Automatización de procesos de negocio para compañías de seguros
PaperOffice DMS para seguros permite un flujo fluido de información gracias a la digitalización y automatización de los procesos comerciales.
Consejo profesional
Documentos escritos, contratos, giros, facturas, albaranes y mucho más están siendo reemplazados por documentos electrónicos gracias a la digitalización, optimizando así al máximo todos los procesos de trabajo.La IA integrada permite automatizar en gran medida los procesos de negocio, acelerando sus proceso, aumentar el éxito y su satisfacción.
Digitalización en compañías y agencias de seguros
Probablemente ninguna otra industria está tan sujeta a disposiciones y requisitos legales como la de las compañías y agencias de seguros.
Al mismo tiempo, las empresas de esta área deben poder ofrecer a sus clientes una variedad de ofertas diferentes para ser competitivas.
En el caso ideal, estas ofertas se adaptan con precisión a las circunstancias respectivas del cliente. Solo es posible que, los empleados individuales de una agencia de seguros o una consultoría de inversiones, mantengan el control y no crucen accidentalmente una frontera en la jungla de tarifas e inversiones o den consejos inadecuados con la ayuda de un software bien pensado.
Solo en el área de seguros de propiedad y accidentes existen 10 segmentos diferentes, cada uno con sus propias tarifas.
En última instancia, hay cientos de tarifas individuales, adaptadas a las expectativas individuales de los clientes privados y comerciales. No hay que olvidar que las compañías y agencias de seguros están estrechamente vinculadas.
Las compañías de seguros están legalmente obligadas a invertir las contribuciones de sus clientes de forma segura y rentable al mismo tiempo. Esto significa que las compañías de seguros se están convirtiendo indirectamente en inversores muy importantes en la economía.
¿Por qué el software de gestión de documentos es la solución perfecta?
A menudo, los asesores de seguros o inversiones consultan varias fuentes para encontrar tarifas y ofertas de inversión adecuadas para el cliente. Dado que esto puede ser un asunto bastante tedioso, a veces se utilizan como base criterios generales que simplifican la búsqueda pero apenas representan la oferta ideal.
PaperOffice DMS permite la creación de una biblioteca a partir de fuentes externas e internas con una amplia variedad de especificaciones. Las bases de datos creadas para este fin pueden llenarse y evaluarse automáticamente.
Esto es posible gracias a una IA en la gestión de datos de PaperOffice, que busca palabras clave predefinidas en los documentos entrantes y las asigna. De esta manera, en última instancia, es posible una búsqueda ascendente o descendente a la velocidad del rayo para encontrar la tarifa ideal o la forma ideal de inversión.
Se puede ajustar con mucha más precisión que los requisitos legales para la evaluación de riesgos.
PaperOffice DMS puede utilizar bases de datos públicas y documentos internos para este propósito, por supuesto, teniendo en cuenta los requisitos de protección de datos.
Es igual de fácil administrar la base de clientes en PaperOffice, ya que la cantidad de clientes administrados es ilimitada. Por supuesto, se puede acceder y editar todos los datos desde una PC con sistema operativo Windows, así como desde un teléfono inteligente o tableta. Muy útil para los trabajadores sobre el terreno.
¿Cómo dejar de usar papel?
PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo, genera ahorros de costos, como la eliminación de documentos en papel, y crea una visión general clara de los documentos importantes, como recibos, contratos, notas de entrega u otras cartas, al administrar y digitalizarlos en PaperOffice en el futuro.
Capturar, procesar, compartir, buscar y rastrear sus documentos se vuelve muy fácil con el uso de PaperOffice.
Gracias al acceso controlado, listas de tareas detalladas, así como aprobaciones mediante flujos de trabajo y notificaciones confiables por correo electrónico, los empleados pueden completar las tareas asignadas de manera eficiente y las personas autorizadas pueden aprobar o denegar la aprobación fácilmente.
Con la solución de software PaperOffice DMS no se pierden más documentos. Y sin importar dónde se encuentre puede acceder a documentos importantes en segundos.
