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Automatización de procesos de negocio en el sector de la restauración y la hostelería


PaperOffice DMS para gastronomía permite un flujo fluido de información entre departamentos gracias a la digitalización y automatización de los procesos comerciales.

Consejo profesional

Documentos escritos, contratos, giros, recibos, albaranes y mucho más están siendo reemplazados por documentos electrónicos gracias a la digitalización, optimizando así al máximo todos los procesos de trabajo.

La IA integrada permite automatizar en gran medida los procesos comerciales, acelerando sus procesos, aumentar el éxito y su satisfacción.

Digitalización en la industria de la restauración y la hostelería

Como industria hotelera y de catering tiene muchos documentos importantes que administrar:

recibos de entretenimiento, facturas, notas de entrega, contratos y mucho más. Por tanto, las empresas de restauración y hostelería son las que se benefician significativamente del uso de un software de gestión documental adecuado.

Sin un sistema de gestión de documentos adecuado hay mucho esfuerzo manual.

Todos estos documentos deben digitalizarse si llegan en papel, requieren archivado estructurado, asignación de tareas, flujos de trabajo y deben estar disponibles de inmediato bajo demanda.

PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo, genera ahorros de costos, como la eliminación de documentos en papel y crea una visión general clara de los documentos importantes, como recibos, contratos, notas de entrega u otras cartas, al administrarlos y digitalizarlos en el futuro en PaperOffice.

La mejor solución es utilizar un software de gestión de documentos bien pensado como PaperOffice DMS.

También puede beneficiarse de las tareas administrativas digitales y estar al tanto de todos los contratos de alquiler, servicio y la correspondencia oficial, que se vuelven a enviar o se asignan a los empleados por distribución de tareas.

Recepcionista en el teléfono y mira el monitor
PaperOffice DMS crea claras ventajas en la industria de la restauración

El archivo digital y a prueba de revisión de documentos y recibos conduce en última instancia a la seguridad jurídica de acuerdo con las disposiciones del GoBD.

¿Cómo "sin papeles" en la industria hotelera y de catering?

PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo, genera ahorros de costos, como la eliminación de documentos en papel y crea una visión general clara de los documentos importantes, como recibos, contratos, notas de entrega u otras cartas, al administrar y digitalizarlos con PaperOffice en el futuro.

Capturar, procesar, compartir, buscar y rastrear sus documentos se vuelve muy fácil con el uso de PaperOffice.

Gracias al acceso controlado, listas de tareas detalladas, así como aprobaciones mediante flujos de trabajo y notificaciones confiables por correo electrónico, los empleados pueden completar las tareas asignadas de manera eficiente y las personas autorizadas pueden aprobar o denegar fácilmente.

Con la solución de software PaperOffice DMS no se pierden más documentos. Y sin importar dónde se encuentre puede acceder a documentos importantes en segundos.

Por supuesto, siempre trabaja con nuestros sistemas de conformidad con la ley y completamente a prueba de revisión.

Gestión documental orientada a procesos

La gestión de documentos orientada a procesos garantiza que estos documentos permanezcan actualizados con poco esfuerzo. PaperOffice lo ayuda aquí con un extenso módulo de tareas y flujos de trabajo.

De esta manera, se pueden crear ciertas cadenas de procesos y los procesos operativos existentes se pueden definir en documentos electrónicos y ejecutar parcialmente de forma automática.

Esto representa una optimización del proceso sin errores, ya que la tarea no solo se puede asignar a empleados con derechos de usuario específicos y períodos de finalización que requieren aprobación digital, sino que también desencadena automáticamente otras acciones, como notificaciones por correo electrónico o cambios de estado de documentos.

De esta manera, se pueden mapear todos los procesos del documento.

Además de toda una gama de ventajas, PaperOffice DMS es la herramienta ideal para controlar varios documentos.

Cada documento, desde la factura de un paquete de bebidas del supermercado hasta las distintas reservas, ejecuciones de servicios y cancelaciones, todo puede guardarse en el orden cronológico correcto y recuperarse según sea necesario.

