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Gérez vos documents en toute sécurité et efficacité avec PaperOffice et QNAP NAS


Conseil professionnel

QNAP NAS offre un stockage de données fiable et une restauration rapide et facile des données, tandis qu'un système de gestion de documents (DMS) améliore l'organisation, les fonctionnalités de recherche et l'accès aux documents.

Utilisez les deux systèmes pour permettre un travail plus efficace en simplifiant le stockage et la gestion des données, en augmentant la productivité des employés et en réduisant les coûts.

Les systèmes de gestion de documents, également appelés DMS, vous aident à organiser électroniquement et de manière structurée les documents commerciaux de votre organisation. Un DMS constitue donc une étape importante vers un bureau sans papier.

En combinaison avec votre QNAP NAS, ils forment le duo idéal pour numériser les supports analogiques et augmenter l'efficacité des processus de recherche et d'archivage.

La gestion de documents PaperOffice est le seul système DMS officiellement approuvé par QNAP pour vos appareils QNAP.

Qu'est-ce qu'un NAS ?

Sous le nom « QNAP NAS », l'entreprise taïwanaise QNAP distribue différents périphériques de stockage en réseau (NAS). Ces périphériques, tant pour les entreprises que les particuliers, permettent de protéger, organiser et utiliser efficacement leurs données.

Un NAS est un serveur de fichiers avec son propre système d'exploitation qui fournit son espace de stockage via le réseau.

Le QNAP NAS offre une condition idéale pour toutes les entreprises, en particulier les PME, pour stocker rapidement et facilement les données de l'entreprise.

Dans l'article suivant, nous vous montrons comment tirer le maximum de votre QNAP NAS pour votre entreprise, ainsi que comment la gestion documentaire peut fonctionner facilement et sans Docker.

Qnap NAS Gerät stehen neben einem Laptop
Einsatz von QNAP NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse und jeglicher Branche für die Dokumentenverwaltung

Pourquoi utiliser un NAS plutôt qu'un stockage Cloud ?

Il existe plusieurs raisons d'utiliser une solution de stockage Network Attached Storage (NAS) plutôt qu'une solution basée sur le Cloud. En voici quelques exemples :

  • 1. Contrôle et sécurité : Un NAS est sous le contrôle physique de l'entreprise, ce qui signifie que vous avez un contrôle total sur vos propres données et que vous pouvez vous assurer que ces données sont sécurisées.
    Dans un environnement Cloud, vos données sont transférées à un fournisseur externe et ne sont pas soumises aux mêmes normes de sécurité que celles de l'entreprise elle-même.
  • 2. Protection des données personnelles : Les entreprises doivent respecter les règlements de protection des données personnelles selon le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l'Union européenne. Les entreprises doivent donc s'assurer que les technologies et services de stockage sélectionnés sont conformes aux réglementations sur la protection des données.
    Un stockage réseau attaché (NAS) est un choix préférable à une solution Cloud lorsqu'il s'agit de se conformer aux réglementations du RGPD.
    Car il reste la propriété de l'entreprise, les données peuvent être traitées et protégées directement par l'entreprise. Un NAS offre également un haut degré de flexibilité car les données ne doivent pas être stockées dans un centre de données externe. De plus, les entreprises peuvent crypter les données sur le NAS pour les protéger contre tout accès non autorisé.
  • Cloud Lösung gegen QNAP NAS Lösung
    Dokumentenverwaltung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen - QNAP NAS ist die ideale Lösung dafür

  • 3. Connexion Internet : Un NAS peut être utilisé indépendamment d'une connexion Internet, ce qui en fait une solution idéale pour les entreprises travaillant dans des zones rurales ou des zones avec une connexion Internet instable.
  • 4. Coûts : Les coûts constituent un avantage important que le NAS offre par rapport au stockage Cloud. L'achat d'un NAS est moins cher qu'un service Cloud, car vous ne payez qu'une seule fois et il vous appartient entièrement.
    De plus, le coût mensuel d'un NAS est beaucoup moins élevé que celui d'un service Cloud, car vous n'avez pas à payer de frais d'abonnement mensuels. De plus, contrairement aux services Cloud, il n'y a pas de frais de bande passante supplémentaires avec un NAS.
  • 5. Flexibilité : Un NAS offre aux entreprises plus de flexibilité dans le choix du matériel et de la capacité de stockage. Il permet également l'extension de l'espace de stockage pour répondre aux besoins croissants de l'entreprise.

Un NAS QNAP en combinaison avec PaperOffice DMS offre à votre entreprise une solution simple et fiable pour gérer vos documents.

PaperOffice DMS est un logiciel convivial qui permet aux entreprises d'organiser, de stocker, de catégoriser et de gérer leurs documents afin de pouvoir y accéder facilement et de manière transparente n'importe où, n'importe quand.

En combinant le NAS et la gestion efficace de PaperOffice DMS, vous pouvez augmenter la productivité de votre entreprise en vous assurant que les documents peuvent être récupérés rapidement et de manière fiable. Il offre également une protection supplémentaire pour les données car elles sont stockées sur le NAS et non sur les ordinateurs locaux ou le Cloud externe.

