ASUSTOR Gestion de documents DMS pour NAS

Les systèmes de gestion documentaire, gestion des documents, appelés également DMS, soutiennent votre organisation dans l'organisation électronique et structurée des documents d'affaires. Un DMS est donc une étape importante vers le bureau sans papier.

En combinaison avec votre ASUSTOR NAS vous formez le duo idéal pour numériser les archives analogiques et augmenter l'efficacité des processus de recherche et d'archivage.

La gestion de documents PaperOffice est le seul système DMS au monde officiellement approuvé par ASUSTOR pour vos appareils ASUSTOR.

Qu'est-ce qu'un NAS?

Sous la marque « ASUSTOR NAS », l'entreprise taïwanaise ASUSTOR commercialise divers appareils de stockage en réseau (NAS). Ces appareils permettent aux entreprises ainsi qu'aux utilisateurs privés de protéger efficacement leurs données, de les organiser et de les utiliser individuellement.

En effet, un NAS est un serveur de fichiers avec son propre système d'exploitation, qui met à disposition son espace de stockage via le réseau.

ASUSTOR NAS offre la condition idéale pour toutes les entreprises, mais surtout pour les PME, pour stocker rapidement et facilement les données de l'entreprise.

Dans l'article suivant, nous vous montrons comment tirer le maximum de votre ASUSTOR NAS pour votre entreprise et comment la gestion documentaire peut fonctionner facilement et sans Docker.

Pourquoi utiliser un NAS au lieu du Cloud?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous devriez utiliser une solution NAS (Network Attached Storage) plutôt qu'une solution basée sur le Cloud, nous vous listons ici quelques exemples:

• 1. Contrôle et sécurité: Un NAS se trouve sous le contrôle physique de l'entreprise, ce qui signifie que vous avez en tant qu'entreprise un contrôle total sur vos propres données et vous pouvez vous assurer que ces données sont sûres et protégées.
  Dans un environnement cloud, vos données sont transmises à un fournisseur externe et ne sont pas soumises aux mêmes normes de sécurité que l'entreprise elle-même.


• 2. Protection des données: Les entreprises doivent respecter les dispositions légales concernant le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne lorsqu'elles stockent des données personnelles. Par conséquent, les entreprises doivent s'assurer que les technologies et services de stockage qu'elles choisissent respectent les réglementations en matière de protection des données.
  Un NAS (Network Attached Storage) est un meilleur choix qu'une solution cloud pour respecter les règlements RGPD.
  Comme il reste la propriété de l'entreprise, les données peuvent être contrôlées, traitées et protégées directement par l'entreprise. Un NAS offre également un haut niveau de flexibilité, car les données ne doivent pas être stockées dans un centre de données externe. En outre, les entreprises peuvent chiffrer les données sur le NAS pour les protéger contre tout accès non autorisé.
• 3. Connexion Internet: Un NAS peut être utilisé indépendamment d'une connexion Internet, ce qui le rend idéal pour les entreprises opérant dans des zones rurales ou des zones avec des connexions Internet instables.


• 4. Coûts: Le coût est un avantage majeur qu'un NAS offre par rapport au stockage dans le cloud. Un NAS est moins cher à l'achat qu'un service cloud, car vous n'avez à payer qu'une seule fois et il vous appartient entièrement.
  De plus, les coûts mensuels pour un NAS sont beaucoup plus faibles que pour un service cloud. En effet, avec un NAS, il n'y a pas de frais d'abonnement mensuels. En outre, un NAS n'entraîne pas de frais de bande passante supplémentaires, qui peuvent survenir avec un service cloud.


• 5. Flexibilité: Un NAS offre aux entreprises plus de flexibilité dans le choix du matériel et de la capacité de stockage. Il permet également d'étendre l'espace de stockage pour répondre aux besoins croissants de l'entreprise.

Un ASUSTOR NAS en combinaison avec PaperOffice DMS offre à votre entreprise une solution simple et fiable pour gérer vos documents.

PaperOffice DMS est un logiciel facile à utiliser qui permet aux entreprises d'organiser, de stocker, de catégoriser et de gérer leurs documents, de sorte qu'ils peuvent être facilement accessibles à tout moment et de n'importe où.

En combinant le NAS et la gestion efficace de PaperOffice DMS, vous pouvez augmenter la productivité de votre entreprise en vous assurant que les documents peuvent être récupérés rapidement et de manière fiable. Il offre également une protection supplémentaire pour les données, car elles sont stockées sur le NAS et non sur des ordinateurs locaux ou un cloud externe.

Quel est l'effort d'installation et de configuration de la base de données?

L'installation et la configuration de la base de données sur votre ASUSTOR NAS ne sont pas du tout compliquées et ne nécessitent pas de spécialiste informatique.

La configuration avec l'aide des vidéos YouTube de PaperOffice peut être effectuée même par un profane en quelques minutes.

Comment vos données arrivent-elles sur le NAS ASUSTOR ?

