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Versioning: Comment effectuer correctement l'archivage sécurisé des documents


Conseil professionnel

La versionnage des documents est l'une des fonctionnalités clés de la gestion des documents. Le versionnage garantit qu'un document ne peut pas être modifié simultanément par plusieurs employés. Il comprend également une version automatique des documents ainsi qu'un contrôle de version approfondi. Toutes les modifications apportées aux documents commerciaux peuvent donc être suivies à tout moment et rapidement.

Quel rôle joue la version dans le système de gestion de documents DMS?

Les fonctionnalités liées à la version jouent un rôle important pour de nombreux utilisateurs de logiciels DMS. Vous trouverez plus d'informations sur les avantages ici.

Le concept de version n'est pas étranger dans un système de gestion de documents (DMS). La nécessité d'utiliser un système de gestion de documents conforme aux GoBD, doté d'un contrôle de version et d'une version sauvegardée, devient de plus en plus évidente.

Car qui ne connaît pas ce cas? Un contrat est modifié plusieurs fois - une modification ici, une annotation là, une vérification des positions, une modification du total et un accord final. Chaque modification est sauvegardée localement sur l'ordinateur et envoyée pour vérification ultérieure.

Maintenant, si le collègue est absent ou si le client appelle et demande la version du mois dernier modifiée "XYZ", tout se bloque.

Le chaos des versions et les redondances en sont la conséquence.
À ce moment-là, il est temps de réfléchir à la version ou à la gestion des versions de documents.

PaperOffice DMS dispose d'une version automatique des documents et d'un contrôle de version complet. Que vous supprimiez, tourniez ou masquiez des pages avec PaperOffice, tout est sauvegardé en conformité avec les GoBD pour un archivage parfait.

Papierstapel vor Computer
Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Avantages d'un logiciel DMS

La focalisation centralisée d'un logiciel DMS offre divers avantages pour l'entreprise. Par exemple, elle garantit que tous les employés travaillent avec les mêmes données correctes.

En outre, les ruptures de média sont évitées, ce qui permet un flux d'informations ininterrompu dans le cadre des flux de travail.

Cela rend également la double maintenance des données obsolète, évitant ainsi les erreurs de transmission, ce qui a un impact positif sur la qualité des données gérées.

De nombreuses entreprises, en particulier les PME, voient cela comme un obstacle à la sécurité des données et soutiennent donc l'utilisation d'un système de gestion de documents, abrégé en DMS, tel que celui de PaperOffice.

Solution

Grâce à PaperOffice DMS et au module intégré de gestion des versions, VersionControl, vous avez toujours un contrôle total sur vos documents et leurs modifications.

Qu'est-ce que la versioning ?

En bref : la versioning rend toutes les modifications des documents traçables.

Le terme versioning peut être expliqué assez simplement : en gros, c'est la façon dont les modifications des documents ou des fichiers sont enregistrées.

Ainsi, chaque modification de document est détectée et enregistrée en tant que nouvelle version du document.

Chaque modification d'un document entraîne le dépôt d'une "nouvelle" version du document dans une archive correspondante. La journalisation rend les modifications transparentes et traçables à tout moment.

À ce stade, le spectateur suivant sait quand un document a été modifié par quel éditeur. Cela donne une vue d'ensemble du cycle de vie du document.

Le versioning peut être automatique ou manuel.

Mais quelle est la différence ? Cela est expliqué en détail, ainsi que toutes les méthodes de versioning prises en charge par PaperOffice DMS, dans notre atelier tutoriel.

Quels sont les types de versioning ?

Versioning automatique

Avec un versioning automatique, PaperOffice reconnaît de lui-même qu'un document a été modifié. Cela peut se faire aussi bien avec un document Word qu'avec un document PDF grâce au module intégré WorkBench.

Une copie actuelle du document modifié est automatiquement créée par PaperOffice après la modification et stockée dans le pool de documents "Documents en cours de modification". La version n'est mise à jour que lorsque vous cliquez sur "Terminer l'édition".

De cette manière, il est garanti que les documents ne peuvent pas être écrasés sur le réseau. En effet, tant que vous travaillez sur un document, il se trouve dans le pool de documents mentionné ci-dessus.

Après que la "nouvelle version" du document a été enregistrée, PaperOffice met à jour l'image de prévisualisation et effectue à nouveau la reconnaissance de texte du document. L'ancienne version reste disponible et peut être consultée.

Versioning manuel

Le versioning manuel est idéal lorsque des documents sont imprimés, signés à la main, par exemple, et ensuite numérisés en tant que nouvelle version.

Ainsi, avec le versioning manuel, le processus de versioning est déclenché manuellement par l'utilisateur.

Conseil

Il y a d'ailleurs une vidéo sur YouTube qui explique de manière compréhensible le processus de "Versioning conforme à la révision et aux GoBD des documents avec la gestion de documents PaperOffice" :

PaperOffice reconnaît grâce à l'IA intégrée qu'il s'agit d'un document existant et propose de l'archiver comme une nouvelle version d'un document existant. Ou, s'il s'agit d'un document différent en apparence et non reconnu par l'IA, il peut être archivé manuellement comme une nouvelle version pour un document existant.

Avantages de l'utilisation d'un DMS pour la gestion des versions

Archivage uniforme

Une fois les documents archivés dans PaperOffice, le versioning intégré garantit qu'ils ne sont pas enregistrés sous forme de fichiers séparés multiples. Au lieu de cela, les différentes versions d'un document se trouvent dans un seul fichier.

Conformité à la sécurité des révisions et aux directives GoBD

La versioning des documents garantit la conformité à la sécurité des révisions et aux directives GoBD.

