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Automatización de procesos de negocio en comunidades y municipios


PaperOffice DMS para comunidades y municipios permite un flujo fluido de información gracias a la digitalización y automatización de los procesos comerciales.

Consejo profesional

Documentos escritos, contratos, giros, facturas, albaranes y mucho más están siendo reemplazados por documentos electrónicos gracias a la digitalización, optimizando así al máximo todos los procesos de trabajo.

La IA integrada permite automatizar en gran medida los procesos de negocio, acelerando sus procesos y aumentar el éxito y la satisfacción.

Digitalización en comunidades y municipios

IIglesias, parroquias y municipios dependen en gran medida del uso de una adecuada gestión de datos.

Así se acumulan documentos importantes en los municipios y mancomunidades a diario:

escritos, facturas, borradores, solicitudes, investigaciones, peritajes y mucho más. Estos no solo llegan por correo, muchas cartas también llegan por correo electrónico.

Todos estos documentos deben digitalizarse si llegan en papel, requieren un archivado estructurado, asignación de tareas, flujos de trabajo y deben estar disponibles de inmediato bajo demanda.

Es muy importante que se cumplan los plazos importantes y que se tomen las medidas legales para almacenar los documentos. PaperOffice DMS le brinda una estructura clara en sus documentos y lo ayuda a lidiar con la avalancha de información.

Junto con el sistema de gestión de documentos digitales PaperOffice, los procesos de trabajo dentro de las iglesias, parroquias y municipios deben simplificarse y ahorrar tiempo y costos.

Con un DMS común, por ejemplo, se puede archivar correo escaneado, guardar correos electrónicos importantes y archivar documentos. Además, diferentes usuarios pueden acceder y trabajar en estos documentos.

Grupo de personas sentadas en círculo
PaperOffice DMS crea ventajas muy claras para comunidades, iglesias y municipios

Si los documentos están disponibles en forma digitalizada, no siempre tienen que enviarse juntos por correo electrónico para preparar las sesiones del presbiterio y otras reuniones.

¿Cómo dejar de usar papel?

PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo, genera ahorros de costos, como la eliminación de documentos en papel y crea una visión general clara de los documentos importantes, como recibos, contratos, notas de entrega u otras cartas, al administrarlos y digitalizarlos con PaperOffice en el futuro.

Capturar, procesar, compartir, buscar y rastrear sus documentos se vuelve muy fácil con el uso de PaperOffice.

Gracias al acceso controlado, listas de tareas detalladas, así como aprobaciones mediante flujos de trabajo y notificaciones confiables por correo electrónico, los empleados pueden completar las tareas asignadas de manera eficiente y las personas autorizadas pueden aprobar o denegar fácilmente.

Con la solución de software PaperOffice DMS, no se pierden más documentos. Y sin importar dónde se encuentre, puede acceder a documentos importantes en segundos.

Por supuesto, siempre trabaja con nuestros sistemas en conformidad con la ley y completamente a prueba de revisión.

Los recibos, cuentas y documentos similares ya no tienen que enviarse por correo entre distritos eclesiásticos y parroquias. El correo interno también se puede enviar digitalmente de esta manera. Esto ahorra papel, costos de almacenamiento adicional de datos y viajes a archivos. Los documentos se pueden proporcionar con palabras clave (editor, tema, estado, fecha, etc.) y luego se pueden encontrar más fácilmente.

Gestión documental orientada a procesos

La gestión de documentos orientada a procesos garantiza que estos documentos permanezcan actualizados con poco esfuerzo. PaperOffice lo apoya aquí con un extenso módulo de tareas y flujos de trabajo.

De esta manera, se pueden crear ciertas cadenas de procesos y, los procesos operativos existentes, se pueden definir en documentos electrónicos y ejecutar parcialmente de forma automática.

Esto representa una optimización de procesos sin errores, porque las tareas no solo se pueden asignar a empleados con derechos de usuario específicos y períodos de finalización, requieren liberación digital y también desencadenar automáticamente otras acciones, como notificaciones por email o cambios de estado de documentos.

De esta manera, se pueden mapear todos los procesos del documento.

PaperOffice no distingue entre los tipos de documentos, independientemente de si necesita ayuda para gestionar contratos, facturas, resúmenes y correspondencia por correo electrónico: gracias al sistema de gestión de documentos PaperOffice, sus procesos son más eficientes, transparentes y significativamente más flexibles.

Porque no importa en qué forma lleguen los documentos a la empresa, ya sea en papel, archivos PDF, correos electrónicos o fotos, se archivan y almacenan automáticamente en una base de datos segura.

De este modo, los contratos importantes pueden reconocerse, rescindirse a tiempo o renegociarse. Se liberan documentos con firma digital y se notifican por correo electrónico en lugar del lento correo en papel o el correo electrónico inseguro, contribuyendo a la lealtad del cliente.