Quelle est la complexité de l'installation et de la configuration de la base de données ?

L'installation de la base de données et sa configuration sur votre NAS QNAP ne sont pas du tout complexes et ne nécessitent pas de spécialiste en informatique.

En particulier, étant donné que l'utilisation de conteneurs Docker est généralement considérée comme une solution instable et peu fiable pour l'intégration, PaperOffice a choisi de fournir une solution fiable et éprouvée pour le stockage des données en utilisant directement MariaDB.

Contrairement à l'installation Docker, la configuration est réalisée en quelques minutes par un profane grâce aux vidéos YouTube de PaperOffice.

Conseil

Il y a une vidéo sur YouTube intitulée "QNAP NAS QTS 5 PaperOffice DMS Datenbank Installation & Einrichtung & Konfiguration MariaDB 10" qui explique facilement et clairement ce processus :

Quels sont les avantages de renoncer aux conteneurs Docker ?

Renoncer aux conteneurs Docker lors de l'utilisation d'un système de gestion de documents (DMS) sur un stockage en réseau (NAS) présente plusieurs avantages :

  • 1. Maintenance et mises à jour plus faciles : Sans conteneurs Docker, il n'est pas nécessaire de tenir compte de la compatibilité entre le DMS et les conteneurs, ce qui simplifie la maintenance et les mises à jour.
  • 2. Meilleures performances : Étant donné que le DMS s'exécute directement sur le NAS, il peut utiliser pleinement les ressources du NAS et ainsi obtenir de meilleures performances par rapport à un environnement de conteneur.
  • 3. Pas de charge de ressources supplémentaire : Comme aucun conteneur Docker n'est utilisé, il n'y a pas de charge de ressources supplémentaire sur le NAS, ce qui a un impact positif sur les performances globales.

Comment vos données arrivent-elles sur le NAS QNAP ?

Il existe plusieurs moyens de transférer des données dans le système de gestion de documents (DMS) PaperOffice, qui fonctionne sur un NAS (stockage en réseau) QNAP. Voici quelques exemples :

Numérisation de documents

La procédure est simple : si les données ne sont pas encore disponibles sous forme numérique, les documents sous forme papier doivent d'abord être numérisés ou photographiés.

Männliche Hand scannt ein Papierdokument ein zusammen mit Synology DMS
Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Avec votre scanner ou un autre appareil de numérisation, le document est non seulement converti en une image, mais son contenu peut également être "lu" électroniquement. La fonction de numérisation intégrée à PaperOffice DMS se connecte à votre scanner et transfère le support numérique vers le logiciel de gestion de documents.

Nous avons déjà rédigé un autre article sur la meilleure façon d'intégrer votre scanner pour numériser vos documents.

Stockage numérique de documents

Les données déjà disponibles sous forme numérique, telles que les e-mails ou les fichiers numériques, peuvent simplement être glissées et déposées dans l'interface de PaperOffice. Si vous souhaitez archiver plusieurs documents sans effort manuel, la fonction de surveillance des dossiers intégrée à PaperOffice est idéale. Elle permet une archivage fluide en arrière-plan.

Données existantes

Le système de gestion de documents de PaperOffice facilite également le transfert des données déjà disponibles numériquement sur des disques durs d'ordinateurs portables ou de bureaux vers un support de stockage partagé, le NAS QNAP.

Ainsi, toutes les données existantes peuvent être importées dans le système de gestion de documents en un seul clic.

La valeur ajoutée et les avantages du NAS QNAP en combinaison avec PaperOffice DMS

L'utilisation d'un NAS QNAP (Network Attached Storage) en combinaison avec le système de gestion de documents (DMS) PaperOffice offre plusieurs avantages, notamment :

  • 1. Gestion centralisée des données : Le DMS permet de stocker et d'organiser tous les documents et fichiers au même endroit, ce qui facilite la collaboration et l'accès aux données car chaque employé peut accéder aux fichiers nécessaires sans les copier sur une clé USB.
    Cela permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs pouvant survenir lors d'un transfert manuel.

  • 2. Sécurité accrue : Le NAS offre des fonctionnalités de sécurité supplémentaires telles que le chiffrement et la redondance pour protéger les données contre la perte ou l'accès non autorisé. De plus, il offre une grande sécurité des données grâce à différentes options de sauvegarde.
    Il est possible de créer des sauvegardes automatiques pour pouvoir récupérer des fichiers importants en cas de panne ou de suppression accidentelle. Il est également possible de crypter les données pour garantir la protection des données sensibles contre les accès non autorisés.

  • 3. Vitesse d'accès accrue : Le NAS permet d'accéder et de modifier les données plus rapidement, ce qui augmente la productivité.

  • 4. Maintenance et mise à jour faciles : Le DMS et le NAS sont indépendants l'un de l'autre et peuvent être entretenus et mis à jour séparément, ce qui facilite la maintenance.

