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Automatisation des processus d’affaires dans la gestion immobilière et la gestion immobilière


PaperOffice DMS pour la gestion immobilière et les gestionnaires immobiliers permet le traitement efficace de l’archivage électronique des dossiers des locataires et des propriétés et le traitement rapide des demandes de renseignements et est la condition préalable à l’efficacité et au succès de votre entreprise.

Conseil professionnel

Les documents importants sous forme papier existante, tels que les contrats de location, les factures de services publics, les dossiers de construction, les événements, les documents commerciaux, les avis sont remplacés par des documents électroniques grâce à la numérisation et optimisent ainsi au maximum tous les processus de travail.

Les informations sur tous les bâtiments, partenaires commerciaux, locataires, etc. sont disponibles immédiatement sur demande grâce à PaperOffice DMS.

Numérisation dans la gestion immobilière et la gestion immobilière

Dans la gestion immobilière et la gestion immobilière, il existe un grand nombre de documents différents qui doivent être gérés:

Contrats de location, relevés de coûts accessoires, dossiers de construction, événements, documents commerciaux, notifications et bien plus encore. Par conséquent, les gestionnaires immobiliers et les sociétés immobilières sont ceux qui bénéficient de manière significative de l’utilisation d’un logiciel de gestion de documents approprié.

Des documents importants sont générés chaque jour par les gestionnaires immobiliers. Ceux-ci doivent tous être affectés à la propriété résidentielle, au locataire, au propriétaire et à la propriété appropriés.

Work table with house model, hard hat and computer
PaperOffice DMS enables easy recording of documents, their management and quick search and is ideal for property management

Tous ces documents doivent être numérisés s’ils arrivent sous forme papier, nécessitent un classement structuré, l’affectation des tâches et des flux de travail, et doivent être immédiatement disponibles sur demande.

De plus, chaque document est classé en fonction de son type et peut être attribué à des personnes et des objets, auxquels vous pouvez même accéder en déplacement, quel que soit l’appareil. Vous avez toutes les informations et tous les documents sur tous les bâtiments, partenaires commerciaux, locataires, etc. clairement en un seul endroit, à savoir votre base de données.

Il est très important que les délais importants soient respectés et que des mesures juridiques soient prises pour stocker les documents.

Afin de résoudre de nombreux problèmes administratifs existants dans la gestion immobilière, le système de gestion de documents PaperOffice doit être mis en œuvre.

PaperOffice DMS vous donne une structure claire dans vos documents et vous aide à faire face au flot d’informations.

PaperOffice élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux et crée une vue d’ensemble claire des documents importants tels que les contrats ou les lettres en les gérant numériquement dans PaperOffice à l’avenir.

Vous pouvez également bénéficier de tâches administratives numériques et garder un œil sur tous les contrats de location et de service, la correspondance officielle, qui est soumise à nouveau ou attribuée aux employés par affectation de tâche.

Automatisez vos processus métier

Aucun autre pays de l’UE n’a plus d’habitants que l’Allemagne et avec 234 personnes par kilomètre carré, il a la troisième densité de population la plus élevée d’Europe après les Pays-Bas et la Belgique, à l’exception de Monaco. Environ 37 millions de bâtiments sont répartis sur une superficie de 357 588 kilomètres carrés. Un peu plus de la moitié des propriétés sont utilisées comme espace de vie, toutes les autres propriétés sont utilisées commercialement ou publiquement. On estime que 8 millions de propriétés sont gérées par des gestionnaires immobiliers ou des gestionnaires immobiliers.

