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Automatización de procesos de negocio en la industria y el comercio


PaperOffice DMS para fabricación y comercio permite un flujo fluido de información entre producción y administración gracias a la digitalización y automatización de los procesos comerciales.

Consejo profesional

Documentos escritos, contratos, borradores, investigaciones, albaranes y mucho más son reemplazados por documentos electrónicos gracias a la digitalización y así optimizar al máximo todos los procesos de trabajo.

Con la ayuda de la solución de gestión de documentos, guarda y archiva toda la información en una plataforma central a prueba de revisiones.

Digitalización en la industria y el comercio

Como empresa de fabricación o producción, así como comercial, tiene muchos documentos importantes que gestionar:

Facturas, contratos, pedidos, albaranes y mucho más. Por lo tanto, las empresas de este sesctor son las que se benefician significativamente del uso de un software de gestión documental adecuado.

Así es como se generan todos los días documentos importantes en la industria y el comercio. Todos estos deben asignarse al departamento, cliente, objeto y entrega correctamente.

Todos estos documentos deben digitalizarse si llegan en papel, requieren un archivado estructurado, asignación de tareas, flujos de trabajo y deben estar disponibles de inmediato bajo demanda.

Además, cada documento se clasifica según su tipo y se puede asignar a personas y objetos, a los que incluso puede acceder sobre la marcha, independientemente del dispositivo.

Para que tenga toda la información y documentos sobre toda la producción en un solo lugar y en su base de datos.

Trabajador de fábrica cambia algo
Las empresas industriales se benefician de la gestión documental digital

Es muy importante que se cumplan los plazos importantes y se tomen las medidas legales para almacenar los documentos. Para resolver muchos problemas administrativos existentes en la producción y el comercio, se debe implementar el sistema de gestión de documentos PaperOffice.

Con la ayuda de la solución de gestión de documentos, guarda y archiva toda la información en una plataforma central a prueba de revisiones.

PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo y crea una clara visión general de documentos importantes como contratos, facturas, pedidos y albaranes de entrega al administrarlos digitalmente en PaperOffice en el futuro.

Capturar, procesar, compartir, buscar y rastrear sus documentos se vuelve muy fácil con el uso de PaperOffice.

Gracias al acceso controlado, listas de tareas detalladas, así como aprobaciones mediante flujos de trabajo y notificaciones confiables por correo electrónico, los empleados pueden completar las tareas asignadas de manera eficiente y las personas autorizadas pueden aprobar o denegar la aprobación fácilmente.

La digitalización es fundamental en la industria

Con PaperOffice DMS, los documentos pueden digitalizarse y archivarse centralmente de tal manera que se pueda acceder desde cualquier computadora sin tener que ir al archivo o investigar qué compañero está procesando los documentos y carpetas.

PaperOffice DMS no solo digitaliza documentos analógicos, el software de gestión de documentos guarda cada cambio en orden cronológico. El original no se ve afectado. La función de flujos de trabajo se puede utilizar, por ejemplo, para asignar ciertas actividades durante el desarrollo de un proyecto y cada empleado mantendría una visión general del estado actual.

Al mismo tiempo, se pueden enviar ideas o sugerencias sin tener que convocar reuniones cada vez. Los documentos archivados se pueden buscar por palabras clave, por fecha o números de referencia y la IA puede crear plantillas automatizadas en PaperOffice DMS.

La extensa función de flujos de trabajo de PaperOffice DMS facilita mucho la comunicación interna. El término interno también incluye sucursales o ubicaciones en el extranjero. En el caso de trabajos relacionados con proyectos, por ejemplo, siempre se muestra el estado actual y el historial al mismo tiempo. Por supuesto, también se incluye un calendario privado relacionado con el equipo, en el que se ingresan fechas límite y eventos relacionados.

En realidad, la mayoría de las operaciones, procesos y acciones comunicativas en la industria y el comercio podrían moverse a la velocidad de la luz, correspondiente a la era digital de este siglo.