El software de administración de documentos como PaperOffice DMS es el más adecuado para estas tareas. Porque es un software de gestión documental que puede hacer mucho más que gestionar documentos.

PaperOffice no distingue entre los tipos de documentos, independientemente de si necesita ayuda para gestionar contratos, alegaciones y correspondencia por correo electrónico: gracias al sistema de gestión de documentos PaperOffice, sus procesos anteriores en la empresa son digitalizados, haciéndolos más eficientes, transparentes y significativamente más flexibles.

Porque no importa en qué forma lleguen los documentos a la empresa, ya sea en papel, archivos PDF, correos electrónicos o fotos, se archivan y almacenan automáticamente en una base de datos segura.

De este modo, los contratos importantes pueden reconocerse, rescindirse a tiempo o renegociarse. Liberación de documentos con firma digital y notificación por correo electrónico en lugar del lento correo en papel o el inseguro correo electrónico, contribuyendo a la lealtad del cliente.

El cocinero escribe algo
Capturar, procesar, compartir, buscar y rastrear sus documentos se vuelve muy fácil con el uso de PaperOffice DMS

La solución: conocimientos técnicos probados

¿No tiene sentido utilizar el software de gestión en la práctica de inmediato? ¿Que no solo cumpla con todos los requisitos, sino que también sea fácil de aprender y sea económico?

PaperOffice DMS es la solución completa probada para el trabajo digital y, con más de 20 años de experiencia en el mercado, uno de los primeros pioneros de DMS.

Contenido

Celebrar fiestas, comer bien sin tener que cocinar uno mismo, vivir algo extraordinario y quedar con amigos: eso lo llevamos en la sangre.

No en vano, la asociación de restaurantes DEHOGA registró un total de casi 158.000 empresas en la industria de la restauración para 2020, sin incluir pernoctaciones como hoteles o casas de huéspedes. En Alemania, por ejemplo, hay una empresa del sector Gastro & Event por cada 518 habitantes.

Ningún otro comercio en Alemania puede presumir de una densidad tan alta.

Aunque la industria de la restauración es muy popular como negocio, no es nada fácil, especialmente porque el marco legal está asociado con más y más regulaciones, como la obligación de proporcionar un recibo o la obligación de usar efectivo. Por regla general, las empresas familiares más grandes lo tienen un poco más fácil y Alemania tiene una larga tradición en este sentido.

En términos de contenido, ha pasado mucho en términos de gastronomía y eventos en el mundo globalizado de hoy, desde entonces hasta el siglo XXI. Hay una variedad muy amplia de diferentes ofertas gastronómicas y se realizan eventos de todo tipo. En consecuencia, el esfuerzo de organización es enorme y requiere una administración adecuada para mantener una visión general adecuada.

Existe una gran variedad de softwares de gastronomía que se utiliza principalmente para reservar pedidos, crear recibos y calcular impuestos correctamente. Pero ¿qué pasa con todo lo demás? No es raro que los organizadores de eventos o restauradores encuentren una gestión con una apariencia bastante caótica.

Una de las razones de esto es que el papel todavía juega un papel importante en la gastronomía y en la gestión de eventos. Notas de entrega, facturas, contratos, ofertas y otras cosas literalmente revolotean en los lugares, simplemente porque en la industria de la restauración el contacto personal con el restaurador es más importante para los proveedores y representantes que en cualquier otra industria. Los albaranes de entrega y similares se pueden estar con usted de inmediato. Pero, ¿cuál es la forma más fácil de crear órdenes y mantener una visión general? PaperOffice DMS es la respuesta a esta pregunta.

PaperOffice DMS crea claras ventajas en la industria de la restauración

Gracias a PaperOffice DMS, la integración perfecta del software DMS en la infraestructura IT existente de la industria hotelera y de catering se puede llevar a cabo sin ningún problema, lo que también significa la optimización de los procesos comerciales.

El software de administración de documentos convierte el papeleo analógico en datos digitales, incluso con la cámara de un teléfono celular. Porque la gestión de recibos de hostelería y albaranes no debe subestimarse en este sector.

