Mennonites
Église des Frères de Bielefeld
Alexander Staruk, directeur financier de la Fraternité mennonite de Bielefeld e. V.
Le défi
La Confrérie mennonite Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) est une église protestante libre dont les racines remontent loin dans le passé. Cette confrérie mennonite de Bielefeld a été fondée à Zurich pendant le mouvement de la Réforme au 16ème siècle. La Fraternité mennonite d’aujourd’hui Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), qui comprend plus de 1000 membres de la communauté.
PaperOffice DMS est utilisé par la municipalité pour soutenir les membres bénévoles, en particulier dans l’archivage des documents, l’affectation des flux de travail et la comptabilité au bureau à domicile.
Position de départ
Dans une association qui comprend la Confrérie mennonite Bielefeld e. V., il y a des tâches administratives assez étendues qui sont toutes effectuées par les membres sur une base volontaire.
Cela affecte à la fois la gestion des comptes des plus de 1000 membres et l’audit des comptes pour divers projets de construction de la municipalité ou le traitement des dons entrants.
Problème existant
Jusqu’à l’utilisation de PaperOffice DMS, les membres sélectionnés se voyaient confier les différentes tâches administratives, les membres respectifs étant en grande partie laissés aux membres respectifs eux-mêmes comment et dans quel délai le travail était effectué.
Un réseau numérique et un logiciel global n’ont pas été utilisés. Au lieu de cela, les factures des commerçants qui devaient être vérifiées étaient ramenées à la maison pour être vérifiées manuellement. Il est également arrivé que personne n’ait eu le temps, puis le projet de loi a d’abord été laissé sur la table.
Au cours de la numérisation, les communautés sont maintenant confrontées à d’innombrables documents, courriels et autres préoccupations par courrier électronique. Cependant, ce flot d’e-mails peut difficilement être géré manuellement.
Les conséquences ont été des délais de traitement longs et des inefficacités dans le traitement, la récupération et l’expédition de la documentation nécessaire. En conséquence, la municipalité s’est lancée dans la recherche de la gestion de documents numériques.
En conséquence, il y a eu des retards répétés dans le transfert des montants impayés aux entreprises mandatées. Des rappels ont été émis avec des coûts supplémentaires et les remises accordées n’ont pas pu être utilisées. Il est compréhensible que la réputation de la communauté en ait souffert.
Alexander Staruk, directeur financier de la Fraternité mennonite de Bielefeld e. V., cherchait une solution au problème, en envisageant également de numériser toutes les tâches administratives de la municipalité, qui étaient auparavant largement analogues.
Pourquoi la Fraternité Mennonite a choisi PaperOffice DMS
M. Staruk a d’abord examiné diverses offres de logiciels en matière de gestion de documents et a finalement décidé de tester PaperOffice DMS pendant six mois.
PaperOffice DMS offre exactement les exigences que M. Staruk recherchait. Il s’agit notamment des éléments suivants :
- Disponibilité : Accès centralisé et facile à toute cette documentation pertinente et possibilité pour plusieurs parties de collaborer sur le même document.
Un stockage interne et central auquel tous les membres ayant des tâches administratives peuvent également accéder depuis leur domicile. Les données ne doivent pas être stockées dans un cloud tiers ou sur un ordinateur mono-utilisateur.
- Agilité et automatisation des tâches administratives : Le logiciel doit permettre la répartition des tâches sur le réseau et leur traitement par le membre du club concerné.
- Récupérabilité et gain de temps : Un moyen plus simple a été recherché pour numériser des documents analogiques et les rendre facilement récupérables si nécessaire.
- Pratique et compréhensible : Le logiciel doit nécessiter le moins de formation possible tout en étant prêt pour l’avenir.
La solution : Synology a mis en place un NAS, un stockage rattaché au réseau, dans le centre communautaire, sur lequel toutes les données relatives à l’association et à ses membres sont stockées à l’aide de PaperOffice DMS.
M. Alexander Staruk s’est rendu compte très tôt qu’il n’y avait aucun moyen de numériser sa communauté :
« Nous venons de faire avancer le travail et maintenant nous avons une longueur d’avance. »
La solution : PaperOffice DMS dispose d’une fonction de flux de travail complète qui permet l’affectation et le traitement de processus complexes et le contrôle efficace des informations et des tâches des documents par l’entreprise.
Autorisation numérique de l’utilisateur et confirmation du mot de passe incluses.
