Digitalización en logística y expedición
PaperOffice DMS para logística y transporte de carga permite un flujo fluido de información entre departamentos gracias a la digitalización y automatización de los procesos comerciales.
Digitalización en logística y expedición
Las cadenas de suministro globales cada vez más crecientes presentan nuevos desafíos a la logística y el transporte de carga. La ubicación y la disponibilidad independiente del tiempo de todos los datos y documentos importantes es de vital importancia en la industria del transporte y la logística, lo que no solo afecta el tiempo sino también la economía.
Facturas, contratos, pedidos, notas de entrega y mucho más: todos los documentos deben estar disponibles de inmediato bajo demanda, independientemente de la ubicación. Por lo tanto, las empresas de estas industrias son las que se benefician significativamente del uso de un software de gestión documental adecuado.
Cada día se genera una gran cantidad de documentos en la industria logística. Una gran parte de los documentos, como notas de entrega y documentos de envío, todavía se crean en papel, pero el procesamiento manual de estos documentos requiere mucho tiempo, lo que a su vez genera costos innecesarios y, a veces, se ejecuta incorrectamente.
Con el fin de hacer que la información contenida en ellos sea rápidamente accesible y prepararla para procesos automatizados posteriores, estos documentos en papel deben digitalizarse y el contenido debe leerse y estar disponible.
Es particularmente importante para la industria logística que se cumplan los plazos y se tomen medidas legales para almacenar documentos. Para resolver muchos de los problemas administrativos existentes en la industria de la logística y el transporte, se debe implementar el sistema de gestión de documentos PaperOffice.
Con la ayuda de la solución de gestión de documentos, guarda y archiva toda la información en una plataforma central a prueba de auditorías.
¿Qué tan sin papel en la industria de transporte y logística?
PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo y crea una visión general clara de documentos importantes como contratos, facturas, pedidos, albaranes de entrega al administrarlos digitalmente en PaperOffice en el futuro.
Capturar, procesar, compartir, buscar y rastrear sus documentos se vuelve muy fácil con el uso de PaperOffice.
Gracias al acceso controlado, listas de tareas detalladas, así como aprobaciones mediante flujos de trabajo y notificaciones confiables por correo electrónico, los empleados pueden completar las tareas asignadas de manera eficiente y las personas autorizadas pueden aprobar o denegar la aprobación fácilmente.
El sistema de gestión de documentos debe cubrir las siguientes funciones importantes en la industria de transporte y logística:
Comprensibilidad de relaciones importantes gracias a carpetas digitales y carpetas de documentos
Al editar documentos manualmente, las relaciones importantes, como notas y anotaciones, pueden perderse rápidamente. Entonces es casi imposible captar la conexión después. Una vez que se pueden rastrear las relaciones, se desencadenan procesos duplicados, lo que lleva mucho tiempo y es costoso.
Gracias a la implementación de PaperOffice en su empresa de logística, los documentos, la información sobre los mismos y los procesos se resumen de forma lógica. Las carpetas digitales contienen propiedades descriptivas, tienen una estructura o esquema interno predeterminado y brindan la capacidad de definir permisos para la protección de datos. Las notas virtuales, las anotaciones y las tareas aseguran que la información importante sobre los procesos ya no se pierda.
Archivo automatizado
El escaneo manual de documentos es un proceso particularmente lento y propenso a errores. Después de que las empresas de transporte de carga hayan entregado una pila de documentos, comienza el verdadero trabajo: ¿cuál es la forma más fácil de registrar y asignar documentos en papel?
Gracias a la función de escáner integrada y al reconocimiento de códigos QR, las empresas de transporte y logística pueden colocar una pila completa de notas de entrega y otros documentos en el escáner: PaperOffice reconoce el archivo de destino basándose en el contacto reconocido o en la plantilla de documento aprendida. o mediante el almacenamiento de códigos QR se lee la información.
De esta manera, se pueden automatizar lotes enteros de documentos de una sola vez y procesarlos gradualmente con un modo de aprendizaje integrado o de otra manera, según se desee, casi sin recursos humanos.
Gestión documental orientada a procesos
La gestión de documentos orientada a procesos garantiza que estos documentos permanezcan actualizados con poco esfuerzo. PaperOffice lo apoya aquí con un extenso módulo de tareas y flujos de trabajo.
De esta manera, se pueden crear ciertas cadenas de procesos y los procesos operativos existentes se pueden definir en documentos electrónicos y ejecutar parcialmente de forma automática.
