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Solutions numériques spécialisées pour l’industrie automobile


L’automatisation des processus d’affaires et l’optimisation des processus sont les conditions préalables à l’efficacité et au succès. Le besoin n’est plus un luxe optionnel, mais un must pour rester compétitif sur le long terme.

Conseil professionnel

Les documents de véhicule sous forme papier existante, tels que les papiers de véhicule, les papiers de véhicule, les contrats d’achat, les contrats de leasing, les rapports, les dossiers clients et autres documents sont remplacés par des documents électroniques grâce à la numérisation et optimisent ainsi au maximum tous les processus de travail.

PaperOffice permet non seulement la gestion des documents, mais aussi un accès immédiat à des fichiers de véhicules et de clients à jour et précis.

Numérisation dans l’industrie automobile et le commerce automobile

Dans l’environnement en constante évolution de l’industrie automobile, un processus de production et de service réussi, efficace et rapide est la clé du succès. Des documents importants s’accumulent quotidiennement : papiers de véhicules, contrats d’achat, contrats de leasing, rapports, dossiers clients et bien plus encore. Ceux-ci n’arrivent pas seulement par la poste, de nombreux documents arrivent également par e-mail.

Par conséquent, les entreprises de l’industrie automobile et du commerce automobile sont celles qui bénéficient de manière significative de l’utilisation d’un logiciel de gestion de documents approprié.

Woman sitting at the wheel of her new car
Digitization in the automotive industry brings immense advantages

Tous ces documents et informations connexes doivent être numérisés s’ils arrivent sur papier, nécessitent un classement structuré, l’affectation des tâches et des flux de travail, et sont immédiatement disponibles sur demande.

Parce que les processus hautement techniques de l’industrie automobile nécessitent un flux d’informations parfait et une exécution structurée. Les avantages nécessaires ne peuvent être obtenus que grâce à la numérisation.

Il est très important que les délais importants soient respectés et que des mesures juridiques soient prises pour stocker les documents.

De cette façon, la numérisation des documents des véhicules, des fournisseurs, des clients et des employés peut apporter d’énormes avantages à toutes les entreprises de l’industrie automobile.

PaperOffice élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux et crée une vue d’ensemble claire des documents importants tels que les contrats, les relevés ou les lettres en les gérant numériquement dans PaperOffice à l’avenir.

PaperOffice DMS vous donne une structure claire dans vos documents et vous aide à faire face au flot d’informations.

Solution de flux de travail parfaite dans l’industrie automobile

Derrière tous les chiffres impressionnants des grands constructeurs automobiles, il y a un très gros effort administratif et une logistique bien pensée qui doivent travailler main dans la main afin de pouvoir répondre à toutes les exigences relatives au véhicule. Il peut être représenté comme une chaîne dans laquelle chaque maillon compte, qu’il s’agisse d’une usine d’estampage de pièces de carrosserie ou d’une entreprise de récupération de voitures qui vend des pièces usagées. À chaque étape de la chaîne, les goulets d’étranglement peuvent avoir des effets plus ou moins graves sur l’ensemble de l’industrie et du commerce automobiles. Pour éviter que cela ne se produise, un logiciel est requis pour le contrôle de gestion de niveau supérieur.

Un logiciel qui répond à toutes les exigences. Un logiciel qui est un généraliste dans sa grande fonctionnalité, qui forme les spécialistes nécessaires quand ils sont nécessaires.

C’est PaperOffice DMS, un logiciel de gestion de documents qui peut faire beaucoup plus que gérer des documents.

Parce que quelle que soit la forme sous laquelle les documents arrivent à l’entreprise, que ce soit sous forme de documents papier, de fichiers PDF, d’e-mails ou de photos, ils sont automatiquement archivés et stockés en toute sécurité dans votre base de données.
Woman holding the tablet in front of cars
Automation in the car trade creates a competitive advantage

Il n’y a aucun moyen de contourner l’automatisation dans l’industrie automobile

Grâce à l’IA intégrée, des règles automatiques sont déclenchées. Cette IA trie automatiquement les documents dans des dossiers tels que « Facture » et « Bons de livraison », stocke les mots-clés appropriés et déclenche le flux de travail numérique stocké pour le type de document respectif.

PaperOffice répond aux normes de sécurité les plus élevées telles que la gestion des autorisations ou l’octroi d’autorisations d’accès. L’utilisateur définit les différentes étapes de travail exactement de la même manière qu’elles sont effectuées dans l’entreprise, par exemple « l’enregistrement », la « vérification », la « libération » et la « réservation » des factures.

La responsabilité peut non seulement être attribuée à des personnes individuelles, mais aussi à des groupes d’utilisateurs tels que « Comptabilité » ou « Gestion de la construction », de sorte qu’un collègue peut intervenir immédiatement en cas d’absence d’un employé.

La technologie OCR reconnaît non seulement le contenu du document, mais également tous les champs de données fiscales tels que le numéro de document, la date, le net, la taxe et le montant brut. Les données importées sont disponibles pour contrôler les évaluations, les opérations de paiement et la comptabilité financière. Cela permet d’économiser un travail de saisie fastidieux et de réduire les erreurs de publication.

Les données, y compris l’emplacement d’archivage, peuvent être exportées vers votre conseiller fiscal en un seul clic.

Car mechanic looks at documents on the laptop
Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

La solution : un savoir-faire éprouvé

N’est-il pas logique d’utiliser un logiciel de gestion dans la pratique tout de suite ? qui non seulement répond à toutes les exigences, mais qui est également facile à apprendre et peu coûteux?

PaperOffice DMS est la solution complète éprouvée pour le travail numérique et, avec plus de 20 ans d’expérience sur le marché, l’un des premiers pionniers du DMS.