Por supuesto, siempre trabaja con el sistema de gestión de documentos en conformidad con la ley y completamente a prueba de revisión.
Los recibos, estados de cuenta y documentos similares ya no tienen que enviarse por correo. El correo interno también se puede enviar digitalmente de esta manera. Esto ahorra papel, costos de almacenamiento adicional de datos y desplazamientos a los archivos. Los documentos se pueden proporcionar con palabras clave (editor, tema, estado, fecha, etc.) y luego se pueden encontrar más fácilmente.
Gestión documental orientada a procesos
La gestión de documentos orientada a procesos garantiza que estos documentos permanezcan actualizados con poco esfuerzo. PaperOffice lo apoya aquí con un extenso módulo de tareas y flujos de trabajo.
De esta manera, se pueden crear ciertas cadenas de procesos y los procesos operativos existentes se pueden definir en documentos electrónicos y ejecutar parcialmente de forma automática.
Esto representa una optimización de procesos sin errores, porque las tareas no solo se pueden asignar a empleados con derechos de usuario específicos y períodos de finalización, requieren liberación digital y también desencadenar automáticamente otras acciones, como notificaciones por email o cambios de estado de documentos.
De esta manera, se pueden mapear todos los procesos del documento.
PaperOffice no distingue entre los tipos de documentos, independientemente de si necesita ayuda con la gestión de contratos, facturas, alegaciones y correspondencia por correo electrónico: gracias al sistema de gestión de documentos PaperOffice, sus procesos anteriores son transformados haciéndolos más eficientes, transparentes y significativamente más flexibles.
Porque no importa en qué forma lleguen los documentos a la empresa, ya sea en papel, archivos PDF, correos electrónicos o fotos, se archivan y almacenan automáticamente en una base de datos segura.
De este modo, los contratos importantes pueden reconocerse, rescindirse a tiempo o renegociarse. Se liberan documentos con firma digital y se notifican por correo electrónico en lugar del lento correo en papel o el correo electrónico inseguro, contribuyendo a la lealtad del cliente.
La solución: conocimientos técnicos probados
¿No tiene sentido utilizar el software de gestión en la práctica de inmediato? ¿Qué no solo cumpla con todos los requisitos, sino que también sea fácil de aprender y sea económico?
PaperOffice DMS es la solución completa para el trabajo digital y, con más de 20 años de experiencia en el mercado, uno de los primeros pioneros de DMS.
Ganancia de tiempo para cosas importantes, ahorro de costes al eliminar sus archivos en papel, mejora de su servicio a través de la capacidad de proporcionar información de forma rápida y a prueba de revisiones y archivado digital de su volumen de documentos: esto está garantizado por PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS es el software adecuado porque viene con todo lo que las compañías y agencias de seguros necesitan, como:
- Almacenamiento de documentos en todos los formatos digitales según los principios del RGPD.
- Funciones para enviar y volver a enviar documentos atrasados que requieren acción.
- Una función de almacenamiento de datos de autoaprendizaje con etiquetado y motor de búsqueda interno.
- Asignación automática de documentos recién agregados a la carpeta correcta.
- Creación y conexión de bases de datos sencillas, incluida una máscara personalizable individualmente.
- Creación de plantillas automatizadas para operaciones y procesos repetitivos.
Por supuesto, PaperOffice DMS permite la migración e integración de datos digitales existentes desde soluciones de software existentes. Al mismo tiempo, PaperOffice DMS es la interfaz entre lo analógico y lo digital. Usando su función de escaneo, el software puede leer documentos analógicos, planos, fotos en el sistema y digitalizarlos usando escáneres, pero también grabaciones de teléfonos móviles, donde los textos se convierten en escritura usando el OCR y se pueden editar en los programas de Office. Los sellos de tiempo y las versiones aseguran que el documento digital se corresponde con el original analógico.
