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Le chemin numérique du patriarcat avec PaperOffice DMS


Pedro Silva, Assistant administratif du Patriarcat de Lisbonne

Conseil professionnel

Industrie
Patriarcat / Église

Région
Lisbonne, Portugal

Département

Bureau de gestion

http://patriarcado-lisboa.pt

Le défi

Le Patriarcat de Lisbonne (en latin : Patriarchatus Olisiponensis) est un archidiocèse métropolitain de rite romain de l’Église catholique basé à Lisbonne, la capitale du Portugal. La cathédrale de son archevêque est la cathédrale patriarcale Sainte-Marie-Majeure de Lisbonne.
Le diocèse de Lisbonne fut élevé à l’archevêché le 10 novembre 1394. 1716 il reçut par le pape Clemens XI. le titre de patriarcat.

PaperOffice DMS est utilisé par le Patriarcat de Lisbonne pour centraliser et organiser les informations provenant de sources multiples et pour minimiser le temps et le coût de la maintenance d’une archive physique. L’accès à l’information est numérique.

Ainsi, les documents du Patriarcat provenant des domaines des documents personnels, immobiliers et comptables de 285 paroisses appartenant au Patriarcat de Lisbonne et de 450 autres institutions qui dépendent de l’évêque, ont progressivement été complètement numérisés dans PaperOffice DMS.

Position initiale

La transformation numérique et le terme « digitalisation » sont sur toutes les lèvres depuis la pandémie au plus tard et ne sont plus une condition optionnelle pour de nombreuses entreprises, mais une nécessité.
Le thème du développement numérique est également fermement ancré dans les communautés et les églises. Parce que même dans une église comme le Patriarcat de Lisbonne, de lourdes tâches administratives sont en attente, qui étaient auparavant effectuées manuellement et de manière analogue.

Problèmes et tâches existants

Dans le passé, tout le système du patriarcat était basé sur le papier. Mais avec les documents entrants existants et quotidiens, le système manuel a atteint ses limites.

Tout le flot d’informations est devenu plus incohérent. La tâche la plus importante était de réunir les unités analogiques et numériques. Les documents papier devaient être numérisés et rassemblés avec d’autres informations, telles que les courriels associés.

Church clerk leafs through the Bible
Digitization is omnipresent - also in the church

« Nous voulions centraliser et organiser les informations provenant de sources multiples afin de minimiser le temps et le coût de la maintenance d’une archive physique, mais avec un accès numérique. »

rappelle M. Pedro Silva, employé administratif du Patriarcat de Lisbonne.

Pourquoi le Patriarcat de Lisbonne a choisi PaperOffice DMS

En raison des défis existants, M. Pedro Silva, employé administratif du Patriarcat, recherchait un système de gestion des documents (DMS) qui permettrait un stockage de données sécurisé et adaptable. Une intégration simple de tous les postes de travail dans le bureau d’administration, y compris ceux qui travaillent à distance, devrait être résolue avec un logiciel simple.

« Nous recherchions une solution à l’épreuve du temps qui pourrait initialement mettre en œuvre toutes nos exigences, tout en offrant une évolutivité facile et un bon rapport coût-bénéfice et qui pourrait être mise à niveau vers d’autres départements à l’avenir. »

En plus de PaperOffice DMS, M. Pedro Silva a testé d’autres produits logiciels d’autres sociétés de systèmes et a d’abord examiné diverses offres de logiciels en matière de gestion de documents.

M. Silva souligne qu’un système approprié est recherché depuis longtemps. Cependant, aucun des fournisseurs de logiciels précédemment testés n’était suffisamment évolutif ou flexible pour le travail qu’un système de gestion de documents était censé faire.

« La plupart des solutions n’offrent pas le moyen facile de créer une base de données comme le fait PaperOffice DMS parce qu’elles n’utilisent qu’un cloud et offrent une solution serveur. »

La décision finale d’utiliser PaperOffice pour la gestion des documents dans le Patriarcat de Lisbonne a été décidée pour les raisons suivantes:

1. Stockage et disponibilité des données. Accès centralisé et facile à tous les documents pertinents et possibilité pour plusieurs parties de collaborer sur le même document.

