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La automatización de los procesos comerciales y la optimización de procesos son los requisitos previos para la eficiencia y el éxito. La necesidad de ello ya no es un lujo opcional, sino imprescindible para seguir siendo competitivos a largo plazo.
Con la avalancha actual de datos digitales y en papel es importante asegurarse de que los documentos importantes no se pierdan y estén disponibles en el momento adecuado.
Abogados, departamentos jurídicos, bufetes de abogados y consultores de gestión, así como notarios, se benefician significativamente del uso de una gestión de datos adecuada.
Diariamente se acumulan documentos importantes en los bufetes de abogados: alegaciones, documentos de clientes, borradores, cartas judiciales externas, investigaciones, opiniones de expertos y mucho más. Estos no solo llegan por correo, muchas cartas de clientes también llegan por correo electrónico.
Todos estos documentos deben digitalizarse si llegan en papel, requieren archivado estructurado, asignación de tareas, flujos de trabajo y deben estar disponibles de inmediato bajo demanda.
Porque los procesos altamente tecnificados del mundo legal requieren un perfecto flujo de información y una ejecución estructurada. Las ventajas necesarias solo se pueden conseguir gracias a la digitalización.
Es muy importante que se cumplan los plazos importantes y se tomen las medidas legales para almacenar los documentos.
PaperOffice DMS le brinda una estructura clara en sus documentos y lo ayuda a lidiar con la avalancha de información.
PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo y crea una visión general clara de los documentos importantes, como contratos o cartas, al administrarlos digitalmente en PaperOffice en el futuro.
Tener razón y ser corregido no siempre son lo mismo. La situación es similar con las decisiones empresariales sobre qué camino tomar para un futuro exitoso. El medio que se ocupa de ayudar a sus clientes a obtener sus derechos, o a encontrar el camino correcto para la empresa, son los abogados y las consultorías de gestión.
Los abogados como miembros del derecho público tienen un estatus especial, pero también una responsabilidad especial. En las consultorías de gestión, por ejemplo, a menudo también hay abogados, además de ingenieros y economistas empresariales. En una estructura social y económica muy compleja como la de Alemania, prácticamente cada paso va acompañado de posibles consecuencias legales. Probablemente, la base más importante para estas estructuras es la documentación completa de todos los procesos.
Eso es exactamente lo que es PaperOffice DMS, un software de administración de documentos que puede hacer mucho más que solo administrar documentos.
Para abogados y consultorías de gestión, esto significa mantener un archivo de clientes muy extenso, que también debe tener algunas características especiales. Por ejemplo, se deben observar los principios del RGPD y, por supuesto, los abogados están sujetos al deber absoluto de confidencialidad, que no solo se aplica a las declaraciones orales, sino también al almacenamiento seguro de documentos protegidos contra personas no autorizadas. También existe la obligación de cumplir con los plazos legales y contractualmente acordados.
En algunos casos, el incumplimiento de estos plazos puede tener consecuencias penales pero en su mayoría solo consecuencias civiles. Para las consultorías de gestión, la protección de los secretos comerciales de sus clientes también es de suma importancia.
PaperOffice cumple con los estándares de seguridad más altos, como la gestión de autorizaciones, varios niveles de acceso y la asignación de autorizaciones de acceso. El usuario define los pasos de trabajo individuales exactamente de la misma manera que se llevan a cabo en la empresa, por ejemplo, el "registro", "verificación", "liberación" y "contabilización" de facturas.
La responsabilidad se puede asignar no solo a individuos, sino también a grupos de usuarios como "Contabilidad" o "Abogados de arrendamiento" para que un compañero pueda intervenir de inmediato si un empleado está ausente.
La tecnología OCR no solo reconoce el contenido del documento, sino también todos los campos de datos relevantes para impuestos, como el número de documento, la fecha, el importe neto, fiscal y bruto. Los datos importados están disponibles para el control de evaluaciones, transacciones de pago y contabilidad financiera. Esto ahorra el tedioso trabajo de entrada y reduce los errores de publicación.
Con solo un clic del ratón, los datos, incluida la ubicación de archivo, se pueden exportar a su cliente o viceversa. Estos también se pueden proporcionar con contraseñas.
¿No tiene sentido utilizar el software de gestión en la práctica de inmediato? ¿Qué no solo cumpla con todos los requisitos, sino que también sea fácil de aprender y económico?
PaperOffice DMS es la solución completa probada para el trabajo digital y, con más de 20 años de experiencia en el mercado, es uno de los primeros pioneros de DMS.
En Alemania existen actualmente alrededor de 150.000 reglamentos individuales de leyes y reglamentos federales y estatales. Cada área de la vida social y económica está regulada. Para dominar la jungla de párrafos, los abogados se especializan en ciertas áreas al igual que las consultorías de gestión y, sin embargo, no hay abogado o consultor de gestión que conozca todos los requisitos legales de su área especial. Sobre todo porque las nuevas leyes o sentencias están cambiando constantemente la situación actual en cualquier momento. Necesita el software adecuado, capaz de aprender, rápido y seguro.
PaperOffice DMS es el software adecuado porque incluye todo lo que necesitan los abogados y las consultorías de gestión, por ejemplo:
La transformación digital con PaperOffice DMS está revolucionando el sector legal.
