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Automatisation des processus d’affaires dans la logistique et l’expédition


PaperOffice DMS pour la logistique et l’expédition de fret permet une circulation fluide des informations entre les départements grâce à la numérisation et à l’automatisation des processus métier.

Conseil professionnel

Les documents écrits, les contrats, les brouillons, les recherches, les bons de livraison et bien plus encore sont remplacés par des documents électroniques grâce à la numérisation et optimisent ainsi au maximum tous les processus de travail.

L’IA intégrée permet aux processus métier d’être largement automatisés, accélérant ainsi vos processus et augmentant le succès et la satisfaction.

Numérisation dans la logistique et l’expédition

Les chaînes d’approvisionnement mondiales de plus en plus croissantes posent de nouveaux défis à la logistique et à l’expédition de fret. La disponibilité indépendante du lieu et du temps de toutes les données et documents importants est d’une importance cruciale dans le secteur du transport et de la logistique, ce qui affecte non seulement le temps, mais aussi financièrement.

Factures, contrats, commandes, bons de livraison et bien plus encore - tous les documents doivent être immédiatement disponibles sur demande, quel que soit l’emplacement. Par conséquent, les entreprises de ces industries sont celles qui bénéficient de manière significative de l’utilisation d’un logiciel de gestion de documents approprié.

Un grand nombre de documents sont générés chaque jour dans l’industrie de la logistique. Une grande partie des documents tels que les bons de livraison et les documents d’expédition sont toujours créés sous forme papier - mais le traitement manuel de ces documents prend beaucoup de temps, ce qui entraîne des coûts inutiles et parfois mal fonctionné.

Afin de rendre rapidement accessibles les informations qu’ils contiennent et de les préparer aux processus automatisés ultérieurs, ces documents papier doivent être numérisés et leur contenu lu et mis à disposition.

Il est particulièrement important pour l’industrie de la logistique que les délais soient respectés et que des mesures légales soient prises pour stocker les documents. Afin de résoudre de nombreux problèmes administratifs existants dans l’industrie de la logistique et de l’expédition, le système de gestion des documents PaperOffice devrait être mis en œuvre.

Transportation and logistics of container cargo ships and cargo planes
PaperOffice archives all documents generated in logistics and forwarding and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner

Avec l’aide de la solution de gestion de documents, vous enregistrez et archivez toutes les informations sur une plate-forme centrale de manière à l’épreuve des audits.

Comment dématérialiser dans l’industrie de l’expédition et de la logistique?

PaperOffice élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux et crée une vue d’ensemble claire des documents importants tels que les contrats, les factures, les commandes, les bons de livraison en les gérant numériquement dans PaperOffice à l’avenir.

Capturer, traiter, partager, rechercher et suivre vos documents devient très facile avec l’utilisation de PaperOffice.

Grâce à un accès contrôlé, des listes de tâches détaillées, ainsi que des approbations à l’aide de flux de travail et de notifications par e-mail fiables, les employés peuvent effectuer efficacement les tâches assignées et les personnes autorisées peuvent facilement approuver ou refuser l’approbation.

Le système de gestion des documents devrait couvrir les fonctions importantes suivantes dans le secteur de l’expédition et de la logistique:

Compréhensibilité des relations importantes grâce aux dossiers numériques et aux dossiers de documents

Lors de la modification manuelle de documents, des relations importantes telles que des notes et des annotations peuvent rapidement être perdues. Il est donc presque impossible de saisir la connexion par la suite. Une fois que les relations peuvent être tracées, les processus en double sont déclenchés, ce qui prend du temps et coûte cher.

Grâce à la mise en œuvre de PaperOffice dans votre entreprise de logistique, les documents, les informations les concernant et les processus sont résumés logiquement. Les dossiers numériques contiennent des propriétés descriptives, ont une structure ou un contour interne prédéterminé et offrent la possibilité de définir des autorisations pour la protection des données. Les notes, annotations et tâches virtuelles garantissent que les informations importantes sur les processus ne sont plus perdues.

Dépôt automatisé

La numérisation manuelle des documents est un processus particulièrement long et sujet aux erreurs. Une fois que les sociétés de transport ont livré une pile de documents, le vrai travail commence: quel est le moyen le plus simple d’enregistrer et d’attribuer des documents sous forme papier?

