Mennoniti
Chiesa dei Fratelli di Bielefeld
Alexander Staruk, Chief Financial Officer presso la Confraternita Mennonita Bielefeld e. V.
La sfida
La Confraternita Mennonita Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) è una chiesa libera protestante le cui radici risalgono al passato. Questa Confraternita Mennonita di Bielefeld è stata fondata a Zurigo durante il movimento della Riforma nel 16 ° secolo. L'odierna Confraternita Mennonita Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), che comprende oltre 1000 membri della comunità.
PaperOffice DMS viene utilizzato dal comune per supportare i membri volontari, in particolare nell'archiviazione dei documenti, nell'assegnazione dei flussi di lavoro e nella contabilità nell'home office.
Posizione di partenza
In un'associazione che comprende la Confraternita Mennonita Bielefeld e. V., ci sono compiti amministrativi piuttosto estesi che sono tutti svolti dai membri su base volontaria.
Ciò riguarda sia la gestione del conto degli oltre 1000 membri che la revisione dei conti per vari progetti di costruzione del comune o l'elaborazione delle donazioni in arrivo.
Problema esistente
Fino all'uso di PaperOffice DMS, ai membri selezionati venivano affidati i vari compiti amministrativi, per cui era in gran parte lasciato ai rispettivi membri stessi come e in quale lasso di tempo il lavoro viene svolto.
Non sono stati utilizzati una rete digitale e un software globale. Invece, le fatture dei commercianti che dovevano essere controllate venivano portate a casa per essere controllate manualmente. È anche successo che nessuno ha avuto tempo e quindi il conto è stato inizialmente lasciato sul tavolo.
Nel corso della digitalizzazione, le comunità si trovano ora di fronte a innumerevoli documenti, e-mail e altre preoccupazioni via e-mail. Tuttavia, questo flusso di e-mail difficilmente può essere gestito manualmente.
Le conseguenze sono stati tempi di lavorazione prolissi e inefficienze nell'elaborazione, nel recupero e nell'inoltro della documentazione necessaria. Di conseguenza, il comune è andato alla ricerca di una gestione dei documenti digitali.
Di conseguenza, ci sono stati ripetuti ritardi nel trasferimento degli importi in sospeso alle società incaricate. I solleciti sono stati emessi con costi aggiuntivi e gli sconti concessi non hanno potuto essere utilizzati. È comprensibile che la reputazione della comunità ne abbia sofferto.
Alexander Staruk, Chief Financial Officer presso la Confraternita Mennonita Bielefeld e. V., stava cercando una soluzione al problema, per cui si è anche preso in considerazione la digitalizzazione di tutti i compiti amministrativi del comune, che in precedenza erano stati in gran parte analoghi.
Perché la Confraternita Mennonita ha scelto PaperOffice DMS
Staruk ha prima esaminato varie offerte di software in relazione alla gestione dei documenti e alla fine ha deciso di testare PaperOffice DMS per sei mesi.
PaperOffice DMS offre esattamente i requisiti che il signor Staruk stava cercando. Ciò include:
- Disponibilità: accesso centralizzato e facile a tutta questa documentazione pertinente e la possibilità per più parti di collaborare sullo stesso documento.
Un archivio interno e centrale a cui tutti i membri con attività amministrative possono accedere anche da casa. I dati non devono essere archiviati in un cloud di terze parti o su un computer a utente singolo.
- Agilità e automazione delle attività amministrative: il software deve consentire la distribuzione delle attività sulla rete e l'elaborazione da parte del rispettivo socio del club.
- Recuperabilità e risparmio di tempo: è stato cercato un modo più semplice per digitalizzare i documenti analogici e renderli facilmente recuperabili se necessario.
- Pratico e comprensibile: Il software dovrebbe richiedere la minor formazione possibile e allo stesso tempo essere preparato per il futuro.
La soluzione: Synology ha installato un NAS, un network attached storage, nel community center, sul quale sono archiviati tutti i dati relativi all'associazione e ai suoi membri utilizzando PaperOffice DMS.
Alexander Staruk si rese presto conto che non c'era modo di digitalizzare la sua comunità:
"Abbiamo appena portato avanti il lavoro e ora abbiamo un vantaggio".
La soluzione: PaperOffice DMS ha una funzione completa del flusso di lavoro che consente l'assegnazione e l'elaborazione di processi complessi e il controllo efficiente delle informazioni e delle attività dei documenti da parte dell'azienda.
Autorizzazione utente digitale e conferma della password incluse.
