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Conseil professionnel

La dématérialisation des dossiers à l'aide de solutions logicielles telles que PaperOffice DMS offre aux entreprises une multitude d'avantages. En économisant un espace précieux, en accédant rapidement aux données requises, en facilitant le travail hybride et en gagnant durablement du temps, les coûts peuvent être réduits et l'efficacité accrue.

Gestion efficace des documents avec PaperOffice DMS

Présentation

La numérisation a révolutionné presque tous les domaines de notre vie ces dernières années. De la communication au commerce en passant par le travail quotidien, les solutions numériques sont omniprésentes. La gestion des documents n'échappe pas non plus à cette tendance. La numérisation des fichiers permet aux entreprises de réduire les coûts, de travailler plus efficacement et d'agir avec plus de flexibilité.

Un logiciel puissant tel que PaperOffice DMS peut offrir une aide précieuse.

Paper documents are next to the scanner
Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Optimisation de l'espace grâce à la numérisation des fichiers

Dans de nombreuses entreprises, les fichiers et les archives s'accumulent. Les documents papier occupent un espace précieux qui pourrait être utilisé à d'autres fins. Le stockage de documents physiques est également associé à un effort organisationnel.

C'est là qu'intervient la numérisation : la conversion de documents papier en formats numériques libère un espace précieux. PaperOffice DMS permet de capturer et de gérer facilement des documents sous forme numérique.

Cela permet aux entreprises d'utiliser des salles supplémentaires pour les employés, les réunions ou à d'autres fins. Les possibilités sont nombreuses et permettent d'économiser sur le loyer et les coûts énergétiques.

Accès rapide à vos données

Un autre défi dans la gestion des fichiers physiques est l'accès fastidieux aux informations requises. La recherche d'un document spécifique peut être fastidieuse et faire perdre un temps précieux.

Avec PaperOffice DMS, ce processus est considérablement simplifié. Grâce à la saisie et à l'indexation numériques des documents, les informations peuvent être consultées rapidement et de manière ciblée. Le logiciel offre de puissantes fonctions de recherche et vous permet de travailler efficacement.

Les employés peuvent accéder aux données dont ils ont besoin de n'importe où, n'importe quand, ce qui augmente la productivité et facilite la collaboration.

Access from mobile devices and computers to the dedicated server PaperOffice
The solution using the database on a dedicated server has many advantages

La numérisation comme moteur du travail hybride : opportunités et défis

La pandémie de Covid-19 a montré l'importance des modèles de travail flexibles tels que le travail à domicile. La numérisation des dossiers joue ici un rôle décisif. Avec PaperOffice DMS, les entreprises peuvent concevoir leur environnement de travail de manière à ce que les employés puissent accéder aux informations où qu'ils se trouvent.

Cela permet le travail hybride, dans lequel les employés peuvent travailler efficacement à la fois à domicile et au bureau. Cela rend la collaboration plus flexible et efficace. Dans le même temps, les frais de déplacement sont réduits et l'environnement est protégé.

Fichiers numériques et optimisation du temps : la révolution des processus de travail

Dans le monde des affaires moderne, les fichiers numériques permettent une gestion efficace des documents et entraînent des gains de temps considérables. Au lieu de passer au crible des piles de papier, les employés peuvent désormais accéder, modifier et partager rapidement et facilement des fichiers numériques.

En introduisant des fichiers numériques, les processus manuels fastidieux sont automatisés, ce qui entraîne une accélération significative des processus de travail. Le temps passé auparavant à trier, archiver et rechercher des documents physiques peut désormais être utilisé pour des activités plus productives.

L'utilisation de fichiers numériques permet aux entreprises d'accroître leur efficacité et d'améliorer leur compétitivité. Avec des recherches de documents plus rapides et plus précises, des options de collaboration simples et un partage d'informations transparent, les équipes peuvent collaborer plus efficacement et faire avancer les projets en temps opportun.

Avec PaperOffice DMS, les documents peuvent être organisés, structurés et recherchés rapidement et facilement. Le logiciel offre des fonctionnalités étendues pour la gestion des documents et permet la création de flux de travail individuels. Cela accélère le traitement des documents et augmente l'efficacité. Les tâches chronophages telles que le tri manuel ou la recherche de documents appartiennent au passé. Au lieu de cela, les employés peuvent utiliser leur temps de manière productive et se concentrer sur des activités à valeur ajoutée.

