Automatización de procesos de negocio en empresas de cuidado auditivo
PaperOffice DMS para empresas de audífonos permite el manejo eficiente de cualquier tipo de documento, así como el procesamiento rápido de consultas, y es el requisito previo para la eficiencia y el éxito dentro de la administración.
Consejo profesional
Los documentos escritos, contratos, borradores, investigaciones, opiniones de expertos y mucho más se reemplazan por documentos electrónicos gracias a la digitalización y, por lo tanto, optimizan al máximo todos los procesos de trabajo.
Con la ayuda de la solución de gestión de documentos, guarda y archiva toda la información en una plataforma central a prueba de revisión.
Digitalización para empresas de atención auditiva
Como empresa del sector de los profesionales de la audición, tiene muchos documentos importantes que gestionar:
Facturas, documentación, correspondencia, ofertas, hojas de reparación, tarjetas sanitarias y mucho más. Por lo tanto, los audioprotesistas son los que se benefician significativamente del uso de un software de gestión de documentos adecuado.
Así es como los audioprotesistas acumulan documentos importantes a diario. Todos estos deben coincidir con el cliente, la agencia o el fabricante del dispositivo correctos.
Todos estos documentos deben digitalizarse si llegan en papel, requieren archivado estructurado, asignación de tareas, flujos de trabajo y deben estar disponibles de inmediato a demanda.
Además, cada documento se clasifica según su tipo y se puede asignar a personas y fabricantes de dispositivos, a los que puede acceder incluso sobre la marcha, independientemente del dispositivo. Así que tiene toda la información y los documentos sobre todos los audífonos claramente en un solo lugar y en su base de datos.
Es muy importante que se cumplan los plazos importantes y se tomen las medidas legales para almacenar los documentos. PaperOffice DMS le brinda una estructura clara en sus documentos y lo ayuda a lidiar con la avalancha de información.
Con la ayuda de la solución de gestión de documentos, guarda y archiva toda la información en una plataforma central a prueba de revisión.
PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo y crea una visión general clara de los documentos importantes como facturas, contratos, informes de ventas, encuestas, tasaciones, contratos de arrendamiento u otras cartas al administrarlos digitalmente en PaperOffice en el futuro.
También puede beneficiarse de tareas administrativas digitales, sellos digitales y notas adhesivas y estar atento a todos los contratos de servicios, correspondencia oficial que se vuelve a enviar o se asigna a los empleados por asignación de tareas.
La seguridad de revisión está garantizada en todo momento.
Toda la información disponible de inmediato
Con PaperOffice DMS, los documentos se pueden digitalizar en muchas empresas de acústica de audífonos y archivarse centralmente de tal manera que se pueda acceder a ellos desde cualquier computadora, sin tener que ir al archivo o investigar primero qué compañero está procesando los documentos o las carpetas.
PaperOffice DMS no solo digitaliza documentos analógicos, el software de gestión de documentos guarda cada cambio en el documento en orden cronológico. El original no se ve afectado. La función de flujos de trabajo se puede utilizar, por ejemplo, para asignar ciertas actividades durante el trabajo del proyecto y cada empleado mantiene una visión general del estado actual.
Al mismo tiempo, se pueden enviar ideas o sugerencias sin tener que convocar reuniones cada vez. Los documentos archivados se pueden buscar por palabras clave, por fecha o números de referencia y la IA puede crear plantillas automatizadas en PaperOffice DMS.
Es un número impresionante. Solo en Alemania, alrededor de 16 millones de personas sufren pérdida de audición. Curiosamente, la pérdida auditiva se distribuye de manera bastante uniforme en casi todos los grupos de edad, desde los 30 hasta los 70 años, siendo un problema creciente. En los últimos 20 años, el número de personas con pérdida auditiva ha aumentado alrededor de un 4 %. Sin embargo, solo alrededor de la mitad de los afectados usan un audífono.
