Soluciones digitales especializadas en finanzas
La automatización de los procesos comerciales y las soluciones especializadas para las finanzas son los requisitos previos para la eficiencia y el éxito. La necesidad de ello ya no es un lujo opcional, sino imprescindible para seguir siendo competitivos a largo plazo.
Consejo profesional
Los documentos importantes en papel existentes, como alegaciones, estados de cuenta, contratos, cartas externas, facturas, informes se reemplazan por documentos electrónicos gracias a la digitalización y, por lo tanto, optimizan al máximo todos los procesos de trabajo. PaperOffice no solo permite la gestión de documentos, pero también le permite el acceso inmediato a archivos digitales de clientes y de cuentas de crédito.Digitalización en finanzas y banca
Con la avalancha actual de datos digitales y en papel, se debe garantizar que los documentos importantes no se pierdan y estén disponibles en el momento adecuado, ya que las instituciones financieras y los bancos se benefician significativamente del uso de una gestión de datos adecuada: reciben documentos importantes con altos niveles de clasificación y requisitos de finalización inmediata.
Las instituciones financieras y los bancos se benefician significativamente del uso de una gestión de datos adecuada que cumple con todos los requisitos.
Los documentos importantes como alegaciones, contratos, cuentas y cartas externas no solo llegan por correo. Muchas cartas de clientes también llegan por correo electrónico. Al hacerlo, se debe mantener la visión general completa de responsabilidades, plazos, costos, tareas y se deben garantizar los estándares de seguridad.
Todos estos documentos deben digitalizarse si llegan en papel, requieren archivado estructurado, asignación de tareas, flujos de trabajo y deben estar disponibles de inmediato bajo demanda.
Porque todos los procesos en finanzas requieren un perfecto flujo de información y una ejecución estructurada. Las ventajas necesarias solo se pueden conseguir gracias a la digitalización.
Porque un archivo de documentos digitales permite el acceso inmediato a todos los documentos necesarios y la participación en los procesos de aprobación. No importa si estás en la oficina, trabajando desde casa o en un viaje de negocios.
Es muy importante que se cumplan los plazos importantes y se tomen las medidas legales para almacenar los documentos.
PaperOffice DMS le brinda una estructura clara en sus documentos y le ayuda a lidiar con la avalancha de información.
PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo y crea una visión general clara de los documentos importantes, como contratos o cartas, al administrarlos en el futuro digitalmente en PaperOffice.
Convertir documentos en soluciones
En la industria financiera y bancaria, se usa mucho papel todos los días y se produce una gran cantidad de documentos. Dado que los procesos son bastante complejos, esto lleva a grandes montañas de papel y enormes cantidades de datos, pero también a un largo proceso de búsqueda. Además, los documentos deben guardarse, indexarse, clasificarse y, si es necesario, compartirse con compañeros.
El sistema de gestión de documentos PaperOffice reúne la organización y la protección de datos bajo un mismo capó. El innovador sistema proporciona herramientas de búsqueda y recuperación optimizadas que reducen el tiempo de respuesta y aseguran que los documentos nunca se pierdan, una cuestión con lo que las instituciones financieras siempre están satisfechas.
Así es PaperOffice DMS, un software de administración de documentos que puede hacer mucho más que solo administrar documentos.
PaperOffice no distingue entre los tipos de documentos, independientemente de si necesita ayuda para gestionar contratos, alegaciones y correspondencia por correo electrónico: gracias al sistema de gestión de documentos PaperOffice, sus procesos anteriores en su empresa digitalizados, haciéndolos más eficientes, transparentes y significativamente más flexibles.
Porque no importa en qué forma lleguen los documentos a la empresa, ya sea en papel, archivos PDF, correos electrónicos o fotos, se archivan y almacenan automáticamente en una base de datos segura.
