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Secteur
Industrie et commerce
Région
Langenberg, Rhénanie-du-Nord-Westphalie, Allemagne
Ministères
Ventes
Comptabilité
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Industrie et commerce
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Langenberg, Rhénanie-du-Nord-Westphalie, Allemagne
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Comptabilité
M. Stephan Reichel, directeur général de K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Conseil professionnel
Secteur
Industrie et commerce
Région
Langenberg, Rhénanie-du-Nord-Westphalie, Allemagne
Ministères
Ventes
Comptabilité
En tant que fabricant de caillebotis, K60 Gitterrostsysteme a beaucoup de documents importants à gérer:
Bons de livraison, factures, contrats, croquis ou plans et bien plus encore.
De nombreuses demandes de renseignements arrivent par courriel et sont imprimées, ce qui représente une énorme quantité de papier au cours de l’année. Les commandes sont toujours imprimées avec les données du fournisseur, puis stockées sur l’étagère avec la facture après la livraison.
Ce processus complet signifie une quantité extraordinaire de papier et bien sûr un manque d’espace.
Afin de rendre la recherche plus facile et plus efficace et de minimiser le flot de papier, K60 Gitterrostsysteme a prévu de numériser la documentation et d’incorporer le contenu dans la base de données d’archives interne - l’entreprise recherchait un système de gestion de documents approprié.
Le traitement manuel est devenu trop chronophage au fil du temps, c’est pourquoi l’archivage automatisé et l’extraction d’informations ont été recherchés.
Le plus grand défi pour l’entreprise était de rendre l’information facilement accessible et, surtout, utilisable pour plus d’employés et de groupes d’employés et de groupes de personnes (employés, partenaires commerciaux, clients, citoyens).
L’objectif de l’entreprise était de numériser les documents papier existants, d’optimiser les processus et de contrôler le flux de travail sur tous les documents entrants et sortants, d’automatiser une grande partie des processus en arrière-plan et d’optimiser ainsi le processus.
Dans le passé, l’information n’était stockée que sous forme papier, mais aujourd’hui, il existe une variété de sources d’information et de documents dans de nombreuses organisations: les courriels, les formulaires, les croquis en font tout autant partie que les factures électroniques et les reçus papier, les lettres, les bons de livraison, les contrats, etc.
Tout le flot d’informations est devenu plus incohérent. Par conséquent, la tâche la plus importante est de réunir les unités analogiques et numériques. Les documents qui existent sous forme papier doivent être numérisés et rassemblés avec d’autres informations, telles que les courriels associés.
L’étude de cas, réalisée en collaboration avec le système de gestion de documents PaperOffice, avait pour objectif de minimiser la consommation de papier afin d’économiser des coûts et de l’espace de stockage.
En outre, il était très important de trouver une solution pour archiver tous les documents d’un processus de fabrication ensemble, afin que des informations immédiates sur les documents / commandes liés au projet puissent être faites.
Tout comme l’archivage automatisé des documents et des e-mails entrants, qui doit archiver les documents dans des dossiers appropriés selon certains critères spécifiés et déclencher des flux de travail supplémentaires, tels que l’affectation au commis respectif.
Un autre objectif était de pouvoir rechercher rapidement des documents auprès de collègues du réseau.
rappelle M. Stephan Reichel, directeur général de K60 Gitterrostsysteme.
M. Reichel, directeur général de K60 Gitterrostsysteme, a d’abord examiné diverses offres logicielles en matière de gestion de documents et a finalement décidé de tester d’abord PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS offre exactement les conditions que M. Reichel recherchait. Il s’agit notamment des éléments suivants :
1. Solution pour la base de données centrale interne sur laquelle repose le système de gestion des documents. Les données ne doivent pas être enregistrées sur un ordinateur mono-utilisateur.Un dépôt central accessible à tout le personnel administratif.
Il était clair pour M. Stephan Reichel dès le début qu’il n’y avait aucun moyen de contourner la numérisation de son entreprise :
2. Gestion et automatisation des tâches administratives. Le logiciel doit permettre la répartition des tâches sur le réseau et leur traitement par le commis concerné.
Autorisation numérique de l’utilisateur et confirmation du mot de passe incluses.
Dans le même temps, tous les employés concernés sont informés de l’état du traitement. Le stockage des versions permet de retracer quelles étapes de traitement ont été effectuées quand et par qui.
