restent à jour avec peu d’effort. PaperOffice vous assiste ici avec un module de tâche et de flux de travail complet.

De cette façon, certaines chaînes de processus peuvent être créées et les processus opérationnels existants peuvent être définis sur des documents électroniques et partiellement exécutés automatiquement.

Cela représente une optimisation des processus sans erreur, car la tâche peut non seulement être attribuée à des employés disposant de droits d’utilisateur et de périodes d’achèvement spécifiques, nécessiter une approbation numérique, mais également déclencher automatiquement d’autres actions, telles que des notifications par e-mail ou des changements d’état des documents.

De cette façon, tous les processus de document peuvent être mappés.

En plus de toute une gamme d’autres avantages, PaperOffice DMS est l’outil idéal pour contrôler divers documents.

Chaque document, de la facture d’un paquet de boissons du supermarché aux différentes réservations, exécutions de services et annulations - tout peut être enregistré dans le bon ordre chronologique et appelé selon les besoins.

Les logiciels de gestion de documents tels que PaperOffice DMS sont les mieux adaptés à ces tâches. Parce que c’est un logiciel de gestion de documents qui peut faire beaucoup plus que simplement gérer des documents.

PaperOffice ne fait pas de distinction entre les types de documents, que vous ayez besoin d’aide pour gérer les contrats, les plaidoiries et la correspondance par e-mail: grâce au système de gestion de documents PaperOffice, vos processus précédents dans l’entreprise sont numérisés, ce qui les rend plus efficaces, transparents et beaucoup plus flexibles.

Parce que peu importe sous quelle forme les documents arrivent à l’entreprise, que ce soit sous forme de documents papier, de fichiers PDF, d’e-mails ou de photos, ils sont automatiquement archivés et stockés dans une base de données sécurisée.

Les contrats importants peuvent ainsi être reconnus et résiliés en temps utile ou renégociés. La publication de documents avec signature numérique et notification par e-mail au lieu d’un courrier papier lent, un e-mail non sécurisé contribue à la fidélité des clients.

Cook writes something down
Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS

La solution : un savoir-faire éprouvé

N’est-il pas logique d’utiliser un logiciel de gestion dans la pratique tout de suite ? qui non seulement répond à toutes les exigences, mais qui est également facile à apprendre et peu coûteux?

PaperOffice DMS est la solution complète éprouvée pour le travail numérique et, avec plus de 20 ans d’expérience sur le marché, l’un des premiers pionniers du DMS.

Célébrer des fêtes, bien manger sans avoir à cuisiner soi-même, vivre quelque chose d’extraordinaire, rencontrer des amis, c’est dans le sang des gens.

Ce n’est pas pour rien que l’association de restauration DEHOGA a enregistré un total de près de 158 000 entreprises dans l’industrie de la restauration pour 2020, sans compter les hébergements pour la nuit tels que les hôtels ou les maisons d’hôtes. En Allemagne, par exemple, il y a une entreprise du secteur Gastro & Event pour 518 habitants.

Aucun autre commerce en Allemagne ne peut se vanter d’une densité aussi élevée.

Même si l’industrie de la restauration est très populaire en tant qu’entreprise, ce n’est en aucun cas facile, d’autant plus que le cadre juridique est associé à de plus en plus de réglementations, telles que l’obligation de fournir un reçu ou l’obligation d’utiliser une caisse enregistreuse. En règle générale, les entreprises familiales « développées » ont un peu plus de facilité, et l’Allemagne a une longue tradition à cet égard.

En termes de contenu, beaucoup de choses se sont passées en termes de gastronomie et d’événements dans le monde globalisé d’aujourd’hui, de l’époque au 21ème siècle. Tout comme il existe une variété d’offres gastronomiques différentes, des événements de toutes sortes sont organisés. En conséquence, l’effort organisationnel est énorme et nécessite une administration appropriée afin de garder une vue d’ensemble.

Il existe une grande variété de logiciels de gastronomie qui sont principalement utilisés pour réserver des commandes, créer des reçus et calculer correctement les taxes. Mais qu’en est-il de tout le reste? Il n’est pas rare que les organisateurs d’événements ou les restaurateurs trouvent la gestion des tiroirs avec une apparence plutôt chaotique.

L’une des raisons en est que le papier joue toujours un rôle majeur dans la gastronomie et la gestion d’événements. Les bons de livraison, les factures, les contrats, les offres et d’autres choses flottent littéralement dans la maison, tout simplement parce que dans l’industrie de la restauration, le contact personnel avec le restaurateur est plus important pour les fournisseurs et les représentants que dans toute autre industrie. Les bons de livraison et autres peuvent être apportés avec vous immédiatement. Mais quel est le moyen le plus simple de créer de l’ordre et de garder une vue d’ensemble? PaperOffice DMS est la réponse à cette question.