Esto representa una optimización del proceso sin errores, ya que la tarea no solo se puede asignar a empleados con derechos de usuario específicos y períodos de finalización, requiere aprobación digital, sino que también desencadena automáticamente otras acciones, como notificaciones por correo electrónico o cambios de estado de documentos.
De esta manera, se pueden mapear todos los procesos del documento.
El software de administración de documentos como PaperOffice DMS es el más adecuado para estas tareas. Porque es un software de gestión documental que puede hacer mucho más que gestionar documentos.
PaperOffice no distingue entre los tipos de documentos, independientemente de si necesita ayuda para gestionar contratos, alegatos y correspondencia por correo electrónico: gracias al sistema de gestión de documentos PaperOffice, sus procesos anteriores en la empresa son digitalizados, haciéndolos más eficientes, transparentes y significativamente más flexibles.
Porque no importa en qué forma lleguen los documentos a la empresa, ya sea en papel, archivos PDF, correos electrónicos o fotos, se archivan y almacenan automáticamente en una base de datos segura.
De este modo, los contratos importantes pueden reconocerse y rescindirse a tiempo o renegociarse. Liberación de documentos con firma digital y notificación por correo electrónico en lugar del lento correo en papel, el correo electrónico inseguro contribuye a la lealtad del cliente.
El procesamiento digital es una base esencial para garantizar la alta calidad de servicio de los servicios municipales en el futuro
PaperOffice cumple con los más altos estándares de seguridad como la gestión de autorizaciones o la concesión de autorizaciones de acceso. El usuario define los pasos de trabajo individuales exactamente como se ejecutarían, por ejemplo, el "registro", "verificación", "liberación" y "contabilización" de facturas.
La responsabilidad no solo se puede asignar a personas individuales, sino también a grupos de usuarios como "Contabilidad" o "Producción", de modo que un colega pueda intervenir inmediatamente si un empleado está ausente.
La tecnología OCR no solo reconoce el contenido del documento, sino también todos los campos de datos relevantes para impuestos, como el número de documento, la fecha, el importe neto, fiscal y bruto. Los datos importados están disponibles para el control de evaluaciones, transacciones de pago y contabilidad financiera. Esto ahorra el tedioso trabajo de entrada y reduce los errores de publicación.
PaperOffice archiva todos los documentos generados en logística y expedición y toda la información relevante de conformidad con la ley y a prueba de auditorías
PaperOffice DMS, en conexión con un NAS (Network Attached Storage), permite la construcción de una intranet muy segura para la comunicación interna y la transmisión de datos. Esto crea una doble seguridad contra ataques desde el exterior. Primero el firewall del sistema operativo y segundo el cifrado de PaperOffice DMS. Al mismo tiempo, se configura una nube separada a través del NAS, independiente de proveedores externos.
La extensa función de flujo de trabajo de PaperOffice DMS facilita mucho la comunicación interna. El término interno también incluye sucursales o ubicaciones en el extranjero. En el caso de trabajos relacionados con proyectos, por ejemplo, siempre se muestra el estado actual y, al mismo tiempo, el historial.
Por supuesto, también se incluye un calendario privado y relacionado con el equipo, en el que se ingresan fechas límite y eventos relacionados con el tiempo.
El reconocimiento de documentos equipado con una IA organiza automáticamente todos los documentos para que se guarden en la carpeta correcta y crea un índice de palabras clave y un historial de cambios. El motor de búsqueda interno de PaperOffice DMS encuentra todos los documentos en fracciones de segundo.
La solución: conocimientos técnicos probados
¿No tiene sentido utilizar el software de gestión en la práctica de inmediato? que no solo cumple con todos los requisitos, sino que también es fácil de aprender y económico?
PaperOffice DMS es la solución completa probada para el trabajo digital y, con más de 20 años de experiencia en el mercado, una de los primeros pioneros de DMS.
Argumentos importantes para incluir PaperOffice DMS en la planificación presupuestaria. Finalmente, PaperOffice DMS también convence por el hecho de que se tienen en cuenta la sostenibilidad y la protección del medio ambiente. Tarde o temprano tendrá lugar la conversión completa de documentos analógicos a formato digital y entonces la institución pública, que ya estará utilizando PaperOffice DMS, estará bien preparada.
Con solo un clic del mouse, los datos, incluida la ubicación de archivo, se pueden exportar a su cliente, asesor fiscal o viceversa.
