El boletín informativo de PaperOffice Insider
El boletín informativo de PaperOffice Insider
Queremos ser amigos

Ofertas de descuento más altas

Noticias internas exclusivas

Actualizaciones de bonificación gratuitas

Ofertas de descuento más altas

Noticias internas exclusivas

Actualizaciones de bonificación gratuitas

Amistad Confianza Palabra de Honor
Nunca le daremos su dirección de correo electrónico a nadie más y cada correo electrónico incluye un enlace para cancelar la suscripción con un solo clic.

La implementación de Synology NAS para las PYMES ofrece enormes beneficios


Los sistemas de gestión de documentos, DMS para abreviar, ayudan a su empresa en la gestión electrónica y sistemática de los documentos comerciales. Por lo tanto, un DMS es, en muchos sentidos, el primer paso hacia una oficina sin papel. Junto con su Synology NAS, forman el equipo perfecto para digitalizar el almacenamiento analógico y acelerar los procesos de búsqueda y archivo.

Consejo profesional

Enumeramos las ventajas de usar su Synology NAS en la nube y le ofrecemos al menos 7 razones por las que debería usar el sistema de administración de documentos (DMS) PaperOffice junto con su Synology NAS.

¿Qué es un NAS?

La empresa taiwanesa Synology vende varios dispositivos de almacenamiento conectados a la red (dispositivos NAS) con el nombre "Synology NAS". Estos dispositivos permiten tanto a empresas como a particulares proteger sus datos de manera eficiente y organizarlos y utilizarlos de forma individual.

Un NAS es un servidor de archivos con su propio sistema operativo que hace que su espacio de almacenamiento esté disponible a través de la red.

Synology NAS proporciona las condiciones ideales para todas las empresas, pero especialmente para las PYMES, para almacenar datos corporativos de forma rápida y sencilla.

En el siguiente artículo, le mostraremos cómo puede aprovechar al máximo su Synology NAS para su empresa y cómo la administración de documentos puede funcionar fácilmente y sin Docker.

Los dispositivos Synology DSM NAS junto a una computadora portátil
El uso de dispositivos Synology NAS es muy recomendable para cualquier empresa de cualquier tamaño

¿Por qué usar NAS en lugar de la nube?

Casi todos los que han tratado el tema del almacenamiento de documentos en la empresa sin duda se han hecho esta pregunta.

Hay varios proveedores de espacio de almacenamiento en una nube en Internet. Usar esto tiene ventajas, pero también desventajas. La mayor desventaja es, sin duda, la cesión de los datos a terceros. Incluso si se promete que los documentos almacenados son absolutamente seguros, ninguna empresa en el mundo puede garantizarlo al 100%.

No solo los ataques de piratas informáticos pueden poner en peligro la seguridad de los datos, dependiendo de dónde se encuentre el proveedor de la nube, las leyes nacionales respectivas pueden permitir que las autoridades y empresas pertinentes accedan al contenido de forma completamente legal. Desafortunadamente, Estados Unidos es un mal ejemplo. Ya en abril de 2017, la conocida revista informática “c’t” advertía contra las nubes estadounidenses, ya que los expertos calificaban su protección de datos como muy baja. Pero las fugas de datos también son posibles en cualquier momento en la UE o en Alemania, ya sea por descuido por parte del operador de la nube respectiva o por poderes secretos de los servicios secretos europeos.

Muchas empresas, especialmente las pymes, ven esto como un obstáculo para la seguridad de los datos y, por lo tanto, recomiendan usar su propio servidor, como Synology NAS.

La empresa taiwanesa Synology es líder mundial en la fabricación de almacenamiento conectado a la red. En lugar de la nube insegura de un proveedor externo, existe una red interna cuya capacidad de almacenamiento se puede adaptar a los requisitos.

Por lo tanto, la solución sensata para las empresas es configurar una intranet con un servidor común para todos los terminales conectados. El NAS forma el corazón del hardware, el almacenamiento central de datos.

Cloud solution versus Synology NAS solution
Data storage in the cloud is an obstacle to the data security of many companies

Contenido

¿Qué es la gestión de documentos digitales?

Con el tiempo, se acumulan muchos documentos importantes en un hogar, y más aún en una empresa. La gestión eficiente de estos documentos es fundamental para el éxito económico y una visión sencilla de las pólizas de seguro, contratos, documentos, etc.

Los documentos se pueden guardar en papel en carpetas. Sin embargo, ocupan mucho espacio y, sobre todo, son difíciles de buscar.

Aquí es donde la gestión de documentos digitales muestra sus ventajas: el archivo requiere poco espacio, los datos también se pueden respaldar en una ubicación diferente y una gran ventaja: hay una búsqueda de texto completo que busca en los documentos y encuentra rápidamente todos los documentos que desea encontrar.