La función de flujo de trabajo de PaperOffice simplifica la comunicación entre la secretaría y los abogados. La gestión de documentos orientada a procesos garantiza que estos documentos permanezcan actualizados con poco esfuerzo.
PaperOffice admite esto con un amplio módulo de tareas y flujos de trabajo.
De esta manera, se pueden crear ciertas cadenas de procesos y los procesos operativos existentes se pueden definir en documentos electrónicos y ejecutar parcialmente de forma automática.
Esto representa una optimización del proceso sin errores, ya que la tarea no solo puede asignarse a empleados con derechos específicos de usuario y períodos de finalización, requiere liberación digital que también activa automáticamente otras acciones, como notificaciones por correo electrónico o cambios de estado de documentos. Lo cual es absolutamente IMPRESCINDIBLE en el sector legal.
Optimice su tiempo de trabajo hasta en un 7,5 % en comparación con el trabajo en papel gracias al uso de PaperOffice DMS.
Ahorre tiempo buscando, enrutando y compartiendo documentos.
Por supuesto, PaperOffice DMS permite la migración e integración de datos digitales existentes desde soluciones de software existentes.
Al mismo tiempo, PaperOffice DMS es la interfaz entre lo analógico y lo digital. Usando su función de escaneo, el software puede leer documentos analógicos, planos y fotos en el sistema y digitalizarlos usando escáneres, pero también grabaciones de teléfonos móviles, donde los textos se convierten usando OCR y se pueden editar con los programas de Office.
Las marcas de tiempo y las versiones garantizan que el documento digital se corresponde con el original analógico.
PaperOffice DMS no solo es extenso en sus funciones, sino que también es fácil de aprender guiado por tutoriales en vídeo, pero también por consejos y capacitación individuales si lo desea. Todo esto a una muy buena relación precio-rendimiento.
La PaperOffice AI Suite ayudó a reducir la tasa de errores en la captura de datos en un 99% y, al mismo tiempo, aumentó la velocidad de procesamiento en un 50 veces.
Monika Ritter
Director General
Gracias a la PaperOffice AI Suite, todo el flujo de trabajo de documentos se optimizó, lo que resultó en una reducción del 86% en la carga de trabajo manual anualmente.
Lars-R. Ludewig
Director General
es
Departamento de TI
El Patriarcado de Lisboa utiliza la PaperOffice AI Suite para acelerar la clasificación de documentos en la contabilidad y administración en un 90%. Como resultado, los procesos de trabajo se han vuelto 70% más eficientes, ahorrando recursos valiosos.
La PaperOffice AI Suite permitió procesar más de 10,000 documentos al día, sin errores y en un tiempo récord, mejorando de manera significativa el flujo de trabajo.
Abraham Yalip
Responsable de TI
Revoluciona el procesamiento de documentos con la PaperOffice AI Suite, una solución poderosa que eleva la eficiencia y precisión en el procesamiento de documentos complejos a un nuevo nivel gracias a la Inteligente Procesamiento de Documentos (IDP), flujos de trabajo automatizados y inteligencia artificial (IA).
Stephan Reichel
Director General
IDC Construcción S.L. está transformando la gestión de proyectos de construcción con la PaperOffice AI Suite. A través de procesamiento inteligente de documentos, se automatizan los procesos de trabajo, los documentos se procesan con precisión y la eficiencia en cada fase de un proyecto de construcción se incrementa en un 50%.
Agustín García Afonso
Responsable de TI
Soluciones innovadoras para el procesamiento técnico de documentos: Herrmann GmbH Oficina de Ingeniería optimiza los procesos de trabajo con la PaperOffice AI Suite. A través de una extracción de datos precisa y una integración fluida, se aumentó la eficiencia en un 60%, mientras que el tiempo de procesamiento de los documentos se redujo en un 50%.
La PaperOffice AI Suite mejoró los servicios de salud mediante una gestión eficiente de datos y un procesamiento preciso, lo que aumentó la productividad en un 40% y redujo el tiempo de procesamiento de pedidos en un 30%, lo que resultó en un proceso de gestión de pedidos mucho más fluido.
Henrique Santos
Director General
Automatización innovadora para el sector salud: Hartung Care Service está revolucionando la atención ambulatoria con la PaperOffice AI Suite. Gracias a un procesamiento de datos preciso y una integración fluida, el tiempo de respuesta a las consultas de los pacientes aumentó en un 50% y se redujo la tasa de errores en la documentación, todo para un servicio moderno y orientado al paciente.
La PaperOffice AI Suite ayudó a reducir la tasa de errores en la captura de datos en un 99% y, al mismo tiempo, aumentó la velocidad de procesamiento en un 50 veces.
Gracias a la PaperOffice AI Suite, todo el flujo de trabajo de documentos se optimizó, lo que resultó en una reducción del 86% en la carga de trabajo manual anualmente.
La implementación de la PaperOffice AI Suite llevó a una aceleración de la clasificación de documentos de 60 veces y, al mismo tiempo, optimizó la extracción de datos.
La PaperOffice AI Suite revolucionó los procesos de la aplicación de la ley mediante extracción precisa de datos de formularios manuscritos de ingreso, minimizando los errores manuales en un 90% y mejorando significativamente la toma de decisiones y los tiempos de respuesta en un 40%.
Teniente McMullen
Teniente
