Soluciones digitales especializadas para abogados y bufetes de abogados
La automatización de los procesos comerciales y la optimización de procesos son los requisitos previos para la eficiencia y el éxito. La necesidad de ello ya no es un lujo opcional, sino imprescindible para seguir siendo competitivos a largo plazo.
Consejo profesional
Los documentos importantes en papel existentes, como alegaciones, documentos de clientes, borradores, cartas judiciales externas, investigaciones y opiniones de expertos, se reemplazan por documentos electrónicos gracias a la digitalización y, por lo tanto, optimizan al máximo todos los procesos de trabajo.PaperOffice no solo permite documentos gestión, sino que también hace posible el acceso instantáneo a archivos de clientes actualizados y precisos.
Digitalización para abogados, bufetes de abogados y consultores de gestión
Con la avalancha actual de datos digitales y en papel es importante asegurarse de que los documentos importantes no se pierdan y estén disponibles en el momento adecuado.
Abogados, departamentos jurídicos, bufetes de abogados y consultores de gestión, así como notarios, se benefician significativamente del uso de una gestión de datos adecuada.
Diariamente se acumulan documentos importantes en los bufetes de abogados: alegaciones, documentos de clientes, borradores, cartas judiciales externas, investigaciones, opiniones de expertos y mucho más. Estos no solo llegan por correo, muchas cartas de clientes también llegan por correo electrónico.
Todos estos documentos deben digitalizarse si llegan en papel, requieren archivado estructurado, asignación de tareas, flujos de trabajo y deben estar disponibles de inmediato bajo demanda.
Porque los procesos altamente tecnificados del mundo legal requieren un perfecto flujo de información y una ejecución estructurada. Las ventajas necesarias solo se pueden conseguir gracias a la digitalización.
Es muy importante que se cumplan los plazos importantes y se tomen las medidas legales para almacenar los documentos.
PaperOffice DMS le brinda una estructura clara en sus documentos y lo ayuda a lidiar con la avalancha de información.
PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo y crea una visión general clara de los documentos importantes, como contratos o cartas, al administrarlos digitalmente en PaperOffice en el futuro.
Trabaja de manera eficiente gracias a la digitalización
Tener razón y ser corregido no siempre son lo mismo. La situación es similar con las decisiones empresariales sobre qué camino tomar para un futuro exitoso. El medio que se ocupa de ayudar a sus clientes a obtener sus derechos, o a encontrar el camino correcto para la empresa, son los abogados y las consultorías de gestión.
Los abogados como miembros del derecho público tienen un estatus especial, pero también una responsabilidad especial. En las consultorías de gestión, por ejemplo, a menudo también hay abogados, además de ingenieros y economistas empresariales. En una estructura social y económica muy compleja como la de Alemania, prácticamente cada paso va acompañado de posibles consecuencias legales. Probablemente, la base más importante para estas estructuras es la documentación completa de todos los procesos.
Eso es exactamente lo que es PaperOffice DMS, un software de administración de documentos que puede hacer mucho más que solo administrar documentos.
PaperOffice no distingue entre los tipos de documentos, independientemente de si necesita ayuda para administrar contratos de clientes, resúmenes, declaraciones de honorarios, sentencias y correspondencia por correo electrónico: Con el sistema de gestión documental PaperOffice, los procesos en su despacho de abogados o bufete se digitalizan, haciéndolos más eficientes, transparentes y significativamente más flexibles. PaperOffice cumple con los estándares de seguridad más altos, como la gestión de autorizaciones o la concesión de derechos de acceso.
No hay forma de evitar la automatización para abogados y consultores de gestión
Para abogados y consultorías de gestión, esto significa mantener un archivo de clientes muy extenso, que también debe tener algunas características especiales. Por ejemplo, se deben observar los principios del RGPD y, por supuesto, los abogados están sujetos al deber absoluto de confidencialidad, que no solo se aplica a las declaraciones orales, sino también al almacenamiento seguro de documentos protegidos contra personas no autorizadas. También existe la obligación de cumplir con los plazos legales y contractualmente acordados.
En algunos casos, el incumplimiento de estos plazos puede tener consecuencias penales pero en su mayoría solo consecuencias civiles. Para las consultorías de gestión, la protección de los secretos comerciales de sus clientes también es de suma importancia.
PaperOffice cumple con los estándares de seguridad más altos, como la gestión de autorizaciones, varios niveles de acceso y la asignación de autorizaciones de acceso. El usuario define los pasos de trabajo individuales exactamente de la misma manera que se llevan a cabo en la empresa, por ejemplo, el "registro", "verificación", "liberación" y "contabilización" de facturas.
La responsabilidad se puede asignar no solo a individuos, sino también a grupos de usuarios como "Contabilidad" o "Abogados de arrendamiento" para que un compañero pueda intervenir de inmediato si un empleado está ausente.
La tecnología OCR no solo reconoce el contenido del documento, sino también todos los campos de datos relevantes para impuestos, como el número de documento, la fecha, el importe neto, fiscal y bruto. Los datos importados están disponibles para el control de evaluaciones, transacciones de pago y contabilidad financiera. Esto ahorra el tedioso trabajo de entrada y reduce los errores de publicación.
Con solo un clic del ratón, los datos, incluida la ubicación de archivo, se pueden exportar a su cliente o viceversa. Estos también se pueden proporcionar con contraseñas.
La solución: conocimientos técnicos probados
¿No tiene sentido utilizar el software de gestión en la práctica de inmediato? ¿Qué no solo cumpla con todos los requisitos, sino que también sea fácil de aprender y económico?