Habiendo aclarado una de las ventajas más importantes de usar un NAS, que es el control completo y la racionalización de los costos, es hora de comprender cómo se debe realizar la administración de documentos en el Synology NAS y cómo funciona Synology DMS.

La gestión de documentos digitales, también conocida como sistema de gestión de documentos, se utiliza para almacenar, gestionar y controlar el flujo de documentos e información dentro de una organización. Además, la función más importante de un DMS es servir como conexión entre su Synology NAS y sus datos.

Las bases de datos se utilizan para la comunicación entre las computadoras conectadas a la red y el NAS.

La base de datos PaperOffice DMS está en su Synology NAS
Todos los datos se almacenan con cifrado de alta seguridad en la base de datos, que se encuentra en su Synology NAS

El enfoque central de un sistema de administración de datos como el de PaperOffice DMS son las bases de datos estructuradas lógicamente, cuya estructura permite la mayor seguridad posible, pero también un acceso ultrarrápido a los documentos.

PaperOffice DMS toma la ruta segura, porque todos los datos se almacenan en forma altamente encriptada en la base de datos, que se encuentra en su Synology NAS. Así es como se crea la gestión de documentos en su NAS, el llamado Synology DMS.

Esto significa que siempre tiene acceso y control sobre sus datos.

De esta manera, todos los documentos de una empresa están siempre disponibles y no solo cuando el colega en cuestión tiene su computadora funcionando y permite el acceso a los datos. Por supuesto, los niveles jerárquicos también son posibles en el NAS, es decir, configurar diferentes niveles de acceso protegidos con contraseña.

¿Qué tan compleja es la instalación y configuración de la base de datos?

La instalación y configuración de la base de datos en su Synology NAS no es nada complicada y no requiere un especialista en TI.

En particular porque se sabe que el funcionamiento de los contenedores Docker es una solución de integración inestable y poco confiable, PaperOffice ha decidido brindar una solución comprobada y confiable para el almacenamiento de datos a través del uso directo y nativo de MariaDB.

A diferencia de la instalación de Docker, la configuración con la ayuda de los videos de YouTube de PaperOffice se realiza en unos pocos minutos, incluso para el profano.

¿Cuáles son las ventajas de no utilizar contenedores Docker?

La mejor decisión de PaperOffice para prescindir de Docker tiene enormes ventajas de que puede usar cualquier Synology NAS y no la costosa serie Plus.

Lo que tiene un efecto positivo en su billetera y es económico.

¿Cómo llegan los datos al Synology NAS?

Escanear documentos

El proceso es simple: si los datos aún no están disponibles en forma digital, primero se deben escanear o fotografiar los documentos en papel.

Mano masculina escanea un documento en papel junto con Synology DMS
Su escáner junto con PaperOffice DMS son los mejores socios para hacer que su empresa sea sin papel

Con su escáner u otro dispositivo de digitalización, el documento no solo se convierte en una imagen, sino que su contenido también se puede "leer" electrónicamente. La función de escáner integrada en PaperOffice DMS se conecta a su escáner y, por lo tanto, transfiere el medio digital al software de gestión de documentos.

Acerca de la mejor manera de integrar su escáner, para digitalizar los documentos, ya tenemos en otro artículo.

Almacenamiento de documentos digitales

Los datos en formato digital, como correos electrónicos o archivos digitales, se pueden arrastrar y soltar fácilmente en la interfaz de PaperOffice. Si desea archivar varios documentos sin esfuerzo manual, la supervisión de carpetas integrada en PaperOffice es adecuada para ello. Esto permite archivar sin problemas en segundo plano.

Datos existentes

El sistema de administración de documentos de PaperOffice también facilita a los usuarios mover los datos digitales que antes estaban en los discos duros de las computadoras portátiles o de escritorio a un dispositivo de almacenamiento de datos compartido, Synology NAS.

Todos los datos existentes se pueden importar al sistema de gestión de documentos con un solo clic.

También hay muchas otras formas de introducir sus datos en el sistema de gestión de documentos, que ya están integrados en PaperOffice DMS en la versión estándar.

Valor añadido y beneficios

Estas son algunas de las ventajas más destacadas de la gestión de documentos en su Synology NAS:

  • Inversión mínima con el máximo beneficio para estaciones de trabajo individuales y equipos
  • Ahorre inmensos costos de adquisición de servidores costosos o servicios en la nube: integre Synology NAS en su red y conecte PaperOffice al NAS: ¡Listo!

  • Mantenga el control de sus datos
  • Debido a la arquitectura de PaperOffice, la combinación con un Synology NAS es la solución perfecta para la gestión completa de documentos en la oficina digital.