3. Récupérabilité et gain de temps. Un moyen plus simple a été recherché pour numériser des documents analogiques et les rendre faciles à trouver en cas de besoin.
4. Fusion de documents / commandes liés au projet. Le logiciel doit être capable d’enregistrer ensemble des documents liés au processus ou d’activer des liens les uns vers les autres.
Tous les documents de la transaction commerciale, tels qu’un processus d’achat ou d’installation avec le bon de livraison, la facture, les croquis, les plans et toute réclamation concernant les défauts correspondants, doivent être gérés de manière centralisée.
De cette façon, les bons de livraison, les factures et tout ce qui appartient au processus métier sont enregistrés dans un dossier ou un sous-dossier. Des autorisations d’accès peuvent être attribuées pour chaque dossier, soit pour des groupes d’employés, soit pour des employés individuels.
De plus, des liens hypertexte vers le dossier peuvent être créés et envoyés aux employés.
De cette façon, les employés autorisés et les partenaires de coopération peuvent y accéder de n’importe où et à tout moment. Grâce au contrôle de version, l’expéditeur et l’heure de chaque modification de document individuel peuvent être tracés de manière transparente : les requêtes sont clarifiées rapidement et les erreurs inutiles sont évitées.
PaperOffice dispose également d’une représentation virtuelle des documents dans d’autres dossiers. De cette façon, le(s) document(s) peut être affiché virtuellement dans différents dossiers sans que le document original ait à être dupliqué. Cette fonction est très utile si, par exemple, un document doit apparaître dans différents projets, mais que vous ne souhaitez pas dupliquer le document.
La possibilité d’accéder à l’information sous différents angles assure un niveau de clarté plus élevé pour tous les participants au projet et améliore la capacité des employés à fournir de l’information.
PaperOffice DMS répondait à tous les critères requis.
Grâce à la numérisation de PaperOffice, k60 Grating Systems a déjà pu :
La disponibilité plus facile et plus rapide des données et des documents modifie fondamentalement et définitivement les processus de l’entreprise. Les connaissances administratives sont désormais organisées de manière transparente et disponibles au bon moment.
En ce sens, la base de la numérisation de tous les processus basés sur des documents est posée avec PaperOffice DMS.
En plus du processus d’archivage général :
garanti.
PaperOffice DMS cartographie aujourd’hui l’ensemble du flux de travail numériquement.
Pour le moment, tous les documents de livraison et de facture sont enregistrés avec de puissants scanners, PaperOffice reconnaît automatiquement les coordonnées et stocke les documents en conséquence dans les archives électroniques.
Les employés peuvent ensuite accéder aux documents via une interface utilisateur simple et saisir divers termes de recherche - une recherche en texte intégral est également disponible.
Grâce à l’utilisation cohérente du DMS, le fabricant de caillebotis a pu réduire considérablement le temps de traitement requis pour une facture, tout en réduisant considérablement le nombre de créances impayées.
Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Fabricant de caillebotis
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG":
Quels conseils donneriez-vous aux futurs utilisateurs de PaperOffice ?
Il n’est jamais trop tôt ou trop tard pour aborder le sujet de la numérisation.
Le plus important est de se faire une idée du logiciel mais aussi de l’entreprise elle-même. Il était important que nous ne nous sentions pas obligés d’acheter le logiciel ou de nous inscrire à des packages de service et de support.
Avant même d’acquérir PaperOffice DMS, nous avons parlé à tous les départements de l’entreprise et nous ne nous sommes jamais sentis maltraités. Au contraire : PaperOffice dispose d’une équipe sympathique, courtoise et compétente.
Pour nous, en tant qu’institution publique, le processus devient de plus en plus compliqué et implique beaucoup de bureaucratie. Par conséquent, la confiance dans le système et le logiciel était très importante. Bien sûr, il était également très important que le logiciel soit facile à comprendre.
À qui recommanderiez-vous PaperOffice ?
Nous recommanderons PaperOffice à toutes les autres entreprises qui souhaitent numériser et automatiser.
Qu’est-ce qui vous plaît particulièrement dans PaperOffice ?
Nous sommes très satisfaits de tout.
PaperOffice est un système de gestion de documents léger mais puissant.
Les fonctions qui semblent dénuées de sens au premier abord, telles que la lecture automatique du contenu du document, s’avèrent être les fonctions les plus importantes que vous ne voulez plus manquer sur une plus longue période de temps.
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Lars R. Ludewig
propriétaire et directeur général de ViaCreative Zahntechnik GmbH