Cualquiera que lo utilice ha entrado en contacto con un oficio poco conocido, el del audioprotesista, que aún lo era antes de 2017. Un oficio con tres años de formación y posibilidad de seguir formándose para convertirse en un maestro y obtener un título en tecnología auditiva y audiología. Los especialistas en acústica auditiva se ocupan de la producción de audífonos y protección auditiva en forma de la llamada otoplastia: dispositivos hechos a medida individualmente. El perfil de trabajo de un acústico de audífonos es comparable al de un técnico dental.
Para los audioprotesistas, esto significa mantener actualizados los datos de sus pacientes o clientes. Al mismo tiempo, se trata de datos muy sensibles, porque muchas personas con discapacidad auditiva ven esto como una falla que su entorno personal no debería experimentar. Es por eso que la protección de datos es importante cuando estos se almacenan. En la mayoría de los casos, los clientes primerizos son mediados por médicos otorrinolaringólogos que han diagnosticado pérdida auditiva, por lo que el mantenimiento de datos también es de gran importancia aquí y un archivo bien pensado finalmente acelera el proceso de trabajo.
El software de administración de documentos como PaperOffice DMS es el más adecuado para estas tareas. Porque es un software de gestión documental que puede hacer mucho más que gestionar documentos.
PaperOffice no distingue entre los tipos de documentos, independientemente de si necesita ayuda para gestionar contratos, alegaciones y correspondencia por correo electrónico: gracias al sistema de gestión de documentos PaperOffice, sus procesos en la empresa son digitalizados, haciéndolos más eficientes, transparentes y significativamente más flexibles.
Porque no importa en qué forma lleguen los documentos, ya sea en papel, archivos PDF, correos electrónicos o fotos, se archivan y almacenan automáticamente en una base de datos segura.
De este modo, los contratos importantes pueden reconocerse y rescindirse a tiempo o renegociarse. Se liberan documentos con firma digital y se notifican por correo electrónico en lugar del lento correo en papel o el correo electrónico inseguro, contribuyendo a la lealtad del cliente.
PaperOffice archiva todos los documentos generados en su empresa de atención auditiva y toda la información relevante de conformidad con la ley y a prueba de revisión
En primer lugar, Paperoffice DMS se puede utilizar para convertir un archivo analógico, tal vez el sistema tradicional de archivos colgantes, en un archivo digital. Este es un paso importante que no solo agiliza la administración en la empresa, sino que también mejora la transmisión de datos desde el otorrinolaringólogo y viceversa. Por ejemplo, los datos enviados por correo electrónico pueden leerse directamente y transferirse automáticamente al archivo electrónico del cliente.
En PaperOffice DMS, los datos confidenciales de los pacientes están encriptados y protegidos con contraseña, por lo que se puede establecer quién puede ver y cuántos datos hay en la empresa.
La búsqueda de la carpeta correcta también se realiza muy rápidamente en PaperOffice DMS, ya que el motor de búsqueda interno registra varios parámetros que se incluyen en la búsqueda. Si el número de cliente o incluso el nombre ya no se conocen o existe más de una vez, ciertas palabras clave pueden limitar la búsqueda al resultado apropiado.
Gracias a la IA integrada, se activan reglas automáticas. Esta IA clasifica automáticamente los documentos en carpetas como "Factura" y "Contrato", almacena las palabras clave correspondientes y activa el flujo de trabajo digital almacenado para el tipo de documento respectivo.
PaperOffice cumple con los más altos estándares de seguridad como la gestión de autorizaciones o la concesión de autorizaciones de acceso. El usuario define los pasos de trabajo individuales exactamente como se ejecutarían, por ejemplo, el "registro", "verificación", "liberación" y "contabilización" de facturas.
La responsabilidad no solo se puede asignar a personas individuales, sino también a grupos de usuarios como "Contabilidad" o "Producción", de modo que un colega pueda intervenir inmediatamente si un empleado está ausente.
