Newsletter PaperOffice Insider
Newsletter PaperOffice Insider
Kami ingin menjadi teman

Penawaran diskon terbesar yang mungkin

Berita eksklusif dari dalam sumber resmi.

Peningkatan bonus gratis

Penawaran diskon terbesar yang mungkin

Berita eksklusif dari dalam sumber resmi.

Peningkatan bonus gratis

Persahabatan Kepercayaan Kata Hormat
Kami tidak akan memberikan alamat email Anda kepada orang lain dan setiap email akan mencakup tautan berhenti berlangganan dengan satu klik.

Penyimpanan dokumen yang kompatibel dengan sertifikasi dan GOBD

Dengan sertifikasi dan persetujuan untuk dua standar digitalisasi tertinggi di dunia, GOBD (sebelumnya GDPDU) dan DSGVO (EU-GDPR), Anda dijamin berada di pihak yang aman dengan PaperOffice.

Sorotan

100% GOBD melalui keamanan revisi

Karena keamanan revisi dalam dokumentasi proses, hal tersebut dapat dilacak dan diverifikasi kapan saja, dilindungi dari manipulasi dan kerugian, untuk memenuhi persyaratan uji dan revisi serta mempertahankan validitasnya dalam jangka panjang.

100% GDPR tanpa penyimpanan cloud

Menyimpan data secara lokal tanpa penyimpanan awan menyederhanakan dokumentasi proses, memberikan lebih banyak kontrol atas akses informasi, dan memungkinkan akses yang lebih mudah ke versi-versi sebelumnya, serta berbagi dokumentasi dan informasi secara aman saat berkolaborasi dengan anggota tim lainnya.

100% kontrol akses

Berkat kontrol akses PaperOffice DMS, dipastikan bahwa hanya mereka yang diizinkan untuk menggunakan sistem manajemen dokumen yang dapat mengakses data yang aksesnya terbatas. Selain itu, dipastikan bahwa data pribadi tidak dapat dibaca, disalin, diubah, atau dihapus tanpa izin selama proses, penggunaan, dan penyimpanan.

Penjelasan arsip dokumen secara legal

Kami membimbing Anda melalui hutan belantara hukum, mengungkap pengetahuan setengah pengetahuan pemasaran dan menjelaskan mengapa PaperOffice adalah dasar dokumen yang sempurna untuk semua persyaratan hukum.

Dokumentasi prosedural

Yang Anda Butuhkan: Dokumentasi Prosedural sesuai dengan GoBD

Dokumentasi prosedural contoh untuk pemindaian pengganti, diterbitkan oleh Kamar Federal Konsultan Pajak Jerman (BStBK) bekerja sama dengan Asosiasi Konsultan Pajak Jerman (DStV).

Kewajiban untuk menyediakan bukti

Apa yang dikatakan dokumentasi prosedural?

Bahwa semuanya berjalan sesuai rencana

Dengan bantuan dokumentasi prosedural, perusahaan dapat membuktikan bahwa akuntansi yang didukung IT dan penyimpanan data dan dokumen mereka sesuai dengan prinsip-prinsip keteraturan yang ditetapkan dalam GoBD.

Bahwa Anda dapat memberikan dokumen apa pun sesuai permintaan

Tujuan adalah membuat akuntansi dan penjagaan dokumen di perusahaan dapat dimengerti dan diverifikasi dalam waktu yang wajar bagi seorang ahli, misalnya dalam rangka audit.

Untuk tujuan ini, dijelaskan dengan detail bagaimana voucher dan dokumen dicatat, diterima, didigitalkan, diproses, diterbitkan, dan disimpan. Pengguna pajak dari solusi IT yang digunakan, atau pengusaha itu sendiri, bertanggung jawab membuat dokumentasi prosedural.

Pemrosesan dokumentasi

Apa yang harus diperhatikan dalam dokumentasi prosedural?

Dokumentasi prosedural yang terstruktur dengan baik harus tersedia untuk setiap sistem IT. Konten, struktur, dan hasil dari proses IT harus sepenuhnya dan meyakinkan.
Untuk memverifikasi jejak, diperlukan dokumentasi prosedural yang komprehensif dan terbaru yang mendokumentasikan semua perubahan sistem dan teknologi dalam hal konten dan waktu tanpa ada kesenjangan.

Dokumentasi prosedural juga harus menunjukkan bagaimana dokumen elektronik ditangkap, diproses, dikeluarkan, dan disimpan.
Deskripsi prosedur pencadangan data, yang terintegrasi di PaperOffice dalam kasus aplikasi database lokal, juga merupakan bagian penting dari dokumentasi prosedur.

Dokumentasi prosedur menggambarkan proses yang diorganisir dan teknis yang dimaksudkan. Dari asal informasi hingga pengindeksan, pemrosesan dan penyimpanan serta pengambilan yang tegas.

untuk berjaga-jaga

Solusi: PaperOffice sesuai dengan GOBD untuk penyimpanan dokumen

PaperOffice memenuhi GOBD melalui sertifikasi serta pengujian semua persyaratan perangkat lunak dengan memenuhi semua standar yang diperlukan.

Persyaratan1/6

PRINSIP TRACEABILITY DAN VERIFIKABILITAS (BAB 3.1 GOBD)

Menurut GoBD, wajib pajak berkewajiban memastikan bahwa sistem IT aman dari kerugian (misalnya tidak dapat dilacak) dan dilindungi dari entri dan perubahan yang tidak sah.