Pour garantir la sécurité des révisions, tous les détails d'une modification de documents et de fichiers doivent être clairement traçables. Il doit être assuré que seuls les employés autorisés peuvent effectuer de telles modifications. Mais il est tout aussi important de savoir, même des années plus tard, quels employés ont effectué quelles modifications et quand.

Structuration de l'accès partagé

PaperOffice n'est pas seulement un système de gestion de documents, mais aussi une application de collaboration complète. Il propose non seulement des outils de flux de travail, de tampons et de tâches complets, mais aussi un système intégré de collaboration facilitant la collaboration sur les documents dans le cadre des flux de travail.

Grâce au contrôle des versions, chaque utilisateur sait quand et comment un document a été modifié par qui. Lorsqu'un utilisateur prend un document en cours d'édition, il est verrouillé pour les autres utilisateurs et une édition simultanée n'est pas possible.

En ce qui concerne le dernier point, le soi-disant Check-Out et Check-In régulent la collaboration sans complications sur un document et coordonnent les droits d'accès. Avec la fonction de Check-Out, le réviseur bloque temporairement le document.

Avec le Check-In qui suit, le premier réviseur génère le document modifié en tant que nouvelle version. Le verrouillage d'édition précédent est levé.

Sécurité et respect de nombreuses normes juridiques et de conformité

Le plus important dans le versioning est bien sûr de respecter toutes les exigences légales et également les aspects de conformité de plus en plus importants. Car chaque modification du document est traçable - jusqu'à l'utilisateur qui l'a effectuée.

Choisir le bon logiciel de GED pour le versioning

En résumé, il est clair qu'une gestion des versions basée sur la GED comporte de nombreux avantages.

La meilleure chose à propos du versioning est cependant que les entreprises sont en mesure de gérer de manière automatisée la création, la révision et la distribution de documents d'affaires importants.

La gestion des documents PaperOffice permet à de nombreuses entreprises d'atteindre la conformité à la sécurité des révisions. Il est important de pouvoir suivre toutes les modifications des documents d'affaires à tout moment et rapidement.

Commencer est plus facile que vous ne le pensez.

Avez-vous encore des doutes que vous ne pourrez pas le faire? Lisez les études de cas de nos clients sur l'intégration de PaperOffice dans votre vie professionnelle et convainquez-vous de la simplicité ou demandez simplement une installation de test.

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Comment effectuer une gestion des versions des documents de manière juridiquement valide?":

Pour qui est adapté un bureau sans papier ?

La réponse rapide et simple à cette question est : pour toutes les entreprises. Tous les secteurs et toutes les tailles d'entreprise, des PME aux start-ups en passant par les grandes entreprises, bénéficient d'un bureau sans papier. La transition est particulièrement précieuse pour les petites et moyennes entreprises : en réduisant les tâches de traitement et les coûts, un budget nécessaire pour favoriser la croissance est libéré.

Puis-je utiliser un fournisseur de DMS basé sur le cloud pour mon bureau sans papier dans l'entreprise ?

Non. Un autre facteur qui est dans toutes les bouches depuis l'entrée en vigueur définitive du RGPD en 2018 est la protection des données. Les solutions et logiciels de DMS sont utilisés pour traiter, gérer et stocker des documents qui contiennent souvent des données sensibles et personnelles. En cas de violation du RGPD, le législateur prévoit des amendes élevées.

Conclusion

  • Les avantages justifient les efforts et les coûts

    Travailler de manière numérique et amener les anciens documents dans la nouvelle ère sera le meilleur investissement clé pour économiser énormément de temps, d'argent et de nerfs à l'avenir.

  • Vous avez besoin de quelqu'un qui s'y connaisse

    Vous n'avez pas besoin d'un spécialiste en informatique pour profiter de tous les avantages de la numérisation.
    Ce dont vous avez besoin, c'est du bon partenaire à vos côtés, capable de mettre en œuvre exactement ce dont vous avez besoin grâce à son expérience. Évitez les alarmistes et choisissez de réaliser des tests plutôt que de belles présentations PowerPoint sans les avoir vraiment testées.

  • Le matériel est généralement déjà disponible

    En général, chaque bureau, entreprise et société dispose d'un photocopieur, qui n'est pas utilisé à son plein potentiel. Ces appareils adorent les scans en masse, tolèrent les trombones et peuvent constituer la base d'un démarrage numérique sans investir dans un scanner.

  • Moins cher que prévu avec le bon logiciel de gestion de documents

    Évitez les pièges financiers des systèmes de gestion de documents (DMS) / gestion de contenu d'entreprise (ECM) pour lesquels vous êtes complètement à la merci des fabricants. Ne faites pas de compromis en termes de possibilités d'administration propres, comme l'auto-apprentissage des documents et la configuration des paramètres. Si vous avez besoin d'aide, le fabricant sera heureux de vous aider, mais restez autonome et indépendant.

  • La numérisation automatisée est l'avenir

    Les processus seront entièrement automatisés à l'avenir, mais fonctionneront de manière identique.
    Une facture arrive ? Le flux de travail est déclenché et tout suit le chemin défini une fois.
    Vous devez rechercher parmi 1000 dossiers ? Pas de problème, vous avez votre propre Google !

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Changement numérique dans le développement de produits - gestion réussie des documents

« Dans l’industrie, le sujet de la numérisation devient de plus en plus perceptible. Cela s’applique, par exemple, à nos fiches techniques, aux données clients, aux calculs ou à nos plans, dessins et configurations. Après l’introduction de PaperOffice DMS, l’effort manuel a pu être réduit. Nous sommes aujourd’hui des pionniers de la digitalisation dans les sociétés de production, l’Industrie 4.0. »

M. Antonio Jesús Sánchez
directeur général et ingénieur produits et procédés chez Butterfly Engineers S.L.