Digitalización para la industria de la jardinería y el paisajismo
PaperOffice DMS para jardinería y paisajismo permite un flujo fluido de información gracias a la digitalización y automatización de los procesos comerciales.
Digitalización en la industria de la jardinería y el paisajismo
Las empresas de jardinería y paisajismo se benefician significativamente del uso de una gestión de datos adecuada, ya que reciben documentos en papel todos los días.
Así es como las empresas de jardinería y paisajismo acumulan documentos importantes a diario:
escritos, bocetos, borradores, cartas externas, investigaciones, opiniones de expertos y mucho más. Estos no solo llegan por correo, muchas cartas también llegan por correo electrónico.
Todos estos documentos deben digitalizarse si llegan en papel, requieren archivado estructurado, asignación de tareas, flujos de trabajo y deben estar disponibles de inmediato bajo demanda.
Es muy importante que se cumplan los plazos importantes y que se tomen las medidas legales para almacenar los documentos. PaperOffice DMS le brinda una estructura clara en sus documentos y lo ayuda a lidiar con la avalancha de información.
PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo y crea una visión general clara de los documentos importantes como contratos o cartas, al administrarlos digitalmente en PaperOffice en el futuro.
Las soluciones de gestión de documentos son importantes en todas las industrias, para las empresas de la industria de la jardinería y el paisajismo, las consecuencias de una decisión equivocada en la gestión de documentos pueden ser fatales. Presupuestos incorrectos, los resultados de las pruebas incorrectas o malos tratamientos para las platas y vegetación pueden generar riesgos para la salud de su jardín. La consulta incorrecta de datos durante una auditoría también puede conducir a la falla o pérdida de la certificación.
Por lo tanto, hay muchas cosas que considerar en la industria jardinería y el paisajismo para una gestión de calidad y un nivel de seguridad de la información óptimos.
En la industria de la jardinería y el paisajismo, se usa mucho papel todos los días. Por un lado, dado que los procesos son bastante complejos lleva a grandes montañas de papel, enormes cantidades de datos, pero también, a un largo proceso de búsqueda.
Junto con una empresa de consultoría independiente del fabricante, el valor anual de los documentos adicionales se calculó en hasta diez millones de euros (a partir de 2020).
Con una inversión de tiempo promedio de cinco minutos para mantener la estructura de carpetas y archivo, diez búsquedas por empleado por semana y diez minutos por cada búsqueda, esto resultó en costos de investigación de hasta dos millones de euros por año.
¿Por qué el software de gestión de documentos es la solución perfecta?
El sistema de gestión de documentos PaperOffice reúne la organización y la protección de datos bajo un mismo capó. El innovador sistema proporciona herramientas de búsqueda y recuperación optimizadas que reducen el tiempo de respuesta y aseguran que los documentos nunca se pierdan, lo que siempre es una satisfacción para las empresas.
PaperOffice no distingue entre los tipos de documentos, independientemente de si necesita ayuda para gestionar contratos, alegaciones, facturación y correspondencia por correo electrónico: gracias al sistema de gestión de documentos PaperOffice sus procesos anteriores pasan a convertirse en una empresa digitalizada, haciéndolos más eficiente, transparente y mucho más flexible.
Porque no importa en qué forma lleguen los documentos a la empresa, ya sea en papel, archivos PDF, correos electrónicos o fotos, se archivan y almacenan automáticamente en una base de datos segura.
Gracias a la IA integrada, se activan reglas automáticas. Esta IA clasifica automáticamente los documentos en carpetas como "Factura" y "Albaranes de entrega", almacena las palabras clave apropiadas y activa el flujo de trabajo digital almacenado para el tipo de documento respectivo.
¿Cómo dejar de usar papel?
PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo, genera ahorros de costos, como la eliminación de documentos en papel y crea una visión general clara de los documentos importantes, como recibos, contratos, notas de entrega u otras cartas, al administrar digitalizarlos en PaperOffice en el futuro.
Capturar, procesar, compartir, buscar y rastrear sus documentos se vuelve muy fácil con el uso de PaperOffice.
Gracias al acceso controlado, listas de tareas detalladas, así como aprobaciones mediante flujos de trabajo y notificaciones confiables por correo electrónico, los empleados pueden completar las tareas asignadas de manera eficiente y las personas autorizadas pueden aprobar o denegar una gestión fácilmente.
Con la solución de software PaperOffice DMS, no se pierden más documentos. Y sin importar dónde se encuentre, puede acceder a documentos importantes en segundos.
Por supuesto, siempre trabaja con el sistema de gestión de documentos de conformidad con la ley y completamente a prueba de revisiones.