Pila de papel frente a la computadora
Trabajo sin papeles a través de procesos digitales

La solución: conocimientos técnicos probados

¿No tiene sentido utilizar el software de gestión en la práctica de inmediato? ¿Qué no solo cumpla con todos los requisitos, sino que también sea fácil de aprender y sea económico?

PaperOffice DMS es la solución completa para el trabajo digital y, con más de 20 años de experiencia en el mercado, uno de los primeros pioneros de DMS.

Contenido

No se trata solo de estructuras religiosas o sociales cuando hablamos de iglesias y comunidades. En muchas áreas son la vida social misma. Esto incluye a personas que a menudo trabajan de voluntarios y que cuidan de otras personas en circunstancias difíciles. También hay varias tareas, que se dividen en tareas pastorales por un lado y actividades administrativas por el otro.

Hay una gran tradición eclesiástica en Alemania: el cuidado de la comunidad asegura la cohesión de los habitantes de los pueblos, pero también de las ciudades. Especialmente hoy, en tiempos de creciente aislamiento y anonimato, existen puntos de contacto para una amplia variedad de preocupaciones en iglesias y comunidades. Por supuesto, no se debe olvidar el lado práctico de una iglesia.

Oficinas de registro, registro de población, oficina de pasaportes, escuelas, guarderías, transporte público, bomberos, áreas de desarrollo, oficina de construcción de carreteras, eliminación de aguas residuales y suministro de agua dulce y, a veces, también el suministro de energía eléctrica.

Estas son las tareas obligatorias. Pero también hay cierto carácter distintivo en cada comunidad. Como por ejemplo campos deportivos, parques infantiles, museos, clubes de personas mayores y centros juveniles. Las iglesias realizan bautizos, acompañan a las personas en su último viaje y son también el escenario de las clásicas bodas en blanco, que hoy vuelve a gozar de gran popularidad.

La mano presiona un botón en un escáner
Los documentos analógicos se escanean con PaperOffice DMS y se guardan como una foto y como texto convertido mediante el software OCR

En muchas de las comunidades políticas y eclesiásticas, el software de administración de documentos como PaperOffice DMS puede brindar un apoyo valioso para completar las tareas. Esto se relaciona con las estructuras superiores, así como con los clubes, autoridades y empresas involucradas.

En primer lugar, PaperOffice DMS es la solución práctica para llevar los archivos analógicos, ya sea el de la asociación local de bomberos o el archivo de la iglesia como bautizos, bodas y funerales, a la era digital. PaperOffice DMS está estructurado de tal manera que se cumplen todas las directrices del RGPD, el Reglamento General de Protección de Datos.

PaperOffice DMS crea claros beneficios para las comunidades, iglesias y municipios

Gracias a su excelente tecnología de base de datos y a su operatividad fácil de aprender, PaperOffice DMS se puede usar dondequiera para que los datos, como documentos o fotos, no solo estén a punto de guardarse, sino también de ordenarse cronológicamente, por ejemplo, y de ser utilizados con varios filtros para crear formularios o estadísticas automáticamente.

El responsable de esto es la inteligencia artificial (IA) integrada en PaperOffice DMS con el bonito nombre PIA. Crea una amplia variedad de plantillas a partir de la base de datos existente y las completa con datos maestros previamente definidos. Estos pueden ser tarjetas de membresía, cartas de felicitación por un cumpleaños importante o máscaras de datos para inventarios en curso o de fechas señaladas en los servicios públicos municipales.

El software OCR integrado en PaperOffice DMS distingue entre un logotipo y texto normal. Las facturas o recibos se pueden encontrar rápidamente en cualquier momento, por ejemplo, utilizando una búsqueda con el OCR, lo que garantiza la mayor transparencia y seguridad jurídica posible.

El archivado también se puede realizar de forma que todos los documentos posteriores de un remitente sean reconocidos y asignados automáticamente.

Mujer sella un documento
Con sellos digitales, los documentos se pueden complementar con información adicional e incluso controlar flujos de trabajo detallados

Argumentos importantes para incluir PaperOffice DMS en la planificación presupuestaria. Finalmente, PaperOffice DMS también convence por el hecho de que se tienen en cuenta la sostenibilidad y la protección del medio ambiente. Tarde o temprano tendrá lugar la conversión completa de documentos analógicos a formato digital y, para entonces, las instituciones que estén utilizando PaperOffice DMS estarán bien preparadas.

El procesamiento de facturas digitales también es ventajoso para muchas comunidades y municipios. Las facturas entrantes se pueden automatizar gracias a PaperOffice DMS y se reenvían al empleado responsable. El proceso de control y de liberación digital también se puede manejar de manera rápida y eficiente a través del sistema.

Con solo un clic del ratón, los datos, incluida la ubicación de archivo, se pueden exportar a su asesor fiscal o viceversa.

