Processus d’entreprise numériques dans l’industrie du meuble et la production
L’automatisation des processus d’affaires et les solutions spécialisées dans l’industrie du meuble et la fabrication sont les conditions préalables à l’efficacité et au succès. Le besoin n’est plus un luxe optionnel, mais un must pour rester compétitif sur le long terme.
Conseil professionnel
Les documents importants sous forme papier existante, tels que les plaidoiries, les relevés de compte, les contrats, les lettres externes, les factures, les rapports sont remplacés par des documents électroniques grâce à la numérisation et optimisent ainsi au maximum tous les processus de travail.PaperOffice permet non seulement la gestion des documents, mais lui permet également un accès immédiat aux fichiers numériques des clients et des crédits.
Numérisation dans l’industrie du meuble et de la fabrication
Avec le déluge actuel de données numériques et papier, il est important de s’assurer que les documents importants ne se perdent pas et sont disponibles au moment opportun.
Les entreprises de l’industrie du meuble et de l’industrie manufacturière bénéficient considérablement de l’utilisation d’une gestion des données appropriée, car elles reçoivent des documents papier tous les jours.
Dans l’industrie manufacturière, des documents importants sont générés chaque jour: plaidoiries, croquis, brouillons, lettres externes, recherches, opinions d’experts et bien plus encore. Ceux-ci arrivent non seulement par la poste, mais de nombreuses lettres arrivent également par e-mail.
Tous ces documents doivent être numérisés s’ils arrivent sous forme papier, nécessitent un classement structuré, l’affectation des tâches et des flux de travail, et doivent être immédiatement disponibles sur demande.
Parce que tous les processus de l’industrie du meuble et du commerce de production nécessitent un flux d’informations parfait et une exécution structurée. Les avantages nécessaires ne peuvent être obtenus que grâce à la numérisation.
Parce qu’une archive de documents numériques permet un accès immédiat à tous les documents nécessaires et la participation aux processus d’approbation. Peu importe que vous soyez au bureau, que vous travailliez à domicile ou en voyage d’affaires.
La gestion numérique des documents peut vous aider dans ce domaine : qu’il s’agisse de fichiers machine, d’instructions d’utilisation, de catalogues de pièces de rechange et de journaux de maintenance, tout peut être archivé dans un DMS et retrouvé en quelques secondes.
Il est très important que les délais importants soient respectés et que des mesures juridiques soient prises pour stocker les documents.
PaperOffice DMS vous donne une structure claire dans vos documents et vous aide à faire face au flot d’informations.
PaperOffice élimine tous les goulots d’étranglement fastidieux et crée une vue d’ensemble claire des documents importants tels que les contrats ou les lettres en les gérant numériquement dans PaperOffice à l’avenir.
Les processus numérisés créent un avantage évident
Dans l’industrie du meuble et de la fabrication, beaucoup de papier est utilisé tous les jours. D’une part, comme les processus sont assez complexes, cela conduit à de grandes montagnes de papier, à d’énormes quantités de données, mais aussi à un long processus de recherche.
Le système de gestion de documents PaperOffice regroupe l’organisation et la protection des données sous un même capot. Le système innovant fournit des outils de recherche et de récupération rationalisés qui réduisent le temps de réponse et garantissent que les documents ne sont jamais perdus, ce qui est toujours une satisfaction pour les entreprises.
C’est PaperOffice DMS, un logiciel de gestion de documents qui peut faire beaucoup plus que simplement gérer des documents.
PaperOffice ne fait pas de distinction entre les types de documents, que vous ayez besoin d’aide pour gérer les contrats, les plaidoiries et la correspondance par e-mail : grâce au système de gestion de documents PaperOffice, vos processus précédents dans votre entreprise ont été numérisés, ce qui les rend plus efficaces, transparents et nettement plus flexibles.
Parce que peu importe sous quelle forme les documents arrivent à l’entreprise, que ce soit sous forme de documents papier, de fichiers PDF, d’e-mails ou de photos, ils sont automatiquement archivés et stockés dans une base de données sécurisée.
Les contrats importants peuvent ainsi être reconnus et résiliés en temps utile ou renégociés. La publication de documents avec signature numérique et notification par e-mail au lieu d’un courrier papier lent, un e-mail non sécurisé contribue à la fidélité des clients.
Automatisation grâce à l’IA et aux solutions de flux de travail
Grâce à l’IA intégrée, des règles automatiques sont déclenchées. Cette IA trie automatiquement les documents dans des dossiers tels que « Facture » et « Bons de livraison », stocke les mots-clés appropriés et déclenche le flux de travail numérique stocké pour le type de document respectif.
PaperOffice répond aux normes de sécurité les plus élevées telles que la gestion des autorisations ou l’octroi d’autorisations d’accès. L’utilisateur définit les différentes étapes de travail exactement comme elles le feraient, par exemple « l’enregistrement », la « vérification », la « libération » et la « réservation » des factures.
La responsabilité peut non seulement être attribuée à des personnes individuelles, mais aussi à des groupes d’utilisateurs tels que « Comptabilité » ou « Production », de sorte qu’un collègue peut intervenir immédiatement en cas d’absence d’un employé.
La technologie OCR reconnaît non seulement le contenu du document, mais également tous les champs de données fiscales tels que le numéro de document, la date, le net, la taxe et le montant brut. Les données importées sont disponibles pour contrôler les évaluations, les opérations de paiement et la comptabilité financière. Cela permet d’économiser un travail de saisie fastidieux et de réduire les erreurs de publication.
En un seul clic de souris, les données, y compris l’emplacement d’archivage, peuvent être exportées vers votre client, votre conseiller fiscal ou vice versa.