PaperOffice DMS crée des avantages évidents dans le secteur de la restauration

Grâce à PaperOffice DMS, l’intégration transparente du logiciel DMS dans l’infrastructure informatique existante de l’hôtellerie et de la restauration peut être réalisée sans aucun problème, ce qui signifie également l’optimisation des processus d’affaires.

Le logiciel de gestion de documents convertit les documents analogiques en données numériques, même avec un appareil photo de téléphone portable. Parce que la gestion des reçus d’accueil et des bons de livraison ne doit pas être sous-estimée dans cette industrie.

Grâce à l’utilisation de PaperOffice DMS et à la connexion scanner disponible en usine, les employés peuvent numériser les documents analogiques entrants sans trop d’effort. Cela garantit que tous les documents importants peuvent être trouvés à tout moment.

Hand presses a button on a scanner
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

En outre, les documents papier peuvent être enregistrés avec un smartphone ou une tablette et ceux-ci peuvent être envoyés directement à l’ordinateur portable avec le système d’exploitation Windows, par exemple grâce à la fonction de messagerie intégrée « Dropmail ». Ici, à son tour, PaperOffice DMS permet l’importation des images et les convertit en formats texte, bien sûr le format photo est conservé.

Le logiciel OCR intégré dans PaperOffice DMS fait la distinction entre un logo et un texte normal. Les bons de livraison d’entreprises partenaires ou les reçus d’accueil peuvent être trouvés rapidement à tout moment, par exemple lors de recherches, à l’aide d’une recherche OCR, garantissant ainsi la plus grande transparence et sécurité juridique possible.

L’archivage peut également être effectué de manière à ce que tous les documents ultérieurs d’un expéditeur soient reconnus et attribués automatiquement.

En outre, PaperOffice DMS offre aux restaurateurs et aux gestionnaires d’événements d’autres outils pratiques tels qu’une fonction de flux de travail, idéale pour contrôler lors d’événements, la création automatisée de modèles, tels que des menus, et des évaluations statistiques, telles que la fréquence des clients ou la consommation de boissons.< /p>

Hotel Lobby Restaurant
Companies from the catering and hotel industry benefit from digital document management

Arguments importants pour inclure PaperOffice DMS dans la planification budgétaire. Enfin, PaperOffice DMS convainc également par le fait que la durabilité et la protection de l’environnement sont prises en compte. Tôt ou tard, la conversion complète des documents analogiques à la forme numérique aura lieu et l’institution publique, qui utilisera alors déjà PaperOffice DMS, sera bien préparée.

Le traitement numérique des factures est également avantageux pour de nombreuses entreprises du secteur de la restauration et de l’hôtellerie. Les factures entrantes peuvent être automatisées grâce à PaperOffice DMS et sont transmises à l’employé responsable. Le processus de contrôle et de libération via la libération numérique peut également être géré rapidement et efficacement via le système.

En un seul clic de souris, les données, y compris l’emplacement d’archivage, peuvent être exportées vers votre client, votre conseiller fiscal ou vice versa.

Archivage sécurisé et conforme aux révisions : PaperOffice DMS répond techniquement aux exigences légales du GoBD, du GDPdU et du DSGVO

Negotiations for a contract
Digitization with PaperOffice brings immense advantages

PaperOffice DMS permet la connexion d’autres logiciels, tels qu’un ERP, et bien sûr le transfert de documents depuis Microsoft Office via des interfaces appropriées. PaperOffice DMS accélère la communication dans le commerce et la production avec les fournisseurs et les clients.

Les délais et les rendez-vous sont surveillés et les actions sont automatiquement déclenchées en fonction du paramètre souhaité. Les processus de commande peuvent être automatisés et même les modifications prévues pour l’avenir peuvent être saisies de manière à entrer en vigueur au moment souhaité.

Grâce à ses fonctions étendues, PaperOffice DMS peut certainement être classé dans le segment supérieur de la gestion de contenu d’entreprise (ECM).

Un ECM inclut la gestion globale de tout le contenu d’une organisation avec une hiérarchie d’accès correspondante. PaperOffice DMS est capable d’enregistrer n’importe quel contenu sous forme numérique, de modifier son contenu et son format et de le rendre disponible.

PaperOffice DMS possède toutes les fonctions d’un ECM et ce dans un excellent rapport qualité-prix ainsi qu’une forme de fonctionnement intuitivement apprenante qui rend inutile une formation externe ou interne coûteuse. Au lieu de cela, des tutoriels vidéo gratuits sont disponibles pour s’habituer aux différents menus. PaperOffice DMS peut ainsi devenir le pivot organisationnel dans toute entreprise dans le commerce et la production et ce presque à la vitesse de la lumière.