Derrière le nombre impressionnant de 8 millions d’objets gérés, il y a une quantité considérable de travaux d’entretien, qui résultent non seulement des activités nécessaires pour maintenir le bâtiment opérationnel, mais aussi des dispositions, ordonnances et lois qui sont nouvelles presque chaque année. L’immobilier en Allemagne est en partie soumis à la loi de l’État et en partie à la loi fédérale. Mais la liste des choses qui font partie des activités quotidiennes de la gestion immobilière est étonnamment longue, telles que:

  • Location
  • Bail
  • Relevé des frais de service
  • Recouvrement de créances
  • Gestion des dépôts
  • Gestion des revenus locatifs
  • Vendre / Acheter
  • Rénovation
  • Rénovation
  • Réparations
  • Entretien des installations
  • Entretien de la propriété
  • Service d’hiver
  • Chauffage / Electricité / Eau / Déchets
  • Droit fiscal
  • Assurance
  • Cadastre

Derrière chaque terme individuel de cette liste se trouvent souvent un grand nombre de processus très différents. Bien sûr, il existe des sociétés de gestion immobilière qui ne sont limitées qu’à un seul domaine, comme la gestion exclusive de propriétés locatives ou l’achat et la vente purs ou la gestion de propriétés appartenant à une communauté de propriétaires. Mais quel que soit le segment, les tâches sont si diverses que chaque gestionnaire immobilier a besoin d’une gestion efficace des documents.

C’est PaperOffice DMS, un logiciel de gestion de documents qui peut faire beaucoup plus que simplement gérer des documents.

Mais qu’est-ce qu’efficace signifie pour les gestionnaires immobiliers?

Le secteur le plus important des 8 millions de propriétés sous gestion mentionnées ci-dessus est celui des appartements loués, suivis des bureaux. Cela signifie que, selon le type, il y a des coûts fixes qui doivent être payés trimestriellement, semestriellement ou annuellement. Le revenu, en revanche, est généralement mensuel. Selon l’inventaire géré, cela signifie maintenir des centaines à des milliers de comptes, qui ont tous des échéances spécifiques et nécessitent une administration supplémentaire lorsque des changements extraordinaires se produisent. En outre, il y a la comptabilité appropriée des recettes et des dépenses.

Les événements extraordinaires comprennent, par exemple, les arriérés de loyer. Il s’agit ici de calculer les intérêts encourus jusqu’au paiement, mais aussi de respecter les délais de prescription et de prendre les mesures appropriées.

  • L’administration peut également inclure des plans qui montrent les zones de parcelle à l’échelle et, si nécessaire, sont mis à la disposition des entreprises de construction pour des rénovations ou des rénovations.
  • La preuve de l’investissement correct des fonds de dépôt nécessite également une comptabilité et une présentation correctes à tout moment.
  • Entrez les modifications apportées à la loi sur la location ou à l’acquisition de terres en temps utile et soyez ainsi prêt pour le moment où elles entreront en vigueur.

Ce ne sont là que quatre exemples de ce qu’un bon système de gestion de documents peut faire, comme PaperOffice DMS.

PaperOffice ne fait pas de distinction entre les types de documents, que vous ayez besoin d’aide pour gérer les contrats, les plaidoiries et la correspondance par e-mail : grâce au système de gestion de documents PaperOffice, vos processus précédents dans votre entreprise ont été numérisés, ce qui les rend plus efficaces, transparents et nettement plus flexibles.

Parce que peu importe sous quelle forme les documents arrivent à l’entreprise, que ce soit sous forme de documents papier, de fichiers PDF, d’e-mails ou de photos, ils sont automatiquement archivés et stockés dans une base de données sécurisée.

Les contrats importants peuvent ainsi être reconnus et résiliés en temps utile ou renégociés. La publication de documents avec signature numérique et notification par e-mail au lieu d’un courrier papier lent, un e-mail non sécurisé contribue à la fidélité des clients.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Le cadre de base de la transformation numérique dans la gestion immobilière et l’immobilier

Grâce à l’IA intégrée, des règles automatiques sont déclenchées. Cette IA trie automatiquement les documents dans des dossiers tels que « Facture » et « Bons de livraison », stocke les mots-clés appropriés et déclenche le flux de travail numérique stocké pour le type de document respectif.

