Numérisation dans l’industrie du meuble et les entreprises de production

Numérisation dans l’industrie du meuble et de la fabrication

Avec le déluge actuel de données numériques et papier, il est important de s’assurer que les documents importants ne se perdent pas et sont disponibles au moment opportun.

Les entreprises de l’industrie du meuble et de l’industrie manufacturière bénéficient considérablement de l’utilisation d’une gestion des données appropriée, car elles reçoivent des documents papier tous les jours.

Dans l’industrie manufacturière, des documents importants sont générés chaque jour: plaidoiries, croquis, brouillons, lettres externes, recherches, opinions d’experts et bien plus encore. Ceux-ci arrivent non seulement par la poste, mais de nombreuses lettres arrivent également par e-mail.

Digitization in the furniture industry and manufacturing increased efficiency

Tous ces documents doivent être numérisés s’ils arrivent sous forme papier, nécessitent un classement structuré, l’affectation des tâches et des flux de travail, et doivent être immédiatement disponibles sur demande.

Parce que tous les processus de l’industrie du meuble et du commerce de production nécessitent un flux d’informations parfait et une exécution structurée. Les avantages nécessaires ne peuvent être obtenus que grâce à la numérisation.

Parce qu’une archive de documents numériques permet un accès immédiat à tous les documents nécessaires et la participation aux processus d’approbation. Peu importe que vous soyez au bureau, que vous travailliez à domicile ou en voyage d’affaires.

La gestion numérique des documents peut vous aider dans ce domaine : qu’il s’agisse de fichiers machine, d’instructions d’utilisation, de catalogues de pièces de rechange et de journaux de maintenance, tout peut être archivé dans un DMS et retrouvé en quelques secondes.

Il est très important que les délais importants soient respectés et que des mesures juridiques soient prises pour stocker les documents.

PaperOffice DMS vous donne une structure claire dans vos documents et vous aide à faire face au flot d’informations.

PaperOffice élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux et crée une vue d’ensemble claire des documents importants tels que les contrats ou les lettres en les gérant numériquement dans PaperOffice à l’avenir.

Les processus numérisés créent un avantage évident

Dans l’industrie du meuble et de la fabrication, beaucoup de papier est utilisé tous les jours. D’une part, comme les processus sont assez complexes, cela conduit à de grandes montagnes de papier, à d’énormes quantités de données, mais aussi à un long processus de recherche.

Le système de gestion de documents PaperOffice regroupe l’organisation et la protection des données sous un même capot. Le système innovant fournit des outils de recherche et de récupération rationalisés qui réduisent le temps de réponse et garantissent que les documents ne sont jamais perdus, ce qui est toujours une satisfaction pour les entreprises.

C’est PaperOffice DMS, un logiciel de gestion de documents qui peut faire beaucoup plus que simplement gérer des documents.

Parce que peu importe sous quelle forme les documents arrivent à l’entreprise, que ce soit sous forme de documents papier, de fichiers PDF, d’e-mails ou de photos, ils sont automatiquement archivés et stockés dans une base de données sécurisée.

Les contrats importants peuvent ainsi être reconnus et résiliés en temps utile ou renégociés. La publication de documents avec signature numérique et notification par e-mail au lieu d’un courrier papier lent, un e-mail non sécurisé contribue à la fidélité des clients.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Automatisation grâce à l’IA et aux solutions de flux de travail

Grâce à l’IA intégrée, des règles automatiques sont déclenchées. Cette IA trie automatiquement les documents dans des dossiers tels que « Facture » et « Bons de livraison », stocke les mots-clés appropriés et déclenche le flux de travail numérique stocké pour le type de document respectif.

PaperOffice répond aux normes de sécurité les plus élevées telles que la gestion des autorisations ou l’octroi d’autorisations d’accès. L’utilisateur définit les différentes étapes de travail exactement comme elles le feraient, par exemple « l’enregistrement », la « vérification », la « libération » et la « réservation » des factures.

La responsabilité peut non seulement être attribuée à des personnes individuelles, mais aussi à des groupes d’utilisateurs tels que « Comptabilité » ou « Production », de sorte qu’un collègue peut intervenir immédiatement en cas d’absence d’un employé.