Les entreprises du secteur de la restauration et de l’hôtellerie bénéficient de la gestion numérique des documents

Avec PaperOffice DMS, cependant, il y a beaucoup plus de possibilités pour les restaurateurs. Par exemple, la gestion des stocks, y compris un inventaire permanent ou un inventaire de dates clés. La base de PaperOffice DMS sont des comptes d’utilisateurs liés dans le réseau. Le stockage des données de ces comptes d’utilisateurs est combiné dans la base de données centrale. Les documents peuvent être contrôlés via une IA avec différents algorithmes, qui peuvent être utilisés pour déclencher des processus automatisés.

Optimisez votre temps de travail jusqu’à 7,5% par rapport au travail sur papier grâce à l’utilisation de PaperOffice DMS.

Gagnez du temps dans la recherche, l’acheminement et le partage de documents.

Avec les tampons numériques, les documents peuvent être complétés par des informations supplémentaires et même contrôler des flux de travail détaillés. À son tour, la fonction de tâche et de flux de travail garantit que les délais sont respectés et terminés.

PaperOffice DMS dispose d’une navigation intelligente dans les menus qui est logiquement structurée et permet une utilisation intuitive dans de nombreux domaines. Des tutoriels vidéo disponibles gratuitement sur Internet fournissent une assistance supplémentaire et, bien sûr, des cours de formation peuvent également être organisés directement au siège de l’entreprise du client si vous le souhaitez.

En plus de documenter les différents types de phases, PaperOffice DMS convient également aux tâches logistiques d’approvisionnement en matériaux. Grâce aux possibilités de configuration de bases de données dans PaperOffice DMS, l’achat et la consommation de matériel peuvent être surveillés et des niveaux d’alerte peuvent être attribués. L’IA interne peut être utilisée pour créer des modèles qui réagissent automatiquement en cas de goulots d’étranglement ou de pénuries, par exemple si des commandes répétées sont passées, bien que la quantité existante devrait en fait être suffisante. La fonction de flux de travail peut être utilisée à cette fin, avec laquelle les employés responsables de l’entreprise peuvent comparer l’exécution de leurs tâches.

PaperOffice DMS dans l’industrie de la restauration et de l’hôtellerie, de sorte que le contact avec le client n’est pas négligé en raison de toute la paperasse.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Numérisation dans la gastronomie et l’hôtellerie":

Comment les employés peuvent-ils accéder à PaperOffice ?

En raison de l’architecture de programme décentralisée et moderne, PaperOffice peut être utilisé sur presque tous les appareils - des PC classiques aux smartphones / tablettes en passant par les téléviseurs.

Qu’advient-il des données si PaperOffice n’existe pas ?

Cela n’arrivera pas, mais pour vous rassurer: vous pouvez exporter vos données à tout moment, car PaperOffice est basé sur une structure de base de données ouverte, vous pouvez accéder à vos données à tout moment.

Sujet Protection des données : Où sont stockés tous les documents ?

PaperOffice stockera tous les documents en interne avec un cryptage de haut niveau, ce qui le rendra immunisé contre le vol de données, par exemple, et dépassera toutes les exigences du RGPD et du GOBD.
Évitez les erreurs : n’enregistrez JAMAIS les données dans un cloud tiers !

PaperOffice peut-il être adapté exactement aux spécifications ?

Oui, PaperOffice peut être adapté à 100% à l’utilisation prévue pour assurer une intégration transparente dans les processus et systèmes existants. Même l’interface du programme peut être entièrement conçue et librement adaptée.

Conclusion

PaperOffice DMS prend en charge l’industrie de la restauration et de l’hôtellerie et offre des interfaces appropriées à d’autres logiciels, des connexions API et peut être étendu à tout moment selon vos souhaits. Le logiciel est facile à apprendre et peut être facilement intégré dans la pratique quotidienne sans provoquer d’absences à des fins de formation.

PaperOffice DMS recommande d’utiliser un NAS (stockage de données pris en charge par le réseau) avec une fonction de sauvegarde afin que les données importantes ne soient ni perdues ni espionnées dans des clouds tiers.

En fin de compte, PaperOffice DMS impressionne par un très bon rapport qualité-prix et un immense savoir-faire grâce à plus de 20 ans d’expérience pratique.

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Comment IDC Construccion révolutionne la gestion des documents dans l'industrie de la construction avec PaperOffice DMS

Une étude de cas de l'industrie de la construction : Voici comment PaperOffice DMS a optimisé la gestion de projet chez IDC Construccion