PaperOffice répond aux normes de sécurité les plus élevées telles que la gestion des autorisations ou l’octroi d’autorisations d’accès. L’utilisateur définit les différentes étapes de travail exactement comme elles le feraient, par exemple « l’enregistrement », la « vérification », la « libération » et la « réservation » des factures.

La responsabilité peut non seulement être attribuée à des personnes individuelles, mais aussi à des groupes d’utilisateurs tels que « Comptabilité » ou « Production », de sorte qu’un collègue peut intervenir immédiatement en cas d’absence d’un employé.

La technologie OCR reconnaît non seulement le contenu du document, mais également tous les champs de données fiscalement pertinents tels que le numéro de document, la date, le net, la taxe et le montant brut. Les données importées sont disponibles pour contrôler les évaluations, les opérations de paiement et la comptabilité financière. Cela permet d’économiser un travail de saisie fastidieux et de réduire les erreurs de publication.

En un seul clic de souris, les données, y compris l’emplacement d’archivage, peuvent être exportées vers votre client, votre conseiller fiscal ou vice versa.

Woman stands over the table with sketches
Digitization or digital transformation of your paper documents is the prerequisite for efficiency and the success of your company.

La solution : un savoir-faire éprouvé

N’est-il pas logique d’utiliser un logiciel de gestion dans la pratique tout de suite ? qui non seulement répond à toutes les exigences, mais qui est également facile à apprendre et peu coûteux?

PaperOffice DMS est la solution complète éprouvée pour le travail numérique et, avec plus de 20 ans d’expérience sur le marché, l’un des premiers pionniers du DMS.

Solutions de flux de travail et intégrité de l’IA - la solution TOUT-EN-UN avec PaperOffice DMS

Les entreprises de gestion immobilière et les gestionnaires immobiliers doivent traiter les documents dans toutes les transactions commerciales. Le développement constant des modèles d’affaires crée constamment de nouveaux défis. Ce dont ils ont besoin, c’est d’un bon système de gestion des documents.

PaperOffice DMS est le bon logiciel car il a tout ce dont les industries du meuble et de la fabrication ont besoin, tels que:

  • Stockage de documents dans tous les formats numériques selon les principes du RGPD
  • Fonctions permettant de soumettre et de soumettre à nouveau des documents en retard qui nécessitent une action
  • Une fonction de stockage de données auto-apprenante avec balisage et moteur de recherche interne
  • Affectation automatique des documents nouvellement ajoutés au dossier approprié
  • Création simple d’une base de données et connexion à une base de données, y compris un masque personnalisable individuellement
  • Création automatisée de modèles pour les processus et opérations répétitifs

Archivage sécurisé et conforme aux révisions : PaperOffice DMS répond techniquement aux exigences légales du GoBD, du GDPdU et du DSGVO

Woman from the construction company is standing in front of a new building
Access to the necessary information at any time

La fonction de workflow PaperOffice simplifie la communication. La gestion documentaire orientée processus garantit que ces documents restent à jour avec peu d’effort. PaperOffice DMS vous permet de prendre facilement en compte les périodes de conservation et de suppression applicables . Les flux de travail numériques sont intégrés dans les processus d’affaires, ce qui garantit la conformité aux étapes essentielles du processus et donc la conformité.

PaperOffice prend en charge cela avec un module de tâche et de flux de travail complet.

De cette façon, certaines chaînes de processus peuvent être créées et les processus opérationnels existants peuvent être définis sur des documents électroniques et partiellement exécutés automatiquement.

Cela représente une optimisation des processus sans erreur, car la tâche peut non seulement être attribuée à des employés disposant de droits d’utilisateur et de périodes d’achèvement spécifiques, nécessiter une publication numérique, mais également déclencher automatiquement d’autres actions, telles que des notifications par e-mail ou des changements d’état des documents.

De cette façon, les métadonnées pertinentes peuvent également être stockées après le processus d’archivage des documents. Outre le type de document, la période d’archivage et les informations client associées peuvent être spécifiées.

