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Alexander Staruk, Chief Financial Officer presso la Confraternita Mennonita Bielefeld e. V.
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La Confraternita Mennonita Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) è una chiesa libera protestante le cui radici risalgono al passato. Questa Confraternita Mennonita di Bielefeld è stata fondata a Zurigo durante il movimento della Riforma nel 16 ° secolo. L'odierna Confraternita Mennonita Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), che comprende oltre 1000 membri della comunità.
PaperOffice DMS viene utilizzato dal comune per supportare i membri volontari, in particolare nell'archiviazione dei documenti, nell'assegnazione dei flussi di lavoro e nella contabilità nell'home office.
In un'associazione che comprende la Confraternita Mennonita Bielefeld e. V., ci sono compiti amministrativi piuttosto estesi che sono tutti svolti dai membri su base volontaria.
Ciò riguarda sia la gestione del conto degli oltre 1000 membri che la revisione dei conti per vari progetti di costruzione del comune o l'elaborazione delle donazioni in arrivo.
Fino all'uso di PaperOffice DMS, ai membri selezionati venivano affidati i vari compiti amministrativi, per cui era in gran parte lasciato ai rispettivi membri stessi come e in quale lasso di tempo il lavoro viene svolto.
Non sono stati utilizzati una rete digitale e un software globale. Invece, le fatture dei commercianti che dovevano essere controllate venivano portate a casa per essere controllate manualmente. È anche successo che nessuno ha avuto tempo e quindi il conto è stato inizialmente lasciato sul tavolo.
Nel corso della digitalizzazione, le comunità si trovano ora di fronte a innumerevoli documenti, e-mail e altre preoccupazioni via e-mail. Tuttavia, questo flusso di e-mail difficilmente può essere gestito manualmente.
Le conseguenze sono stati tempi di lavorazione prolissi e inefficienze nell'elaborazione, nel recupero e nell'inoltro della documentazione necessaria. Di conseguenza, il comune è andato alla ricerca di una gestione dei documenti digitali.
Di conseguenza, ci sono stati ripetuti ritardi nel trasferimento degli importi in sospeso alle società incaricate. I solleciti sono stati emessi con costi aggiuntivi e gli sconti concessi non hanno potuto essere utilizzati. È comprensibile che la reputazione della comunità ne abbia sofferto.
Alexander Staruk, Chief Financial Officer presso la Confraternita Mennonita Bielefeld e. V., stava cercando una soluzione al problema, per cui si è anche preso in considerazione la digitalizzazione di tutti i compiti amministrativi del comune, che in precedenza erano stati in gran parte analoghi.
Staruk ha prima esaminato varie offerte di software in relazione alla gestione dei documenti e alla fine ha deciso di testare PaperOffice DMS per sei mesi.
PaperOffice DMS offre esattamente i requisiti che il signor Staruk stava cercando. Ciò include:
Un archivio interno e centrale a cui tutti i membri con attività amministrative possono accedere anche da casa. I dati non devono essere archiviati in un cloud di terze parti o su un computer a utente singolo.
Alexander Staruk si rese presto conto che non c'era modo di digitalizzare la sua comunità:
Autorizzazione utente digitale e conferma della password incluse.
Allo stesso tempo, tutti i membri interessati sono informati sullo stato del trattamento. L'archiviazione delle versioni consente di tracciare quali fasi di elaborazione sono state eseguite quando e da chi.
Un indice di parole chiave impostato dall'intelligenza artificiale PIA assicura che ogni documento possa essere trovato tramite il motore di ricerca interno, anche se l'utente non sa quasi nulla del documento.
Nessun "consulente" esterno e costoso in loco e nessuno deve viaggiare da nessuna parte per la formazione. Tutti possono definire il lasso di tempo per imparare la navigazione del menu da soli come richiesto e in termini di futuro, PaperOffice DMS è ben posizionato grazie alla sua struttura modulare.
PaperOffice DMS ha soddisfatto tutti i criteri richiesti.
Staruk ha prima esaminato varie offerte di software in relazione alla gestione dei documenti e alla fine ha deciso di testare PaperOffice DMS per sei mesi.
PaperOffice DMS offre esattamente i requisiti che il signor Staruk stava cercando. Ciò include:
Un archivio interno e centrale a cui tutti i membri con attività amministrative possono accedere anche da casa. I dati non devono essere archiviati in un cloud di terze parti o su un computer a utente singolo.
Alexander Staruk si rese presto conto che non c'era modo di digitalizzare la sua comunità:
Autorizzazione utente digitale e conferma della password incluse.
Allo stesso tempo, tutti i membri interessati sono informati sullo stato del trattamento. L'archiviazione delle versioni consente di tracciare quali fasi di elaborazione sono state eseguite quando e da chi.
Un indice di parole chiave impostato dall'intelligenza artificiale PIA assicura che ogni documento possa essere trovato tramite il motore di ricerca interno, anche se l'utente non sa quasi nulla del documento.
Nessun "consulente" esterno e costoso in loco e nessuno deve viaggiare da nessuna parte per la formazione. Tutti possono definire il lasso di tempo per imparare la navigazione del menu da soli come richiesto e in termini di futuro, PaperOffice DMS è ben posizionato grazie alla sua struttura modulare.
PaperOffice DMS ha soddisfatto tutti i criteri richiesti.
Dopo la fase di prova di sei mesi, la Confraternita Mennonita Bielefeld e. V. il nostro PaperOffice DMS ed è così soddisfatto che raccomanda il software ad altre congregazioni nella sua chiesa.
Per concludere, risponderemo a qualche domanda frequente sull'argomento. "Mennoniti
Chiesa dei Fratelli di Bielefeld":
Quali consigli daresti ai futuri utenti di PaperOffice?
Non è mai troppo presto o troppo tardi per affrontare il tema della digitalizzazione.
La cosa più importante è farsi un'idea del software ma anche dell'azienda stessa. Era importante che non ci sentissimo obbligati ad acquistare il software o a iscriverci a pacchetti di assistenza e supporto.
Anche prima di acquisire PaperOffice DMS, abbiamo parlato con tutti i reparti dell'azienda e non ci siamo mai sentiti trattati male. Al contrario: PaperOffice ha un team simpatico, cortese e competente.
Per noi come chiesa era molto importante che il software fosse facile da capire ma completo.
A chi consiglieresti PaperOffice?
Raccomanderemo PaperOffice ai nostri fratelli nella chiesa. Ma anche a tutte le altre comunità e aziende che vorrebbero digitalizzare e automatizzare.
Cosa ti piace particolarmente di PaperOffice?
Siamo molto soddisfatti di tutto.
PaperOffice è un sistema di gestione dei documenti leggero ma potente.
Funzioni che all'inizio sembrano prive di significato, come la lettura automatica del contenuto del documento, risultano essere le funzioni più importanti che non vuoi più perdere per un periodo di tempo più lungo.