PaperOffice DMS es la solución completa probada para el trabajo digital y, con más de 20 años de experiencia en el mercado, es uno de los primeros pioneros de DMS.
Flujos de trabajo perfectos para abogados y consultores de gestión
En Alemania existen actualmente alrededor de 150.000 reglamentos individuales de leyes y reglamentos federales y estatales. Cada área de la vida social y económica está regulada. Para dominar la jungla de párrafos, los abogados se especializan en ciertas áreas al igual que las consultorías de gestión y, sin embargo, no hay abogado o consultor de gestión que conozca todos los requisitos legales de su área especial. Sobre todo porque las nuevas leyes o sentencias están cambiando constantemente la situación actual en cualquier momento. Necesita el software adecuado, capaz de aprender, rápido y seguro.
PaperOffice DMS es el software adecuado porque incluye todo lo que necesitan los abogados y las consultorías de gestión, por ejemplo:
- Almacenamiento de documentos en todos los formatos digitales según los principios del RGPD.
- Funciones para enviar y volver a enviar documentos atrasados que requieren acción.
- Una función de almacenamiento de datos de autoaprendizaje con etiquetado y motor de búsqueda interno.
- Asignación automática de documentos recién agregados a la carpeta correcta.
- Creación y conexión de bases de datos sencillas, incluida una máscara personalizable individualmente.
- Creación de plantillas automatizadas para operaciones y procesos repetitivos.
La transformación digital con PaperOffice DMS está revolucionando el sector legal.
La función de flujo de trabajo de PaperOffice simplifica la comunicación entre la secretaría y los abogados. La gestión de documentos orientada a procesos garantiza que estos documentos permanezcan actualizados con poco esfuerzo.
PaperOffice admite esto con un amplio módulo de tareas y flujos de trabajo.
De esta manera, se pueden crear ciertas cadenas de procesos y los procesos operativos existentes se pueden definir en documentos electrónicos y ejecutar parcialmente de forma automática.
Esto representa una optimización del proceso sin errores, ya que la tarea no solo puede asignarse a empleados con derechos específicos de usuario y períodos de finalización, requiere liberación digital que también activa automáticamente otras acciones, como notificaciones por correo electrónico o cambios de estado de documentos. Lo cual es absolutamente IMPRESCINDIBLE en el sector legal.
La digitalización con PaperOffice trae inmensas ventajas
Optimice su tiempo de trabajo hasta en un 7,5 % en comparación con el trabajo en papel gracias al uso de PaperOffice DMS.
Ahorre tiempo buscando, enrutando y compartiendo documentos.
Por supuesto, PaperOffice DMS permite la migración e integración de datos digitales existentes desde soluciones de software existentes.
Al mismo tiempo, PaperOffice DMS es la interfaz entre lo analógico y lo digital. Usando su función de escaneo, el software puede leer documentos analógicos, planos y fotos en el sistema y digitalizarlos usando escáneres, pero también grabaciones de teléfonos móviles, donde los textos se convierten usando OCR y se pueden editar con los programas de Office.
Las marcas de tiempo y las versiones garantizan que el documento digital se corresponde con el original analógico.
PaperOffice DMS no solo es extenso en sus funciones, sino que también es fácil de aprender guiado por tutoriales en vídeo, pero también por consejos y capacitación individuales si lo desea. Todo esto a una muy buena relación precio-rendimiento.
FAQs
Para finalizar, responderemos algunas preguntas frecuentes sobre el tema. "DIGITALIZACIÓN PARA ABOGADOS, BUFETES DE ABOGADOS Y CONSULTORES DE GESTIÓN ":
¿Cómo pueden los empleados acceder a PaperOffice?
Debido a la arquitectura descentralizada y moderna del programa, PaperOffice se puede usar en casi cualquier dispositivo, desde PCs hasta teléfonos inteligentes, tabletas y televisores.
¿Qué sucede con los datos si PaperOffice no existe?
No sucederá, pero para tranquilizarlo puede exportar sus datos EN CUALQUIER MOMENTO, ya que PaperOffice se basa en una estructura de base de datos abierta, puede acceder a sus datos en cualquier momento.
Tema de protección de datos: ¿dónde se almacenan todos los documentos?
PaperOffice almacenará todos los documentos internamente con cifrado de alto nivel, lo que lo hace inmune al robo de datos, por ejemplo, y supera todos los requisitos de GDPR y GoBD.
Evite errores: ¡NUNCA guarde los datos en una nube de terceros!
¿Se puede adaptar PaperOffice exactamente a las especificaciones?
Sí, PaperOffice se puede adaptar al 100 % al uso previsto para garantizar una integración perfecta en los procesos y sistemas existentes. Incluso la interfaz del programa puede diseñarse completamente y adaptarse libremente.
Conclusión
PaperOffice DMS es compatible con abogados, consultores de gestión y ofrece interfaces adecuadas para otro software, conexiones API y se puede ampliar en cualquier momento según sus deseos. El software es fácil de aprender y se puede integrar fácilmente en la práctica diaria sin causar problemas por motivos de formación.
PaperOffice DMS recomienda utilizar un NAS (almacenamiento de datos compatible con la red) con una función de copia de seguridad para que los datos importantes no se pierdan ni se espíen en nubes de terceros.
En última instancia, PaperOffice DMS impresiona con una muy buena relación precio-rendimiento y un inmenso conocimiento a través de más de 20 años de experiencia práctica.