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Los sistemas de gestión de documentos, DMS para abreviar, ayudan a su empresa en la gestión electrónica y sistemática de los documentos comerciales. Por lo tanto, un DMS es, en muchos sentidos, el primer paso hacia una oficina sin papel. Junto con su Synology NAS, forman el equipo perfecto para digitalizar el almacenamiento analógico y acelerar los procesos de búsqueda y archivo.
La empresa taiwanesa Synology vende varios dispositivos de almacenamiento conectados a la red (dispositivos NAS) con el nombre "Synology NAS". Estos dispositivos permiten tanto a empresas como a particulares proteger sus datos de manera eficiente y organizarlos y utilizarlos de forma individual.
Un NAS es un servidor de archivos con su propio sistema operativo que hace que su espacio de almacenamiento esté disponible a través de la red.
Synology NAS proporciona las condiciones ideales para todas las empresas, pero especialmente para las PYMES, para almacenar datos corporativos de forma rápida y sencilla.
En el siguiente artículo, le mostraremos cómo puede aprovechar al máximo su Synology NAS para su empresa y cómo la administración de documentos puede funcionar fácilmente y sin Docker.
Casi todos los que han tratado el tema del almacenamiento de documentos en la empresa sin duda se han hecho esta pregunta.
Hay varios proveedores de espacio de almacenamiento en una nube en Internet. Usar esto tiene ventajas, pero también desventajas. La mayor desventaja es, sin duda, la cesión de los datos a terceros. Incluso si se promete que los documentos almacenados son absolutamente seguros, ninguna empresa en el mundo puede garantizarlo al 100%.
No solo los ataques de piratas informáticos pueden poner en peligro la seguridad de los datos, dependiendo de dónde se encuentre el proveedor de la nube, las leyes nacionales respectivas pueden permitir que las autoridades y empresas pertinentes accedan al contenido de forma completamente legal. Desafortunadamente, Estados Unidos es un mal ejemplo. Ya en abril de 2017, la conocida revista informática “c’t” advertía contra las nubes estadounidenses, ya que los expertos calificaban su protección de datos como muy baja. Pero las fugas de datos también son posibles en cualquier momento en la UE o en Alemania, ya sea por descuido por parte del operador de la nube respectiva o por poderes secretos de los servicios secretos europeos.
Muchas empresas, especialmente las pymes, ven esto como un obstáculo para la seguridad de los datos y, por lo tanto, recomiendan usar su propio servidor, como Synology NAS.
La empresa taiwanesa Synology es líder mundial en la fabricación de almacenamiento conectado a la red. En lugar de la nube insegura de un proveedor externo, existe una red interna cuya capacidad de almacenamiento se puede adaptar a los requisitos.
Por lo tanto, la solución sensata para las empresas es configurar una intranet con un servidor común para todos los terminales conectados. El NAS forma el corazón del hardware, el almacenamiento central de datos.
Con el tiempo, se acumulan muchos documentos importantes en un hogar, y más aún en una empresa. La gestión eficiente de estos documentos es fundamental para el éxito económico y una visión sencilla de las pólizas de seguro, contratos, documentos, etc.
Los documentos se pueden guardar en papel en carpetas. Sin embargo, ocupan mucho espacio y, sobre todo, son difíciles de buscar.
Aquí es donde la gestión de documentos digitales muestra sus ventajas: el archivo requiere poco espacio, los datos también se pueden respaldar en una ubicación diferente y una gran ventaja: hay una búsqueda de texto completo que busca en los documentos y encuentra rápidamente todos los documentos que desea encontrar.
Habiendo aclarado una de las ventajas más importantes de usar un NAS, que es el control completo y la racionalización de los costos, es hora de comprender cómo se debe realizar la administración de documentos en el Synology NAS y cómo funciona Synology DMS.
La gestión de documentos digitales, también conocida como sistema de gestión de documentos, se utiliza para almacenar, gestionar y controlar el flujo de documentos e información dentro de una organización. Además, la función más importante de un DMS es servir como conexión entre su Synology NAS y sus datos.
Las bases de datos se utilizan para la comunicación entre las computadoras conectadas a la red y el NAS.
