Soluciones digitales especializadas para la industria automotriz
La automatización de los procesos comerciales y la optimización de procesos son los requisitos previos para la eficiencia y el éxito. La necesidad de ello ya no es un lujo opcional, sino imprescindible para seguir siendo competitivos a largo plazo.
Consejo profesional
Los documentos de vehículos en papel existentes como la documentación de vehículos, contratos de compra, contratos de arrendamiento, informes, archivos de clientes y otros tipos se reemplazan por documentos electrónicos gracias a la digitalización y, por lo tanto, optimizan al máximo todos los procesos de trabajo.PaperOffice no solo permite la gestión de documentos, sino que también permite el acceso inmediato a archivos actualizados y precisos de vehículos y clientes.
Digitalización en la industria automotriz y el comercio de automóviles
En el entorno en constante cambio de la industria automotriz, un proceso de producción y servicio exitoso, efectivo y rápido es la clave del éxito. Los documentos importantes se acumulan a diario: documentos de vehículos, contratos de compra, contratos de arrendamiento, informes, archivos de clientes y mucho más. Estos no solo llegan por correo postal, muchos documentos también llegan por correo electrónico.
Por lo tanto, las empresas de la industria automotriz y del comercio de automóviles son las que se benefician significativamente del uso de un software de administración de documentos adecuado.
Todos estos documentos y la información relacionada deben digitalizarse si llegan en papel, requieren un archivado estructurado, asignación de tareas, flujos de trabajo y deben estar disponibles inmediatamente bajo demanda.
Porque los procesos altamente tecnificados de la industria automotriz requieren un perfecto flujo de información y una ejecución estructurada. Las ventajas necesarias solo se pueden conseguir gracias a la digitalización.
Es muy importante que se cumplan los plazos importantes y se tomen medidas legales para almacenar documentos.
De esta manera, la digitalización de los documentos de vehículos, proveedores, clientes y empleados puede traer enormes ventajas a todas las empresas de la industria automotriz.
PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo y crea una visión general clara de los documentos importantes, como contratos, extractos o cartas, al administrarlos en el futuro digitalmente en PaperOffice.
PaperOffice DMS le brinda una estructura clara en sus documentos y lo ayuda a lidiar con la avalancha de información.
Solución de flujos de trabajo perfecta en la industria automotriz
Detrás de todas las impresionantes cifras de los principales fabricantes de vehículos hay un gran esfuerzo administrativo y una logística bien pensada que tienen que trabajar de la mano para poder cumplir con todos los requisitos relacionados con el vehículo. Puede presentarse como una cadena en la que todos los eslabones importan, ya sea una planta de estampado de piezas de carrocería o una empresa de recuperación de automóviles que vende piezas usadas. En cada punto de la cadena, los cuellos de botella pueden tener efectos más o menos graves en toda la industria y el comercio del automóvil. Para evitar que esto suceda, se requiere software para el control de gestión de nivel superior.
Un software que cumpla con todos los requisitos. Un software generalista en su gran funcionalidad que forma los especialistas necesarios cuando se necesitan.
Así es PaperOffice DMS, un software de administración de documentos que puede hacer mucho más que administrar documentos.
Porque no importa en qué forma lleguen los documentos a la empresa, ya sea en papel, archivos PDF, correos electrónicos o fotos, se archivan automáticamente y se almacenan de forma segura en su base de datos.
No hay forma de evitar la automatización en la industria automotriz
Gracias a la IA integrada se activan reglas automáticas. Esta IA clasifica automáticamente los documentos en carpetas como "Factura" y "Albaranes de entrega", almacena las palabras clave apropiadas y activa el flujo de trabajo digital almacenado para el respectivo tipo de documento.
PaperOffice cumple con los más altos estándares de seguridad como la gestión de autorizaciones o la concesión de autorizaciones de acceso. El usuario define los pasos de trabajo individuales exactamente de la misma manera que se llevan a cabo en la empresa, por ejemplo, el "registro", "verificación", "liberación" y "contabilización" de facturas.
La responsabilidad no solo se puede asignar a personas individuales, sino también a grupos de usuarios como "Contabilidad" o "Gestión de la construcción", de modo que un colega pueda intervenir inmediatamente si un empleado está ausente.
La tecnología OCR no solo reconoce el contenido del documento, sino también todos los campos de datos relacionados con los impuestos, como el número del documento, la fecha, el importe neto, fiscal y bruto. Los datos importados están disponibles para el control de evaluaciones, transacciones de pago y contabilidad financiera. Esto ahorra el tedioso trabajo de entrada y reduce los errores de publicación.
Los datos, incluida la ubicación de archivo, se pueden exportar a su asesor fiscal con un solo clic.
La solución: conocimientos técnicos probados
¿No tiene sentido utilizar el software de gestión en la práctica de inmediato? ¿Que no solo cumpla con todos los requisitos, sino que también sea fácil de aprender y sea económico?
PaperOffice DMS es la solución completa probada para el trabajo digital y, con más de 20 años de experiencia en el mercado, uno de los primeros pioneros de DMS.
