Numérisation dans l’industrie automobile et le commerce automobile

Numérisation dans l’industrie automobile et le commerce automobile

Dans l’environnement en constante évolution de l’industrie automobile, un processus de production et de service réussi, efficace et rapide est la clé du succès. Des documents importants s’accumulent quotidiennement : papiers de véhicules, contrats d’achat, contrats de leasing, rapports, dossiers clients et bien plus encore. Ceux-ci n’arrivent pas seulement par la poste, de nombreux documents arrivent également par e-mail.

Par conséquent, les entreprises de l’industrie automobile et du commerce automobile sont celles qui bénéficient de manière significative de l’utilisation d’un logiciel de gestion de documents approprié.

Digitization in the automotive industry brings immense advantages

Tous ces documents et informations connexes doivent être numérisés s’ils arrivent sur papier, nécessitent un classement structuré, l’affectation des tâches et des flux de travail, et sont immédiatement disponibles sur demande.

Parce que les processus hautement techniques de l’industrie automobile nécessitent un flux d’informations parfait et une exécution structurée. Les avantages nécessaires ne peuvent être obtenus que grâce à la numérisation.

Il est très important que les délais importants soient respectés et que des mesures juridiques soient prises pour stocker les documents.

De cette façon, la numérisation des documents des véhicules, des fournisseurs, des clients et des employés peut apporter d’énormes avantages à toutes les entreprises de l’industrie automobile.

PaperOffice élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux et crée une vue d’ensemble claire des documents importants tels que les contrats, les relevés ou les lettres en les gérant numériquement dans PaperOffice à l’avenir.

PaperOffice DMS vous donne une structure claire dans vos documents et vous aide à faire face au flot d’informations.

Solution de flux de travail parfaite dans l’industrie automobile

Derrière tous les chiffres impressionnants des grands constructeurs automobiles, il y a un très gros effort administratif et une logistique bien pensée qui doivent travailler main dans la main afin de pouvoir répondre à toutes les exigences relatives au véhicule. Il peut être représenté comme une chaîne dans laquelle chaque maillon compte, qu’il s’agisse d’une usine d’estampage de pièces de carrosserie ou d’une entreprise de récupération de voitures qui vend des pièces usagées. À chaque étape de la chaîne, les goulets d’étranglement peuvent avoir des effets plus ou moins graves sur l’ensemble de l’industrie et du commerce automobiles. Pour éviter que cela ne se produise, un logiciel est requis pour le contrôle de gestion de niveau supérieur.

Un logiciel qui répond à toutes les exigences. Un logiciel qui est un généraliste dans sa grande fonctionnalité, qui forme les spécialistes nécessaires quand ils sont nécessaires.

C’est PaperOffice DMS, un logiciel de gestion de documents qui peut faire beaucoup plus que gérer des documents.

Automation in the car trade creates a competitive advantage

Il n’y a aucun moyen de contourner l’automatisation dans l’industrie automobile

Grâce à l’IA intégrée, des règles automatiques sont déclenchées. Cette IA trie automatiquement les documents dans des dossiers tels que « Facture » et « Bons de livraison », stocke les mots-clés appropriés et déclenche le flux de travail numérique stocké pour le type de document respectif.

PaperOffice répond aux normes de sécurité les plus élevées telles que la gestion des autorisations ou l’octroi d’autorisations d’accès. L’utilisateur définit les différentes étapes de travail exactement de la même manière qu’elles sont effectuées dans l’entreprise, par exemple « l’enregistrement », la « vérification », la « libération » et la « réservation » des factures.

La responsabilité peut non seulement être attribuée à des personnes individuelles, mais aussi à des groupes d’utilisateurs tels que « Comptabilité » ou « Gestion de la construction », de sorte qu’un collègue peut intervenir immédiatement en cas d’absence d’un employé.

La technologie OCR reconnaît non seulement le contenu du document, mais également tous les champs de données fiscales tels que le numéro de document, la date, le net, la taxe et le montant brut. Les données importées sont disponibles pour contrôler les évaluations, les opérations de paiement et la comptabilité financière. Cela permet d’économiser un travail de saisie fastidieux et de réduire les erreurs de publication.

Les données, y compris l’emplacement d’archivage, peuvent être exportées vers votre conseiller fiscal en un seul clic.

Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Flux de travail parfaits pour l’industrie automobile

PaperOffice DMS est avantageux pour l’industrie automobile et le commerce automobile dans divers segments, tels que:

• Approvisionnement et administration des pièces de rechange
• Achat de véhicules neufs
• Commerce de véhicules d’occasion
• Facturation des heures d’atelier
• Gérer les rendez-vous de maintenance
• Gestion des contrats pour les contrats de leasing des clients
• Gestion des plaintes et des réclamations

Avec PaperOffice DMS, par exemple, les données des fournisseurs et des fabricants et revendeurs de pièces de rechange peuvent être surveillées de très près. Chaque partenaire commercial est répertorié dans PaperOffice avec ses avantages et ses faiblesses, tels que la qualité de livraison, la fiabilité de la livraison et l’évolution des prix. Les listes de prix liées permettent un aperçu immédiat de qui offre actuellement les meilleures conditions.

PaperOffice DMS est le bon logiciel car il a tout ce dont les entreprises de l’industrie automobile et du commerce automobile ont besoin, par exemple:

• Stockage de documents dans tous les formats numériques selon les principes du RGPD
• Fonctions permettant de soumettre et de soumettre à nouveau des documents en retard qui nécessitent une action
• Une fonction de stockage de données auto-apprenante avec balisage et moteur de recherche interne
• Affectation automatique des documents nouvellement ajoutés au dossier approprié
• Création simple d’une base de données et connexion à une base de données, y compris un masque personnalisable individuellement
• Création automatisée de modèles pour les processus et opérations répétitifs

La transformation numérique avec PaperOffice DMS révolutionne l’industrie automobile

The right document management software solves the analogue-digital problem

La fonction de workflow PaperOffice simplifie la communication entre l’administration et l’atelier.

Les ordres de réparation ou de service sont envoyés à l’ordinateur de l’atelier et, inversement, l’atelier transmet le temps de travail nécessaire aux activités ou fait des demandes de renseignements sur les pièces de rechange, qui à leur tour sont automatiquement envoyées à la direction des pièces de rechange dans PaperOffice, qui signale soit que la pièce de rechange en question est en stock, soit qu’un achat doit être effectué.

La numérisation avec PaperOffice apporte d’immenses avantages

C’est ainsi que PaperOffice peut non seulement révolutionner le monde des pièces de rechange. Parce que dans le domaine du client et du fournisseur, du traitement des commandes, du transfert et de la libération d’informations, des plaintes et des réclamations, la solution de flux de travail et la publication numérique sont indispensables.

Bien entendu, PaperOffice DMS permet la migration et l’intégration de données numériques existantes à partir de solutions logicielles existantes.

Dans le même temps, PaperOffice DMS est l’interface entre analogique et numérique. Grâce à sa fonction de numérisation, le logiciel peut lire des documents analogiques, des plans et des photos dans le système et les numériser à l’aide de scanners, mais aussi d’enregistrements à partir de téléphones mobiles, où les textes sont convertis en écriture à l’aide de l’OCR et peuvent être modifiés dans les programmes Office.

Les horodatages et le contrôle de version garantissent que le document numérique correspond à l’original analogique.

PaperOffice DMS est non seulement étendu dans ses fonctions, mais aussi facile à apprendre, guidé par des tutoriels vidéo, mais aussi par des conseils individuels et des formations si vous le souhaitez. Tout cela à un très bon rapport qualité-prix.