La seguridad de los datos es un tema extremadamente importante, especialmente en los sectores de agencias y seguros. Es por eso que PaperOffice DMS funciona con un código de cifrado de 1024 bits, pero no solo eso.
Todos los datos se convierten en su propio formato que es independiente del sistema operativo. Como resultado, los piratas informáticos y los extorsionadores primero deben descifrar el firewall del sistema operativo, luego el cifrado y finalmente el formato extranjero, lo que no ha sucedido hasta ahora. PaperOffice DMS dispone de un sistema de gestión de contraseñas muy eficaz para que, en última instancia, el ser humano se considere el mayor punto débil de todo ordenador y que no pueda causar ningún daño.
Todos los datos digitales se cifran en PaperOffice DMS con 1024 bits y el formato se convierte. Esto resulta en un obstáculo tan grandes para los piratas informáticos y espías que, hasta ahora, todos han fracasado con PaperOffice DMS. Al mismo tiempo, un sistema de gestión de contraseñas jerárquico evita que todos tengan acceso.
Argumentos importantes para incluir PaperOffice DMS en la planificación presupuestaria. Finalmente, PaperOffice DMS también convence por el hecho de que se tienen en cuenta la sostenibilidad y la protección del medio ambiente. Tarde o temprano tendrá lugar la conversión completa de documentos analógicos a formato digital y, para entonces, las instituciones que estén utilizando PaperOffice DMS estarán bien preparadas.
El procesamiento de facturas digitales también es ventajoso para muchas compañías y agencias de seguros. Las facturas entrantes se pueden automatizar gracias a PaperOffice DMS y se reenvían al empleado responsable. El proceso de control y de liberación digital también se pueden manejar de manera rápida y eficiente a través del sistema.
Con solo un clic del ratón, los datos, incluida la ubicación de archivo, se pueden exportar a su asesor fiscal o viceversa.
Archivado seguro y compatible con revisiones: PaperOffice DMS cumple técnicamente los requisitos legales del GoBD, GDPdU y DSGVO
PaperOffice DMS permite la conexión de otro software, como un ERP y, por supuesto, la transferencia de documentos desde Microsoft Office a través de las interfaces adecuadas. PaperOffice DMS acelera la comunicación.
Los plazos y las citas se supervisan y las acciones se activan automáticamente según la configuración deseada. Los procesos de pedido se pueden automatizar e incluso los cambios planificados para el futuro se pueden ingresar de tal manera que entren en vigencia en el momento deseado.
Gracias a sus amplias funciones, PaperOffice DMS definitivamente se puede clasificar en el segmento superior de la gestión de contenido empresarial (ECM).
Un ECM incluye la gestión general de todo el contenido de una organización con una jerarquía de acceso correspondiente. PaperOffice DMS puede guardar cualquier contenido en forma digital, cambiar su contenido y formato y ponerlo a disposición.
PaperOffice DMS tiene todas las funciones de un ECM y esto es una excelente relación precio-rendimiento, así como una forma de operación intuitiva que hace innecesaria la costosa capacitación externa o interna. De hecho, hay vídeos tutoriales gratuitos disponibles para acostumbrarse a los diferentes menús. PaperOffice DMS puede convertirse en el centro organizativo de todas las empresas a la velocidad de la luz.
Las empresas del sector asegurador se benefician de la gestión documental digital
El 38 % de todas las empresas encuestadas simplemente no tiene tiempo para digitalizar sus procesos. Recomendamos un procedimiento que comienza con el proceso básico, el escaneo de documentos analógicos al mismo tiempo que se procesan. De esta forma, también se podría instruir al grupo de personas que trabaja con la fotocopiadora todos los días, en la medida de lo posible, para escanear el archivo poco a poco.
Gracias al reconocimiento automático de documentos con características consistentes, PaperOffice DMS siempre puede asignar todos los documentos escaneados a la ubicación de almacenamiento correcta en la memoria digital. Tiene sentido comenzar a escanear el archivo con las entradas más recientes para reducir aún más el tamaño del archivo analógico a medida que expiran los períodos de retención. Además, tenemos muchas guías sobre cómo conseguir una oficina sin papeles gracias al escáner.