La technologie OCR reconnaît non seulement le contenu du document, mais également tous les champs de données fiscales tels que le numéro de document, la date, le net, la taxe et le montant brut. Les données importées sont disponibles pour contrôler les évaluations, les opérations de paiement et la comptabilité financière. Cela permet d’économiser un travail de saisie fastidieux et de réduire les erreurs de publication.

En un seul clic de souris, les données, y compris l’emplacement d’archivage, peuvent être exportées vers votre client, votre conseiller fiscal ou vice versa.

PaperOffice DMS revolutionizes your administration by merging all documents and all associated information in one place, namely in the document management system

Tout-en-un grâce à l’utilisation de PaperOffice DMS

Les entreprises de l’industrie du meuble ainsi que les métiers de production doivent traiter des documents pour toutes les transactions commerciales. Le développement constant des modèles d’affaires crée constamment de nouveaux défis. Ce dont ils ont besoin, c’est d’un bon système de gestion des documents.

PaperOffice DMS est le bon logiciel car il a tout ce dont les industries du meuble et de la fabrication ont besoin, tels que:

• Stockage de documents dans tous les formats numériques selon les principes du RGPD
• Fonctions permettant de soumettre et de soumettre à nouveau des documents en retard qui nécessitent une action
• Une fonction de stockage de données auto-apprenante avec balisage et moteur de recherche interne
• Affectation automatique des documents nouvellement ajoutés au dossier approprié
• Création simple d’une base de données et connexion à une base de données, y compris un masque personnalisable individuellement
• Création automatisée de modèles pour les processus et opérations répétitifs

Intégrer les flux de travail numériques dans les processus métier

Everyone involved can find and edit the information quickly and easily at any time and add new documents

La fonction de workflow PaperOffice simplifie la communication. La gestion documentaire orientée processus garantit que ces documents restent à jour avec peu d’effort. PaperOffice DMS vous permet de prendre facilement en compte les périodes de conservation et de suppression applicables. Les flux de travail numériques sont intégrés dans les processus d’affaires, ce qui garantit la conformité aux étapes essentielles du processus et donc la conformité.

PaperOffice prend en charge cela avec un module de tâche et de flux de travail complet.

De cette façon, certaines chaînes de processus peuvent être créées et les processus opérationnels existants peuvent être définis sur des documents électroniques et partiellement exécutés automatiquement.

Cela représente une optimisation des processus sans erreur, car la tâche peut non seulement être attribuée à des employés disposant de droits d’utilisateur et de périodes d’achèvement spécifiques, nécessiter une publication numérique, mais également déclencher automatiquement d’autres actions, telles que des notifications par e-mail ou des changements d’état des documents.

De cette façon, les métadonnées pertinentes peuvent également être stockées après le processus d’archivage des documents. Outre le type de document, la période d’archivage et les informations client associées peuvent être spécifiées.

L’industrie du meuble et les métiers de la production bénéficient de la gestion numérique des documents

Optimisez votre temps de travail jusqu’à 7,5% par rapport au travail sur papier grâce à l’utilisation de PaperOffice DMS.

Gagnez du temps dans la recherche, l’acheminement et le partage de documents.

Bien entendu, PaperOffice DMS permet la migration et l’intégration de données numériques existantes à partir de solutions logicielles existantes.

Dans le même temps, PaperOffice DMS est l’interface entre analogique et numérique. Grâce à sa fonction de numérisation, le logiciel peut lire des documents analogiques, des plans et des photos dans le système et les numériser à l’aide de scanners, mais aussi d’enregistrements à partir de téléphones mobiles, où les textes sont convertis en écriture à l’aide de l’OCR et peuvent être modifiés dans les programmes Office.

Les horodatages et le contrôle de version garantissent que le document numérique correspond à l’original analogique.

PaperOffice DMS est non seulement étendu dans ses fonctions, mais aussi facile à apprendre, guidé par des tutoriels vidéo, mais aussi par des conseils individuels et des formations si vous le souhaitez. Tout cela à un très bon rapport qualité-prix.