Entreprise minière
KUMUL Minerals Holdings Limited

Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), une compagnie minière de premier plan dont le siège est en Papouasie-Nouvelle-Guinée, est à l'avant-garde de l'extraction des ressources.

Avec une présence étendue et un engagement fort envers l'excellence, KMHL s'est imposée comme un acteur majeur dans l'industrie minière. Grâce à une vision claire, des innovations stratégiques et une gestion durable, KMHL est un pionnier dans la création de valeur pour ses parties prenantes et la région.

Position de départ et défis

Comme de nombreuses entreprises de l'industrie minière, KMHL a été confrontée à des défis concernant la gestion et l'organisation de documents et de dossiers importants dans les opérations quotidiennes.

La grande complexité et le volume de la documentation, depuis les procédures d'approbation jusqu'aux protocoles opérationnels et aux exigences environnementales, ont rendu une gestion documentaire efficace indispensable.

Dans ce contexte, KMHL recherchait un système de gestion documentaire qui non seulement centralise les documents, mais aussi facilite la collaboration entre différents départements et sites, tout en garantissant la sécurité et la confidentialité et en soutenant la conformité aux réglementations.

Pourquoi KMHL a choisi PaperOffice DMS

Après un examen approfondi de divers systèmes de gestion de documents, KMHL a choisi PaperOffice DMS. Le système a été choisi car il permettait à l'entreprise d'apporter des modifications minimales à ses flux de travail existants, tout en répondant à ses exigences.

« Nous avons choisi PaperOffice DMS car l'investissement est en accord avec les objectifs de notre entreprise, à savoir augmenter l'efficacité, améliorer la sécurité des documents et exploiter la transformation numérique. De plus, les coûts sont extrêmement attractifs par rapport à d'autres fournisseurs, »

se souvient Loi Joseph, responsable informatique de Kumul Minerals Holdings Limited.

L'analyse financière réalisée par l'équipe informatique a montré que PaperOffice DMS est rentable et répond aux besoins de KMHL.

Trois systèmes de gestion de documents potentiels ont été étudiés, pour lesquels des offres ont été obtenues auprès des entreprises respectives: PaperOffice, Docuware et M-Files.

Mise en œuvre

Pour le début de la mise en œuvre, 80 postes de travail ont été initialement équipés du système de gestion de documents, le NAS Synology ayant été choisi comme base de données.

Ce groupe initial a constitué le point de départ pour le déploiement du système, tandis que d'autres postes de travail ont été progressivement intégrés.

Deux mois après l'attribution du contrat, la migration des données existantes a été achevée, et un mois plus tard, la phase de production a été lancée avec succès, la solution d'archivage de Kumul ayant été acceptée.

La mise en œuvre s'est déroulée sans heurts, et les employés ont été formés avec succès.

Grâce à des formations sur mesure, des ateliers interactifs et des exemples pratiques, tous les employés ont pu découvrir et utiliser de manière optimale toutes les fonctionnalités du système. De plus, des documents de formation ont été fournis pour servir de référence aux employés après les formations.

Cela a permis une transition transparente vers l'utilisation du nouveau système et a assuré une intégration rapide dans les flux de travail quotidiens.

Résultat final

L'implémentation de PaperOffice DMS a permis à KMHL d'améliorer la gestion de ses documents.

L'entreprise a été impressionnée par l'adaptabilité de l'interface utilisateur, la recherche améliorée de documents et le contrôle des versions de documents.

L'introduction du nouveau système s'est déroulée sans problème, et KMHL a recommandé PaperOffice DMS à quiconque recherchait une solution de gestion de documents.

Dans l'ensemble, l'expérience de KMHL avec PaperOffice DMS a été extrêmement satisfaisante et a dépassé leurs attentes.