Archivado seguro y compatible con revisiones: PaperOffice DMS cumple técnicamente los requisitos legales del GoBD, GDPdU y DSGVO

PaperOffice DMS permite la conexión de otro software, como un ERP y, por supuesto, la transferencia de documentos desde Microsoft Office a través de las interfaces adecuadas. PaperOffice DMS acelera la comunicación.

Los plazos y las citas se supervisan y las acciones se activan automáticamente según la configuración deseada. Los procesos se pueden automatizar e incluso los cambios planificados para el futuro se pueden ingresar de tal manera que entren en vigor en el momento deseado.

Gracias a sus amplias funciones, PaperOffice DMS definitivamente se puede clasificar en el segmento superior de la gestión de contenido empresarial (ECM).

Un ECM incluye la gestión general de todo el contenido de una organización con una jerarquía de acceso correspondiente. PaperOffice DMS puede guardar cualquier contenido en forma digital, cambiar su contenido y formato y ponerlo a disposición.

PaperOffice DMS tiene todas las funciones de un ECM y esto es una excelente relación precio-rendimiento, así como una forma de operación intuitiva que hace innecesaria la costosa capacitación externa o interna. De hecho, hay vídeos tutoriales gratuitos disponibles para acostumbrarse a los diferentes menús. PaperOffice DMS puede convertirse en el centro organizativo de todas las empresas a la velocidad de la luz.

Iglesias, comunidades y municipios se benefician de la gestión de documentos digitales

Sin embargo, con PaperOffice DMS, hay muchas más posibilidades para las comunidades. Por ejemplo, la gestión de inventario, incluido un inventario permanente o de fechas clave. La base de PaperOffice DMS son las cuentas de usuario vinculadas en la red. El almacenamiento de datos de estas cuentas de usuario se combina en la base de datos central. Los documentos se pueden controlar a través de una IA con diferentes algoritmos, que se pueden usar para activar procesos automatizados.

Optimice su tiempo de trabajo hasta en un 7,5 % en comparación con el trabajo en papel gracias al uso de PaperOffice DMS.

Ahorre tiempo buscando, enrutando y compartiendo documentos.

Con sellos digitales, los documentos se pueden complementar con información adicional e incluso controlar flujos de trabajo detallados. A su vez, la función de tareas y flujos de trabajo garantizan que se cumplan y completen los plazos.

PaperOffice DMS es tan adaptable como las tareas en parroquias e iglesias. Los proyectos se pueden procesar conjuntamente desde diferentes ubicaciones utilizando la función de flujos de trabajo. Los documentos que se están procesando no se bloquean para otros, sino que se guardan en la versión respectiva con una marca de tiempo.

En última instancia, la última versión guardada, incluidos todos los cambios, siempre está disponible.

FAQs

Para finalizar, responderemos algunas preguntas frecuentes sobre el tema. "Digitalización en comunidades, iglesias y municipios":

¿Cómo pueden los empleados acceder a PaperOffice?

Debido a la arquitectura descentralizada y moderna del programa, PaperOffice se puede usar en casi cualquier dispositivo, desde PCs hasta teléfonos inteligentes, tabletas y televisores.

¿Qué sucede con los datos si PaperOffice no existe?

No sucederá, pero para tranquilizarlo puede exportar sus datos EN CUALQUIER MOMENTO, ya que PaperOffice se basa en una estructura de base de datos abierta, puede acceder a sus datos en cualquier momento.

Tema de protección de datos: ¿dónde se almacenan todos los documentos?

PaperOffice almacenará todos los documentos internamente con cifrado de alto nivel, lo que lo hace inmune al robo de datos, por ejemplo, y supera todos los requisitos de GDPR y GoBD. Evite errores: ¡NUNCA guarde los datos en una nube de terceros!

¿Se puede adaptar PaperOffice exactamente a las especificaciones?

Sí, PaperOffice se puede adaptar al 100 % al uso previsto para garantizar una integración perfecta en los procesos y sistemas existentes. Incluso la interfaz del programa puede diseñarse completamente y adaptarse libremente.

Conclusión

PaperOffice DMS es compatible con comunidades, iglesias, municipios y ofrece interfaces adecuadas para otro software, conexiones API y se puede ampliar en cualquier momento según sus deseos. El software es fácil de aprender y se puede integrar fácilmente en la práctica diaria sin causar problemas por motivos de formación.

PaperOffice DMS recomienda utilizar un NAS (almacenamiento de datos compatible con la red) con una función de copia de seguridad para que los datos importantes no se pierdan ni se espíen en nubes de terceros.

En última instancia, PaperOffice DMS impresiona con una muy buena relación precio-rendimiento y un inmenso conocimiento a través de más de 20 años de experiencia práctica.

PaperOffice resuelve cualquier problema: Garantizado.

Estudio de caso

El camino digital del patriarcado con PaperOffice DMS

"Estamos encantados después de un año y medio de trabajo y, sin embargo, aún no hemos explotado por completo esta fantástica obra maestra".

Pedro Silva
Asistente Administrativo del Patriarcado de Lisboa