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Certificación y almacenamiento de documentos compatible con GOBD.

Al estar certificado y aprobado para los dos estándares de digitalización más altos a nivel mundial, GOBD (anteriormente GDPDU) y DSGVO (EU-GDPR), PaperOffice garantiza que estará en el lado seguro.

Puntos destacados

100% GOBD con seguridad de revisión.

A través de la seguridad en la documentación del procedimiento, es posible verificarla y revisarla en cualquier momento, protegida contra manipulaciones y pérdidas, para cumplir con los requisitos de las auditorías y revisiones y mantener su validez a largo plazo.

100% cumplimiento del RGPD al no almacenar en la nube.

El almacenamiento local de datos sin almacenamiento en la nube simplifica la documentación de procesos, proporciona un mayor control sobre el acceso a la información y permite un acceso más fácil a versiones antiguas, así como una compartición segura de documentos e información al colaborar con otros miembros del equipo.

100% Control de acceso

Gracias al control de acceso de PaperOffice DMS, se garantiza que solo aquellos que estén autorizados para utilizar el sistema de gestión de documentos puedan acceder a los datos a los que su acceso esté restringido. Además, se asegura que los datos personales no puedan ser leídos, copiados, modificados o eliminados de forma no autorizada durante su procesamiento, uso y almacenamiento.

Archivo de documentos legalmente explicado

Te guiamos a través de la jungla legal, revelamos conocimientos de marketing y te explicamos por qué PaperOffice es tu base de documentos perfecta para todos los requisitos legales.

Documentación del Procedimiento

Esto es lo que necesitas: Documentación de procedimientos de acuerdo a las regulaciones GoBD.

Documentación de procedimiento modelo para la digitalización sustitutiva, publicada por la Cámara Federal de Asesores Fiscales (BStBK) en colaboración con la Asociación Alemana de Asesores Fiscales (DStV).

Obligación de presentar pruebas

¿Qué dice una documentación de procedimientos?

Que todo funcione como planeado para ti.

Con la documentación del procedimiento, las empresas pueden demostrar que su contabilidad con soporte informático, así como el almacenamiento de datos y documentos, cumplen con los principios de regularidad definidos en el GoBD.

Que puedes proporcionar cualquier documento bajo solicitud

El objetivo es hacer que los documentos contables y de archivo de la empresa sean comprensibles y verificables en un tiempo razonable para un experto, por ejemplo, en el contexto de una auditoría.

Con este fin, se describe detalladamente cómo se capturan, reciben, digitalizan, procesan, emiten y almacenan los comprobantes y documentos. El usuario sujeto a impuestos de la solución informática utilizada, o el propio empresario, es responsable de elaborar una documentación de procedimientos.

Documentación de procesos

¿Qué consideraciones debe tener en cuenta una documentación del proceso?

Para cada sistema de IT, debería estar disponible una documentación de procedimientos claramente estructurada. El contenido, la estructura y los resultados del proceso de IT deben ser totalmente evidentes y convincentes.
Para garantizar la trazabilidad, se requiere una documentación de procedimientos completa y actualizada que registre todos los cambios en los sistemas y tecnologías en relación con el contenido y el tiempo sin lagunas.

La documentación del procedimiento también debe mostrar cómo se capturan, procesan, emiten y almacenan los documentos electrónicos.
Una descripción del procedimiento de backup integrado en PaperOffice para aplicaciones de bases de datos locales, también es una parte importante de la documentación del proceso.

Una documentación del proceso describe el proceso organizativo y técnico deseado. Desde la generación de la información hasta la indexación, procesamiento, almacenamiento y recuperación unívoca.

en el lado seguro

La solución: PaperOffice compatible con GOBD para el almacenamiento de documentos.

PaperOffice cumple con la certificación y prueba de todos los requisitos de software de acuerdo con GOBD mediante el cumplimiento de todos los estándares requeridos.

Configuraciones predeterminadas1/6

PRINCIPIO DE RASTREABILIDAD Y VERIFICABILIDAD (CAPÍTULO 3.1 de las GOBD)

Según las GoBD, el contribuyente está obligado a asegurar que el sistema informático esté protegido contra la pérdida (por ejemplo, la incapacidad de encontrarlo) y contra inserciones y modificaciones no autorizadas.