PaperOffice DMS es la interfaz entre lo analógico y lo digital. Usando su función de escaneo, el software puede leer documentos analógicos, planos y fotos en el sistema a través de su escáner y digitalizarlos, por lo que los textos se convierten en fuentes usando OCR, que se pueden cambiar en los programas de Office. Los sellos de tiempo y las versiones aseguran que el documento digital se corresponde con el original analógico.
Optimice su tiempo de trabajo hasta en un 7,5 % en comparación con el trabajo en papel gracias al uso de PaperOffice DMS.
Ahorre tiempo buscando, enrutando y compartiendo documentos.
Con sellos digitales, los documentos se pueden complementar con información adicional e incluso controlar flujos de trabajo detallados. A su vez, la función de tarea y flujos de trabajo garantiza que se cumplan y completen los plazos.
Los mecanismos de evaluación disponibles, controlados por la IA integrada en PaperOffice DMS, permiten realizar evaluaciones y levantamientos estadísticos de los flujos de materiales que ocurren en la empresa.
PaperOffice DMS, con sus numerosas herramientas de administración, es el software ideal para agencias de seguros y consultores de inversión que permite un acceso seguro y ultrarrápido a todos los datos necesarios para el mejor asesoramiento posible al cliente. Al mismo tiempo, PaperOffice DMS se puede utilizar para gestionar todos los asuntos que de otro modo surgirían en las operaciones comerciales.
Para que no solo haya variedad en la gestión de documentos y protección de datos, PaperOffice DMS recomienda el uso de un almacenamiento interno en red (NAS) con función de copia de seguridad, que reduce al mínimo la probabilidad de una pérdida total y al mismo tiempo representa una nube interna que, a diferencia de las nubes de proveedores externos, realmente protege contra el acceso no deseado por parte de organismos gubernamentales o no gubernamentales.
FAQs
Para finalizar, responderemos algunas preguntas frecuentes sobre el tema. "Digitalización para compañías y agencias de seguros":
¿Cómo pueden los empleados acceder a PaperOffice?
Debido a la arquitectura descentralizada y moderna del programa, PaperOffice se puede usar en casi cualquier dispositivo, desde PCs hasta teléfonos inteligentes, tabletas y televisores.
¿Qué sucede con los datos si PaperOffice no existe?
No sucederá, pero para tranquilizarlo puede exportar sus datos EN CUALQUIER MOMENTO, ya que PaperOffice se basa en una estructura de base de datos abierta, puede acceder a sus datos en cualquier momento.
Tema de protección de datos: ¿dónde se almacenan todos los documentos?
PaperOffice almacenará todos los documentos internamente con cifrado de alto nivel, lo que lo hace inmune al robo de datos, por ejemplo, y supera todos los requisitos de GDPR y GoBD.
Evite errores: ¡NUNCA guarde los datos en una nube de terceros!
¿Se puede adaptar PaperOffice exactamente a las especificaciones?
Sí, PaperOffice se puede adaptar al 100 % al uso previsto para garantizar una integración perfecta en los procesos y sistemas existentes. Incluso la interfaz del programa puede diseñarse completamente y adaptarse libremente.
Conclusión
PaperOffice DMS es compatible con el mundo de los seguros y ofrece interfaces adecuadas para otro software, conexiones API y se puede ampliar en cualquier momento según sus deseos. El software es fácil de aprender y se puede integrar fácilmente en la práctica diaria sin causar problemas por motivos de formación.
PaperOffice DMS recomienda utilizar un NAS (almacenamiento de datos compatible con la red) con una función de copia de seguridad para que los datos importantes no se pierdan ni se espíen en nubes de terceros.
PaperOffice DMS recomienda utilizar un NAS (almacenamiento de datos compatible con la red) con una función de copia de seguridad para que los datos importantes no se pierdan ni se espíen en nubes de terceros.