Un stockage interne et centralisé accessible à tous les employés. Les données ne doivent pas être stockées dans un cloud tiers ou sur un ordinateur mono-utilisateur.

La solution : Une base de données a été mise en place sur le NAS, Network Attached Storage. Cette base de données a été intégrée dans PaperOffice DMS et toutes les données du patriarcat ont été sauvegardées. Cela répond parfaitement aux exigences légales en matière de sauvegarde des données.
En tant qu’équipe de 3 personnes dans le bureau d’administration, grâce à l’intégration de PaperOffice DMS, deux employés de l’administration travaillent à distance et ont un accès fiable à la documentation de manière simple et claire.

M. Pedro Silva était très satisfait de la solution sans cloud externe et donc sans fournisseurs tiers, ce qui peut faire l’objet d’une intervention gouvernementale et augmenter le risque d’attaques de pirates.

2.Rapport qualité-prix. Le logiciel doit avoir un bon rapport qualité-prix.

Il était très important pour le Patriarcat de Lisbonne qu’après un investissement initial, le logiciel puisse être facilement et facilement étendu à d’autres départements et que cela n’implique pas de coûts élevés.

La solution : PaperOffice DMS est proposé dans différents modèles de prix qui permettent aux utilisateurs de prendre la forme la plus avantageuse pour eux.
De cette façon, les utilisateurs peuvent initialement utiliser la version de test sans engagement et gratuitement, puis, si nécessaire, l’étendre à leur propre entreprise / municipalité sans perdre les données existantes.

Le nombre de licences utilisateur achetées peut être augmenté à tout moment. De cette façon, le patriarcat peut éviter un engagement de capital excessif.

3. Facile à manipuler. Le logiciel doit être explicite et nécessiter le moins de formation possible, tout en étant prêt pour l’avenir.

La solution : PaperOffice DMS est fondamentalement très structuré et dispose d’une interface graphique qui guide l’utilisateur étape par étape. En outre, il existe des tutoriels et des vidéos supplémentaires pour toutes les fonctions qui peuvent être appelées directement pour le support.

De cette façon, les consultants externes peuvent être évités. Bien sûr, PaperOffice DMS propose également une formation individuelle pour les modules, si vous le souhaitez. Cependant, sur la base des expériences du Patriarcat de Lisbonne, PaperOffice est largement explicite.

Pas de « consultants » externes et coûteux sur place et personne n’a à se déplacer n’importe où pour la formation. Chacun peut définir lui-même le délai d’apprentissage de la navigation dans les menus selon les besoins et en termes d’avenir, PaperOffice DMS est bien positionné grâce à sa structure modulaire.

« Nous avons choisi PaperOffice DMS parce que nous avons personnellement testé le logiciel et avons été impressionnés par la facilité d’utilisation de l’intégration dans l’environnement Windows et une interface utilisateur propre avec laquelle travailler inspire. »

4. Récupérabilité et gain de temps. Un moyen plus simple a été recherché pour numériser des documents analogiques et les retrouver facilement en cas de besoin.

La solution : Le segment central de PaperOffice DMS est la numérisation de documents analogiques. Tout ce dont vous avez besoin est un scanner avec une interface avec l’ordinateur et PaperOffice DMS. Les documents ne sont pas seulement numérisés. Ils sont convertis en texte modifiable par un logiciel OCR intégré et automatiquement enregistrés correctement.

Grâce à la fonction d’IA intégrée, chaque document peut être enseigné, tout le contenu souhaité peut être extrait de manière ciblée et stocké avec des mots-clés de manière entièrement automatisée.

PaperOffice DMS offre exactement ce que le patriarcat recherchait.

Top 3 liste des fonctionnalités,

que PaperOffice DMS fait mieux que les autres

  • 1. Reconnaissance de texte (OCR) et recherche de documents
  • 2. Intégration et connexion à la base de données sur NAS
  • 3. Interface facile à utiliser et explicite

Comment PaperOffice DMS a-t-il été intégré ?

En période de pandémie, le patriarcat a décidé d’archiver les documents et les e-mails quotidiens dans PaperOffice DMS.