Persyaratan2/6

PRINSIP KESETIAAN, KEJELASAN, DAN CATATAN YANG BERKELANJUTAN DENGAN SUBJEK INDIVIDU (BAB 3.2 GOBD)

Komponen server DMS pada umumnya tunduk pada persyaratan keamanan yang sama dengan komponen IT lainnya. Topik yang relevan adalah pemantauan dan keamanan data.

Persyaratan3/6

KELENGKAPAN (BAB 3.2.1 GOBD)

Sebagai masalah prinsip, setiap dokumen yang harus disimpan harus dicatat secara individual dan dengan semua komponennya (keutuhan dan kelengkapan kesalahan).

Persyaratan4/6

KEBENARAN (BAB GOBD 3.2.2)

Dengan mengikuti prinsip kebenaran, DMS harus memastikan bahwa dokumen dan data yang akan diarsipkan memiliki tingkat kesesuaian yang diperlukan dengan aslinya (dalam hal gambar atau konten).

Persyaratan5/6

PESANAN (BAB 3.2.4 GOBD)

Prinsip akuntansi yang teratur saat menggunakan DMS dianggap sudah terpenuhi secara konsisten jika kepatuhan terhadap kriteria kerapihan dapat dijamin selama seluruh periode penyimpanan.

Persyaratan6/6

KEKAHAN (BAB 3.2.5 GOBD)

GoBD menuntut bahwa prosedur pemrosesan data yang digunakan harus dirancang sedemikian rupa sehingga semua informasi yang telah memasuki prosedur pemrosesan tidak dapat ditahan atau ditimpa, dihapus, diubah atau dipalsukan tanpa diidentifikasi (GoBD bab 3.1; 58-60).

Pertanyaan yang Sering Diajukan
Siapa yang membantu dengan dokumentasi proses?

Jika Anda memiliki keyakinan mutlak terhadap proses Anda sendiri, Anda mungkin dapat melakukannya tanpa bantuan penasihat pajak. Namun, kami menyarankan untuk mendapatkan bantuan dari penasihat pajak sebelumnya atau setidaknya sekali selama pembuatan dokumentasi proses. Berdasarkan pengalaman kami sendiri, selalu disarankan dan membantu untuk berbicara terbuka dengan badan pemeriksa, karena terlepas dari semua spesifikasi dan standar, akhirnya auditor yang memutuskan.

Siapa yang menyetujui dokumentasi proses?

Was this the correct answer? "Berhati-hatilah terhadap pengetahuan setengah marketing: Sertifikat apa pun dan dari penerbit apa pun tidak diterima oleh otoritas pajak! Jika diperlukan, satu-satunya hal yang penting adalah penyajian dokumen prosedural sesuai dengan GoBD dan apakah semuanya benar-benar sesuai, diputuskan oleh lembaga pemeriksaan, misalnya auditor pajak atau kantor pajak Anda."

Mengapa hanya PaperOffice belum cukup?

Dijelaskan dengan singkat dan ringkas: Jika misalnya Anda telah mengarsipkan faktur di PaperOffice dengan cara yang aman dan tahan audit secara hukum, faktur masih bisa dimanipulasi atau diubah SEBELUM discan. Anda mungkin menyimpan dengan cara yang tahan audit, tetapi proses keseluruhan itu sendiri tidak tahan audit dan oleh karena itu tidak sesuai dengan GoBD.

Bisakah saya membuang dokumen asli?

Dokumen dengan relevansi hukum, seperti kontrak, harus tetap disimpan dalam bentuk asli. Secara singkatnya: kantor pajak menerima dokumen elektronik, tetapi pengadilan hanya menerima dokumen asli dalam hal sengketa. Hal ini karena tanda tangan hanya bisa diperiksa keasliannya pada dokumen asli. Kami menyarankan untuk tidak pernah membuang dokumen asli.

Mengapa saya dapat menghapus dokumen PaperOffice?

Sekali lagi, ada dokumentasi proses. Karena secara teknis tidak mungkin untuk sepenuhnya menghindari penghapusan selama data disimpan dengan Anda. Pada akhirnya, Anda dapat menghapus catatan sendiri langsung dari database. Atau hilangkan hard disk. Atau buang server. Atau ledakkan gedung.

Bagaimana saya mencari rekomendasi DMS teknis?

Bitkom telah mengembangkan daftar periksa GOBD mengenai sistem manajemen dokumen sesuai dengan versi terbaru GOBD pada tanggal 28/11/2019, yang dapat Anda temukan di sini.

change me
Premiere

Manfaat yang menentukan dari sistem manajemen data elektronik Document Management System (DMS)

PaperOffice Academy

Menjadi seorang profesional dalam 15 menit

Pengenalan cepat tentang PaperOffice 2022

change me
Baru

7 Tantangan dalam Manajemen Dokumen - Untuk Perusahaan Konstruksi

PaperOffice memecahkan setiap masalah: Dijamin.

Studi Kasus

Solusi spesialis digital untuk otomatisasi proses bisnis

"Memproses dokumen secara manual di komunitas sebesar itu akan menghabiskan banyak waktu bagi kami.
Dengan solusi otomatis dari PaperOffice DMS, upaya manual dapat sangat dikurangi, pada saat yang sama investasi dilakukan dalam teknologi berorientasi masa depan. Kami adalah pelopor dalam manajemen properti digital."

Tn. Alejandro Campos
spesialis TI dan manajer proyek di manajemen properti El Guijo