  • 5. Flexibilité accrue : La combinaison du NAS QNAP et de PaperOffice DMS offre de nombreuses possibilités de configuration et de personnalisation pour répondre aux besoins de l'entreprise.

  • 6. De plus, la facilité d'extension de l'espace de stockage est également l'un des avantages. Comme les entreprises ont souvent besoin de plus d'espace de stockage, un NAS QNAP peut être facilement étendu pour répondre aux besoins croissants. Cela est plus rentable et plus facile à mettre en œuvre que d'autres solutions de stockage telles que les disques durs externes ou les solutions de cloud.

  • 7. Prise en charge de l'accès mobile et du travail à distance : L'utilisation d'un NAS QNAP et de PaperOffice DMS permet d'accéder et de modifier les données de n'importe où, ce qui étend les possibilités de travail à distance et de collaboration mobile.

  • 8. Efficacité accrue : L'utilisation de PaperOffice DMS et de NAS QNAP permet de trouver, d'organiser et d'automatiser les processus plus rapidement, ce qui augmente l'efficacité.

  • 9. Un autre avantage du NAS QNAP en combinaison avec le système de gestion de documents est le gestion utilisateur étendue, y compris la possibilité de créer et de gérer plusieurs comptes utilisateur.
    Cela permet aux entreprises de définir différents droits d'accès pour différents employés ou départements. Par exemple, un employé de la comptabilité peut avoir accès aux documents financiers, tandis qu'un employé du marketing n'aura accès qu'aux documents marketing.

Un DMS permet aux entreprises de stocker et de gérer leurs documents et fichiers de manière centralisée. Cela facilite la recherche et la collaboration car les employés peuvent accéder aux fichiers nécessaires depuis n'importe quel endroit. Il offre également la possibilité d'automatiser les flux de travail documentaires pour gagner du temps et des ressources.

Une gestion des documents (DMS) associée à un NAS QNAP offre aux entreprises une solution puissante et fiable pour la gestion et le stockage des documents, ainsi que l'accès à leurs documents et fichiers.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Gestion des documents QNAP DMS pour NAS":

Pour qui convient un bureau sans papier ?

La réponse rapide et simple à cette question est : pour toutes les entreprises. Tous les secteurs et toutes les tailles d'entreprise bénéficient d'un bureau sans papier, des PME aux start-ups en passant par les grandes entreprises. La transition est particulièrement bénéfique pour les petites et moyennes entreprises car elle permet de réduire les tâches de traitement et les coûts, libérant ainsi du budget pour d'autres boosters de croissance.

Puis-je utiliser un fournisseur de GED basé sur cloud pour mon bureau sans papier en entreprise ?

Non. Un autre facteur, qui est devenu un sujet de discussion depuis l'entrée en vigueur définitive du RGPD en 2018, est la protection des données. Les solutions de GED et les logiciels de GED sont utilisés pour le traitement, la gestion et le stockage de documents qui contiennent souvent des données sensibles et personnelles. En cas de violation du RGPD, des amendes importantes sont prévues par le législateur.

Conclusion

  • Les avantages justifient les efforts et les coûts

    Travailler de manière numérique et mettre les anciens documents à jour sera le meilleur investissement clé pour économiser énormément de temps, d'argent et de nerfs à l'avenir.

  • Vous avez besoin de quelqu'un qui s'y connaît

    Vous n'avez pas besoin d'un spécialiste informatique pour tirer tous les avantages de la numérisation.
    Ce dont vous avez besoin, c'est d'un partenaire compétent à vos côtés, qui peut mettre en œuvre exactement ce dont vous avez besoin grâce à son expérience. Évitez les alarmistes et choisissez des mises en situation plutôt que des présentations PowerPoint élégantes sans les avoir réellement testées.

  • Le matériel est souvent déjà disponible

    En général, chaque entreprise possède déjà une photocopieuse qui n'est pas utilisée à son plein potentiel. Ces appareils aiment les numérisations de masse, ils sont tolérants aux agrafes et peuvent servir de point de départ numérique sans investissement dans un scanner.

  • Moins cher que prévu avec le bon système DMS

    Évitez les pièges financiers avec les systèmes DMS/ECM dans lesquels vous êtes totalement à la merci des fabricants. Ne faites pas de compromis en ce qui concerne les possibilités d'administration propre, comme l'apprentissage automatique du document et la configuration des paramètres. Si vous avez besoin d'aide, le fabricant se fera un plaisir de vous aider, mais restez autonome et indépendant.

  • Automatiser le numérique est l'avenir

    Les processus fonctionneront à l'avenir de manière totalement identique, mais entièrement automatisée.
    Une facture arrive ? Le flux de travail est activé et tout suit son chemin prédéterminé.
    Rechercher dans les 1 000 dossiers ? Pas de problème, car vous avez votre propre Google !

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Le chemin numérique du patriarcat avec PaperOffice DMS

« Nous sommes ravis après un an et demi de travail et pourtant nous n’avons pas encore pleinement exploité ce chef-d’œuvre fantastique. »

Pedro Silva
Assistant administratif du Patriarcat de Lisbonne