Procesos empresariales digitales en la industria y producción del mueble
La automatización de los procesos comerciales y las soluciones especializadas en la industria del mueble y la fabricación son los requisitos previos para la eficiencia y el éxito. La necesidad de ello ya no es un lujo opcional, sino imprescindible para seguir siendo competitivos a largo plazo.
Consejo profesional
Los documentos importantes en papel existentes, como alegaciones, estados de cuenta, contratos, cartas externas, facturas, informes se reemplazan por documentos electrónicos gracias a la digitalización y, por lo tanto, optimizan al máximo todos los procesos de trabajo.PaperOffice no solo permite la gestión de documentos, también le permite el acceso inmediato a archivos digitales de clientes y de crédito.
Digitalización en la industria de la manufactura y del mueble
Con la avalancha actual de datos digitales y en papel, es importante asegurarse de que los documentos importantes no se pierdan y estén disponibles cuando sea el momento adecuado.
Las empresas de la industria del mueble y la industria manufacturera se benefician significativamente del uso de una gestión de datos adecuada, ya que reciben documentos en papel todos los días.
En la industria manufacturera, todos los días se generan documentos importantes: alegatos, bocetos, borradores, cartas externas, investigaciones, opiniones de expertos y mucho más. Estos no solo llegan por correo, muchas cartas también llegan por correo electrónico.
Todos estos documentos deben digitalizarse si llegan en papel, requieren archivado estructurado, asignación de tareas, flujos de trabajo y deben estar disponibles de inmediato bajo demanda.
Porque todos los procesos en la industria del mueble y el comercio de producción requieren un perfecto flujo de información y una ejecución estructurada. Las ventajas necesarias solo se pueden conseguir gracias a la digitalización.
Porque un archivo de documentos digitales permite el acceso inmediato a todos los documentos necesarios y la participación en los procesos de aprobación. No importa si estás en la oficina, trabajando desde casa o en un viaje de negocios.
La gestión de documentos digitales puede ayudarlo con esto: ya sean archivos de máquinas, instrucciones de operación, catálogos de repuestos y registros de mantenimiento, todo se puede archivar en un DMS y volver a encontrar en cuestión de segundos.
Es muy importante que se cumplan los plazos importantes y se tomen las medidas legales para almacenar los documentos.
PaperOffice DMS le brinda una estructura clara en sus documentos y lo ayuda a lidiar con la avalancha de información.
PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo y crea una visión general clara de los documentos importantes, como contratos o cartas, al administrarlos digitalmente en PaperOffice en el futuro.
Los procesos digitalizados crean una clara ventaja
En la industria del mueble y la industria manufacturera se usa mucho papel todos los días. Por un lado, dado que los procesos son bastante complejos, lleva a grandes montañas de papel y enormes cantidades de datos, pero también a un largo proceso de búsqueda.
El sistema de gestión de documentos PaperOffice reúne la organización y la protección de datos bajo un mismo capó. El innovador sistema proporciona herramientas de búsqueda y recuperación optimizadas que reducen el tiempo de respuesta y aseguran que los documentos nunca se pierdan, lo que siempre es una satisfacción para las empresas.
Así es PaperOffice DMS, un software de administración de documentos que puede hacer mucho más que solo administrar documentos.
PaperOffice no distingue entre los tipos de documentos, independientemente de si necesita ayuda para gestionar contratos, alegaciones y correspondencia por correo electrónico: gracias al sistema de gestión de documentos PaperOffice, sus procesos anteriores en su empresa digitalizados, haciéndolos más eficientes, transparentes y significativamente más flexibles.
Porque no importa en qué forma lleguen los documentos a la empresa, ya sea en papel, archivos PDF, correos electrónicos o fotos, se archivan y almacenan automáticamente en una base de datos segura.
De este modo, los contratos importantes pueden reconocerse, rescindirse a tiempo o renegociarse. La liberación de documentos con firma digital y notificación por correo electrónico, en lugar del lento correo en papel o inseguro el correo electrónico inseguro, contribuyen a la lealtad del cliente.
Automatización gracias a soluciones de IA y flujo de trabajo
Gracias a la IA integrada se activan reglas automáticas. Esta IA clasifica automáticamente los documentos en carpetas como "Factura" y "Albaranes de entrega", almacena las palabras clave apropiadas y activa el flujo de trabajo digital almacenado para el tipo de documento.
PaperOffice cumple con los más altos estándares de seguridad como la gestión de autorizaciones o la concesión de autorizaciones de acceso. El usuario define los pasos de trabajo individuales exactamente como se ejecutarían, por ejemplo, el "registro", "verificación", "liberación" y "contabilización" de facturas.
La responsabilidad no solo se puede asignar a personas individuales, sino también a grupos de usuarios como "Contabilidad" o "Producción", de modo que un compañero pueda intervenir inmediatamente si un empleado está ausente.
La tecnología OCR no solo reconoce el contenido del documento, sino también todos los campos de datos relacionados con los impuestos, como el número de documento, la fecha, el importe neto, fiscal y bruto. Los datos importados están disponibles para el control de evaluaciones, transacciones de pago y contabilidad financiera. Esto ahorra el tedioso trabajo de entrada y reduce los errores de publicación.
Con solo un clic del ratón, los datos, incluida la ubicación de archivo, se pueden exportar a su cliente, asesor fiscal o viceversa.
La solución: conocimientos técnicos probados
¿No tiene sentido utilizar el software de gestión en la práctica de inmediato? ¿Que no solo cumpla con todos los requisitos, sino que también sea fácil de aprender y sea económico?