Grâce à un scanner puissant et à la connexion du scanner dans PaperOffice, la conversion des papiers analogiques a pu commencer. Tous les documents ont été progressivement lus et numérisés via l’interface du scanner OCR PaperOffice. Un index de mots-clés est créé pour chaque document pendant sa lecture, qui peut être utilisé pour le trouver en un clin d’œil à l’aide du moteur de recherche PaperOffice.

Hand presses a button on a scanner
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Les dossiers existants dans les fichiers suspendus ont été repris au format 1:1 et simplement convertis en « dossiers numériques ».

Tous les e-mails existants ont été enregistrés directement dans PaperOffice DMS, pourraient être liés à des documents existants et n’auront plus à être imprimés sur papier à l’avenir. Et tous les e-mails entrants sont automatiquement archivés dans PaperOffice par la surveillance des dossiers via la gestion des règles configurée.

Depuis l’utilisation de PaperOffice DMS, la consommation de papier a sensiblement diminué.

Quelles sont les prochaines étapes?

La prochaine étape prévue par le Patriarcat de Lisbonne est de numériser les archives physiques existantes avant 2021 et d’étendre l’utilisation de PaperOffice DMS à d’autres zones / départements du Patriarcat.

En outre, le Patriarcat souhaite automatiser en grande partie l’archivage des documents grâce à l’utilisation de KI PIA.

« Nous sommes ravis d’avoir travaillé avec PaperOffice DMS pendant un an et demi, même si nous n’avons été confinés qu’à un seul département et que nous n’avons pas pleinement exploré ce chef-d’œuvre fantastique. »

Top 3 liste des principaux problèmes,

le DMS PaperOffice résolu

  • 1. Partager, traiter et mieux organiser les documents
  • 2. Réduction des coûts d’impression et de la taille des archives physiques puisque presque toutes les copies ont déjà été imprimées
  • 3. Meilleure gestion du temps et des tâches grâce aux notifications internes de PaperOffice par le biais du briefing

Résumé général de l’expérience

PaperOffice DMS a répondu à tous les critères nécessaires et cartographie aujourd’hui l’ensemble du flux de documents numériques dans le patriarcat.

Pour le moment, tous les documents ont été enregistrés avec des scanners haute performance et stockés numériquement dans les archives électroniques de PaperOffice. Dans le même temps, les e-mails entrants et existants sont transférés directement vers PaperOffice DMS et liés aux documents archivés.

Le personnel administratif du Patriarcat peut ensuite accéder aux documents et aux e-mails via l’interface utilisateur de PaperOffice et en entrant divers termes de recherche - une recherche en texte intégral est également disponible.

Grâce à l’utilisation cohérente du DMS, le patriarcat a pu réduire considérablement le temps de traitement requis pour les factures et autres types de documents.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Patriarcat de Lisbonne":

Quels conseils donneriez-vous aux futurs utilisateurs de PaperOffice ?

Essaie. Vous serez surpris!

À qui recommanderiez-vous PaperOffice ?

Dans notre industrie, essentiellement des centres sociaux. Les paroisses pourraient également bénéficier de la numérisation de leurs livres de Sainte-Cène pour faciliter l’accès et la notarisation des documents et autres documents et courriels!

Nous recommandons PaperOffice à tous ceux qui veulent que tous leurs documents soient organisés dans un endroit propre, sûr et consultable!

Qu’est-ce qui vous plaît particulièrement dans PaperOffice ?

Simplicité!

Conclusion

PaperOffice est un système de gestion de documents léger mais très puissant.

Les fonctions qui semblent dénuées de sens au premier abord s’avèrent être les fonctions les plus importantes que vous ne voulez plus manquer.

« PaperOffice a été une étape cruciale dans la transformation de notre travail de manière numérique, en réduisant le temps consacré aux archives et en augmentant la productivité quotidienne. »

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Optimisation des workflows grâce à PaperOffice DMS

« Dès le premier rendez-vous avec PaperOffice, vous remarquez les 20 ans d’expérience de PaperOffice dans le domaine de la gestion de documents. »

Alexander Staruk
directeur financier de la Fraternité mennonite de Bielefeld e. V.