El enfoque central de un sistema de administración de datos como el de PaperOffice DMS son las bases de datos estructuradas lógicamente, cuya estructura permite la mayor seguridad posible, pero también un acceso ultrarrápido a los documentos.
PaperOffice DMS toma la ruta segura, porque todos los datos se almacenan en forma altamente encriptada en la base de datos, que se encuentra en su Synology NAS. Así es como se crea la gestión de documentos en su NAS, el llamado Synology DMS.
Esto significa que siempre tiene acceso y control sobre sus datos.
De esta manera, todos los documentos de una empresa están siempre disponibles y no solo cuando el colega en cuestión tiene su computadora funcionando y permite el acceso a los datos. Por supuesto, los niveles jerárquicos también son posibles en el NAS, es decir, configurar diferentes niveles de acceso protegidos con contraseña.
La instalación y configuración de la base de datos en su Synology NAS no es nada complicada y no requiere un especialista en TI.
En particular porque se sabe que el funcionamiento de los contenedores Docker es una solución de integración inestable y poco confiable, PaperOffice ha decidido brindar una solución comprobada y confiable para el almacenamiento de datos a través del uso directo y nativo de MariaDB.
A diferencia de la instalación de Docker, la configuración con la ayuda de los videos de YouTube de PaperOffice se realiza en unos pocos minutos, incluso para el profano.
La mejor decisión de PaperOffice para prescindir de Docker tiene enormes ventajas de que puede usar cualquier Synology NAS y no la costosa serie Plus.
Lo que tiene un efecto positivo en su billetera y es económico.
El proceso es simple: si los datos aún no están disponibles en forma digital, primero se deben escanear o fotografiar los documentos en papel.
Con su escáner u otro dispositivo de digitalización, el documento no solo se convierte en una imagen, sino que su contenido también se puede "leer" electrónicamente. La función de escáner integrada en PaperOffice DMS se conecta a su escáner y, por lo tanto, transfiere el medio digital al software de gestión de documentos.
Acerca de la mejor manera de integrar su escáner, para digitalizar los documentos, ya tenemos en otro artículo.
Los datos en formato digital, como correos electrónicos o archivos digitales, se pueden arrastrar y soltar fácilmente en la interfaz de PaperOffice. Si desea archivar varios documentos sin esfuerzo manual, la supervisión de carpetas integrada en PaperOffice es adecuada para ello. Esto permite archivar sin problemas en segundo plano.
El sistema de administración de documentos de PaperOffice también facilita a los usuarios mover los datos digitales que antes estaban en los discos duros de las computadoras portátiles o de escritorio a un dispositivo de almacenamiento de datos compartido, Synology NAS.
Todos los datos existentes se pueden importar al sistema de gestión de documentos con un solo clic.
También hay muchas otras formas de introducir sus datos en el sistema de gestión de documentos, que ya están integrados en PaperOffice DMS en la versión estándar.
Estas son algunas de las ventajas más destacadas de la gestión de documentos en su Synology NAS:
Ahorre inmensos costos de adquisición de servidores costosos o servicios en la nube: integre Synology NAS en su red y conecte PaperOffice al NAS: ¡Listo!
Debido a la arquitectura de PaperOffice, la combinación con un Synology NAS es la solución perfecta para la gestión completa de documentos en la oficina digital.
Synology es una solución práctica diseñada para funcionar las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Synology admite su PaperOffice para entregar todos los documentos e información relacionada a todos los usuarios de la red y la tecnología OwnCloud sobre la marcha.
Gracias a la fácil instalación de la base de datos y la falta de contenedores Docker, Synology ofrece una amplia gama de modelos NAS que funcionan a la perfección con PaperOffice. Así que no solo las grandes empresas pueden beneficiarse de la digitalización.
Synology no solo ofrece modelos NAS equipados con potentes CPU, sino que también ofrece la capacidad de crear múltiples grupos RAID y almacenamiento en caché y en niveles. Implemente tecnologías que le permitan crear una solución de almacenamiento híbrido que brinde una capacidad de almacenamiento masiva, un rendimiento innovador y un gasto consciente del presupuesto.