Si no hubiera momentos intermedios en las que el papel impreso ralentiza el ritmo de la acción, se ahorraría en muchos costes, sin mencionar los impactos ambientales y de sostenibilidad que supondría. Utilizando un software de gestión de documentos adecuado como PaperOffice DMS, numerosos procesos en empresas industriales y comerciales no solo pueden acelerarse, sino también hacerse más seguros, en relación con el espionaje industrial o los intentos de chantaje mediante ransomware.

El software de administración de documentos como PaperOffice DMS es el más adecuado para estas tareas, ya que es un software de gestión documental que puede hacer mucho más que gestionar documentos.

PaperOffice no distingue entre los tipos de documentos, independientemente de si necesita ayuda para gestionar contratos, alegaciones y correspondencia por correo electrónico: gracias al sistema de gestión de documentos PaperOffice, sus procesos anteriores en la empresa son digitalizados, haciéndolos más eficientes, transparentes y significativamente más flexibles.

Porque no importa en qué forma lleguen los documentos a la empresa, ya sea en papel, archivos PDF, correos electrónicos o fotos, se archivan y se almacenan automáticamente en una base de datos segura.

De este modo, los contratos importantes pueden reconocerse, rescindirse a tiempo o renegociarse. La liberación de documentos con firma digital y notificación por correo electrónico, en lugar del lento correo en papel o inseguro el correo electrónico inseguro, contribuyen a la lealtad del cliente.

El carrito de compras está sobre la mesa
PaperOffice archiva todos los documentos generados en la industria y toda la información relevante de conformidad con la ley y a prueba de auditorías

PaperOffice archiva todos los documentos generados en la industria y el comercio y, toda la información relevante, queda en conformidad con la ley y a prueba de revisión

PaperOffice DMS, en conexión con un NAS (Network Attached Storage), permite la construcción de una intranet muy segura para la comunicación interna y la transmisión de datos. Esto crea una doble seguridad contra ataques desde el exterior. Primero el firewall del sistema operativo y segundo el cifrado de PaperOffice DMS. Al mismo tiempo, se configura una nube separada a través del NAS, independiente de proveedores externos.

La extensa función de flujo de trabajo de PaperOffice DMS facilita mucho la comunicación interna. El término interno también incluye sucursales o ubicaciones en el extranjero. En el caso de trabajos relacionados con proyectos, por ejemplo, siempre se muestra el estado actual y, al mismo tiempo, el historial.

Por supuesto, también se incluye un calendario privado y relacionado con el equipo, en el que se ingresan fechas límite y eventos relacionados con el tiempo.

El reconocimiento de documentos equipado con una IA organiza automáticamente todos los documentos para que se guarden en la carpeta correcta y crea un índice de palabras clave y un historial de cambios. El motor de búsqueda interno de PaperOffice DMS encuentra todos los documentos en fracciones de segundo.

Charla de asesores financieros
Resumen simple y búsqueda rápida gracias a la digitalización en el sector financiero

La solución: conocimientos técnicos probados

¿No tiene sentido utilizar el software de gestión en la práctica de inmediato? ¿Que no solo cumpla con todos los requisitos, sino que también sea fácil de aprender y sea económico?

PaperOffice DMS es la solución completa probada para el trabajo digital y, con más de 20 años de experiencia en el mercado, uno de los primeros pioneros de DMS.

Contenido

El procesamiento digital es una base esencial para garantizar la alta calidad de servicio en el futuro

PaperOffice cumple con los más altos estándares de seguridad como la gestión de autorizaciones o la concesión de autorizaciones de acceso. El usuario define los pasos de trabajo individuales exactamente como se ejecutarían, por ejemplo, el "registro", "verificación", "liberación" y "contabilización" de facturas.

La responsabilidad no solo se puede asignar a personas individuales, sino también a grupos de usuarios como "Contabilidad" o "Producción", de modo que un compañero pueda intervenir inmediatamente si un empleado está ausente.