De este modo, los contratos importantes pueden reconocerse, rescindirse a tiempo o renegociarse. Liberación de documentos con firma digital y notificación por correo electrónico en lugar del lento correo en papel, o el inseguro correo electrónico, contribuyen a la lealtad del cliente.
Control de acceso y más transparencia
Gracias a la IA integrada, se activan reglas automáticas. Esta IA clasifica automáticamente los documentos en carpetas como "Factura" y "Extractos bancarios", almacena las palabras clave correspondientes y activa el flujo de trabajo digital almacenado para el respectivo tipo de documento.
Para las instituciones financieras y los bancos, esto significa mantener un archivo de clientes muy extenso, que también debe tener algunas características especiales. Por ejemplo, se deben observar los principios del RGPD y, por supuesto, las instituciones financieras están sujetas a un deber incondicional de confidencialidad, que no solo se refiere a las declaraciones orales, sino también al almacenamiento seguro de documentos protegidos contra personas no autorizadas. También existe la obligación de cumplir con los plazos legales y contractualmente acordados.
En algunos casos, el incumplimiento de estos plazos puede tener consecuencias penales, pero en su mayoría solo consecuencias civiles. Proteger los secretos comerciales de sus clientes también es de suma importancia para las instituciones financieras.
PaperOffice cumple con los más altos estándares de seguridad como la gestión de autorizaciones o la concesión de autorizaciones de acceso. El usuario define los pasos de trabajo individuales exactamente como se ejecutarían, por ejemplo, el "registro", "verificación", "liberación" y "contabilización" de facturas.
La responsabilidad no solo se puede asignar a personas individuales, sino también a grupos de usuarios como "Contabilidad" o "Departamento de IT", de modo que un compañero pueda intervenir inmediatamente si un empleado está ausente.
La tecnología OCR no solo reconoce el contenido del documento, sino también todos los campos de datos relevantes para impuestos, como el número de documento, la fecha, el importe neto, fiscal y bruto. Los datos importados están disponibles para el control de evaluaciones, transacciones de pago y contabilidad financiera. Esto ahorra el tedioso trabajo de entrada y reduce los errores de publicación.
Con solo un clic del ratón, los datos, incluida la ubicación de archivo, se pueden exportar a su cliente o viceversa.
La solución: conocimientos técnicos probados
¿No tiene sentido utilizar el software de gestión en la práctica de inmediato? ¿Que no solo cumpla con todos los requisitos, sino que también sea fácil de aprender y sea económico?
PaperOffice DMS es la solución completa probada para el trabajo digital y, con más de 20 años de experiencia en el mercado, uno de los primeros pioneros de DMS.
Flujos de trabajo financieros perfectos
Las instituciones financieras, así como los proveedores de servicios y los bancos tienen que procesar documentos para todas las transacciones comerciales. El constante desarrollo de los modelos de negocio crea constantemente nuevos desafíos. Lo que necesitan es un buen sistema de gestión de documentos.
PaperOffice DMS es el software adecuado porque viene con todo lo que las instituciones financieras y los bancos necesitan como:
- Almacenamiento de documentos en todos los formatos digitales según los principios del RGPD.
- Funciones para enviar y volver a enviar documentos atrasados que requieren acción.
- Una función de almacenamiento de datos de autoaprendizaje con etiquetado y motor de búsqueda interno.
- Asignación automática de documentos recién agregados a la carpeta correcta.
- Creación y conexión de bases de datos sencillas, incluida una máscara personalizable individualmente.
- Creación de plantillas automatizadas para operaciones y procesos repetitivos.
Integre los flujos de trabajo digitales en los procesos comerciales
La función de flujos de trabajo de PaperOffice simplifica la comunicación. La gestión de documentos orientada a procesos garantiza que estos documentos permanezcan actualizados con poco esfuerzo. PaperOffice DMS le permite tener en cuenta fácilmente los períodos de retención y eliminación aplicables. Los flujos de trabajo digitales están integrados en los procesos comerciales, lo que garantiza el cumplimiento de los pasos esenciales del proceso y, por lo tanto, del cumplimiento.