Usted invierte una sola vez en la compra de su NAS y sistema de administración de documentos, tiene control total sobre sus datos y no tiene costos de seguimiento.
Gracias al paquete Synology Hyper Backup, puede crear automáticamente copias de seguridad de su base de datos. Gracias a los talleres de PaperOffice en YouTube, la configuración se realiza en unos minutos.
Agilidad y automatización de las tareas administrativas con la creación de flujos de trabajo que permiten la integración de documentos y procesos de negocio en un ambiente controlado y actividades claramente definidas y monitoreadas
Comenzar es más fácil de lo que piensa.
¿Todavía te preocupa no lograrlo? Lea estudios de casos de nuestros clientes sobre la integración de Synology y PaperOffice DMS en varios sectores y vea la simplicidad por sí mismo.
La PaperOffice AI Suite ayudó a reducir la tasa de errores en la captura de datos en un 99% y, al mismo tiempo, aumentó la velocidad de procesamiento en un 50 veces.
Monika Ritter
Director General
Gracias a la PaperOffice AI Suite, todo el flujo de trabajo de documentos se optimizó, lo que resultó en una reducción del 86% en la carga de trabajo manual anualmente.
Lars-R. Ludewig
Director General
es
Departamento de TI
El Patriarcado de Lisboa utiliza la PaperOffice AI Suite para acelerar la clasificación de documentos en la contabilidad y administración en un 90%. Como resultado, los procesos de trabajo se han vuelto 70% más eficientes, ahorrando recursos valiosos.
La PaperOffice AI Suite permitió procesar más de 10,000 documentos al día, sin errores y en un tiempo récord, mejorando de manera significativa el flujo de trabajo.
Abraham Yalip
Responsable de TI
Revoluciona el procesamiento de documentos con la PaperOffice AI Suite, una solución poderosa que eleva la eficiencia y precisión en el procesamiento de documentos complejos a un nuevo nivel gracias a la Inteligente Procesamiento de Documentos (IDP), flujos de trabajo automatizados y inteligencia artificial (IA).
Stephan Reichel
Director General
IDC Construcción S.L. está transformando la gestión de proyectos de construcción con la PaperOffice AI Suite. A través de procesamiento inteligente de documentos, se automatizan los procesos de trabajo, los documentos se procesan con precisión y la eficiencia en cada fase de un proyecto de construcción se incrementa en un 50%.
Agustín García Afonso
Responsable de TI
Soluciones innovadoras para el procesamiento técnico de documentos: Herrmann GmbH Oficina de Ingeniería optimiza los procesos de trabajo con la PaperOffice AI Suite. A través de una extracción de datos precisa y una integración fluida, se aumentó la eficiencia en un 60%, mientras que el tiempo de procesamiento de los documentos se redujo en un 50%.
La PaperOffice AI Suite mejoró los servicios de salud mediante una gestión eficiente de datos y un procesamiento preciso, lo que aumentó la productividad en un 40% y redujo el tiempo de procesamiento de pedidos en un 30%, lo que resultó en un proceso de gestión de pedidos mucho más fluido.
Henrique Santos
Director General
Automatización innovadora para el sector salud: Hartung Care Service está revolucionando la atención ambulatoria con la PaperOffice AI Suite. Gracias a un procesamiento de datos preciso y una integración fluida, el tiempo de respuesta a las consultas de los pacientes aumentó en un 50% y se redujo la tasa de errores en la documentación, todo para un servicio moderno y orientado al paciente.
La PaperOffice AI Suite ayudó a reducir la tasa de errores en la captura de datos en un 99% y, al mismo tiempo, aumentó la velocidad de procesamiento en un 50 veces.
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La implementación de la PaperOffice AI Suite llevó a una aceleración de la clasificación de documentos de 60 veces y, al mismo tiempo, optimizó la extracción de datos.
La PaperOffice AI Suite revolucionó los procesos de la aplicación de la ley mediante extracción precisa de datos de formularios manuscritos de ingreso, minimizando los errores manuales en un 90% y mejorando significativamente la toma de decisiones y los tiempos de respuesta en un 40%.
Teniente McMullen
Teniente