Los recibos, estados de cuenta y documentos similares ya no tienen que enviarse por correo. El correo interno también se puede enviar digitalmente de esta manera. Esto ahorra papel, costos de almacenamiento adicional de datos y viajes a archivos. Los documentos se pueden proporcionar con palabras clave (editor, tema, estado, fecha, etc.) y luego se pueden encontrar más fácilmente.
Gestión documental orientada a procesos
La gestión de documentos orientada a procesos garantiza que estos documentos permanezcan actualizados con poco esfuerzo. PaperOffice lo ayuda aquí con un extenso módulo de tareas y flujos de trabajo.
De esta manera, se pueden crear ciertas cadenas de procesos y los procesos operativos existentes se pueden definir en documentos electrónicos y ejecutar parcialmente de forma automática.
Esto representa una optimización del proceso sin errores, ya que la tarea no solo se puede asignar a empleados con derechos de usuario específicos y períodos de finalización, requiere aprobación digital y que también desencadene automáticamente otras acciones, como notificaciones por correo electrónico o cambios de estado de documentos.
De esta manera, se pueden mapear todos los procesos del documento.
Porque no importa en qué forma lleguen los documentos a la empresa, ya sea en papel, archivos PDF, correos electrónicos o fotos, se archivan y almacenan automáticamente en una base de datos segura.
De este modo, los contratos importantes pueden reconocerse, rescindirse a tiempo o renegociarse. La liberación de documentos con firma digital y notificación por correo electrónico en lugar del lento correo en papel o el inseguro correo electrónico, contribuyen a la lealtad del cliente.
La solución: conocimientos técnicos probados
¿No tiene sentido utilizar el software de gestión en la práctica de inmediato? ¿Que no solo cumpla con todos los requisitos, sino que también sea fácil de aprender y sea económico?
PaperOffice DMS es la solución completa probada para el trabajo digital y, con más de 20 años de experiencia en el mercado, uno de los primeros pioneros de DMS.
Ganancia de tiempo para cosas importantes, ahorro de costes al eliminar sus archivos en papel, mejora de su servicio a través de la capacidad de proporcionar información de forma rápida, a prueba de revisiones y archivado digital de su volumen de documentos: esto está garantizado por PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS es el software adecuado porque viene con todo lo que necesita la industria de la jardinería y el paisajismo, como:
- Almacenamiento de documentos en todos los formatos digitales según los principios del RGPD.
- Funciones para enviar y volver a enviar documentos atrasados que requieren acción.
- Una función de almacenamiento de datos de autoaprendizaje con etiquetado y motor de búsqueda interno.
- Asignación automática de documentos recién agregados a la carpeta correcta.
- Creación y conexión de bases de datos sencillas, incluida una máscara personalizable individualmente.
- Creación de plantillas automatizadas para operaciones y procesos repetitivos.
Por supuesto, PaperOffice DMS permite la migración e integración de datos digitales existentes desde soluciones de software existentes. Al mismo tiempo, PaperOffice DMS es la interfaz entre lo analógico y lo digital. Usando su función de escaneo, el software puede leer documentos analógicos, planos y fotos en el sistema y digitalizarlos usando escáneres, pero también grabaciones de teléfonos móviles, donde los textos se convierten en escritura usando OCR y se pueden editar con los programas de Office. Los sellos de tiempo y las versiones aseguran que el documento digital se corresponde con el original analógico.
La seguridad de los datos es un tema extremadamente importante, especialmente en la industria de la jardinería y el paisajismo. Es por eso que PaperOffice DMS funciona con un código de cifrado de 1024 bits, pero no solo eso.
Todos los datos se convierten en su propio formato que es independiente del sistema operativo. Como resultado, los piratas informáticos y los extorsionadores primero deben descifrar el firewall del sistema operativo, luego el cifrado y finalmente el formato extranjero: algo que no ha sucedido hasta ahora. PaperOffice DMS dispone de un sistema de gestión de contraseñas muy eficaz para que, en última instancia, el ser humano, que debe considerarse el mayor punto débil de todo ordenador, no pueda causar ningún daño.
Todos los datos digitales se cifran en PaperOffice DMS con 1024 bits y el formato se convierte. Esto resulta en obstáculos tan grandes para los piratas informáticos y espías que hasta ahora todos han fallado con PaperOffice DMS. Al mismo tiempo, un sistema de gestión de contraseñas jerárquico evita que todos tengan acceso a todo.
Argumentos importantes para incluir PaperOffice DMS en la planificación presupuestaria. Finalmente, PaperOffice DMS también convence por el hecho de que se tienen en cuenta la sostenibilidad y la protección del medio ambiente. Tarde o temprano tendrá lugar la conversión completa de documentos analógicos a formato digital y entonces la institución pública, que ya estará utilizando PaperOffice DMS, estará bien preparada.