La tecnología OCR no solo reconoce el contenido del documento, sino también todos los campos de datos relevantes para impuestos, como el número de documento, la fecha, el importe neto, fiscal y bruto. Los datos importados están disponibles para el control de evaluaciones, transacciones de pago y contabilidad financiera. Esto ahorra el tedioso trabajo de entrada y reduce los errores de publicación.

Argumentos importantes para incluir PaperOffice DMS en la planificación presupuestaria. Finalmente, PaperOffice DMS también convence por el hecho de que se tienen en cuenta la sostenibilidad y la protección del medio ambiente. Tarde o temprano tendrá lugar la conversión completa de documentos analógicos a formato digital y entonces la institución pública, que ya estará utilizando PaperOffice DMS, estará bien preparada.

Con solo un clic del ratón, los datos, incluida la ubicación de archivo, se pueden exportar a su cliente, asesor fiscal o viceversa.

Por supuesto, PaperOffice DMS permite la migración e integración de datos digitales existentes desde soluciones de software existentes. Al mismo tiempo, PaperOffice DMS es la interfaz entre lo analógico y lo digital. Usando su función de escaneo, el software puede leer documentos analógicos, planos y fotos en el sistema y digitalizarlos usando escáneres, pero también grabaciones de teléfonos móviles, donde los textos se convierten en escritura usando OCR y se pueden editar con los programas de Office. Los sellos de tiempo y las versiones aseguran que el documento digital se corresponda con el original analógico.

Las empresas de la industria y el comercio deben procesar documentos para todas las transacciones comerciales. El constante desarrollo de los modelos de negocio crea constantemente nuevos desafíos. Lo que necesitan es un buen sistema de gestión de documentos.

PaperOffice DMS es el software adecuado porque viene con todo lo que necesita esta industria, por ejemplo:

  • Almacenamiento de documentos en todos los formatos digitales según los principios del RGPD.
  • Funciones para enviar y volver a enviar documentos atrasados ​​que requieren acción.
  • Una función de almacenamiento de datos de autoaprendizaje con etiquetado y motor de búsqueda interno.
  • Asignación automática de documentos recién agregados a la carpeta correcta.
  • Creación y conexión de bases de datos sencillas, incluida una máscara personalizable individualmente.
  • Creación de plantillas automatizadas para operaciones y procesos repetitivos.

Archivado seguro y compatible con revisiones: PaperOffice DMS cumple técnicamente los requisitos legales del GoBD, GDPdU y DSGVO.

Pila de papel frente a la computadora
Trabajo sin papeles a través de procesos digitales

PaperOffice DMS permite la conexión de otro software, como un ERP y, por supuesto, la transferencia de documentos desde Microsoft Office a través de las interfaces adecuadas. PaperOffice DMS acelera la comunicación.

Los plazos y las citas se supervisan y las acciones se activan automáticamente según la configuración deseada. Los procesos de pedido se pueden automatizar e incluso los cambios planificados para el futuro se pueden ingresar de tal manera que entren en vigor en el momento deseado.

Gracias a sus amplias funciones, PaperOffice DMS definitivamente se puede clasificar en el segmento superior de la gestión de contenido empresarial (ECM).

Un ECM incluye la gestión general de todo el contenido de una organización con una jerarquía de acceso correspondiente. PaperOffice DMS puede guardar cualquier contenido en forma digital, cambiar su contenido, formato y ponerlo a disposición.

PaperOffice DMS tiene todas las funciones de un ECM a una excelente relación precio-rendimiento, así como una forma de operación intuitiva que hace innecesaria la costosa capacitación externa o interna. De hecho, hay vídeos tutoriales gratuitos disponibles para acostumbrarse a los diferentes menús. PaperOffice DMS puede convertirse en el centro organizativo de todas las empresas a la velocidad de la luz.

