La nécessité de la numérisation est maintenant un aspect important pour tout le monde.
Dans notre guide, vous trouverez maintenant plusieurs rapports sur la façon dont la numérisation devrait avoir lieu autour des entreprises et combien d’avantages cela apporte pour vous.
Mais presque toutes les 3 questions qui viennent de nos clients concernent la mise en œuvre numérique du traitement des factures. Nous avons donc décidé d’examiner ce sujet de plus près.
Automated processing of invoices brings advantages for companies and increases efficiency
Dans le présent article, nous examinons un peu plus en profondeur les informations sur le traitement numérique des factures. Les avantages de la numérisation des factures. Nous vous montrerons comment vous pouvez tout mettre en œuvre et décrirons l’impact d’une mise en œuvre réussie.
Avant de passer à la mise en œuvre réelle, répondons à la question:
Pourquoi est-il nécessaire de numériser les factures et les documents dans les entreprises?
C’est une question que de plus en plus d’entreprises se posent : « Dois-je vraiment numériser ma comptabilité » ? La réponse est oui, vous devez. Entre autres choses, parce que le législateur l’exige. De plus en plus d’entreprises sont confrontées à la nécessité de se conformer à la documentation du processus.
Qu’exigent les réglementations légales ?
Les réglementations légales exigent le respect des exigences concernant la réception, le traitement et l’archivage de tous les documents entrants pertinents pour les tests.
Dans notre article actuel, nous montrons quelques exemples pratiques. Comment résoudre facilement la numérisation grâce à PaperOffice DMS. Mais nous arrivons d’abord aux avantages généraux du traitement numérique des factures.
Quels sont les avantages de la numérisation ?
Dans le monde actuel du bureau à domicile et des médias numériques, il est encore courant de voir des factures en papier empilées sur des étagères et des tables.
Les principales raisons d’utiliser le papier sont que les employés ont du mal à accepter la numérisation ou à commencer par elle. Elle réside dans les défis liés au changement et à la numérisation.
Paperless work through digital processes
Copie physique du document malgré la numérisation
Beaucoup de gens aiment garder une copie physique des documents avec lesquels ils travaillent. Mais le processus de traitement du papier qui a été répété pendant des années joue également un rôle ici.
Au sujet de la conversion sans papier, nous avons déjà écrit un article détaillé. Ici, nous abordons explicitement le sujet de la comptabilité numérique.
La saisie manuelle de la facture signifie non seulement beaucoup de temps, mais aussi des coûts élevés cachés. Bien faire les choses peut économiser beaucoup de temps et d’argent.
Les principaux avantages sont les suivants :
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Vous pouvez trouver n’importe quelle facture en quelques secondes / gagner du temps
Parce que grâce à la numérisation de vos documents, vous pouvez retrouver toutes les factures stockées dans PaperOffice en quelques secondes. Vous n’avez plus besoin de feuilleter laborieusement des dossiers épais. En numérisant toutes les factures de votre entreprise, vous n’avez besoin que de quelques clics pour les trouver dans le système.
Cela nous amène également au deuxième point:
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Vous bénéficiez d’économies de travail / papier optimisées
Vous n’avez plus besoin d’espace pour les dossiers physiques. Désormais, vous pouvez archiver vos factures dans PaperOffice. La réduction de la consommation de papier conduit à des bureaux propres et bien rangés.
- Simplifiez les processus comptables / Par exemple avec les workflows
En gérant vos factures numériquement, vous économisez du temps et des efforts. Ainsi que les coûts de création, de livraison et de traitement. Ne faites pas de copies pour les tâches avancées, les flux de travail et le transfert. Tout fonctionne numériquement et est transparent et compréhensible.
Grâce à la digitalisation de vos factures, vous ne manquerez plus de précieux délais de remise.
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Définir l’autorisation pour l’accès par bouton-poussoir
Les droits d’accès individuels aux documents et dossiers individuels garantissent une sécurité claire. Vous pouvez accorder l’accès à des personnes ou à des services entiers. Comme la comptabilité.
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Détecter automatiquement les contacts
PaperOffice reconnaît intelligemment les données d’adresse dans le contenu du document. Ensuite, lie logiquement le document à vos contacts existants. Cela permet, entre autres, l’affichage de tous les documents pour un contact spécifique en quelques clics.
- Mots-clés automatisés
PaperOffice vous aide avec la reconnaissance intelligente de l’IA et la création de mots-clés. De cette façon, la facture est recherchée pour les données de document les plus importantes.