Gracias al uso de PaperOffice DMS y la conexión de escáner disponible por defecto, los empleados pueden digitalizar los documentos analógicos entrantes sin mucho esfuerzo. Esto asegura que todos los documentos importantes se puedan encontrar en cualquier momento.

La mano presiona un botón en un escáner
Los documentos analógicos se escanean con PaperOffice DMS y se guardan como una foto y como texto convertido mediante el software OCR.

Además, los documentos en papel se pueden registrar con un teléfono inteligente o tableta y se pueden enviar directamente a la computadora portátil con el sistema operativo Windows, por ejemplo, gracias a la función integrada de correo "Dropmail". Aquí, a su vez, PaperOffice DMS permite la importación de las imágenes y las convierte en formatos de texto, por supuesto, conservando el formato de la foto.

El software OCR integrado en PaperOffice DMS distingue entre un logotipo y texto normal. Los albaranes de entrega de las empresas asociadas o los recibos se pueden encontrar rápidamente en cualquier momento, por ejemplo durante la búsqueda y utilizando una búsqueda OCR, lo que garantiza la mayor transparencia y seguridad jurídica posible.

El archivado también se puede realizar de forma que todos los documentos posteriores de un remitente sean reconocidos y asignados automáticamente.

Además, PaperOffice DMS ofrece a los restauradores y administradores de eventos otras herramientas prácticas, como una función de flujos de trabajo, ideal para controlar eventos, la creación automatizada de plantillas, como menús, y evaluaciones estadísticas, como la frecuencia de clientes o consumo de bebidas.

Restaurante del vestíbulo del hotel
Las empresas del sector de la restauración y la hostelería se benefician de la gestión documental digital

Argumentos importantes para incluir PaperOffice DMS en la planificación presupuestaria. Finalmente, PaperOffice DMS también convence por el hecho de que se tienen en cuenta la sostenibilidad y la protección del medio ambiente. Tarde o temprano tendrá lugar la conversión completa de documentos analógicos a formato digital y entonces la institución pública, que ya estará utilizando PaperOffice DMS, estará bien preparada.

El procesamiento de facturas digitales también es ventajoso para muchas empresas de la industria hotelera y de catering. Las facturas entrantes se pueden automatizar gracias a PaperOffice DMS y se reenvían al empleado responsable. El proceso de control y liberación a través de la liberación digital también se puede manejar de manera rápida y eficiente a través del sistema.

Con solo un clic del ratón, los datos, incluida la ubicación de archivo, se pueden exportar a su cliente, asesor fiscal o viceversa.

Archivado seguro y compatible con revisiones: PaperOffice DMS cumple técnicamente los requisitos legales del GoBD, GDPdU y DSGVO

Negociaciones para un contrato
La digitalización con PaperOffice trae inmensas ventajas

PaperOffice DMS permite la conexión de otro software, como un ERP y, por supuesto, la transferencia de documentos desde Microsoft Office a través de las interfaces adecuadas. PaperOffice DMS acelera la comunicación.

Los plazos y las citas se supervisan y las acciones se activan automáticamente según la configuración deseada. Los procesos de pedido se pueden automatizar e incluso los cambios planificados para el futuro se pueden ingresar de tal manera que entren en vigor en el momento deseado.

Gracias a sus amplias funciones, PaperOffice DMS definitivamente se puede clasificar en el segmento superior de la gestión de contenido empresarial (ECM).

Un ECM incluye la gestión general de todo el contenido de una organización con una jerarquía de acceso correspondiente. PaperOffice DMS puede guardar cualquier contenido en forma digital, cambiar su contenido, formato y ponerlo a disposición.

PaperOffice DMS tiene todas las funciones de un ECM a una excelente relación precio-rendimiento, así como una forma de operación intuitiva que hace innecesaria la costosa capacitación externa o interna. De hecho, hay vídeos tutoriales gratuitos disponibles para acostumbrarse a los diferentes menús. PaperOffice DMS puede convertirse en el centro organizativo de todas las empresas a la velocidad de la luz.

