Mettre en œuvre correctement le traitement numérique des factures en 10 étapes

La nécessité de la numérisation est maintenant un aspect important pour tout le monde.

Dans notre guide, vous trouverez maintenant plusieurs rapports sur la façon dont la numérisation devrait avoir lieu autour des entreprises et combien d’avantages cela apporte pour vous.

Mais presque toutes les 3 questions qui viennent de nos clients concernent la mise en œuvre numérique du traitement des factures. Nous avons donc décidé d’examiner ce sujet de plus près.

Dans le présent article, nous examinons un peu plus en profondeur les informations sur le traitement numérique des factures. Les avantages de la numérisation des factures. Nous vous montrerons comment vous pouvez tout mettre en œuvre et décrirons l’impact d’une mise en œuvre réussie.

Avant de passer à la mise en œuvre réelle, répondons à la question:

Pourquoi est-il nécessaire de numériser les factures et les documents dans les entreprises?

C’est une question que de plus en plus d’entreprises se posent : « Dois-je vraiment numériser ma comptabilité » ? La réponse est oui, vous devez. Entre autres choses, parce que le législateur l’exige. De plus en plus d’entreprises sont confrontées à la nécessité de se conformer à la documentation du processus.

Qu’exigent les réglementations légales ?

Les réglementations légales exigent le respect des exigences concernant la réception, le traitement et l’archivage de tous les documents entrants pertinents pour les tests.

Dans notre article actuel, nous montrons quelques exemples pratiques. Comment résoudre facilement la numérisation grâce à PaperOffice DMS. Mais nous arrivons d’abord aux avantages généraux du traitement numérique des factures.

Quels sont les avantages de la numérisation ?

Dans le monde actuel du bureau à domicile et des médias numériques, il est encore courant de voir des factures en papier empilées sur des étagères et des tables.

Les principales raisons d’utiliser le papier sont que les employés ont du mal à accepter la numérisation ou à commencer par elle. Elle réside dans les défis liés au changement et à la numérisation.

Copie physique du document malgré la numérisation

Beaucoup de gens aiment garder une copie physique des documents avec lesquels ils travaillent. Mais le processus de traitement du papier qui a été répété pendant des années joue également un rôle ici.

Au sujet de la conversion sans papier, nous avons déjà écrit un article détaillé. Ici, nous abordons explicitement le sujet de la comptabilité numérique.

La saisie manuelle de la facture signifie non seulement beaucoup de temps, mais aussi des coûts élevés cachés. Bien faire les choses peut économiser beaucoup de temps et d’argent.

Les principaux avantages sont les suivants :

• Vous pouvez trouver n’importe quelle facture en quelques secondes / gagner du temps

  Parce que grâce à la numérisation de vos documents, vous pouvez retrouver toutes les factures stockées dans PaperOffice en quelques secondes. Vous n’avez plus besoin de feuilleter laborieusement des dossiers épais. En numérisant toutes les factures de votre entreprise, vous n’avez besoin que de quelques clics pour les trouver dans le système.

  Cela nous amène également au deuxième point:

• Vous bénéficiez d’économies de travail / papier optimisées

  Vous n’avez plus besoin d’espace pour les dossiers physiques. Désormais, vous pouvez archiver vos factures dans PaperOffice. La réduction de la consommation de papier conduit à des bureaux propres et bien rangés.

• Simplifiez les processus comptables / Par exemple avec les workflows

  En gérant vos factures numériquement, vous économisez du temps et des efforts. Ainsi que les coûts de création, de livraison et de traitement. Ne faites pas de copies pour les tâches avancées, les flux de travail et le transfert. Tout fonctionne numériquement et est transparent et compréhensible.

  Grâce à la digitalisation de vos factures, vous ne manquerez plus de précieux délais de remise.

• Définir l’autorisation pour l’accès par bouton-poussoir

  Les droits d’accès individuels aux documents et dossiers individuels garantissent une sécurité claire. Vous pouvez accorder l’accès à des personnes ou à des services entiers. Comme la comptabilité.

• Détecter automatiquement les contacts

  PaperOffice reconnaît intelligemment les données d’adresse dans le contenu du document. Ensuite, lie logiquement le document à vos contacts existants. Cela permet, entre autres, l’affichage de tous les documents pour un contact spécifique en quelques clics.