La tecnología OCR no solo reconoce el contenido del documento, sino también todos los campos de datos relevantes para impuestos, como el número de documento, la fecha, el importe neto, fiscal y bruto. Los datos importados están disponibles para el control de evaluaciones, transacciones de pago y contabilidad financiera. Esto ahorra el tedioso trabajo de entrada y reduce los errores de publicación.
Argumentos importantes para incluir PaperOffice DMS en la planificación presupuestaria. Finalmente, PaperOffice DMS también convence por el hecho de que se tienen en cuenta la sostenibilidad y la protección del medio ambiente. Tarde o temprano tendrá lugar la conversión completa de documentos analógicos a formato digital y entonces la institución pública, que ya estará utilizando PaperOffice DMS, estará bien preparada.
Por supuesto, PaperOffice DMS permite la migración e integración de datos digitales existentes desde soluciones de software existentes. Al mismo tiempo, PaperOffice DMS es la interfaz entre lo analógico y lo digital. Usando su función de escaneo, el software puede leer documentos analógicos, planos y fotos en el sistema y digitalizarlos usando escáneres, pero también grabaciones de teléfonos móviles, donde los textos se convierten en escritura usando OCR y se pueden cambiar en los programas de Office. Los sellos de tiempo y las versiones aseguran que el documento digital se corresponde con el original analógico.
CCon solo un clic del mouse, los datos, incluida la ubicación de archivo, se pueden exportar a su cliente, asesor fiscal o viceversa.
La solución: conocimientos técnicos probados
¿No tiene sentido utilizar el software de gestión en la práctica de inmediato? ¿Qué no solo cumpla con todos los requisitos, sino que también sea fácil de aprender y económico?
PaperOffice DMS es la solución completa probada para el trabajo digital y, con más de 20 años de experiencia en el mercado, es uno de los primeros pioneros de DMS.
El procesamiento digital es una base esencial para garantizar la alta calidad de servicio en el futuro
El hecho de que la acústica de los audífonos no esté en boca de todos y ciertamente no en los oídos de todos se debe a que solo hay 6.600 empresas de este tipo en Alemania. Eso es poco más del 1% de todas las empresas artesanales en Alemania.
Sin embargo, su clientela incluye alrededor de 8 millones de personas, por lo que el archivo de cliente promedio de un audioprotesista incluye más de 1.200 personas. Se deben registrar muchos datos diferentes para cada cliente, porque la audición es un asunto muy complejo y el daño no solo afecta al oído o a los oídos. Cualquiera que alguna vez haya tenido un canal auditivo obstruido con cerumen puede tener una idea aproximada de lo que significa tener problemas de audición. Las consecuencias pueden ser:
- Agotamiento.
- Dolor de cabeza.
- Estrés.
- Depresión.
- Mareos.
- Trastornos del sueño.
Para remediar esto, se registran los datos audiométricos del paciente y en base a esto se fabrica el audífono individual. La sordera está sujeta a cambios. El grado de pérdida auditiva suele aumentar con la edad, lo que a su vez hace necesario adaptar el audífono a las nuevas condiciones. El propio oído también está sujeto a cambios anatómicos a lo largo de la vida debido a la relajación del tejido conectivo.
Las empresas de acústica auditiva deben procesar documentos en todas las transacciones comerciales. El constante desarrollo de los modelos de negocio crea constantemente nuevos desafíos. Lo que necesitan es un buen sistema de gestión de documentos.
PaperOffice DMS es el software adecuado porque viene con todo lo que necesita la industria del cuidado de la audición, como:
- Almacenamiento de documentos en todos los formatos digitales según los principios del RGPD.
- Funciones para enviar y volver a enviar documentos atrasados que requieren acción.
- Una función de almacenamiento de datos de autoaprendizaje con etiquetado y motor de búsqueda interno.
- Asignación automática de documentos recién agregados a la carpeta correcta.
- Creación y conexión de bases de datos sencillas, incluida una máscara personalizable individualmente.
- Creación de plantillas automatizadas para operaciones y procesos repetitivos.
