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Changement numérique dans l’industrie des caillebotis - gestion réussie des documents


M. Stephan Reichel, directeur général de K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG

Conseil professionnel

Secteur
Industrie et commerce

Région
Langenberg, Rhénanie-du-Nord-Westphalie, Allemagne

Ministères
Ventes
Comptabilité

Position de départ

En tant que fabricant de caillebotis, K60 Gitterrostsysteme a beaucoup de documents importants à gérer:

Bons de livraison, factures, contrats, croquis ou plans et bien plus encore.

De nombreuses demandes de renseignements arrivent par courriel et sont imprimées, ce qui représente une énorme quantité de papier au cours de l’année. Les commandes sont toujours imprimées avec les données du fournisseur, puis stockées sur l’étagère avec la facture après la livraison.

Ce processus complet signifie une quantité extraordinaire de papier et bien sûr un manque d’espace.

Afin de rendre la recherche plus facile et plus efficace et de minimiser le flot de papier, K60 Gitterrostsysteme a prévu de numériser la documentation et d’incorporer le contenu dans la base de données d’archives interne - l’entreprise recherchait un système de gestion de documents approprié.

Le traitement manuel est devenu trop chronophage au fil du temps, c’est pourquoi l’archivage automatisé et l’extraction d’informations ont été recherchés.

Le plus grand défi pour l’entreprise était de rendre l’information facilement accessible et, surtout, utilisable pour plus d’employés et de groupes d’employés et de groupes de personnes (employés, partenaires commerciaux, clients, citoyens).

L’objectif de l’entreprise était de numériser les documents papier existants, d’optimiser les processus et de contrôler le flux de travail sur tous les documents entrants et sortants, d’automatiser une grande partie des processus en arrière-plan et d’optimiser ainsi le processus.

Construction site in the background with laptop
Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Problèmes et tâches existants

Dans le passé, l’information n’était stockée que sous forme papier, mais aujourd’hui, il existe une variété de sources d’information et de documents dans de nombreuses organisations: les courriels, les formulaires, les croquis en font tout autant partie que les factures électroniques et les reçus papier, les lettres, les bons de livraison, les contrats, etc.

Tout le flot d’informations est devenu plus incohérent. Par conséquent, la tâche la plus importante est de réunir les unités analogiques et numériques. Les documents qui existent sous forme papier doivent être numérisés et rassemblés avec d’autres informations, telles que les courriels associés.

L’étude de cas, réalisée en collaboration avec le système de gestion de documents PaperOffice, avait pour objectif de minimiser la consommation de papier afin d’économiser des coûts et de l’espace de stockage.

En outre, il était très important de trouver une solution pour archiver tous les documents d’un processus de fabrication ensemble, afin que des informations immédiates sur les documents / commandes liés au projet puissent être faites.

Tout comme l’archivage automatisé des documents et des e-mails entrants, qui doit archiver les documents dans des dossiers appropriés selon certains critères spécifiés et déclencher des flux de travail supplémentaires, tels que l’affectation au commis respectif.

Un autre objectif était de pouvoir rechercher rapidement des documents auprès de collègues du réseau.

« Nous avions des coûts de stockage évitables en stockant les documents dans des dossiers. De plus, la recherche de documents prenait beaucoup de temps »,

rappelle M. Stephan Reichel, directeur général de K60 Gitterrostsysteme.

« Nous venons de faire avancer le travail et maintenant nous avons une longueur d’avance. »

Pourquoi K60 Gitterrostsysteme a choisi PaperOffice DMS

M. Reichel, directeur général de K60 Gitterrostsysteme, a d’abord examiné diverses offres logicielles en matière de gestion de documents et a finalement décidé de tester d’abord PaperOffice DMS.

PaperOffice DMS offre exactement les conditions que M. Reichel recherchait. Il s’agit notamment des éléments suivants :

1. Solution pour la base de données centrale interne sur laquelle repose le système de gestion des documents. Les données ne doivent pas être enregistrées sur un ordinateur mono-utilisateur.