Flujos de trabajo perfectos para la industria automotriz
PaperOffice DMS es ventajoso para la industria automotriz y el comercio de automóviles en varios segmentos como:
- Adquisición y administración de repuestos.
- Compra de vehículos nuevos.
- Comercio de vehículos usados.
- Facturación de horas de taller.
- Gestionar citas de mantenimiento.
- Gestión de contratos de arrendamiento de clientes.
- Gestión de quejas y reclamaciones.
Con PaperOffice DMS, por ejemplo, los datos de proveedores, fabricantes y distribuidores de piezas de repuesto se pueden monitorear muy de cerca. Cada socio comercial se enumera en PaperOffice con sus ventajas y debilidades, como la calidad de la entrega, la confiabilidad de la entrega y la evolución de los precios. Las listas de precios vinculadas permiten una visión general inmediata de quién ofrece actualmente las mejores condiciones.
PaperOffice DMS es el software adecuado porque tiene todo lo que necesitan las empresas de la industria automotriz y del comercio de automóviles, por ejemplo:
- Almacenamiento de documentos en todos los formatos digitales según los principios del RGPD.
- Funciones para enviar y volver a enviar documentos atrasados que requieren acción.
- Una función de almacenamiento de datos de autoaprendizaje con etiquetado y motor de búsqueda interno.
- Asignación automática de documentos recién agregados a la carpeta correcta.
- Creación y conexión de bases de datos sencillas, incluida una máscara personalizable individualmente.
- Creación de plantillas automatizadas para operaciones y procesos repetitivos.
La transformación digital con PaperOffice DMS está revolucionando la industria automotriz.
La función de flujo de trabajo de PaperOffice simplifica la comunicación entre la administración y el taller.
Las órdenes de reparación o servicio se envían a la computadora del taller y, por el contrario, el taller transmite el tiempo de trabajo requerido para las actividades o realiza consultas sobre repuestos, que a su vez se envían automáticamente a la gestión de repuestos en PaperOffice, que indica que el repuesto en cuestión está en stock o que se va a realizar una compra.
La digitalización con PaperOffice trae inmensas ventajas
Así es como PaperOffice no solo puede revolucionar el mundo de las piezas de repuesto. Porque en el área de cliente y proveedor, procesamiento de pedidos, transferencia y liberación de información, quejas y reclamaciones, la solución de flujo de trabajo y liberación digital es imprescindible.
Por supuesto, PaperOffice DMS permite la migración e integración de datos digitales existentes desde soluciones de software existentes.
Al mismo tiempo, PaperOffice DMS es la interfaz entre lo analógico y lo digital. Usando su función de escaneo, el software puede leer documentos analógicos, planos y fotos en el sistema y digitalizarlos usando escáneres, pero también grabaciones de teléfonos móviles, donde los textos se convierten en escritura usando OCR y después editarlos con los programas de Office.
Las marcas de tiempo y las versiones garantizan que el documento digital se corresponde con el original analógico.
PaperOffice DMS no solo es extenso en sus funciones, sino que también es fácil de aprender, guiado por tutoriales en vídeo, pero también por consejos y capacitaciones individuales si lo desea. Todo esto a una muy buena relación precio-rendimiento.
FAQs
Para finalizar, responderemos algunas preguntas frecuentes sobre el tema. "Digitalización en la industria automotriz y el comercio de automóviles":
¿Cómo pueden los empleados acceder a PaperOffice?
Debido a la arquitectura descentralizada y moderna del programa, PaperOffice se puede usar en casi cualquier dispositivo, desde PCs hasta teléfonos inteligentes, tabletas y televisores.
¿Qué sucede con los datos si PaperOffice no existe?
No sucederá, pero para tranquilizarlo puede exportar sus datos EN CUALQUIER MOMENTO, ya que PaperOffice se basa en una estructura de base de datos abierta, puede acceder a sus datos en cualquier momento.
Tema de protección de datos: ¿dónde se almacenan todos los documentos?
PaperOffice almacenará todos los documentos internamente con cifrado de alto nivel, lo que lo hace inmune al robo de datos, por ejemplo, y supera todos los requisitos del GDPR y GoBD.
Evite errores: ¡NUNCA guarde los datos en una nube de terceros!
¿Se puede adaptar PaperOffice exactamente a las especificaciones?
Sí, PaperOffice se puede adaptar al 100 % al uso previsto para garantizar una integración perfecta en los procesos y sistemas existentes. Incluso la interfaz del programa puede diseñarse completamente y adaptarse libremente.
Conclusión
PaperOffice DMS es compatible con empresas automotrices y concesionarios de automóviles y ofrece interfaces adecuadas para otro software, conexiones API y se puede ampliar en cualquier momento según sus deseos. El software es fácil de aprender y se puede integrar fácilmente en la práctica diaria sin causar problemas por motivos de formación.
PaperOffice DMS recomienda utilizar un NAS (almacenamiento de datos compatible con la red) con una función de copia de seguridad para que los datos importantes no se pierdan ni se espíen en nubes de terceros.
En última instancia, PaperOffice DMS impresiona con una muy buena relación precio-rendimiento y un inmenso conocimiento a través de más de 20 años de experiencia práctica.