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Comptabilité, Administration, Gestion
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M. Alejandro Campos, informaticien et chef de projet à la gestion immobilière El Guijo
Conseil professionnel
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En tant que communauté de gestion immobilière, El Guijo a beaucoup de documents importants à gérer: contrats de location, factures de services publics, fichiers de construction, inscriptions de tournois, documents commerciaux, notifications et bien plus encore.
Malheureusement, la gestion immobilière n’a jusqu’à présent pas bénéficié de manière significative de l’utilisation d’un logiciel de gestion de documents approprié, car aucune solution appropriée n’a été trouvée jusqu’à présent, bien que les gestionnaires immobiliers soient ceux qui bénéficient de manière significative de l’utilisation d’un logiciel de gestion de documents approprié.
Afin de résoudre de nombreux problèmes administratifs existants dans la gestion immobilière, il a été décidé de mettre en place un système de gestion des documents.
L’objectif d’El Guijo était de numériser les documents papier existants, d’optimiser les processus et de contrôler le flux de travail sur tous les documents entrants et sortants, d’automatiser une grande partie des processus en arrière-plan et d’optimiser ainsi le processus de gestion immobilière.
Le gestionnaire immobilier devait collecter quotidiennement des documents importants. Ceux-ci devaient tous être attribués à la bonne propriété résidentielle, propriétaire, locataire, propriétaire. Mais le travail quotidien dans la communauté était également caractérisé par des inefficacités:
rappelle M. Alejandro Campos, le spécialiste informatique de la communauté El Guijo.
Ainsi, la moyenne globale des voisins dépasse parfois 2500 habitants, avec des pics plus fréquents en été et en période de vacances. En conséquence, six employés en tant que consultants et un gestionnaire permanent au bureau ainsi que du personnel de jardinage et administratif externalisé n’ont pas pu faire face à la surcharge d’informations.
Avant la mise en œuvre d’un système de gestion de documents, l’ensemble du système était basé sur le papier. Les documents soumis par les propriétaires, les registres et les preuves des travaux d’entretien, les plaintes ont été remis à l’administration puis stockés en masse dans des dossiers.
Au cours de la numérisation, les gestionnaires immobiliers comme El Guijo se voient tous les jours avec d’innombrables demandes de location, plaintes et autres préoccupations maintenant également par e-mail confronté. Cependant, ce flot d’e-mails peut difficilement être traité manuellement.
Les conséquences ont été des délais de traitement longs et des inefficacités dans le traitement, la récupération et l’expédition de la documentation nécessaire. En conséquence, la communauté est allée à la recherche de la gestion de documents numériques.
Alejandro Campos, informaticien, travailleur indépendant pour la communauté El Guijo cherchait une solution à cela et à tous les problèmes de gestion immobilière. Il était également envisagé de numériser toutes les tâches administratives de la municipalité, qui étaient auparavant largement analogues.
Les critères de sélection les plus importants étaient la fiabilité, la disponibilité et la sécurité, car les documents gérés impliquaient des contenus confidentiels, tels que des documents personnels, ainsi que des factures, qui devaient être protégés contre les accès non autorisés par des autorisations d’accès et des niveaux de libération.
Étant donné que PaperOffice DMS n’est pas une application cloud et stocke toutes les données dans une base de données centrale, qui se trouve maintenant sur un serveur dédié, il a finalement été décidé de tester le scénario requis avec un test.
PaperOffice dépasse toutes les normes de documents et les directives légales, en particulier en raison du stockage de documents hautement crypté directement sur le serveur dédié et non dans un cloud.
La nécessité d’utiliser un système de gestion de documents doté d’un contrôle de version conforme et d’un contrôle de version à l’épreuve des audits est plus claire que jamais.
En particulier, pour assurer la fiabilité et simuler des problèmes réels, le support PaperOffice a été contacté à plusieurs reprises pour évaluer si les délais étaient respectés et quelle était la qualité du support. Ici, PaperOffice est en avance sur tous les autres fabricants.
Avec la solution innovante de gestion de documents de PaperOffice, la municipalité d’El Guijo a décidé d’automatiser la plupart des tâches quotidiennes et de la documentation.
Il a donc été décidé de numériser les documents qui existaient déjà sous forme papier et de les archiver numériquement dans PaperOffice. Une fois que ceux-ci sont disponibles sous forme numérique, d’autres processus administratifs au sein du réseau communautaire peuvent également être résolus numériquement.
L’optimisation du processus a été lancée. Désormais, les documents seront conçus numériquement en évitant autant que possible le papier. Réunions, procès-verbaux, courrier entrant, factures sortantes et notes créées directement dans PaperOffice. Les tâches et les flux de travail sont mis en œuvre numériquement.