PaperOffice admite esto con un amplio módulo de tareas y flujos de trabajo.
De esta manera, se pueden crear ciertas cadenas de procesos y los procesos operativos existentes se pueden definir en documentos electrónicos y ejecutar parcialmente de forma automática.
Esto representa una optimización del proceso sin errores, ya que la tarea no solo puede asignarse a empleados con derechos de usuario específicos y períodos de finalización, requiere liberación digital y que se automaticen otras acciones, como notificaciones por correo electrónico o cambios de estado de documentos. Lo cual es absolutamente IMPRESCINDIBLE en el sector financiero.
De esta manera, los metadatos relevantes también se pueden almacenar después del proceso de archivo de los documentos. Además del tipo de documento, se puede especificar el período de archivo y la información del cliente asociado.
Los proveedores de servicios financieros se benefician de la gestión de documentos digitales
Optimice su tiempo de trabajo hasta en un 7,5 % en comparación con el trabajo en papel gracias al uso de PaperOffice DMS.
Ahorre tiempo buscando, enrutando y compartiendo documentos.
Por supuesto, PaperOffice DMS permite la migración e integración de datos digitales existentes desde soluciones de software existentes.
Al mismo tiempo, PaperOffice DMS es la interfaz entre lo analógico y lo digital. Usando su función de escaneo, el software puede leer documentos analógicos, planos y fotos en el sistema y digitalizarlos usando escáneres, pero también grabaciones de teléfonos móviles, donde los textos se convierten en escritura usando OCR y se pueden editar con los programas de Office.
Las marcas de tiempo y las versiones garantizan que el documento digital se corresponda con el original analógico.
PaperOffice DMS no solo es extenso en sus funciones, sino que también es fácil de aprender guiado por tutoriales en vídeo, pero también por consejos y capacitaciones individuales si lo desea. Todo esto a una muy buena relación precio-rendimiento.
FAQs
Para finalizar, responderemos algunas preguntas frecuentes sobre el tema. "Digitalización en finanzas y banca":
¿Cómo pueden los empleados acceder a PaperOffice?
Debido a la arquitectura descentralizada y moderna del programa, PaperOffice se puede usar en casi cualquier dispositivo, desde PCs hasta teléfonos inteligentes, tabletas y televisores.
¿Qué sucede con los datos si PaperOffice no existe?
No sucederá, pero para tranquilizarlo puede exportar sus datos EN CUALQUIER MOMENTO, ya que PaperOffice se basa en una estructura de base de datos abierta, puede acceder a sus datos en cualquier momento.
Tema de protección de datos: ¿dónde se almacenan todos los documentos?
PaperOffice almacenará todos los documentos internamente con cifrado de alto nivel, lo que lo hace inmune al robo de datos, por ejemplo, y supera todos los requisitos del GDPR y GoBD.
Evite errores: ¡NUNCA guarde los datos en una nube de terceros!
¿Se puede adaptar PaperOffice exactamente a las especificaciones?
Sí, PaperOffice se puede adaptar al 100 % al uso previsto para garantizar una integración perfecta en los procesos y sistemas existentes. Incluso la interfaz del programa puede diseñarse completamente y adaptarse libremente.
Conclusión
PaperOffice DMS admite proveedores de servicios financieros y bancos y ofrece interfaces apropiadas para otro software, conexiones API y se puede ampliar en cualquier momento según sus deseos. El software es fácil de aprender y se puede integrar fácilmente en la práctica diaria sin causar problemas por motivos de formación.
PaperOffice DMS recomienda utilizar un NAS (almacenamiento de datos compatible con la red) con una función de copia de seguridad para que los datos importantes no se pierdan ni se espíen en nubes de terceros.
En última instancia, PaperOffice DMS impresiona con una muy buena relación precio-rendimiento y un inmenso conocimiento a través de más de 20 años de experiencia práctica.