Las empresas del sector de la restauración y la hostelería se benefician de la gestión documental digital

Sin embargo, con PaperOffice DMS, hay muchas más posibilidades para los restauradores. Por ejemplo, la gestión de inventario, incluido un inventario permanente o de fecha clave. La base de PaperOffice DMS son las cuentas de usuario vinculadas en la red. El almacenamiento de datos de estas cuentas de usuario se combina en la base de datos central. Los documentos se pueden controlar a través de una IA con diferentes algoritmos y que se pueden usar para activar procesos automatizados.

Optimice su tiempo de trabajo hasta en un 7,5% en comparación con el trabajo en papel gracias al uso de PaperOffice DMS.

Ahorre tiempo buscando, enrutando y compartiendo documentos.

Con sellos digitales, los documentos se pueden complementar con información adicional e incluso controlar flujos de trabajo detallados. A su vez, la función de tarea y flujos de trabajo garantiza que se cumplan y completen los plazos.

PaperOffice DMS tiene una navegación de menú inteligente que está estructurada lógicamente y permite una operación intuitiva en muchas áreas. Los tutoriales en vídeo disponibles de forma gratuita en internet brindan soporte adicional y, por supuesto, los cursos de capacitación también se pueden realizar directamente en la sede de la empresa del cliente si así lo desea.

Además de documentar los diferentes tipos de fases, PaperOffice DMS es igualmente adecuado para respaldar tareas logísticas para la adquisición de materiales. Gracias a las posibilidades de configurar bases de datos en PaperOffice DMS, la compra y el consumo de materiales se pueden monitorear y asignar niveles de advertencia. La IA interna se puede utilizar para crear plantillas que reaccionan automáticamente si hay cuellos de botella o escasez, por ejemplo, si se realizan pedidos repetidos aunque la cantidad existente fuera suficiente. Para ello se puede utilizar la función de flujos de trabajo, con la que los empleados responsables de la empresa pueden comparar la ejecución de sus tareas.

PaperOffice DMS en el sector de la restauración y la hostelería, para que no se descuide el contacto con el huésped por todo el papeleo.

FAQs

Finalmente, respondemos algunas preguntas más frecuentes sobre el tema "Digitalización en la industria gastronómica y hotelera":

¿Cómo pueden los empleados acceder a PaperOffice?

Debido a la arquitectura descentralizada y moderna del programa, PaperOffice se puede usar en casi cualquier dispositivo, desde PCs hasta teléfonos inteligentes, tabletas y televisores.

¿Qué sucede con los datos si PaperOffice no existe?

No sucederá, pero para tranquilizarlo puede exportar sus datos EN CUALQUIER MOMENTO, ya que PaperOffice se basa en una estructura de base de datos abierta, puede acceder a sus datos en cualquier momento.

Tema de protección de datos: ¿dónde se almacenan todos los documentos?

PaperOffice almacenará todos los documentos internamente con cifrado de alto nivel, lo que lo hace inmune al robo de datos, por ejemplo, y supera todos los requisitos del GDPR y GoBD.
Evite errores: ¡NUNCA guarde los datos en una nube de terceros!

¿Se puede adaptar PaperOffice exactamente a las especificaciones?

Sí, PaperOffice se puede adaptar al 100 % al uso previsto para garantizar una integración perfecta en los procesos y sistemas existentes. Incluso la interfaz del programa puede diseñarse completamente y adaptarse libremente.

Conclusión

PaperOffice DMS admite proveedores de servicios financieros y bancos y ofrece interfaces apropiadas para otro software, conexiones API y se puede ampliar en cualquier momento según sus deseos. El software es fácil de aprender y se puede integrar fácilmente en la práctica diaria sin causar problemas por motivos de formación.

PaperOffice DMS recomienda utilizar un NAS (almacenamiento de datos compatible con la red) con una función de copia de seguridad para que los datos importantes no se pierdan ni se espíen en nubes de terceros.

En última instancia, PaperOffice DMS impresiona con una muy buena relación precio-rendimiento y un inmenso conocimiento a través de más de 20 años de experiencia práctica.

Esto es lo que dicen nuestros clientes

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