Avec le système de gestion des documents, toutes les preuves importantes peuvent être facilement soumises - et bien sûr conformes au RGPD. Une longue attente et le chemin vers le bureau de poste ont été éliminés.
La conversion s’est très bien déroulée de la première présentation du logiciel par PaperOffice à l’exploitation en cours:
Pendant ce temps, tous les contrats de location numérisés, la correspondance, les journaux, les plans, les documents d’assurance, etc. sont stockés dans PaperOffice. C’est une grande valeur ajoutée pour nos propriétaires et locataires, déclare M. Campos de l’administration El Guijo. C’est l’une des raisons pour lesquelles M. Campos en est certain :
Grâce à l’introduction de la numérisation de PaperOffice DMS, la communauté El Guijo a déjà pu :
Chacun avec ses spécifications et spécificités, qui comprennent en général le contrôle et la vérification des opérations administratives, l’élimination du papier, l’indexation de tous les types de documents liés aux commandes internes, l’automatisation et la méthodologie, la sécurité (GoBD, GDPR et protection des données), l’optimisation et le suivi des processus, facilitant l’envoi de fichiers aux utilisateurs (propriétaires dans ce cas) et, bien sûr, économiser de l’espace dans les bureaux administratifs.
Cette entente de collaboration a été conclue en raison de la grande quantité de dossiers et d’enregistrements détenus par la communauté et pour s’assurer qu’une méthode d’organisation de tous les documents est établie pour tous les résidents et administrateurs de la communauté.
PaperOffice a créé une solution aux problèmes actuels de la communauté en éliminant le volume de données, en rationalisant les obstacles administratifs et en veillant à ce que seuls les employés autorisés aient accès à PaperOffice pour empêcher la modification des documents ou même le détournement potentiel de fonds.
Grâce à l’intégration du système de gestion de documents PaperOffice, la communauté peut désormais trouver les documents et leurs informations détaillées en quelques secondes et effectuer d’autres tâches et flux de travail.
De plus, l’administration peut réagir plus rapidement et de manière plus ciblée aux demandes de renseignements, aux lettres et aux commentaires des résidents: cela facilite grandement le travail quotidien.
El Guijo est une urbanisation / communauté située dans le nord-ouest de la municipalité de Galapagar à côté de la route M-510, à seulement 40 minutes en voiture du centre de Madrid via l’A-6.
Un endroit privilégié dans la Sierra de Guadarrama, situé dans un lien de population près de Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial et Galapagar lui-même, ainsi que près du réservoir de Valmayor et de la frontière avec la Communauté autonome de Castille-et-León.
La construction de l’urbanisation a commencé dans les années 1970 et a été fondée en 1977 par la loi en tant que communauté de quartier. Il a une superficie de près de 140 000 mètres carrés avec un total de 1 104 parcelles entre chalets, appartements, bâtiments communautaires (plusieurs terrains de sport, trois piscines, club social et bureaux administratifs) et trois parcs pour enfants: environ la moitié du pays est des zones paysagées avec une grande diversité naturelle.
La moyenne globale dépasse 2 500 unités, avec des pics plus fréquents pendant les périodes d’été et de vacances. En outre, l’urbanisation compte six gardiens, un employé administratif et trois employés d’entretien (employés permanents) ainsi que du personnel de jardinage et administratif externalisé.
Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Communauté
Gestion immobilière
El Guijo":
Quels conseils donneriez-vous aux futurs utilisateurs de PaperOffice ?
Il n’est jamais trop tôt ou trop tard pour aborder le sujet de la numérisation.
Le plus important est de se faire une idée du logiciel mais aussi de l’entreprise elle-même. Il était important que nous ne nous sentions pas obligés d’acheter le logiciel ou de nous inscrire à des packages de service et de support.
Avant même d’acquérir PaperOffice DMS, nous avons parlé à tous les départements de l’entreprise et nous ne nous sommes jamais sentis maltraités. Au contraire : PaperOffice dispose d’une équipe sympathique, courtoise et compétente.
Pour nous, en tant qu’église, il était très important que le logiciel soit facile à comprendre mais complet.
À qui recommanderiez-vous PaperOffice ?
Nous recommanderons PaperOffice à toutes les autres communautés et entreprises qui souhaitent numériser et automatiser.
Qu’est-ce qui vous plaît particulièrement dans PaperOffice ?
Nous sommes très satisfaits de tout.
PaperOffice est un système de gestion de documents léger mais puissant.
Les fonctions qui semblent dénuées de sens au premier abord, telles que la lecture automatique du contenu du document, s’avèrent être les fonctions les plus importantes que vous ne voulez plus manquer sur une plus longue période de temps.