• Mots-clés automatisés

  PaperOffice vous aide avec la reconnaissance intelligente de l’IA et la création de mots-clés. De cette façon, la facture est recherchée pour les données de document les plus importantes.

  KI PIA lit intelligemment les données du document. Ensuite, classez le document avec des mots-clés complets. Si nécessaire avec votre test ou automatiquement en arrière-plan.

• Fonction d’intégration / exportation pour les conseillers fiscaux

  Vous pouvez facilement remettre vos factures. Avec affectation de compte et mots-clés. Grâce à la recherche avancée, vous avez tout ce dont vous avez besoin pour l’exportation. Comme toutes les factures du mois dernier, par exemple.

  Y compris la structure des dossiers, le fichier PDF, le fichier Excel avec toutes les informations. Par conséquent, votre comptable ou votre comptable peut facilement importer la documentation.

• Options d’édition rapides

  La comptabilité peut être mise en œuvre rapidement à l’avenir. Non seulement vous pouvez trouver tous les documents immédiatement, mais vous pouvez également les modifier / les classer directement, par exemple. Toutes les exigences légales sont satisfaites grâce à l’archivage à l’épreuve des audits. Vérifier et approuver est donc un jeu d’enfant.

  La numérisation des factures est inévitable pour plusieurs raisons. De nombreuses entreprises sont également déjà convaincues que la numérisation des factures est l’avenir. Cela doit également être accepté aujourd’hui et maintenant.

  Néanmoins, beaucoup craignent encore que cette étape soit associée à un long projet. Ce qui sera difficile, coûteux, risqué et déstabilisant. La bonne nouvelle, c’est qu’au final, grâce à PaperOffice, ce n’est plus le cas !

Que faut-il prendre en compte avant de numériser les factures ?

Tout d’abord, il est important de ne pas confondre ou réduire la numérisation à la numérisation des factures entrantes. Pour qu’ils puissent ensuite entrer dans le processus de flux de travail pour la validation, le paiement et l’archivage plus facilement et plus rapidement. La numérisation, c’est beaucoup plus.

Avantages de la reconnaissance de texte OCR: Grâce à la reconnaissance de texte OCR, de nombreuses choses peuvent être automatisées. Par exemple avec l’intelligence artificielle (IA). De cette façon, les fonctions d’apprentissage deviennent des algorithmes de détection de plus en plus puissants et fiables.

Les éléments figurant sur la facture peuvent être immédiatement identifiés et extraits du document. Le document est classé et peut être mis à la disposition du système comptable ou ERP.

Par exemple, avec la numérisation, le prestataire de services financiers bénéficie d’informations fiables en temps réel lors de la réception de la facture.

Nous arrivons à la vraie question de cet article:

Comment mettre en œuvre le traitement des factures ?

Si vous gérez vos factures avec PaperOffice, le traitement des factures entrantes est entièrement électronique. Vous recevrez déjà la facture entrante sous forme numérique, c’est-à-dire par e-mail ou en la scannant. Cela ne fait aucune différence.

Numériser les factures entrantes avec DropMail, comment ?

Si vous recevez déjà vos factures entrantes au format numérique, nous vous recommandons le module DropMail intégré à PaperOffice. Cela vous permet de créer une adresse e-mail DropMail personnelle dans PaperOffice. Vous ne leur envoyez que des factures.

Toutes les factures envoyées à votre adresse DropMail en tant que pièce jointe à un e-mail sont automatiquement archivées dans PaperOffice. Avec des règles de classement définissables et aucun travail.

PaperOffice reconnaît la facture et lit les données pertinentes. Le logiciel dépose ensuite la facture dans le dossier approprié. Grâce à l’IA intelligente, d’autres processus d’approbation, tâches et flux de travail sont éventuellement lancés.

Tous les employés qui doivent participer au processus sont informés. Le flux de travail de facturation s’exécute automatiquement.

Traitement étape par étape des factures numériques :

Reçu de facture

Il vous suffit de créer l’adresse souhaitée au format « meine_rechnungen@paperoffice.com », de spécifier un masque de stockage ou d’activer PIA et c’est tout!

Traitement numérique des factures

PaperOffice capture automatiquement la facture et commence le traitement

Les règles de classement définies sont exécutées. L’archivage à l’épreuve des audits s’effectue automatiquement en arrière-plan selon le plan.