L’industrie du meuble et les métiers de la production bénéficient de la gestion numérique des documents

Le système de gestion de documents permet la création séparée de bases de données pour chaque zone individuelle et peut créer des liens en même temps. Les documents analogiques, tels que les factures d’artisans soumises, sont numérisés avec PaperOffice DMS et enregistrés à la fois sous forme de photo et de texte converti à l’aide d’un logiciel OCR. Toutes les données existantes, par exemple sur un locataire, peuvent être affichées clairement et sans ambiguïté, c’est pourquoi aucun fichier ne doit être transporté pour les rendez-vous à l’extérieur. La gestion de base de données contrôlée par l’IA crée des modèles à partir de données de base ou de listes statistiquement utilisables selon les besoins.

Dans le même temps, la protection des données nécessaire est maintenue grâce à la gestion hiérarchique des mots de passe et au cryptage 1024 bits.

Optimisez votre temps de travail jusqu’à 7,5% par rapport au travail sur papier grâce à l’utilisation de PaperOffice DMS.

Gagnez du temps dans la recherche, l’acheminement et le partage de documents.

Avec les tampons numériques, les documents peuvent être complétés par des informations supplémentaires et même contrôler des flux de travail détaillés. À son tour, la fonction de tâche et de flux de travail garantit que les délais sont respectés et terminés.

L’excellent rapport qualité-prix de PaperOffice DMS ainsi que la mise en œuvre simple dans les systèmes d’exploitation Microsoft existants et la facilité d’apprentissage intuitive font du logiciel une aide indispensable dans chaque maison ou gestion immobilière en peu de temps, quelle que soit la taille de l’inventaire à gérer.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Numérisation dans la gestion immobilière et la gestion immobilière":

Comment les employés peuvent-ils accéder à PaperOffice ?

En raison de l’architecture de programme décentralisée et moderne, PaperOffice peut être utilisé sur presque tous les appareils - des PC classiques aux smartphones / tablettes en passant par les téléviseurs.

Qu’advient-il des données si PaperOffice n’existe pas ?

Cela n’arrivera pas, mais pour vous rassurer: vous pouvez exporter vos données à tout moment, car PaperOffice est basé sur une structure de base de données ouverte, vous pouvez accéder à vos données à tout moment.

Sujet Protection des données : Où sont stockés tous les documents ?

PaperOffice stockera tous les documents en interne avec un cryptage de haut niveau, ce qui le rendra immunisé contre le vol de données, par exemple, et dépassera toutes les exigences du RGPD et du GOBD.
Évitez les erreurs : n’enregistrez JAMAIS les données dans un cloud tiers !

PaperOffice peut-il être adapté exactement aux spécifications ?

Oui, PaperOffice peut être adapté à 100% à l’utilisation prévue pour assurer une intégration transparente dans les processus et systèmes existants. Même l’interface du programme peut être entièrement conçue et librement adaptée.

Conclusion

PaperOffice DMS prend en charge la gestion immobilière et la gestion immobilière et offre des interfaces appropriées à d’autres logiciels, connexions API et peut être étendu à tout moment selon vos souhaits. Le logiciel est facile à apprendre et peut être facilement intégré dans la pratique quotidienne sans provoquer d’absences à des fins de formation.

PaperOffice DMS recommande d’utiliser un NAS (stockage de données pris en charge par le réseau) avec une fonction de sauvegarde afin que les données importantes ne soient ni perdues ni espionnées dans des clouds tiers.

En fin de compte, PaperOffice DMS impressionne par un très bon rapport qualité-prix et un immense savoir-faire grâce à plus de 20 ans d’expérience pratique.

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Le chemin numérique du patriarcat avec PaperOffice DMS

« Nous sommes ravis après un an et demi de travail et pourtant nous n’avons pas encore pleinement exploité ce chef-d’œuvre fantastique. »

Pedro Silva
Assistant administratif du Patriarcat de Lisbonne