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La automatización de los procesos comerciales y las soluciones especializadas para las finanzas son los requisitos previos para la eficiencia y el éxito. La necesidad de ello ya no es un lujo opcional, sino imprescindible para seguir siendo competitivos a largo plazo.
Con la avalancha actual de datos digitales y en papel, se debe garantizar que los documentos importantes no se pierdan y estén disponibles en el momento adecuado, ya que las instituciones financieras y los bancos se benefician significativamente del uso de una gestión de datos adecuada: reciben documentos importantes con altos niveles de clasificación y requisitos de finalización inmediata.
Las instituciones financieras y los bancos se benefician significativamente del uso de una gestión de datos adecuada que cumple con todos los requisitos.
Los documentos importantes como alegaciones, contratos, cuentas y cartas externas no solo llegan por correo. Muchas cartas de clientes también llegan por correo electrónico. Al hacerlo, se debe mantener la visión general completa de responsabilidades, plazos, costos, tareas y se deben garantizar los estándares de seguridad.
Todos estos documentos deben digitalizarse si llegan en papel, requieren archivado estructurado, asignación de tareas, flujos de trabajo y deben estar disponibles de inmediato bajo demanda.
Porque todos los procesos en finanzas requieren un perfecto flujo de información y una ejecución estructurada. Las ventajas necesarias solo se pueden conseguir gracias a la digitalización.
Porque un archivo de documentos digitales permite el acceso inmediato a todos los documentos necesarios y la participación en los procesos de aprobación. No importa si estás en la oficina, trabajando desde casa o en un viaje de negocios.
Es muy importante que se cumplan los plazos importantes y se tomen las medidas legales para almacenar los documentos.
PaperOffice DMS le brinda una estructura clara en sus documentos y le ayuda a lidiar con la avalancha de información.
PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo y crea una visión general clara de los documentos importantes, como contratos o cartas, al administrarlos en el futuro digitalmente en PaperOffice.
En la industria financiera y bancaria, se usa mucho papel todos los días y se produce una gran cantidad de documentos. Dado que los procesos son bastante complejos, esto lleva a grandes montañas de papel y enormes cantidades de datos, pero también a un largo proceso de búsqueda. Además, los documentos deben guardarse, indexarse, clasificarse y, si es necesario, compartirse con compañeros.
El sistema de gestión de documentos PaperOffice reúne la organización y la protección de datos bajo un mismo capó. El innovador sistema proporciona herramientas de búsqueda y recuperación optimizadas que reducen el tiempo de respuesta y aseguran que los documentos nunca se pierdan, una cuestión con lo que las instituciones financieras siempre están satisfechas.
Así es PaperOffice DMS, un software de administración de documentos que puede hacer mucho más que solo administrar documentos.
Porque no importa en qué forma lleguen los documentos a la empresa, ya sea en papel, archivos PDF, correos electrónicos o fotos, se archivan y almacenan automáticamente en una base de datos segura.
De este modo, los contratos importantes pueden reconocerse, rescindirse a tiempo o renegociarse. Liberación de documentos con firma digital y notificación por correo electrónico en lugar del lento correo en papel, o el inseguro correo electrónico, contribuyen a la lealtad del cliente.
Gracias a la IA integrada, se activan reglas automáticas. Esta IA clasifica automáticamente los documentos en carpetas como "Factura" y "Extractos bancarios", almacena las palabras clave correspondientes y activa el flujo de trabajo digital almacenado para el respectivo tipo de documento.
Para las instituciones financieras y los bancos, esto significa mantener un archivo de clientes muy extenso, que también debe tener algunas características especiales. Por ejemplo, se deben observar los principios del RGPD y, por supuesto, las instituciones financieras están sujetas a un deber incondicional de confidencialidad, que no solo se refiere a las declaraciones orales, sino también al almacenamiento seguro de documentos protegidos contra personas no autorizadas. También existe la obligación de cumplir con los plazos legales y contractualmente acordados.
En algunos casos, el incumplimiento de estos plazos puede tener consecuencias penales, pero en su mayoría solo consecuencias civiles. Proteger los secretos comerciales de sus clientes también es de suma importancia para las instituciones financieras.
PaperOffice cumple con los más altos estándares de seguridad como la gestión de autorizaciones o la concesión de autorizaciones de acceso. El usuario define los pasos de trabajo individuales exactamente como se ejecutarían, por ejemplo, el "registro", "verificación", "liberación" y "contabilización" de facturas.
La responsabilidad no solo se puede asignar a personas individuales, sino también a grupos de usuarios como "Contabilidad" o "Departamento de IT", de modo que un compañero pueda intervenir inmediatamente si un empleado está ausente.
La tecnología OCR no solo reconoce el contenido del documento, sino también todos los campos de datos relevantes para impuestos, como el número de documento, la fecha, el importe neto, fiscal y bruto. Los datos importados están disponibles para el control de evaluaciones, transacciones de pago y contabilidad financiera. Esto ahorra el tedioso trabajo de entrada y reduce los errores de publicación.
Con solo un clic del ratón, los datos, incluida la ubicación de archivo, se pueden exportar a su cliente o viceversa.
¿No tiene sentido utilizar el software de gestión en la práctica de inmediato? ¿Que no solo cumpla con todos los requisitos, sino que también sea fácil de aprender y sea económico?
PaperOffice DMS es la solución completa probada para el trabajo digital y, con más de 20 años de experiencia en el mercado, uno de los primeros pioneros de DMS.
Las instituciones financieras, así como los proveedores de servicios y los bancos tienen que procesar documentos para todas las transacciones comerciales. El constante desarrollo de los modelos de negocio crea constantemente nuevos desafíos. Lo que necesitan es un buen sistema de gestión de documentos.