La solution : Un serveur dédié MAX avec des performances maximales pour les systèmes de caillebotis K60 a été mis en place, sur lequel la base de données a été construite. Cela a permis un accès centralisé et facile à toute cette documentation pertinente et la possibilité pour plusieurs parties de collaborer sur le même document.

Un dépôt central accessible à tout le personnel administratif.

Il était clair pour M. Stephan Reichel dès le début qu’il n’y avait aucun moyen de contourner la numérisation de son entreprise :

« Pendant longtemps, j’ai été conscient qu’il n’y avait aucun moyen de contourner la numérisation, mais nous y avons résisté pendant longtemps. Les changements dans les processus de l’entreprise sont généralement poussés de plus en plus loin, comme aller chez le dentiste. Une fois l’intégration du système de gestion de documents terminée, je peux certainement dire que j’aurais dû le faire beaucoup plus tôt. »

2. Gestion et automatisation des tâches administratives. Le logiciel doit permettre la répartition des tâches sur le réseau et leur traitement par le commis concerné.

La solution : PaperOffice DMS dispose d’une fonction de flux de travail complète qui permet d’envoyer des rappels, des messages et des informations vers et depuis n’importe quel ordinateur connecté à un groupe d’employés préalablement déterminé.

Autorisation numérique de l’utilisateur et confirmation du mot de passe incluses.

Dans le même temps, tous les employés concernés sont informés de l’état du traitement. Le stockage des versions permet de retracer quelles étapes de traitement ont été effectuées quand et par qui.

« Dès le premier rendez-vous avec PaperOffice, vous remarquez les 20 ans d’expérience de PaperOffice dans le domaine de la gestion de documents. »

3. Récupérabilité et gain de temps. Un moyen plus simple a été recherché pour numériser des documents analogiques et les rendre faciles à trouver en cas de besoin.

La solution : C’est le segment central de PaperOffice DMS, la numérisation de documents analogiques. Tout ce dont vous avez besoin est un scanner avec une interface avec l’ordinateur et PaperOffice DMS. Les documents ne sont pas seulement numérisés. Si nécessaire, ils sont convertis en texte modifiable par un logiciel OCR intégré et automatiquement enregistrés correctement.

4. Fusion de documents / commandes liés au projet. Le logiciel doit être capable d’enregistrer ensemble des documents liés au processus ou d’activer des liens les uns vers les autres.

Tous les documents de la transaction commerciale, tels qu’un processus d’achat ou d’installation avec le bon de livraison, la facture, les croquis, les plans et toute réclamation concernant les défauts correspondants, doivent être gérés de manière centralisée.

La solution : PaperOffice dispose de dossiers numériques où tous les documents d’un processus de production peuvent être stockés dans un dossier numérique. La structure des dossiers, composée d’un dossier principal et de sous-dossiers, assure une vue d’ensemble optimale.

De cette façon, les bons de livraison, les factures et tout ce qui appartient au processus métier sont enregistrés dans un dossier ou un sous-dossier. Des autorisations d’accès peuvent être attribuées pour chaque dossier, soit pour des groupes d’employés, soit pour des employés individuels.

De plus, des liens hypertexte vers le dossier peuvent être créés et envoyés aux employés.

De cette façon, les employés autorisés et les partenaires de coopération peuvent y accéder de n’importe où et à tout moment. Grâce au contrôle de version, l’expéditeur et l’heure de chaque modification de document individuel peuvent être tracés de manière transparente : les requêtes sont clarifiées rapidement et les erreurs inutiles sont évitées.

« Le sujet de la numérisation devient de plus en plus perceptible dans l’industrie des caillebotis. Cela s’applique, par exemple, à nos listes de pièces ou à nos plans, dessins et configurateurs. Après l’introduction de PaperOffice DMS, l’effort manuel a pu être réduit. Nous sommes maintenant des pionniers en tant que fabricant de caillebotis numériques. »

PaperOffice dispose également d’une représentation virtuelle des documents dans d’autres dossiers. De cette façon, le(s) document(s) peut être affiché virtuellement dans différents dossiers sans que le document original ait à être dupliqué. Cette fonction est très utile si, par exemple, un document doit apparaître dans différents projets, mais que vous ne souhaitez pas dupliquer le document.