Allo stesso tempo, tutti i membri interessati sono informati sullo stato del trattamento. L'archiviazione delle versioni consente di tracciare quali fasi di elaborazione sono state eseguite quando e da chi.
La soluzione: È il segmento principale di PaperOffice DMS, la digitalizzazione di documenti analogici. Tutto ciò di cui hai bisogno è uno scanner con un'interfaccia per il computer e PaperOffice DMS. I documenti non vengono semplicemente scansionati. Se necessario, vengono convertiti in testo modificabile dal software OCR integrato e salvati automaticamente correttamente.
Un indice di parole chiave impostato dall'intelligenza artificiale PIA assicura che ogni documento possa essere trovato tramite il motore di ricerca interno, anche se l'utente non sa quasi nulla del documento.
La soluzione: L'uso di PaperOffice DMS può essere appreso utilizzando video di formazione gratuiti e tutorial.
Nessun "consulente" esterno e costoso in loco e nessuno deve viaggiare da nessuna parte per la formazione. Tutti possono definire il lasso di tempo per imparare la navigazione del menu da soli come richiesto e in termini di futuro, PaperOffice DMS è ben posizionato grazie alla sua struttura modulare.
PaperOffice DMS ha soddisfatto tutti i criteri richiesti.
Perché la Confraternita Mennonita ha scelto PaperOffice DMS
Staruk ha prima esaminato varie offerte di software in relazione alla gestione dei documenti e alla fine ha deciso di testare PaperOffice DMS per sei mesi.
PaperOffice DMS offre esattamente i requisiti che il signor Staruk stava cercando. Ciò include:
- Disponibilità: accesso centralizzato e facile a tutta questa documentazione pertinente e la possibilità per più parti di collaborare sullo stesso documento.
Un archivio interno e centrale a cui tutti i membri con attività amministrative possono accedere anche da casa. I dati non devono essere archiviati in un cloud di terze parti o su un computer a utente singolo.
- Agilità e automazione delle attività amministrative: il software deve consentire la distribuzione delle attività sulla rete e l'elaborazione da parte del rispettivo socio del club.
- Recuperabilità e risparmio di tempo: è stato cercato un modo più semplice per digitalizzare i documenti analogici e renderli facilmente recuperabili se necessario.
- Pratico e comprensibile: Il software dovrebbe richiedere la minor formazione possibile e allo stesso tempo essere preparato per il futuro.
La soluzione: Synology ha installato un NAS, un network attached storage, nel community center, sul quale sono archiviati tutti i dati relativi all'associazione e ai suoi membri utilizzando PaperOffice DMS.
Alexander Staruk si rese presto conto che non c'era modo di digitalizzare la sua comunità:
"Abbiamo appena portato avanti il lavoro e ora abbiamo un vantaggio".
La soluzione: PaperOffice DMS ha una funzione completa del flusso di lavoro che consente l'assegnazione e l'elaborazione di processi complessi e il controllo efficiente delle informazioni e delle attività dei documenti da parte dell'azienda.
Autorizzazione utente digitale e conferma della password incluse.
Allo stesso tempo, tutti i membri interessati sono informati sullo stato del trattamento. L'archiviazione delle versioni consente di tracciare quali fasi di elaborazione sono state eseguite quando e da chi.
La soluzione: È il segmento principale di PaperOffice DMS, la digitalizzazione di documenti analogici. Tutto ciò di cui hai bisogno è uno scanner con un'interfaccia per il computer e PaperOffice DMS. I documenti non vengono semplicemente scansionati. Se necessario, vengono convertiti in testo modificabile dal software OCR integrato e salvati automaticamente correttamente.
Un indice di parole chiave impostato dall'intelligenza artificiale PIA assicura che ogni documento possa essere trovato tramite il motore di ricerca interno, anche se l'utente non sa quasi nulla del documento.
La soluzione: L'uso di PaperOffice DMS può essere appreso utilizzando video di formazione gratuiti e tutorial.
Nessun "consulente" esterno e costoso in loco e nessuno deve viaggiare da nessuna parte per la formazione. Tutti possono definire il lasso di tempo per imparare la navigazione del menu da soli come richiesto e in termini di futuro, PaperOffice DMS è ben posizionato grazie alla sua struttura modulare.
PaperOffice DMS ha soddisfatto tutti i criteri richiesti.
Dopo la fase di prova di sei mesi, la Confraternita Mennonita Bielefeld e. V. il nostro PaperOffice DMS ed è così soddisfatto che raccomanda il software ad altre congregazioni nella sua chiesa.