PaperOffice DMS es la solución completa probada para el trabajo digital y, con más de 20 años de experiencia en el mercado, uno de los primeros pioneros de DMS.
Todo-en-Uno gracias al uso de PaperOffice DMS
Las empresas de la industria del mueble, así como los comercios de producción, deben procesar documentos para todas las transacciones comerciales. El constante desarrollo de los modelos de negocio crea constantemente nuevos desafíos. Lo que necesitan es un buen sistema de gestión de documentos.
PaperOffice DMS es el software adecuado porque tiene todo lo que necesitan las industrias del mueble y la fabricación, como:
- Almacenamiento de documentos en todos los formatos digitales según los principios del RGPD.
- Funciones para enviar y volver a enviar documentos atrasados que requieren acción.
- Una función de almacenamiento de datos de autoaprendizaje con etiquetado y motor de búsqueda interno.
- Asignación automática de documentos recién agregados a la carpeta correcta.
- Creación y conexión de bases de datos sencillas, incluida una máscara personalizable individualmente.
- Creación de plantillas automatizadas para operaciones y procesos repetitivos.
Integre los flujos de trabajo digitales en los procesos comerciales
La función de flujos de trabajo de PaperOffice simplifica la comunicación. La gestión de documentos orientada a procesos garantiza que estos documentos permanezcan actualizados con poco esfuerzo. PaperOffice DMS le permite tener en cuenta fácilmente los períodos de retención y eliminación aplicables. Los flujos de trabajo digitales están integrados en los procesos comerciales, lo que garantiza el cumplimiento de los pasos esenciales del proceso y, por lo tanto, el cumplimiento.
PaperOffice admite esto con un amplio módulo de tareas y flujos de trabajo.
De esta manera, se pueden crear ciertas cadenas de procesos y los procesos operativos existentes se pueden definir en documentos electrónicos y ejecutar parcialmente de forma automática.
Esto representa una optimización del proceso sin errores, ya que la tarea no solo se puede asignar a empleados con derechos de usuario específicos y períodos de finalización, requiere aprobación digital y desencadenar automáticamente otras acciones, como notificaciones por correo electrónico o cambios de estado de documentos.
De esta manera, los metadatos relevantes también se pueden almacenar después del proceso de archivo de los documentos. Además del tipo de documento, se puede especificar el período de archivo y la información del cliente asociada.
La industria del mueble y los oficios de producción se benefician de la gestión de documentos digitales
Optimice su tiempo de trabajo hasta en un 7,5 % en comparación con el trabajo en papel gracias al uso de PaperOffice DMS.
Ahorre tiempo buscando, enrutando y compartiendo documentos.
Por supuesto, PaperOffice DMS permite la migración e integración de datos digitales existentes desde soluciones de software existentes.
Al mismo tiempo, PaperOffice DMS es la interfaz entre lo analógico y lo digital. Usando su función de escaneo, el software puede leer documentos analógicos, planos, fotos en el sistema y digitalizarlos usando escáneres, pero también grabaciones de teléfonos móviles, donde los textos se convierten en escritura usando OCR y se pueden editar con los programas de Office.
Las marcas de tiempo y las versiones garantizan que el documento digital se corresponda con el original analógico.
PaperOffice DMS no solo es extenso en sus funciones, sino que también es fácil de aprender, guiado por tutoriales en video, pero también por consejos y capacitación individuales si lo desea. Todo esto a una muy buena relación precio-rendimiento.
FAQs
Para finalizar, responderemos algunas preguntas frecuentes sobre el tema. "Digitalización en la industria del mueble y empresas productoras":
¿Cómo pueden los empleados acceder a PaperOffice?
Debido a la arquitectura descentralizada y moderna del programa, PaperOffice se puede usar en casi cualquier dispositivo, desde PCs clásicas hasta teléfonos inteligentes, tabletas y televisores.
¿Qué sucede con los datos si PaperOffice no existe?
No sucederá, pero para tranquilizarlo: puede exportar sus datos EN CUALQUIER MOMENTO, ya que PaperOffice se basa en una estructura de base de datos abierta, puede acceder a sus datos en cualquier momento.
Tema protección de datos: ¿dónde se almacenan todos los documentos?
PaperOffice almacenará todos los documentos internamente con cifrado de alto nivel, lo que lo hace inmune al robo de datos, por ejemplo, y supera todos los requisitos del GDPR y GOBD.
Evite errores: ¡NUNCA guarde los datos en una nube de terceros!
¿Se puede adaptar PaperOffice exactamente a las especificaciones?
Sí, PaperOffice se puede adaptar al 100 % al uso previsto para garantizar una integración perfecta en los procesos y sistemas existentes. Incluso la interfaz del programa puede diseñarse completamente y adaptarse libremente.
Conclusión
PaperOffice DMS es compatible con empresas de la industria del mueble, así como con empresas de producción, y ofrece interfaces adecuadas para otro software, conexiones API y se puede ampliar en cualquier momento según sus deseos. El software es fácil de aprender y se puede integrar fácilmente en la práctica diaria sin causar problemas por motivos de formación.
PaperOffice DMS recomienda utilizar un NAS (almacenamiento de datos compatible con la red) con una función de copia de seguridad para que los datos importantes no se pierdan ni se espíen en nubes de terceros.
En última instancia, PaperOffice DMS impresiona con una muy buena relación precio-rendimiento y un inmenso conocimiento a través de más de 20 años de experiencia práctica.