Archivado seguro y compatible con revisiones: PaperOffice DMS cumple técnicamente los requisitos legales del GoBD, GDPdU y DSGVO
Las amplias funciones de flujo de trabajo de PaperOffice son muy interesantes para las empresas de audífonos. Los contenidos de las reuniones del proyecto quedan grabados y pueden ser complementados por los participantes en cualquier momento, todo en la pantalla y desde diferentes ubicaciones. El archivado a prueba de revisión está garantizado en todo momento, así como la optimización de los procesos organizativos.
PaperOffice admite esto con un amplio módulo de tareas y flujos de trabajo.
Las empresas de acústica auditiva se benefician de la gestión de documentos digitales
El sistema de gestión de documentos permite la creación separada de bases de datos para cada área individual y puede crear enlaces al mismo tiempo. Los documentos analógicos, como las facturas enviadas, se escanean con PaperOffice DMS y se guardan como una foto y como texto convertido mediante el software OCR. Todos los datos existentes se pueden mostrar de forma clara y sin ambigüedades, por lo que no es necesario llevar archivos para las citas fuera de casa. La gestión de la base de datos controlada por IA crea plantillas a partir de datos maestros o listas utilizables estadísticamente según sea necesario.
Al mismo tiempo, se mantiene la protección de datos necesaria mediante la gestión jerárquica de contraseñas y el cifrado de 1024 bits.
Optimice su tiempo de trabajo hasta en un 7,5 % en comparación con el trabajo en papel gracias al uso de PaperOffice DMS.
Ahorre tiempo buscando, enrutando y compartiendo documentos.
Con sellos digitales, los documentos se pueden complementar con información adicional e incluso controlar flujos de trabajo detallados. A su vez, la función de tareas y flujo de trabajos garantizan que se cumplan y se completen los plazos.
PaperOffice DMS no solo es extenso en sus funciones, sino que también es fácil de aprender, guiado por tutoriales en vídeo, pero también por consejos y capacitaciones individuales si lo desea. Todo esto a una muy buena relación precio-rendimiento.
FAQs
Para finalizar, responderemos algunas preguntas frecuentes sobre el tema. "Digitalización para empresas de audífonos":
¿Cómo pueden los empleados acceder a PaperOffice?
Debido a la arquitectura descentralizada y moderna del programa, PaperOffice se puede usar en casi cualquier dispositivo, desde PCs hasta teléfonos inteligentes, tabletas y televisores.
¿Qué sucede con los datos si PaperOffice no existe?
No sucederá, pero para tranquilizarlo puede exportar sus datos EN CUALQUIER MOMENTO, ya que PaperOffice se basa en una estructura de base de datos abierta, puede acceder a sus datos en cualquier momento.
Tema de protección de datos: ¿dónde se almacenan todos los documentos?
PaperOffice almacenará todos los documentos internamente con cifrado de alto nivel, lo que lo hace inmune al robo de datos, por ejemplo, y supera todos los requisitos de GDPR y GoBD. Evite errores: ¡NUNCA guarde los datos en una nube de terceros!
¿Se puede adaptar PaperOffice exactamente a las especificaciones?
Sí, PaperOffice se puede adaptar al 100 % al uso previsto para garantizar una integración perfecta en los procesos y sistemas existentes. Incluso la interfaz del programa puede diseñarse completamente y adaptarse libremente.
Conclusión
PaperOffice DMS es compatible con las empresas de audífonos y ofrece interfaces adecuadas para otro software, conexiones API y se puede ampliar en cualquier momento según sus deseos. El software es fácil de aprender y se puede integrar fácilmente en la práctica diaria sin causar problemas por motivos de formación.
PaperOffice DMS recomienda utilizar un NAS (almacenamiento de datos compatible con la red) con una función de copia de seguridad para que los datos importantes no se pierdan ni se espíen en nubes de terceros.
En última instancia, PaperOffice DMS impresiona con una muy buena relación precio-rendimiento y un inmenso conocimiento a través de más de 20 años de experiencia práctica.