Las empresas de la industria manufacturera y el comercio se benefician de la gestión de documentos digitales

El sistema de gestión de documentos permite la creación separada de bases de datos para cada área individual y puede crear enlaces al mismo tiempo. Los documentos analógicos, como las facturas enviadas, se escanean con PaperOffice DMS, se guardan como una foto y como texto convertido mediante el software OCR. Todos los datos existentes se pueden mostrar de forma clara y sin ambigüedades, por lo que no es necesario llevar archivos para las citas fuera de casa. La gestión de la base de datos controlada por IA crea plantillas a partir de datos maestros o listas utilizables estadísticamente según sea necesario.

Al mismo tiempo, se mantiene la protección de datos necesaria mediante la gestión jerárquica de contraseñas y el cifrado de 1024 bits.

Optimice su tiempo de trabajo hasta en un 7,5 % en comparación con el trabajo en papel gracias al uso de PaperOffice DMS.

Ahorre tiempo buscando, enrutando y compartiendo documentos.

Con sellos digitales, los documentos se pueden complementar con información adicional e incluso controlar flujos de trabajo detallados. A su vez, la función de tarea y flujo de trabajo garantiza que se cumplan y completen los plazos.

Experimente cómo puede conectar el flujo de información entre producción y administración mediante la digitalización y automatización de documentos y procesos comerciales.

Con PaperOffice acelera sus procesos de producción, así como todos los flujos de trabajo interdepartamentales. En tiempos de leyes de responsabilidad de productos cada vez más estrictas, también puede aumentar la seguridad jurídica de su empresa con la solución para la gestión de documentos y la automatización del flujo de trabajo.

FAQs

Para finalizar, responderemos algunas preguntas frecuentes sobre el tema. "Digitalización en la industria y el comercio":

¿Cómo pueden los empleados acceder a PaperOffice?

Debido a la arquitectura descentralizada y moderna del programa, PaperOffice se puede usar en casi cualquier dispositivo, desde PCs clásicas hasta teléfonos inteligentes, tabletas y televisores.

¿Qué sucede con los datos si PaperOffice no existe?

No sucederá, pero para tranquilizarlo: puede exportar sus datos EN CUALQUIER MOMENTO, ya que PaperOffice se basa en una estructura de base de datos abierta, puede acceder a sus datos en cualquier momento.

Tema protección de datos: ¿dónde se almacenan todos los documentos?

PaperOffice almacenará todos los documentos internamente con cifrado de alto nivel, lo que lo hace inmune al robo de datos, por ejemplo, y supera todos los requisitos del GDPR y GOBD.
Evite errores: ¡NUNCA guarde los datos en una nube de terceros!

¿Se puede adaptar PaperOffice exactamente a las especificaciones?

Sí, PaperOffice se puede adaptar al 100 % al uso previsto para garantizar una integración perfecta en los procesos y sistemas existentes. Incluso la interfaz del programa puede diseñarse completamente y adaptarse libremente.

Conclusión

PaperOffice DMS es compatible con la industria y el comercio y ofrece interfaces adecuadas para otro software, conexiones API y se puede ampliar en cualquier momento según sus deseos. El software es fácil de aprender y se puede integrar fácilmente en la práctica diaria sin causar problemas por motivos de formación.

PaperOffice DMS recomienda utilizar un NAS (almacenamiento de datos compatible con la red) con una función de copia de seguridad para que los datos importantes no se pierdan ni se espíen en nubes de terceros.

En última instancia, PaperOffice DMS impresiona con una muy buena relación precio-rendimiento y un inmenso conocimiento a través de más de 20 años de experiencia práctica.

PaperOffice resuelve cualquier problema: Garantizado.

Estudio de caso

Digitalización en la industria de la tecnología dental: gestión de documentos exitosa para la industria dental

“Obtención de resultados cronológicos súper rápidos para los estados financieros anuales y los inventarios para determinar el precio de compra más barato para cada artículo individual. ¡Lo que antes tomaba días ahora se puede hacer en horas!”

Lars R. Ludewig
propietario y director gerente de ViaCreative Zahntechnik GmbH