Il existe plusieurs façons de transférer des données dans le système de gestion de documents PaperOffice (DMS) fonctionnant sur un NAS (Network Attached Storage) ASUSTOR. Voici quelques exemples :

Scanner des documents

Le procédé est simple : Si les données ne sont pas encore disponibles sous forme numérique, les documents en papier doivent d'abord être numérisés ou photographiés.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Avec votre scanner ou un autre appareil de numérisation, le document est non seulement converti en image, mais son contenu peut également être « lu » électroniquement. La fonction de scanner intégrée dans PaperOffice DMS se connecte à votre scanner et transfère ainsi le support numérique dans le logiciel de gestion de documents.

Nous avons déjà rédigé un autre article sur la meilleure façon d'intégrer votre scanner pour numériser vos documents.

Archivage de documents numériques

Les données disponibles sous forme numérique, telles que les e-mails ou les fichiers numériques, peuvent être facilement glissées dans l'interface PaperOffice par glisser-déposer. Si vous souhaitez archiver plusieurs documents sans effort manuel, la surveillance de dossier intégrée dans PaperOffice est idéale. Cela permet une archivage fluide en arrière-plan.

Données existantes

Le système de gestion de documents de PaperOffice permet également aux utilisateurs de transférer facilement les données déjà numériques stockées sur les disques durs des ordinateurs portables ou des ordinateurs de bureau vers un stockage partagé, le NAS ASUSTOR.

De cette façon, toutes les données existantes peuvent être importées dans le système de gestion de documents en un seul clic.

Valeur ajoutée et avantages de l'ASUSTOR NAS combinée à PaperOffice DMS

L'utilisation d'un ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) en combinaison avec le système de gestion de documents (DMS) PaperOffice offre une série d'avantages, dont certains sont :

• 1. Gestion centralisée des données : Le DMS permet de stocker et d'organiser tous les documents et fichiers en un seul endroit centralisé, ce qui facilite la collaboration et l'accès aux données, car chaque employé peut accéder aux fichiers nécessaires sans avoir à les copier sur une clé USB.
  Cela permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs pouvant survenir lors d'un transfert manuel.


• 2. Sécurité accrue : Le NAS offre des fonctionnalités de sécurité supplémentaires telles que le chiffrement et la redondance, pour protéger les données contre la perte ou l'accès non autorisé. Ainsi qu'une haute sécurité des données grâce à différentes options de sauvegarde.
  Des sauvegardes automatiques peuvent être créées pour restaurer les fichiers importants en cas de panne ou de suppression accidentelle. Il est également possible de chiffrer les données pour s'assurer que les données sensibles soient protégées contre tout accès non autorisé.


• 3. Vitesse d'accès accrue : Le NAS permet d'accéder et de traiter les données plus rapidement, ce qui augmente la productivité.


• 4. Maintenance et mise à jour simples : Le DMS et le NAS sont indépendants l'un de l'autre et peuvent être maintenus et mis à jour séparément, ce qui facilite la maintenance.


• 5. Flexibilité accrue : La combinaison d'ASUSTOR NAS et PaperOffice DMS offre une variété d'options de configuration et de personnalisation pour répondre aux besoins de l'entreprise.


• 6. Extension facile de l'espace de stockage : Comme les entreprises se développent souvent et ont besoin de plus d'espace de stockage, un ASUSTOR NAS peut être facilement étendu pour répondre aux besoins croissants. Cela est plus rentable et plus facile à mettre en œuvre par rapport à d'autres solutions de stockage, telles que les disques durs externes ou les solutions cloud.


• 7. Prise en charge de l'accès mobile et du travail à distance : En utilisant ASUSTOR NAS et PaperOffice DMS, on peut accéder aux données et les traiter de n'importe où, ce qui élargit les possibilités de travail à distance et de collaboration mobile.


• 8. Efficacité accrue : L'utilisation de PaperOffice DMS et ASUSTOR NAS permet de trouver, organiser et automatiser les processus plus rapidement, ce qui augmente l'efficacité.


• 9. Gestion complète des utilisateurs : Entre autres la possibilité de créer et de gérer plusieurs comptes d'utilisateurs.
  Cela permet aux entreprises de définir différents droits d'accès pour différents employés ou départements. Par exemple, un employé en comptabilité peut avoir accès aux documents financiers, tandis qu'un employé en marketing n'a accès qu'aux documents marketing.

Un DMS permet aux entreprises de stocker et de gérer leurs documents et fichiers de manière centralisée. Il facilite la recherche et la collaboration, car les employés peuvent accéder aux fichiers nécessaires de n'importe où. Il offre également la possibilité d'automatiser les flux de documents, économisant ainsi du temps et des ressources.

Une gestion des documents (DMS) en combinaison avec un ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) offre aux entreprises une solution puissante et fiable pour la gestion et le stockage des documents ainsi que l'accès à vos documents et fichiers.