Grâce à la fonction de scanner intégrée et à la reconnaissance des codes QR, les entreprises de transport et de logistique peuvent placer toute une pile de bons de livraison et d’autres documents dans le scanner - PaperOffice reconnaît le classement cible soit en fonction du contact reconnu, du modèle de document enseigné ou en stockant les informations sur les codes QR.

Man with tablet work logistic
Companies from all sectors benefit from digital document management

De cette façon, des lots entiers de documents peuvent être automatisés en une seule fois et traités progressivement avec un mode d’apprentissage intégré ou d’une autre manière, selon les souhaits, avec presque aucune ressource humaine.

Gestion documentaire orientée processus

La gestion documentaire orientée processus garantit que ces documents restent à jour avec peu d’effort. PaperOffice vous assiste ici avec un module de tâche et de flux de travail complet.

De cette façon, certaines chaînes de processus peuvent être créées et les processus opérationnels existants peuvent être définis sur des documents électroniques et partiellement exécutés automatiquement.

Cela représente une optimisation des processus sans erreur, car la tâche peut non seulement être attribuée à des employés disposant de droits d’utilisateur et de périodes d’achèvement spécifiques, nécessiter une approbation numérique, mais également déclencher automatiquement d’autres actions, telles que des notifications par e-mail ou des changements d’état des documents.

De cette façon, tous les processus de document peuvent être mappés.

Les logiciels de gestion de documents tels que PaperOffice DMS sont les mieux adaptés à ces tâches. Parce que c’est un logiciel de gestion de documents qui peut faire beaucoup plus que simplement gérer des documents.

PaperOffice ne fait pas de distinction entre les types de documents, que vous ayez besoin d’aide pour gérer les contrats, les plaidoiries et la correspondance par e-mail: grâce au système de gestion de documents PaperOffice, vos processus précédents dans l’entreprise sont numérisés, ce qui les rend plus efficaces, transparents et beaucoup plus flexibles.

Parce que peu importe sous quelle forme les documents arrivent à l’entreprise, que ce soit sous forme de documents papier, de fichiers PDF, d’e-mails ou de photos, ils sont automatiquement archivés et stockés dans une base de données sécurisée.

Les contrats importants peuvent ainsi être reconnus et résiliés en temps utile ou renégociés. La publication de documents avec signature numérique et notification par e-mail au lieu d’un courrier papier lent, un e-mail non sécurisé contribue à la fidélité des clients.

Le traitement numérique est une base essentielle pour assurer la haute qualité de service des services municipaux à l’avenir

PaperOffice répond aux normes de sécurité les plus élevées telles que la gestion des autorisations ou l’octroi d’autorisations d’accès. L’utilisateur définit les différentes étapes de travail exactement comme elles le feraient, par exemple « l’enregistrement », la « vérification », la « libération » et la « réservation » des factures.

La responsabilité peut non seulement être attribuée à des personnes individuelles, mais aussi à des groupes d’utilisateurs tels que « Comptabilité » ou « Production », de sorte qu’un collègue peut intervenir immédiatement en cas d’absence d’un employé.

La technologie OCR reconnaît non seulement le contenu du document, mais également tous les champs de données fiscalement pertinents tels que le numéro de document, la date, le net, la taxe et le montant brut. Les données importées sont disponibles pour contrôler les évaluations, les opérations de paiement et la comptabilité financière. Cela permet d’économiser un travail de saisie fastidieux et de réduire les erreurs de publication.

PaperOffice archive tous les documents générés dans le cadre de la logistique et de l’expédition et toutes les informations pertinentes conformément à la loi et de manière à l’épreuve des audits.

PaperOffice DMS, en liaison avec un NAS (Network Attached Storage), permet la construction d’un intranet très sécurisé pour la communication interne et la transmission de données. Cela crée une double sécurité contre les attaques de l’extérieur. D’abord le pare-feu du système d’exploitation et ensuite le cryptage de PaperOffice DMS. Dans le même temps, un cloud séparé est mis en place via le NAS, indépendamment des fournisseurs tiers.

