Qual è l'obiettivo della gestione dei contenuti aziendali?
L'obiettivo dell'ECM è fornire funzionalità per migliorare l'efficienza aziendale, ridurre i costi e creare interfacce tra diverse soluzioni di sistema. Inoltre, l'ECM comprende i seguenti sotto-obiettivi:
- Evita la ridondanza dei documenti
- Accesso uniforme ai documenti
- Fornitura di informazioni (indipendentemente dalla fonte e dall'uso)
- Eliminazione dei rischi di conformità nella gestione delle informazioni
Testimonianze dei clienti: In PaperOffice siamo orgogliosi di avere molti clienti soddisfatti in diversi settori. Puoi vedere tutte le nostre testimonianze e casi studio sul nostro sito web.
Integrazione e compatibilità: PaperOffice funziona perfettamente con i database NAS, rendendolo un partner DMS esclusivo di QNAP NAS. Questa integrazione senza soluzione di continuità consente una gestione e una memorizzazione dei dati agevoli in combinazione con i sistemi QNAP.
Funzionalità di sicurezza: La sicurezza dei tuoi dati è la nostra massima priorità. PaperOffice offre funzionalità di sicurezza leader nel settore, tra cui crittografia di prima classe, misure di protezione dei dati e altro ancora. I nostri standard di sicurezza sono ineguagliabili e garantiscono la massima protezione delle informazioni aziendali.
Quali sono i vantaggi della gestione dei contenuti aziendali?
La teoria è chiara, ma come influisce concretamente un sistema ECM sull'azienda? I fornitori di ECM consentono i seguenti vantaggi per le aziende con il concetto di ECM:
La digitalizzazione diventa il motore di crescita: Le soluzioni digitali analogiche e non strutturate hanno una cosa in comune: richiedono tempo. Alla fine, non importa se un documento è stato archiviato in modo errato o se il file Word è stato collocato nella cartella cliente sbagliata.
Al contrario, un sistema di gestione dei contenuti aziendali offre una notevole riduzione dei tempi di lavorazione. Le informazioni possono essere trovate più rapidamente, i passaggi di lavoro noiosi possono essere automatizzati facilmente e i tempi di attesa vengono utilizzati per completare le attività. Di conseguenza, guadagni tempo che puoi utilizzare come tempo produttivo e inizia la tua fase di crescita.
Nessuna informazione va persa nel caos della carta: Molti tempi di lavorazione derivano dai silos di dati. I dipartimenti hanno ciascuno i propri sistemi di archiviazione e operano con le proprie soluzioni isolate. È difficile mantenere una visione d'insieme, conoscere lo stato attuale di un documento o addirittura trovare l'informazione desiderata.
Proprio qui interviene il software ECM, collegando queste soluzioni isolate tramite un punto di accesso centrale con un sistema di archiviazione uniforme e automatizzato. Con una ricerca intelligente puoi trovare qualsiasi documento in pochi secondi.
La collaborazione è il nuovo lavoro di squadra: Quasi tutti i documenti vengono acquisiti, verificati o elaborati da almeno due persone, motivo per cui il lavoro di squadra è richiesto in ogni azienda. Questo include già la fornitura e la preparazione comprensibile delle informazioni rilevanti per altri dipendenti.
D'altra parte, diventa davvero confusionario quando vengono coinvolti dipendenti esterni come partner, commercialisti, avvocati o addirittura clienti. Un sistema ECM riporta ordine nella collaborazione, anche oltre l'organizzazione.
Rimani competitivo: Il 2020 è stato l'anno che ha inevitabilmente richiesto alle aziende tedesche di agire. Sono state chiaramente evidenziate le debolezze dovute alla mancanza o alla insufficiente digitalizzazione e sono state riconosciute nuove opportunità. Questo ha incoraggiato molti a investire in tecnologie digitali e a svilupparsi ulteriormente. Il lavoro da casa e il lavoro a distanza fanno già parte del repertorio standard di molte aziende. Ma i requisiti vanno oltre il semplice lavoro da casa.
Nel 2024 la gestione dei contenuti aziendali (ECM) diventerà la forza trainante per processi efficienti e collaborazione senza soluzione di continuità grazie all'integrazione dell'AI, e PaperOffice è in prima linea in questa trasformazione digitale.
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