Por supuesto, PaperOffice DMS permite la migración e integración de datos digitales existentes desde soluciones de software existentes. Al mismo tiempo, PaperOffice DMS es la interfaz entre lo analógico y lo digital. Usando su función de escaneo, el software puede leer documentos analógicos, planos y fotos en el sistema y digitalizarlos usando escáneres, pero también grabaciones de teléfonos móviles, donde los textos se convierten en escritura usando OCR y se pueden cambiar en los programas de Office. Los sellos de tiempo y las versiones aseguran que el documento digital se corresponde con el original analógico.
Las empresas de logística y transporte de carga tienen que procesar documentos para todas las transacciones comerciales. El constante desarrollo de los modelos de negocio crea constantemente nuevos desafíos. Lo que necesitan es un buen sistema de gestión de documentos.
PaperOffice DMS es el software adecuado porque viene con todo lo que necesita, por ejemplo:
- Almacenamiento de documentos en todos los formatos digitales según los principios del RGPD
- Funciones para enviar y volver a enviar documentos atrasados que requieren acción
- Una función de almacenamiento de datos de autoaprendizaje con etiquetado y motor de búsqueda interno
- Asignación automática de documentos recién agregados a la carpeta correcta
- Creación y conexión de bases de datos sencillas, incluida una máscara personalizable individualmente
- Creación de plantillas automatizadas para operaciones y procesos repetitivos
Archivado seguro y compatible con revisiones: PaperOffice DMS cumple técnicamente los requisitos legales de GoBD, GDPdU y DSGVO
PaperOffice DMS permite la conexión de otro software, como un ERP y, por supuesto, la transferencia de documentos desde Microsoft Office a través de las interfaces adecuadas. PaperOffice DMS acelera la comunicación en el comercio y la producción con proveedores y clientes.
Los plazos y las citas se supervisan y las acciones se activan automáticamente según la configuración deseada. Los procesos de pedido se pueden automatizar e incluso los cambios planificados para el futuro se pueden ingresar de tal manera que entren en vigencia en el momento deseado.
Gracias a sus amplias funciones, PaperOffice DMS definitivamente se puede clasificar en el segmento superior de la gestión de contenido empresarial (ECM).
Un ECM incluye la gestión general de todo el contenido de una organización con una jerarquía de acceso correspondiente. PaperOffice DMS puede guardar cualquier contenido en forma digital, cambiar su contenido y formato y ponerlo a disposición.
PaperOffice DMS tiene todas las funciones de un ECM y esto en una excelente relación precio-rendimiento, así como una forma de operación intuitiva que hace innecesaria la costosa capacitación externa o interna. Más bien, hay videos tutoriales gratuitos disponibles para acostumbrarse a los diferentes menús. PaperOffice DMS puede convertirse así en el eje organizativo de todas las empresas en el comercio y la producción, y esto casi a la velocidad de la luz.
Las empresas de logística y transporte se benefician de la gestión documental digital
Sin embargo, con PaperOffice DMS, hay muchas más posibilidades para las empresas de logística, así como para las empresas con logística o almacenamiento afiliados. Por ejemplo, la gestión de inventario, incluido un inventario permanente o de fecha clave. La base de PaperOffice DMS son las cuentas de usuario vinculadas en la red. El almacenamiento de datos de estas cuentas de usuario se combina en la base de datos central. Los documentos se pueden controlar a través de una IA con diferentes algoritmos, que se pueden usar para activar procesos automatizados.
Optimice su tiempo de trabajo hasta en un 7,5 % en comparación con el trabajo en papel gracias al uso de PaperOffice DMS.
Ahorre tiempo buscando, enrutando y compartiendo documentos.
Con sellos digitales, los documentos se pueden complementar con información adicional e incluso controlar flujos de trabajo detallados. A su vez, la función de tarea y flujo de trabajo garantiza que se cumplan y completen los plazos.
Experimente cómo puede conectar el flujo de información entre producción y administración mediante la digitalización y automatización de documentos y procesos comerciales.
PaperOffice DMS puede convertirse en la fuente de varios datos que desempeñan un papel especial en el transporte. Por ejemplo, las especificaciones para transporte aéreo o marítimo. En última instancia, las interfaces integradas correspondientes permiten la conexión con otras soluciones de software logístico, condicionalmente también con "ATLAS", el sistema automatizado de despacho de aduanas locales y aranceles.