El procesamiento digital de facturas también es una ventaja para muchas empresas del sector de la jardinería y el paisajismo. Las facturas entrantes se pueden automatizar gracias a PaperOffice DMS y se reenvían al empleado responsable. El proceso de control y liberación a través de la liberación digital también se puede manejar de manera rápida y eficiente a través del sistema.
Con solo un clic del mouse, los datos, incluida la ubicación de archivo, se pueden exportar a su asesor fiscal o viceversa.
Archivado seguro y compatible con revisiones: PaperOffice DMS cumple técnicamente los requisitos legales del GoBD, GDPdU y DSGVO
PaperOffice DMS permite la conexión de otro software como un ERP y, por supuesto, la transferencia de documentos desde Microsoft Office a través de las interfaces adecuadas. PaperOffice DMS acelera la comunicación.
Los plazos y las citas se supervisan y las acciones se activan automáticamente según la configuración deseada. Los procesos de pedido se pueden automatizar e incluso los cambios planificados para el futuro se pueden ingresar de tal manera que entren en vigencia en el momento deseado.
Gracias a sus amplias funciones, PaperOffice DMS definitivamente se puede clasificar en el segmento superior de la gestión de contenido empresarial (ECM).
Un ECM incluye la gestión general de todo el contenido de una organización con una jerarquía de acceso correspondiente. PaperOffice DMS puede guardar cualquier contenido en forma digital, cambiar su contenido, formato y ponerlo a disposición.
PaperOffice DMS tiene todas las funciones de un ECM y esto en una excelente relación precio-rendimiento, así como una forma de operación intuitiva que hace innecesaria la costosa capacitación externa o interna. De hecho, hay videos tutoriales gratuitos disponibles para acostumbrarse a los diferentes menús. PaperOffice DMS puede convertirse en el centro organizativo de todas las empresas y esto casi a la velocidad de la luz.
Las empresas del sector de la jardinería y el paisajismo se benefician de la gestión documental digital
El 38 % de todas las empresas encuestadas simplemente no tiene tiempo para digitalizar sus procesos. Recomendamos un procedimiento que comienza con el proceso básico: el escaneo de documentos analógicos al mismo tiempo que se procesan. De esta forma, también se podría instruir al grupo de personas que trabaja con la fotocopiadora todos los días, en la medida de lo posible, para escanear el archivo poco a poco.
Gracias al reconocimiento automático de documentos con características consistentes, PaperOffice DMS siempre puede asignar todos los documentos escaneados a la ubicación de almacenamiento correcta en la memoria digital. Tiene sentido comenzar a escanear el archivo con las entradas más recientes para reducir aún más el tamaño del archivo analógico a medida que expiran los períodos de retención. Además, tenemos muchas guías sobre cómo conseguir una oficina sin papeles gracias al escáner.
PaperOffice DMS es la interfaz entre lo analógico y lo digital. Usando su función de escaneo, el software puede leer documentos analógicos, planos y fotos en el sistema a través de su escáner y digitalizarlos, por lo que los textos se convierten en fuentes usando OCR, que se pueden editar con los programas de Office. Los sellos de tiempo y las versiones aseguran que el documento digital se corresponde con el original analógico.
Optimice su tiempo de trabajo hasta en un 7,5 % en comparación con el trabajo en papel gracias al uso de PaperOffice DMS.
Ahorre tiempo buscando, enrutando y compartiendo documentos.
Con sellos digitales, los documentos se pueden complementar con información adicional e incluso controlar flujos de trabajo detallados. A su vez, la función de tareas y flujos de trabajo garantiza que se cumplan y completen los plazos.
Los mecanismos de evaluación disponibles, controlados por la IA integrada en PaperOffice DMS, permiten realizar evaluaciones y levantamientos estadísticos de los flujos de materiales que ocurren en la empresa.
PaperOffice DMS, con sus numerosas herramientas de gestión, es el software ideal para la industria de la jardinería y el paisajismo, que permite un acceso seguro y ultrarrápido a todos los datos necesarios para el mejor asesoramiento posible al cliente. Al mismo tiempo, PaperOffice DMS se puede utilizar para gestionar todos los asuntos que de otro modo surgirían en las operaciones comerciales.
Para que no solo haya variedad en la gestión de documentos y protección de datos, PaperOffice DMS recomienda el uso de un almacenamiento interno en red (NAS) con función de copia de seguridad, que reduce al mínimo la probabilidad de una pérdida total y al mismo tiempo representa una nube interna que, a diferencia de las nubes de proveedores externos, realmente protege contra el acceso no deseado por parte de organismos gubernamentales o no gubernamentales.