PaperOffice DMS es el software adecuado porque viene con todo lo que las instituciones financieras y los bancos necesitan como:
Integre los flujos de trabajo digitales en los procesos comerciales
La función de flujos de trabajo de PaperOffice simplifica la comunicación. La gestión de documentos orientada a procesos garantiza que estos documentos permanezcan actualizados con poco esfuerzo. PaperOffice DMS le permite tener en cuenta fácilmente los períodos de retención y eliminación aplicables. Los flujos de trabajo digitales están integrados en los procesos comerciales, lo que garantiza el cumplimiento de los pasos esenciales del proceso y, por lo tanto, del cumplimiento.
PaperOffice admite esto con un amplio módulo de tareas y flujos de trabajo.
De esta manera, se pueden crear ciertas cadenas de procesos y los procesos operativos existentes se pueden definir en documentos electrónicos y ejecutar parcialmente de forma automática.
Esto representa una optimización del proceso sin errores, ya que la tarea no solo puede asignarse a empleados con derechos de usuario específicos y períodos de finalización, requiere liberación digital y que se automaticen otras acciones, como notificaciones por correo electrónico o cambios de estado de documentos. Lo cual es absolutamente IMPRESCINDIBLE en el sector financiero.
De esta manera, los metadatos relevantes también se pueden almacenar después del proceso de archivo de los documentos. Además del tipo de documento, se puede especificar el período de archivo y la información del cliente asociado.
Optimice su tiempo de trabajo hasta en un 7,5 % en comparación con el trabajo en papel gracias al uso de PaperOffice DMS.
Ahorre tiempo buscando, enrutando y compartiendo documentos.
Por supuesto, PaperOffice DMS permite la migración e integración de datos digitales existentes desde soluciones de software existentes.
Al mismo tiempo, PaperOffice DMS es la interfaz entre lo analógico y lo digital. Usando su función de escaneo, el software puede leer documentos analógicos, planos y fotos en el sistema y digitalizarlos usando escáneres, pero también grabaciones de teléfonos móviles, donde los textos se convierten en escritura usando OCR y se pueden editar con los programas de Office.
Las marcas de tiempo y las versiones garantizan que el documento digital se corresponda con el original analógico.
PaperOffice DMS no solo es extenso en sus funciones, sino que también es fácil de aprender guiado por tutoriales en vídeo, pero también por consejos y capacitaciones individuales si lo desea. Todo esto a una muy buena relación precio-rendimiento.
La PaperOffice AI Suite ayudó a reducir la tasa de errores en la captura de datos en un 99% y, al mismo tiempo, aumentó la velocidad de procesamiento en un 50 veces.
Monika Ritter
Director General
Gracias a la PaperOffice AI Suite, todo el flujo de trabajo de documentos se optimizó, lo que resultó en una reducción del 86% en la carga de trabajo manual anualmente.
Lars-R. Ludewig
Director General
es
Departamento de TI
El Patriarcado de Lisboa utiliza la PaperOffice AI Suite para acelerar la clasificación de documentos en la contabilidad y administración en un 90%. Como resultado, los procesos de trabajo se han vuelto 70% más eficientes, ahorrando recursos valiosos.
La PaperOffice AI Suite permitió procesar más de 10,000 documentos al día, sin errores y en un tiempo récord, mejorando de manera significativa el flujo de trabajo.
Abraham Yalip
Responsable de TI
Revoluciona el procesamiento de documentos con la PaperOffice AI Suite, una solución poderosa que eleva la eficiencia y precisión en el procesamiento de documentos complejos a un nuevo nivel gracias a la Inteligente Procesamiento de Documentos (IDP), flujos de trabajo automatizados y inteligencia artificial (IA).
Stephan Reichel
Director General
IDC Construcción S.L. está transformando la gestión de proyectos de construcción con la PaperOffice AI Suite. A través de procesamiento inteligente de documentos, se automatizan los procesos de trabajo, los documentos se procesan con precisión y la eficiencia en cada fase de un proyecto de construcción se incrementa en un 50%.
Agustín García Afonso
Responsable de TI
Soluciones innovadoras para el procesamiento técnico de documentos: Herrmann GmbH Oficina de Ingeniería optimiza los procesos de trabajo con la PaperOffice AI Suite. A través de una extracción de datos precisa y una integración fluida, se aumentó la eficiencia en un 60%, mientras que el tiempo de procesamiento de los documentos se redujo en un 50%.
La PaperOffice AI Suite mejoró los servicios de salud mediante una gestión eficiente de datos y un procesamiento preciso, lo que aumentó la productividad en un 40% y redujo el tiempo de procesamiento de pedidos en un 30%, lo que resultó en un proceso de gestión de pedidos mucho más fluido.
Henrique Santos
Director General
Automatización innovadora para el sector salud: Hartung Care Service está revolucionando la atención ambulatoria con la PaperOffice AI Suite. Gracias a un procesamiento de datos preciso y una integración fluida, el tiempo de respuesta a las consultas de los pacientes aumentó en un 50% y se redujo la tasa de errores en la documentación, todo para un servicio moderno y orientado al paciente.
La PaperOffice AI Suite ayudó a reducir la tasa de errores en la captura de datos en un 99% y, al mismo tiempo, aumentó la velocidad de procesamiento en un 50 veces.
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La implementación de la PaperOffice AI Suite llevó a una aceleración de la clasificación de documentos de 60 veces y, al mismo tiempo, optimizó la extracción de datos.
La PaperOffice AI Suite revolucionó los procesos de la aplicación de la ley mediante extracción precisa de datos de formularios manuscritos de ingreso, minimizando los errores manuales en un 90% y mejorando significativamente la toma de decisiones y los tiempos de respuesta en un 40%.
Teniente McMullen
Teniente