Grâce à l'utilisation de fichiers numériques dans PaperOffice, les employés n'ont pas à se passer de leur structure de travail habituelle. Les documents sont stockés dans des dossiers numériques, ce qui leur permet de conserver leur structure de travail familière 1:1 dans l'environnement numérique. Cela permet une transition transparente des documents physiques aux documents numériques sans compromettre le flux de travail ou l'efficacité.

Le guide ultime en 5 étapes du bureau sans papier - comment maximiser les performances de votre entreprise en seulement 3 mois

Conseils efficaces pour numériser les fichiers d'entreprise :

- Définissez des priorités : commencez à numériser les fichiers dont vous avez fréquemment besoin ou avec lesquels vous travaillez régulièrement.

Identifiez les documents les plus pertinents et les plus urgents pour utiliser efficacement le temps et les ressources.

- Choisir le bon logiciel : Investissez dans un logiciel de gestion de documents de haute qualité comme PaperOffice DMS. Assurez-vous que le logiciel dispose de fonctionnalités qui répondent à vos besoins spécifiques, telles que la reconnaissance de texte OCR, la gestion des versions et les droits d'accès.

- Créez une structure claire : Établissez une structure de dossiers uniforme et logique qui cartographie les différentes catégories et départements de l'entreprise. Une structure claire permet un accès rapide et facile aux documents numériques.

- Numérisation et indexation : Assurez-vous que les documents numérisés sont capturés en haute qualité. Utilisez des scanners appropriés et définissez les informations d'indexation pertinentes, telles que B. Date, nom et catégorie du document.

Cela permet un accès rapide aux informations pertinentes et garantit une utilisation efficace du temps et des ressources.

Conclusion

La numérisation des fichiers à l'aide de solutions logicielles telles que PaperOffice DMS offre aux entreprises de nombreux avantages. En économisant un espace précieux, en accédant rapidement aux données requises, en facilitant le travail hybride et en gagnant durablement du temps, les coûts peuvent être réduits et l'efficacité accrue.

La numérisation est une étape importante vers une gestion des documents moderne et durable.

PaperOffice DMS est une solution puissante qui aide les entreprises à exploiter pleinement le potentiel de la numérisation et à rester compétitives.

Lire notre article sur "Les 10 principaux avantages de la numérisation de documents papier" :

PaperOffice employee is happy to digitize all documents in paper so far and raises her hands in joy
The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

FAQs

Pour finir, nous répondrons à quelques questions fréquemment posées sur le sujet. "Numérisation des fichiers dans l'entreprise":

A qui convient un bureau sans papier ?

La réponse simple et rapide à la question est : pour chaque entreprise. Tous les secteurs et toutes les tailles d'entreprises bénéficient d'un bureau sans papier, des PME et start-up aux grandes entreprises. Cependant, la conversion est particulièrement précieuse pour les petites et moyennes entreprises : la réduction des efforts et des coûts de traitement libère le budget nécessaire pour d'autres moteurs de croissance.

Puis-je utiliser mon bureau sans papier dans l'entreprise utilise un fournisseur de DMS basé sur le cloud ?

Non. Un autre facteur qui revient sur toutes les lèvres depuis l'entrée en vigueur du RGPD en 2018 au plus tard est la protection des données. Les solutions DMS et les logiciels DMS sont utilisés pour traiter, gérer et stocker des documents qui contiennent souvent des données personnelles sensibles. En cas de violation du RGPD, le législateur prévoit des amendes élevées.

Conclusion

La numérisation des fichiers à l'aide de solutions logicielles telles que PaperOffice DMS offre aux entreprises une multitude d'avantages. En économisant un espace précieux, en accédant rapidement aux données requises, en facilitant le travail hybride et en gagnant durablement du temps, les coûts peuvent être réduits et l'efficacité accrue.

La numérisation est une étape importante vers une gestion des documents moderne et durable. PaperOffice DMS est une solution puissante qui aide les entreprises à exploiter tout le potentiel de la numérisation et à rester compétitives.

PaperOffice résout tous les problèmes : garantie.

Étude de cas

Solutions digitales spécialisées pour l’automatisation des processus métier

« Le traitement manuel des documents dans une communauté aussi importante nous aurait coûté beaucoup de temps.
Avec la solution automatisée de PaperOffice DMS, l’effort manuel a pu être considérablement réduit, tout en investissant dans la technologie orientée vers l’avenir. Nous sommes des pionniers de la gestion immobilière numérique. »

M. Alejandro Campos
informaticien et chef de projet à la gestion immobilière El Guijo