Vous pouvez vérifier la facture, l’approuver et exécuter des workflows.

En avant

Exportez les factures vers le conseiller fiscal ou des systèmes tiers avec des informations pertinentes.

À quoi ressemble l’avenir de la numérisation des factures? Où va le voyage?

Tout d’abord, la numérisation des factures apporte des gains de productivité significatifs et immédiats. La numérisation libère non seulement les employés d’une tâche opérationnelle fastidieuse et dense. En outre, les problèmes de retard et de litige dus à une erreur manuelle seront résolus.

Les coûts inhérents au stockage, à la recherche et à la perte de documents papier importants sont considérablement réduits. En outre, la rationalisation et l’automatisation des processus de validation et de contrôle dans l’ensemble du processus des comptes fournisseurs.

De la demande d’achat au paiement, multipliez encore plus ces avantages.

Qu’est-ce qu’une entreprise réalise grâce à la numérisation?

Grâce à la numérisation, l’entreprise parvient à libérer d’importantes ressources humaines et financières. Que ce soit pour absorber la croissance de l’activité avec des ressources constantes. Ou pour mobiliser vos équipes dans des projets de transformation. Pour les employés, la numérisation des factures n’est pas un ennemi. Au contraire, l’allié. Ceux-ci rendent leur travail plus intéressant et créent de la valeur ajoutée pour la gestion financière de l’entreprise.

Le papier peut-il être détruit après la numérisation?

Tout d’abord, il est très important de noter que les facteurs d’archivage numérique des documents doivent être respectés. Selon le GoBD, les documents papier peuvent être détruits. Sauf s’ils doivent être conservés dans l’original conformément à la réglementation fiscale ou fiscale étrangère.

Cela inclut, par exemple, l’ouverture des bilans et des documents de droit de la construction. Le GoBD dit également que les documents papier devraient être retirés du traitement ultérieur. En outre, le fichier ne peut pas être modifié après le processus de numérisation.

À l’épreuve des révisions selon le contrôle de version conforme à GoBD

Ce qui est donné à tout moment grâce au versioning dans PaperOffice. Le document doit être accessible et évaluable pendant toute la durée de la période de conservation.

PaperOffice répond ainsi à toutes les normes requises grâce à la certification et aux tests de toutes les exigences logicielles selon GOBD.

Période de conservation

La question de la période de conservation revient sans cesse avec nos clients. Parce qu’il n’y a pas d’instructions claires sur comment et si la facture originale doit être conservée. Tout d’abord, vous devez contacter votre autorité fiscale responsable, c’est-à-dire l’auditeur responsable.

Quels documents sont acceptés?

Les documents ayant une pertinence juridique, tels que les contrats, doivent toujours être conservés dans l’original.

Pour aller droit au but :

Le bureau des impôts accepte les reçus électroniques. Le tribunal en cas de litige uniquement les originaux.

Cela a à voir avec le fait qu’une signature ne peut être vérifiée pour l’authenticité que sur les documents originaux. Nous vous recommandons de ne jamais jeter Original.

Il s’avère que vous devez prendre en compte plusieurs aspects pour traiter avec succès les factures entrantes.

Résumons :

Afin de bannir complètement le papier du processus, vous devez mettre en œuvre une numérisation continue de toutes les factures entrantes. Les améliorations proviennent de l’automatisation du processus autant que possible.

Un tel document numérique présente un ensemble d’avantages pour l’entreprise. Un logiciel sur mesure assure une productivité nettement supérieure dans l’entreprise.

Ainsi, la numérisation des factures est une étape importante dans la transformation de votre entreprise en un bureau sans papier. Cela permet d’économiser du temps et de la main-d’œuvre. Augmente la qualité de vos résultats de travail.

Utilisez tous les avantages d’un bureau sans papier.

Assurez-vous d’éviter cette erreur

Alors que les grandes entreprises nomment depuis longtemps des responsables de la numérisation qui traitent à temps plein du sujet de la conversion de documents analogiques, les petites et moyennes entreprises manquent généralement de ressources humaines, d’autant plus que des qualifications professionnelles appropriées sont requises.
Cependant, il s’agit d’une erreur courante qui conduit à de mauvais investissements, car de nombreux fabricants profitent de cette ignorance.