    Synology es una solución práctica diseñada para funcionar las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Synology admite su PaperOffice para entregar todos los documentos e información relacionada a todos los usuarios de la red y la tecnología OwnCloud sobre la marcha.

    Gracias a la fácil instalación de la base de datos y la falta de contenedores Docker, Synology ofrece una amplia gama de modelos NAS que funcionan a la perfección con PaperOffice. Así que no solo las grandes empresas pueden beneficiarse de la digitalización.

  • Todas las ventajas de una nube, pero sin los costos de seguimiento y la incertidumbre
  • Synology no solo ofrece modelos NAS equipados con potentes CPU, sino que también ofrece la capacidad de crear múltiples grupos RAID y almacenamiento en caché y en niveles. Implemente tecnologías que le permitan crear una solución de almacenamiento híbrido que brinde una capacidad de almacenamiento masiva, un rendimiento innovador y un gasto consciente del presupuesto.

    Usted invierte una sola vez en la compra de su NAS y sistema de administración de documentos, tiene control total sobre sus datos y no tiene costos de seguimiento.

  • Fácil copia de seguridad de datos Función de copia de seguridad de sus datos
  • Gracias al paquete Synology Hyper Backup, puede crear automáticamente copias de seguridad de su base de datos. Gracias a los talleres de PaperOffice en YouTube, la configuración se realiza en unos minutos.

  • Ahorre tiempo en la búsqueda de documentación y costes en gestionarla y almacenarla
  • Aumente la productividad con herramientas de colaboración
  • Agilidad y automatización de las tareas administrativas con la creación de flujos de trabajo que permiten la integración de documentos y procesos de negocio en un ambiente controlado y actividades claramente definidas y monitoreadas

  • Sin olvidar el "efecto secundario" positivo de una mayor satisfacción del cliente interno y externo

Comenzar es más fácil de lo que piensa.

¿Todavía te preocupa no lograrlo? Lea estudios de casos de nuestros clientes sobre la integración de Synology y PaperOffice DMS en varios sectores y vea la simplicidad por sí mismo.

FAQs

Finalmente, respondemos algunas preguntas más frecuentes sobre el tema "Gestión de documentos DMS y Synology NAS":

¿Para quién es adecuada una oficina sin papeles?

La respuesta rápida y sencilla a la pregunta es: para todas las empresas. Todos los sectores y tamaños empresariales se benefician de una oficina sin papel, desde pymes y empresas emergentes hasta grandes empresas. Sin embargo, la conversión es particularmente valiosa para las pequeñas y medianas empresas: La reducción del esfuerzo y los costes de procesamiento libera el presupuesto necesario para impulsar más el crecimiento.

¿Puedo usar un proveedor de DMS basado en la nube para mi oficina sin papeles?

No. Otro factor que está en boca de todos desde que entró en vigor el RGPD a más tardar en 2018 es la protección de datos. Recomendamos utilizar su Synology NAS.

Conclusión

  • Los beneficios justifican el esfuerzo y los costes

    Trabajar digitalmente y traer documentos antiguos a la nueva era será la mejor inversión clave para ahorrar una increíble cantidad de tiempo, dinero y nervios en el futuro.

  • Necesitas a alguien que sepa

    No necesita su propio especialista en TI para aprovechar todas las ventajas de la digitalización.
    Lo que necesita es el socio adecuado a su lado que, gracias a su experiencia, pueda implementar exactamente lo que necesita. Evite el alarmismo y elija posiciones de prueba en lugar de elegantes presentaciones de PowerPoint sin haberlo probado realmente.

  • El hardware normalmente ya está disponible

    La experiencia ha demostrado que casi todas las operaciones, empresas y empresas tienen una gran copiadora que no utiliza su potencial. A estos dispositivos les encantan los escaneos masivos, toleran los clips y pueden ser la base para un comienzo digital sin invertir en un escáner.

  • Más barato de lo esperado con el DMS adecuado

    Evite las trampas de costes con los sistemas DMS/ECM en los que estará sin piedad a merced de los fabricantes. No haga concesiones en lo que respecta a sus propias opciones de administración, como enseñar documentos y realizar ajustes usted mismo. Si necesita ayuda, el fabricante estará encantado de ayudarle, pero siga siendo independiente.

  • La automatización digital es el futuro

    Los procedimientos serán completamente idénticos en el futuro, pero completamente automatizados.
    ¿Factura entrante? El flujo de trabajo se activa y todo sigue su camino definido.
    ¿Buscar en las 1000 carpetas? ¡No hay problema, porque tienes tu propio Google!

Esto es lo que dicen nuestros clientes

Caso de estudio

Minimización de costes a través de la transformación digital

La digitalización o transformación digital de sus documentos en papel es el requisito previo para la eficiencia y el éxito de su empresa. La necesidad de digitalización es ahora un aspecto importante para todos.