La fonction de flux de travail étendue de PaperOffice DMS facilite grandement la communication interne. Le terme interne comprend également les succursales ou les sites étrangers. Dans le cas d’un travail lié au projet, par exemple, l’état actuel est toujours affiché et en même temps l’historique.

Bien sûr, un calendrier privé et lié à l’équipe est également inclus, dans lequel les échéances et les événements liés au temps sont saisis.

La reconnaissance de documents équipée d’une IA organise automatiquement tous les documents à enregistrer dans le bon dossier et crée à la fois un index de mots clés et un historique des modifications. Le moteur de recherche interne de PaperOffice DMS trouve chaque document en quelques fractions de seconde.

Notebook in the Spediton warehouse with PaperOffice DMS
Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

La solution : un savoir-faire éprouvé

N’est-il pas logique d’utiliser un logiciel de gestion dans la pratique tout de suite ? qui non seulement répond à toutes les exigences, mais qui est également facile à apprendre et peu coûteux?

PaperOffice DMS est la solution complète éprouvée pour le travail numérique et, avec plus de 20 ans d’expérience sur le marché, l’un des premiers pionniers du DMS.

Arguments importants pour inclure PaperOffice DMS dans la planification budgétaire. Enfin, PaperOffice DMS convainc également par le fait que la durabilité et la protection de l’environnement sont prises en compte. Tôt ou tard, la conversion complète des documents analogiques à la forme numérique aura lieu et l’institution publique, qui utilisera alors déjà PaperOffice DMS, sera bien préparée.

En un seul clic de souris, les données, y compris l’emplacement d’archivage, peuvent être exportées vers votre client, votre conseiller fiscal ou vice versa.

Bien entendu, PaperOffice DMS permet la migration et l’intégration de données numériques existantes à partir de solutions logicielles existantes. Dans le même temps, PaperOffice DMS est l’interface entre analogique et numérique. Grâce à sa fonction de numérisation, le logiciel peut lire des documents analogiques, des plans et des photos dans le système et les numériser à l’aide de scanners, mais aussi d’enregistrements à partir de téléphones mobiles, où les textes sont convertis en écriture à l’aide de l’OCR et peuvent être modifiés dans les programmes Office. Les horodatages et le contrôle de version garantissent que le document numérique correspond à l’original analogique.

Les entreprises de logistique et d’expédition de fret doivent traiter les documents pour toutes les transactions commerciales. Le développement constant des modèles d’affaires crée constamment de nouveaux défis. Ce dont ils ont besoin, c’est d’un bon système de gestion des documents.

PaperOffice DMS est le bon logiciel car il est livré avec tout ce dont vous avez besoin, par exemple:

  • Stockage de documents dans tous les formats numériques selon les principes du RGPD
  • Fonctions permettant de soumettre et de soumettre à nouveau des documents en retard qui nécessitent une action
  • Une fonction de stockage de données auto-apprenante avec balisage et moteur de recherche interne
  • Affectation automatique des documents nouvellement ajoutés au dossier approprié
  • Création simple d’une base de données et connexion à une base de données, y compris un masque personnalisable individuellement
  • Création automatisée de modèles pour les processus et opérations répétitifs

Archivage sécurisé et conforme aux révisions : PaperOffice DMS répond techniquement aux exigences légales du GoBD, du GDPdU et du DSGVO

Man balances delivery forwarding agency
Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS

PaperOffice DMS permet la connexion d’autres logiciels, tels qu’un ERP, et bien sûr le transfert de documents depuis Microsoft Office via des interfaces appropriées. PaperOffice DMS accélère la communication dans le commerce et la production avec les fournisseurs et les clients.

Les délais et les rendez-vous sont surveillés et les actions sont automatiquement déclenchées en fonction du paramètre souhaité. Les processus de commande peuvent être automatisés et même les modifications prévues pour l’avenir peuvent être saisies de manière à entrer en vigueur au moment souhaité.

Grâce à ses fonctions étendues, PaperOffice DMS peut certainement être classé dans le segment supérieur de la gestion de contenu d’entreprise (ECM).

Un ECM inclut la gestion globale de tout le contenu d’une organisation avec une hiérarchie d’accès correspondante. PaperOffice DMS est capable d’enregistrer n’importe quel contenu sous forme numérique, de modifier son contenu et son format et de le rendre disponible.