Configuraciones predeterminadas2/6

PRINCIPIOS DE VERDAD, CLARIDAD Y REGISTROS CONTINUOS CON TEMAS INDIVIDUALES (CAPÍTULO GOBD 3.2)

Los componentes del servidor DMS generalmente están sujetos a los mismos requisitos de seguridad que otros componentes de TI. Los temas relevantes son la vigilancia y la seguridad de los datos.

Configuraciones predeterminadas3/6

COMPLETION (GOBD- CHAPTER 3.2.1)

Cada documento sujeto a obligación de conservación debe ser registrado individualmente y con todos sus componentes (completitud y integridad).

Configuraciones predeterminadas4/6

PRECISIÓN (CAPÍTULO 3.2.2 DE GOBD)

Siguiendo el principio de precisión, el DMS debe asegurarse de que los documentos y datos a archivar cumplan con el grado requerido de correspondencia con el original (visualmente o en contenido).

Configuraciones predeterminadas5/6

ORGANIZACIÓN (CAPÍTULO 3.2.4 DE GOBD)

Los principios de contabilidad adecuada se considerarán cumplidos de manera continua al utilizar un DMS si se puede garantizar el cumplimiento de los criterios de regularidad durante todo el período de retención.

Configuraciones predeterminadas6/6

INMUTABILIDAD (SECCIÓN 3.2.5 DE GOBD)

Los GoBD requieren que el procedimiento de procesamiento de datos utilizado esté diseñado de tal manera que toda la información que haya ingresado al proceso de procesamiento no pueda ser suprimida o sobrescrita, borrada, modificada o falsificada sin ser identificada (capítulo 3.1 de GoBD; párr. 58-60).

Preguntas frecuentes
¿Quién ayuda en la documentación de procesos?

Quien tenga plena confianza en sus propios procesos es probable que pueda prescindir de un asesor fiscal. Sin embargo, recomendamos que, al menos al crear la documentación de los procedimientos, se solicite ayuda de un asesor fiscal. Según nuestra propia experiencia, siempre es recomendable y útil conversar abiertamente con el organismo de control, ya que, a pesar de todas las regulaciones y normas, al final el propio auditor es quien decide.

¿Quién aprueba la documentación del proceso?

Cuidado con el conocimiento parcial de marketing: ¡Las autoridades fiscales no aceptan certificados de ningún tipo emitidos por nadie! En caso de necesidad, lo único que cuenta es la presentación de la documentación del procedimiento de acuerdo con los principios de ordenación de la contabilidad electrónica ("GoBD"); y si todo está en orden, lo decide la entidad de auditoría, por ejemplo, sus auditores fiscales o la oficina de impuestos.

¿Por qué no es suficiente solo con PaperOffice?

Explicación breve y concisa: aunque haya archivado una factura de forma legal y segura en PaperOffice, es posible que la factura haya sido manipulada o alterada ANTES de ser escaneada. Aunque esté guardada de forma segura según los estándares, el proceso en su conjunto no cumple con los requisitos de seguridad y, por lo tanto, no cumple con las directrices GoBD.

¿Puedo desechar los documentos originales?

Los documentos con relevancia legal, como contratos, todavía deben conservarse en su forma original. Para ser concisos: La agencia tributaria acepta comprobantes electrónicos, pero en caso de disputa, los tribunales solo aceptan los originales. Esto se debe a que solo en los documentos originales se puede verificar una firma como auténtica. Recomendamos nunca desechar los originales.

¿Por qué puedo eliminar los documentos de PaperOffice?

También existe una documentación del proceso para esto. Porque eliminar por completo no es posible técnicamente mientras los datos estén almacenados en su sistema. En última instancia, usted puede eliminar el registro directamente de la base de datos. O puede extraer el disco duro. O desechar el servidor. O demoler el edificio.

¿Cómo encuentro recomendaciones técnicas de DMS?

Bitkom ha desarrollado una lista de verificación de GOBD para sistemas de gestión de documentos de acuerdo con la última versión de GOBD del 28/11/2019, que puedes encontrar aquí.

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“En la industria, el tema de la digitalización es cada vez más notorio. Esto se aplica, por ejemplo, a nuestras hojas de datos técnicos, datos de clientes, cálculos o nuestros planos, dibujos y configuraciones. Después de la introducción de PaperOffice DMS, se pudo reducir el esfuerzo manual. Ahora somos pioneros en digitalización en empresas productivas, Industria 4.0.”

D. Antonio Jesús Sánchez
Director General e Ingeniero de Producto y Procesos de Butterfly Engineers S.L.