Patriarcat de Lisbonne

Pourquoi le Patriarcat de Lisbonne a choisi PaperOffice DMS

En raison des défis existants, M. Pedro Silva, employé administratif du Patriarcat, recherchait un système de gestion des documents (DMS) qui permettrait un stockage de données sécurisé et adaptable. Une intégration simple de tous les postes de travail dans le bureau d’administration, y compris ceux qui travaillent à distance, devrait être résolue avec un logiciel simple.

« Nous recherchions une solution à l’épreuve du temps qui pourrait initialement mettre en œuvre toutes nos exigences, tout en offrant une évolutivité facile et un bon rapport coût-bénéfice et qui pourrait être mise à niveau vers d’autres départements à l’avenir. »

En plus de PaperOffice DMS, M. Pedro Silva a testé d’autres produits logiciels d’autres sociétés de systèmes et a d’abord examiné diverses offres de logiciels en matière de gestion de documents.

M. Silva souligne qu’un système approprié est recherché depuis longtemps. Cependant, aucun des fournisseurs de logiciels précédemment testés n’était suffisamment évolutif ou flexible pour le travail qu’un système de gestion de documents était censé faire.

« La plupart des solutions n’offrent pas le moyen facile de créer une base de données comme le fait PaperOffice DMS parce qu’elles n’utilisent qu’un cloud et offrent une solution serveur. »

1. Stockage et disponibilité des données. Accès centralisé et facile à tous les documents pertinents et possibilité pour plusieurs parties de collaborer sur le même document.

Un stockage interne et centralisé accessible à tous les employés. Les données ne doivent pas être stockées dans un cloud tiers ou sur un ordinateur mono-utilisateur.

2.Rapport qualité-prix. Le logiciel doit avoir un bon rapport qualité-prix.

Il était très important pour le Patriarcat de Lisbonne qu’après un investissement initial, le logiciel puisse être facilement et facilement étendu à d’autres départements et que cela n’implique pas de coûts élevés.

Le nombre de licences utilisateur achetées peut être augmenté à tout moment. De cette façon, le patriarcat peut éviter un engagement de capital excessif.

3. Facile à manipuler. Le logiciel doit être explicite et nécessiter le moins de formation possible, tout en étant prêt pour l’avenir.

De cette façon, les consultants externes peuvent être évités. Bien sûr, PaperOffice DMS propose également une formation individuelle pour les modules, si vous le souhaitez. Cependant, sur la base des expériences du Patriarcat de Lisbonne, PaperOffice est largement explicite.

Pas de « consultants » externes et coûteux sur place et personne n’a à se déplacer n’importe où pour la formation. Chacun peut définir lui-même le délai d’apprentissage de la navigation dans les menus selon les besoins et en termes d’avenir, PaperOffice DMS est bien positionné grâce à sa structure modulaire.

« Nous avons choisi PaperOffice DMS parce que nous avons personnellement testé le logiciel et avons été impressionnés par la facilité d’utilisation de l’intégration dans l’environnement Windows et une interface utilisateur propre avec laquelle travailler inspire. »

4. Récupérabilité et gain de temps. Un moyen plus simple a été recherché pour numériser des documents analogiques et les retrouver facilement en cas de besoin.

Grâce à la fonction d’IA intégrée, chaque document peut être enseigné, tout le contenu souhaité peut être extrait de manière ciblée et stocké avec des mots-clés de manière entièrement automatisée.

PaperOffice DMS offre exactement ce que le patriarcat recherchait.

Comment PaperOffice DMS a-t-il été intégré ?

En période de pandémie, le patriarcat a décidé d’archiver les documents et les e-mails quotidiens dans PaperOffice DMS.

Grâce à un scanner puissant et à la connexion du scanner dans PaperOffice, la conversion des papiers analogiques a pu commencer. Tous les documents ont été progressivement lus et numérisés via l’interface du scanner OCR PaperOffice. Un index de mots-clés est créé pour chaque document pendant sa lecture, qui peut être utilisé pour le trouver en un clin d’œil à l’aide du moteur de recherche PaperOffice.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Les dossiers existants dans les fichiers suspendus ont été repris au format 1:1 et simplement convertis en « dossiers numériques ».

Tous les e-mails existants ont été enregistrés directement dans PaperOffice DMS, pourraient être liés à des documents existants et n’auront plus à être imprimés sur papier à l’avenir. Et tous les e-mails entrants sont automatiquement archivés dans PaperOffice par la surveillance des dossiers via la gestion des règles configurée.

Quelles sont les prochaines étapes?

La prochaine étape prévue par le Patriarcat de Lisbonne est de numériser les archives physiques existantes avant 2021 et d’étendre l’utilisation de PaperOffice DMS à d’autres zones / départements du Patriarcat.

En outre, le Patriarcat souhaite automatiser en grande partie l’archivage des documents grâce à l’utilisation de KI PIA.

« Nous sommes ravis d’avoir travaillé avec PaperOffice DMS pendant un an et demi, même si nous n’avons été confinés qu’à un seul département et que nous n’avons pas pleinement exploré ce chef-d’œuvre fantastique. »

Résumé général de l’expérience

PaperOffice DMS a répondu à tous les critères nécessaires et cartographie aujourd’hui l’ensemble du flux de documents numériques dans le patriarcat.

Pour le moment, tous les documents ont été enregistrés avec des scanners haute performance et stockés numériquement dans les archives électroniques de PaperOffice. Dans le même temps, les e-mails entrants et existants sont transférés directement vers PaperOffice DMS et liés aux documents archivés.

Le personnel administratif du Patriarcat peut ensuite accéder aux documents et aux e-mails via l’interface utilisateur de PaperOffice et en entrant divers termes de recherche - une recherche en texte intégral est également disponible.

Grâce à l’utilisation cohérente du DMS, le patriarcat a pu réduire considérablement le temps de traitement requis pour les factures et autres types de documents.