PaperOffice DMS possède toutes les fonctions d’un ECM et ce dans un excellent rapport qualité-prix ainsi qu’une forme de fonctionnement intuitivement apprenante qui rend inutile une formation externe ou interne coûteuse. Au lieu de cela, des tutoriels vidéo gratuits sont disponibles pour s’habituer aux différents menus. PaperOffice DMS peut ainsi devenir le pivot organisationnel dans toute entreprise dans le commerce et la production et ce presque à la vitesse de la lumière.

Les entreprises de logistique et d’expédition bénéficient de la gestion numérique des documents

Avec PaperOffice DMS, cependant, il y a beaucoup plus de possibilités pour les entreprises de logistique, ainsi que pour les entreprises ayant une logistique ou un entreposage affilié. Par exemple, la gestion des stocks, y compris un inventaire permanent ou un inventaire de dates clés. La base de PaperOffice DMS sont des comptes d’utilisateurs liés dans le réseau. Le stockage des données de ces comptes d’utilisateurs est combiné dans la base de données centrale. Les documents peuvent être contrôlés via une IA avec différents algorithmes, qui peuvent être utilisés pour déclencher des processus automatisés.

Optimisez votre temps de travail jusqu’à 7,5% par rapport au travail sur papier grâce à l’utilisation de PaperOffice DMS.

Gagnez du temps dans la recherche, l’acheminement et le partage de documents.

Avec les tampons numériques, les documents peuvent être complétés par des informations supplémentaires et même contrôler des flux de travail détaillés. À son tour, la fonction de tâche et de flux de travail garantit que les délais sont respectés et terminés.

Découvrez comment vous pouvez connecter le flux d’informations entre la production et l’administration en numérisant et en automatisant les documents et les processus métier.

PaperOffice DMS peut devenir la source de diverses données qui jouent un rôle particulier dans le fret. Par exemple, les spécifications pour le fret aérien ou le transport maritime. En fin de compte, des interfaces intégrées en conséquence permettent la connexion à d’autres solutions logicielles logistiques, conditionnellement également à « ATLAS », le système automatisé de tarifs et de dédouanement local.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Numérisation dans la logistique et l’expédition":

Comment les employés peuvent-ils accéder à PaperOffice ?

En raison de l’architecture de programme décentralisée et moderne, PaperOffice peut être utilisé sur presque tous les appareils - des PC classiques aux smartphones / tablettes en passant par les téléviseurs.

Qu’advient-il des données si PaperOffice n’existe pas ?

Cela n’arrivera pas, mais pour vous rassurer: vous pouvez exporter vos données à tout moment, car PaperOffice est basé sur une structure de base de données ouverte, vous pouvez accéder à vos données à tout moment.

Sujet Protection des données : Où sont stockés tous les documents ?

PaperOffice stockera tous les documents en interne avec un cryptage de haut niveau, ce qui le rendra immunisé contre le vol de données, par exemple, et dépassera toutes les exigences du RGPD et du GOBD.
Évitez les erreurs : n’enregistrez JAMAIS les données dans un cloud tiers !

PaperOffice peut-il être adapté exactement aux spécifications ?

Oui, PaperOffice peut être adapté à 100% à l’utilisation prévue pour assurer une intégration transparente dans les processus et systèmes existants. Même l’interface du programme peut être entièrement conçue et librement adaptée.

Conclusion

PaperOffice DMS prend en charge l’industrie de la logistique et de l’expédition et offre des interfaces appropriées à d’autres logiciels, des connexions API et peut être étendu à tout moment selon vos souhaits. Le logiciel est facile à apprendre et peut être facilement intégré dans la pratique quotidienne sans provoquer d’absences à des fins de formation.

PaperOffice DMS recommande d’utiliser un NAS (stockage de données pris en charge par le réseau) avec une fonction de sauvegarde afin que les données importantes ne soient ni perdues ni espionnées dans des clouds tiers.

En fin de compte, PaperOffice DMS impressionne par un très bon rapport qualité-prix et un immense savoir-faire grâce à plus de 20 ans d’expérience pratique.

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Service de gestion successorale efficace avec PaperOffice: Intégration réussie et protection contre les attaques de ransomware.