Dans le même temps, tous les membres concernés sont informés de l’état du traitement. Le stockage des versions permet de retracer quelles étapes de traitement ont été effectuées quand et par qui.
La solution : C’est le segment central de PaperOffice DMS, la numérisation de documents analogiques. Tout ce dont vous avez besoin est un scanner avec une interface avec l’ordinateur et PaperOffice DMS. Les documents ne sont pas seulement numérisés. Si nécessaire, ils sont convertis en texte modifiable par un logiciel OCR intégré et automatiquement enregistrés correctement.
Un index de mots-clés mis en place par l’intelligence artificielle PIA garantit que chaque document peut être trouvé via le moteur de recherche interne, même si l’utilisateur ne sait presque rien du document.
La solution : L’utilisation de PaperOffice DMS peut être apprise à l’aide de vidéos de formation et de didacticiels gratuits.
Pas de « consultants » externes et coûteux sur place et personne n’a à se déplacer n’importe où pour la formation. Chacun peut définir lui-même le délai d’apprentissage de la navigation dans les menus selon les besoins et en termes d’avenir, PaperOffice DMS est bien positionné grâce à sa structure modulaire.
PaperOffice DMS répondait à tous les critères requis.
Pourquoi la Fraternité Mennonite a choisi PaperOffice DMS
M. Staruk a d’abord examiné diverses offres de logiciels en matière de gestion de documents et a finalement décidé de tester PaperOffice DMS pendant six mois.
PaperOffice DMS offre exactement les exigences que M. Staruk recherchait. Il s’agit notamment des éléments suivants :
- Disponibilité : Accès centralisé et facile à toute cette documentation pertinente et possibilité pour plusieurs parties de collaborer sur le même document.
Un stockage interne et central auquel tous les membres ayant des tâches administratives peuvent également accéder depuis leur domicile. Les données ne doivent pas être stockées dans un cloud tiers ou sur un ordinateur mono-utilisateur.
- Agilité et automatisation des tâches administratives : Le logiciel doit permettre la répartition des tâches sur le réseau et leur traitement par le membre du club concerné.
- Récupérabilité et gain de temps : Un moyen plus simple a été recherché pour numériser des documents analogiques et les rendre facilement récupérables si nécessaire.
- Pratique et compréhensible : Le logiciel doit nécessiter le moins de formation possible tout en étant prêt pour l’avenir.
La solution : Synology a mis en place un NAS, un stockage rattaché au réseau, dans le centre communautaire, sur lequel toutes les données relatives à l’association et à ses membres sont stockées à l’aide de PaperOffice DMS.
M. Alexander Staruk s’est rendu compte très tôt qu’il n’y avait aucun moyen de numériser sa communauté :
« Nous venons de faire avancer le travail et maintenant nous avons une longueur d’avance. »
La solution : PaperOffice DMS dispose d’une fonction de flux de travail complète qui permet l’affectation et le traitement de processus complexes et le contrôle efficace des informations et des tâches des documents par l’entreprise.
Autorisation numérique de l’utilisateur et confirmation du mot de passe incluses.
Dans le même temps, tous les membres concernés sont informés de l’état du traitement. Le stockage des versions permet de retracer quelles étapes de traitement ont été effectuées quand et par qui.
La solution : C’est le segment central de PaperOffice DMS, la numérisation de documents analogiques. Tout ce dont vous avez besoin est un scanner avec une interface avec l’ordinateur et PaperOffice DMS. Les documents ne sont pas seulement numérisés. Si nécessaire, ils sont convertis en texte modifiable par un logiciel OCR intégré et automatiquement enregistrés correctement.
Un index de mots-clés mis en place par l’intelligence artificielle PIA garantit que chaque document peut être trouvé via le moteur de recherche interne, même si l’utilisateur ne sait presque rien du document.
La solution : L’utilisation de PaperOffice DMS peut être apprise à l’aide de vidéos de formation et de didacticiels gratuits.
Pas de « consultants » externes et coûteux sur place et personne n’a à se déplacer n’importe où pour la formation. Chacun peut définir lui-même le délai d’apprentissage de la navigation dans les menus selon les besoins et en termes d’avenir, PaperOffice DMS est bien positionné grâce à sa structure modulaire.
PaperOffice DMS répondait à tous les critères requis.
Après la phase de test de six mois, la Confrérie mennonite de Bielefeld e. V. notre PaperOffice DMS et est tellement satisfaite qu’elle recommande le logiciel à d’autres congrégations de son église.