La solution : un savoir-faire éprouvé
N’est-il pas logique d’utiliser un logiciel de gestion dans la pratique tout de suite ? qui non seulement répond à toutes les exigences, mais qui est également facile à apprendre et peu coûteux?
PaperOffice DMS est la solution complète éprouvée pour le travail numérique et, avec plus de 20 ans d’expérience sur le marché, l’un des premiers pionniers du DMS.
Tout-en-un grâce à l’utilisation de PaperOffice DMS
Les entreprises de l’industrie du meuble ainsi que les métiers de production doivent traiter des documents pour toutes les transactions commerciales. Le développement constant des modèles d’affaires crée constamment de nouveaux défis. Ce dont ils ont besoin, c’est d’un bon système de gestion des documents.
PaperOffice DMS est le bon logiciel car il a tout ce dont les industries du meuble et de la fabrication ont besoin, tels que:
- Stockage de documents dans tous les formats numériques selon les principes du RGPD
- Fonctions permettant de soumettre et de soumettre à nouveau des documents en retard qui nécessitent une action
- Une fonction de stockage de données auto-apprenante avec balisage et moteur de recherche interne
- Affectation automatique des documents nouvellement ajoutés au dossier approprié
- Création simple d’une base de données et connexion à une base de données, y compris un masque personnalisable individuellement
- Création automatisée de modèles pour les processus et opérations répétitifs
Intégrer les flux de travail numériques dans les processus métier
La fonction de workflow PaperOffice simplifie la communication. La gestion documentaire orientée processus garantit que ces documents restent à jour avec peu d’effort. PaperOffice DMS vous permet de prendre facilement en compte les périodes de conservation et de suppression applicables. Les flux de travail numériques sont intégrés dans les processus d’affaires, ce qui garantit la conformité aux étapes essentielles du processus et donc la conformité.
PaperOffice prend en charge cela avec un module de tâche et de flux de travail complet.
De cette façon, certaines chaînes de processus peuvent être créées et les processus opérationnels existants peuvent être définis sur des documents électroniques et partiellement exécutés automatiquement.
Cela représente une optimisation des processus sans erreur, car la tâche peut non seulement être attribuée à des employés disposant de droits d’utilisateur et de périodes d’achèvement spécifiques, nécessiter une publication numérique, mais également déclencher automatiquement d’autres actions, telles que des notifications par e-mail ou des changements d’état des documents.
De cette façon, les métadonnées pertinentes peuvent également être stockées après le processus d’archivage des documents. Outre le type de document, la période d’archivage et les informations client associées peuvent être spécifiées.
L’industrie du meuble et les métiers de la production bénéficient de la gestion numérique des documents
Optimisez votre temps de travail jusqu’à 7,5% par rapport au travail sur papier grâce à l’utilisation de PaperOffice DMS.
Gagnez du temps dans la recherche, l’acheminement et le partage de documents.
Bien entendu, PaperOffice DMS permet la migration et l’intégration de données numériques existantes à partir de solutions logicielles existantes.
Dans le même temps, PaperOffice DMS est l’interface entre analogique et numérique. Grâce à sa fonction de numérisation, le logiciel peut lire des documents analogiques, des plans et des photos dans le système et les numériser à l’aide de scanners, mais aussi d’enregistrements à partir de téléphones mobiles, où les textes sont convertis en écriture à l’aide de l’OCR et peuvent être modifiés dans les programmes Office.
Les horodatages et le contrôle de version garantissent que le document numérique correspond à l’original analogique.
PaperOffice DMS est non seulement étendu dans ses fonctions, mais aussi facile à apprendre, guidé par des tutoriels vidéo, mais aussi par des conseils individuels et des formations si vous le souhaitez. Tout cela à un très bon rapport qualité-prix.
FAQs
Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Numérisation dans l’industrie du meuble et les entreprises de production":
Comment les employés peuvent-ils accéder à PaperOffice ?
En raison de l’architecture de programme décentralisée et moderne, PaperOffice peut être utilisé sur presque tous les appareils - des PC classiques aux smartphones / tablettes en passant par les téléviseurs.
Qu’advient-il des données si PaperOffice n’existe pas ?
Cela n’arrivera pas, mais pour vous rassurer: vous pouvez exporter vos données à tout moment, car PaperOffice est basé sur une structure de base de données ouverte, vous pouvez accéder à vos données à tout moment.
Sujet Protection des données : Où sont stockés tous les documents ?
PaperOffice stockera tous les documents en interne avec un cryptage de haut niveau, ce qui le rendra immunisé contre le vol de données, par exemple, et dépassera toutes les exigences du RGPD et du GOBD.
Évitez les erreurs : n’enregistrez JAMAIS les données dans un cloud tiers !
PaperOffice peut-il être adapté exactement aux spécifications ?
Oui, PaperOffice peut être adapté à 100% à l’utilisation prévue pour assurer une intégration transparente dans les processus et systèmes existants. Même l’interface du programme peut être entièrement conçue et librement adaptée.
Conclusion
PaperOffice DMS soutient les entreprises de l’industrie du meuble ainsi que les sociétés de production et offre des interfaces appropriées à d’autres logiciels, des connexions API et peut être étendu à tout moment selon vos souhaits. Le logiciel est facile à apprendre et peut être facilement intégré dans la pratique quotidienne sans provoquer d’absences à des fins de formation.
PaperOffice DMS recommande d’utiliser un NAS (stockage de données pris en charge par le réseau) avec une fonction de sauvegarde afin que les données importantes ne soient ni perdues ni espionnées dans des clouds tiers.
En fin de compte, PaperOffice DMS impressionne par un très bon rapport qualité-prix et un immense savoir-faire grâce à plus de 20 ans d’expérience pratique.