KI PIA lit intelligemment les données du document. Ensuite, classez le document avec des mots-clés complets. Si nécessaire avec votre test ou automatiquement en arrière-plan.
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Fonction d’intégration / exportation pour les conseillers fiscaux
Vous pouvez facilement remettre vos factures. Avec affectation de compte et mots-clés. Grâce à la recherche avancée, vous avez tout ce dont vous avez besoin pour l’exportation. Comme toutes les factures du mois dernier, par exemple.
Y compris la structure des dossiers, le fichier PDF, le fichier Excel avec toutes les informations. Par conséquent, votre comptable ou votre comptable peut facilement importer la documentation.
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Options d’édition rapides
La comptabilité peut être mise en œuvre rapidement à l’avenir. Non seulement vous pouvez trouver tous les documents immédiatement, mais vous pouvez également les modifier / les classer directement, par exemple. Toutes les exigences légales sont satisfaites grâce à l’archivage à l’épreuve des audits. Vérifier et approuver est donc un jeu d’enfant.
La numérisation des factures est inévitable pour plusieurs raisons. De nombreuses entreprises sont également déjà convaincues que la numérisation des factures est l’avenir. Cela doit également être accepté aujourd’hui et maintenant.
Néanmoins, beaucoup craignent encore que cette étape soit associée à un long projet. Ce qui sera difficile, coûteux, risqué et déstabilisant. La bonne nouvelle, c’est qu’au final, grâce à PaperOffice, ce n’est plus le cas !
Que faut-il prendre en compte avant de numériser les factures ?
Tout d’abord, il est important de ne pas confondre ou réduire la numérisation à la numérisation des factures entrantes. Pour qu’ils puissent ensuite entrer dans le processus de flux de travail pour la validation, le paiement et l’archivage plus facilement et plus rapidement. La numérisation, c’est beaucoup plus.
Avantages de la reconnaissance de texte OCR: Grâce à la reconnaissance de texte OCR, de nombreuses choses peuvent être automatisées. Par exemple avec l’intelligence artificielle (IA). De cette façon, les fonctions d’apprentissage deviennent des algorithmes de détection de plus en plus puissants et fiables.
Les éléments figurant sur la facture peuvent être immédiatement identifiés et extraits du document. Le document est classé et peut être mis à la disposition du système comptable ou ERP.
Par exemple, avec la numérisation, le prestataire de services financiers bénéficie d’informations fiables en temps réel lors de la réception de la facture.
Nous arrivons à la vraie question de cet article:
Comment mettre en œuvre le traitement des factures ?
Si vous gérez vos factures avec PaperOffice, le traitement des factures entrantes est entièrement électronique. Vous recevrez déjà la facture entrante sous forme numérique, c’est-à-dire par e-mail ou en la scannant. Cela ne fait aucune différence.
Numériser les factures entrantes avec DropMail, comment ?
Si vous recevez déjà vos factures entrantes au format numérique, nous vous recommandons le module DropMail intégré à PaperOffice. Cela vous permet de créer une adresse e-mail DropMail personnelle dans PaperOffice. Vous ne leur envoyez que des factures.
Toutes les factures envoyées à votre adresse DropMail en tant que pièce jointe à un e-mail sont automatiquement archivées dans PaperOffice. Avec des règles de classement définissables et aucun travail.
Pourboire
Sur le thème « DropMail - Archiver automatiquement les documents par e-mail lorsque vous êtes en déplacement » , il y a aussi une vidéo sur YouTube qui explique ce processus de manière simple et compréhensible:
PaperOffice reconnaît la facture et lit les données pertinentes. Le logiciel dépose ensuite la facture dans le dossier approprié. Grâce à l’IA intelligente, d’autres processus d’approbation, tâches et flux de travail sont éventuellement lancés.
Tous les employés qui doivent participer au processus sont informés. Le flux de travail de facturation s’exécute automatiquement.
Traitement étape par étape des factures numériques :
Digital invoice processing with DropMail shown step by step
Reçu de facture
Il vous suffit de créer l’adresse souhaitée au format « meine_rechnungen@paperoffice.com », de spécifier un masque de stockage ou d’activer PIA et c’est tout!
Traitement numérique des factures
PaperOffice capture automatiquement la facture et commence le traitement
Les règles de classement définies sont exécutées. L’archivage à l’épreuve des audits s’effectue automatiquement en arrière-plan selon le plan.
Vous pouvez vérifier la facture, l’approuver et exécuter des workflows.
En avant
Exportez les factures vers le conseiller fiscal ou des systèmes tiers avec des informations pertinentes.