Flux de travail parfaits pour l’industrie automobile

PaperOffice DMS est avantageux pour l’industrie automobile et le commerce automobile dans divers segments, tels que:

  • Approvisionnement et administration des pièces de rechange
  • Achat de véhicules neufs
  • Commerce de véhicules d’occasion
  • Facturation des heures d’atelier
  • Gérer les rendez-vous de maintenance
  • Gestion des contrats pour les contrats de leasing des clients
  • Gestion des plaintes et des réclamations

Avec PaperOffice DMS, par exemple, les données des fournisseurs et des fabricants et revendeurs de pièces de rechange peuvent être surveillées de très près. Chaque partenaire commercial est répertorié dans PaperOffice avec ses avantages et ses faiblesses, tels que la qualité de livraison, la fiabilité de la livraison et l’évolution des prix. Les listes de prix liées permettent un aperçu immédiat de qui offre actuellement les meilleures conditions.

PaperOffice DMS est le bon logiciel car il a tout ce dont les entreprises de l’industrie automobile et du commerce automobile ont besoin, par exemple:

  • Stockage de documents dans tous les formats numériques selon les principes du RGPD
  • Fonctions permettant de soumettre et de soumettre à nouveau des documents en retard qui nécessitent une action
  • Une fonction de stockage de données auto-apprenante avec balisage et moteur de recherche interne
  • Affectation automatique des documents nouvellement ajoutés au dossier approprié
  • Création simple d’une base de données et connexion à une base de données, y compris un masque personnalisable individuellement
  • Création automatisée de modèles pour les processus et opérations répétitifs
  • La transformation numérique avec PaperOffice DMS révolutionne l’industrie automobile

    Car mechanic holds a toy car in his hands
    The right document management software solves the analogue-digital problem

    La fonction de workflow PaperOffice simplifie la communication entre l’administration et l’atelier.

    Les ordres de réparation ou de service sont envoyés à l’ordinateur de l’atelier et, inversement, l’atelier transmet le temps de travail nécessaire aux activités ou fait des demandes de renseignements sur les pièces de rechange, qui à leur tour sont automatiquement envoyées à la direction des pièces de rechange dans PaperOffice, qui signale soit que la pièce de rechange en question est en stock, soit qu’un achat doit être effectué.

La numérisation avec PaperOffice apporte d’immenses avantages

C’est ainsi que PaperOffice peut non seulement révolutionner le monde des pièces de rechange. Parce que dans le domaine du client et du fournisseur, du traitement des commandes, du transfert et de la libération d’informations, des plaintes et des réclamations, la solution de flux de travail et la publication numérique sont indispensables.

Bien entendu, PaperOffice DMS permet la migration et l’intégration de données numériques existantes à partir de solutions logicielles existantes.

Dans le même temps, PaperOffice DMS est l’interface entre analogique et numérique. Grâce à sa fonction de numérisation, le logiciel peut lire des documents analogiques, des plans et des photos dans le système et les numériser à l’aide de scanners, mais aussi d’enregistrements à partir de téléphones mobiles, où les textes sont convertis en écriture à l’aide de l’OCR et peuvent être modifiés dans les programmes Office.

Les horodatages et le contrôle de version garantissent que le document numérique correspond à l’original analogique.

PaperOffice DMS est non seulement étendu dans ses fonctions, mais aussi facile à apprendre, guidé par des tutoriels vidéo, mais aussi par des conseils individuels et des formations si vous le souhaitez. Tout cela à un très bon rapport qualité-prix.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Numérisation dans l’industrie automobile et le commerce automobile":

Comment les employés peuvent-ils accéder à PaperOffice ?

En raison de l’architecture de programme décentralisée et moderne, PaperOffice peut être utilisé sur presque tous les appareils - des PC classiques aux smartphones / tablettes en passant par les téléviseurs.

Qu’advient-il des données si PaperOffice n’existe pas ?

Cela n’arrivera pas, mais pour vous rassurer: vous pouvez exporter vos données à tout moment, car PaperOffice est basé sur une structure de base de données ouverte, vous pouvez accéder à vos données à tout moment.

Sujet Protection des données : Où sont stockés tous les documents ?

PaperOffice stockera tous les documents en interne avec un cryptage de haut niveau, ce qui le rendra immunisé contre le vol de données, par exemple, et dépassera toutes les exigences du RGPD et du GOBD.
Évitez les erreurs : n’enregistrez JAMAIS les données dans un cloud tiers !

PaperOffice peut-il être adapté exactement aux spécifications ?

Oui, PaperOffice peut être adapté à 100% à l’utilisation prévue pour assurer une intégration transparente dans les processus et systèmes existants. Même l’interface du programme peut être entièrement conçue et librement adaptée.

Conclusion

PaperOffice DMS prend en charge les entreprises automobiles et les concessionnaires automobiles et offre des interfaces appropriées à d’autres logiciels, des connexions API et peut être étendu à tout moment selon vos souhaits. Le logiciel est facile à apprendre et peut être facilement intégré dans la pratique quotidienne sans provoquer d’absences à des fins de formation.

PaperOffice DMS recommande d’utiliser un NAS (stockage de données pris en charge par le réseau) avec une fonction de sauvegarde afin que les données importantes ne soient ni perdues ni espionnées dans des clouds tiers.

En fin de compte, PaperOffice DMS impressionne par un très bon rapport qualité-prix et un immense savoir-faire grâce à plus de 20 ans d’expérience pratique.

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Optimisation des workflows grâce à PaperOffice DMS

« Dès le premier rendez-vous avec PaperOffice, vous remarquez les 20 ans d’expérience de PaperOffice dans le domaine de la gestion de documents. »

Alexander Staruk
directeur financier de la Fraternité mennonite de Bielefeld e. V.