La possibilité d’accéder à l’information sous différents angles assure un niveau de clarté plus élevé pour tous les participants au projet et améliore la capacité des employés à fournir de l’information.

PaperOffice DMS répondait à tous les critères requis.

Avantages grâce à la numérisation avec PaperOffice

Grâce à la numérisation de PaperOffice, k60 Grating Systems a déjà pu :

  • Économisez du temps et des ressources
  • Accès facile aux documents
  • Disponibilité des documents pour chaque employé autorisé
  • Fournir un dépôt clair

La disponibilité plus facile et plus rapide des données et des documents modifie fondamentalement et définitivement les processus de l’entreprise. Les connaissances administratives sont désormais organisées de manière transparente et disponibles au bon moment.

En ce sens, la base de la numérisation de tous les processus basés sur des documents est posée avec PaperOffice DMS.

En plus du processus d’archivage général :

  • Archivage à l’épreuve des révisions
  • Optimisation des processus organisationnels
  • Meilleure organisation de la documentation
  • Recherche de documents plus rapide
  • Communication simplifiée et résolution de tâches

garanti.

Résultat final

PaperOffice DMS cartographie aujourd’hui l’ensemble du flux de travail numériquement.

Pour le moment, tous les documents de livraison et de facture sont enregistrés avec de puissants scanners, PaperOffice reconnaît automatiquement les coordonnées et stocke les documents en conséquence dans les archives électroniques.

Les employés peuvent ensuite accéder aux documents via une interface utilisateur simple et saisir divers termes de recherche - une recherche en texte intégral est également disponible.

Grâce à l’utilisation cohérente du DMS, le fabricant de caillebotis a pu réduire considérablement le temps de traitement requis pour une facture, tout en réduisant considérablement le nombre de créances impayées.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Fabricant de caillebotis
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG":

Quels conseils donneriez-vous aux futurs utilisateurs de PaperOffice ?

Il n’est jamais trop tôt ou trop tard pour aborder le sujet de la numérisation.

Le plus important est de se faire une idée du logiciel mais aussi de l’entreprise elle-même. Il était important que nous ne nous sentions pas obligés d’acheter le logiciel ou de nous inscrire à des packages de service et de support.

Avant même d’acquérir PaperOffice DMS, nous avons parlé à tous les départements de l’entreprise et nous ne nous sommes jamais sentis maltraités. Au contraire : PaperOffice dispose d’une équipe sympathique, courtoise et compétente.

Pour nous, en tant qu’institution publique, le processus devient de plus en plus compliqué et implique beaucoup de bureaucratie. Par conséquent, la confiance dans le système et le logiciel était très importante. Bien sûr, il était également très important que le logiciel soit facile à comprendre.

À qui recommanderiez-vous PaperOffice ?

Nous recommanderons PaperOffice à toutes les autres entreprises qui souhaitent numériser et automatiser.

Qu’est-ce qui vous plaît particulièrement dans PaperOffice ?

Nous sommes très satisfaits de tout.

Conclusion

PaperOffice est un système de gestion de documents léger mais puissant.

Les fonctions qui semblent dénuées de sens au premier abord, telles que la lecture automatique du contenu du document, s’avèrent être les fonctions les plus importantes que vous ne voulez plus manquer sur une plus longue période de temps.

« Je suis content d’avoir choisi PaperOffice parce qu’en fin de compte, nous avons obtenu un système optimal. Nous pouvons l’administrer nous-mêmes et sommes en bonne voie de devenir un bureau numérique. »

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Le chemin numérique du patriarcat avec PaperOffice DMS

« Nous sommes ravis après un an et demi de travail et pourtant nous n’avons pas encore pleinement exploité ce chef-d’œuvre fantastique. »

Pedro Silva
Assistant administratif du Patriarcat de Lisbonne