Certificación y almacenamiento de documentos conforme a GOBD

Por la certificación y aprobación para los dos estándares de digitalización más altos del mundo, GOBD (anteriormente GDPDU) y DSGVO (RGPD de la UE), con PaperOffice tienes garantizada la seguridad.

Aspectos destacados

100% GOBD con seguridad de revisión.

A través de la seguridad en la documentación del procedimiento, es posible verificarla y revisarla en cualquier momento, protegida contra manipulaciones y pérdidas, para cumplir con los requisitos de las auditorías y revisiones y mantener su validez a largo plazo.

100% cumplimiento del RGPD al no almacenar en la nube.

El almacenamiento local de datos sin almacenamiento en la nube simplifica la documentación de procesos, proporciona un mayor control sobre el acceso a la información y permite un acceso más fácil a versiones antiguas, así como una compartición segura de documentos e información al colaborar con otros miembros del equipo.

100% Control de acceso

Gracias al control de acceso de PaperOffice DMS, se garantiza que solo aquellos que estén autorizados para utilizar el sistema de gestión de documentos puedan acceder a los datos a los que su acceso esté restringido. Además, se asegura que los datos personales no puedan ser leídos, copiados, modificados o eliminados de forma no autorizada durante su procesamiento, uso y almacenamiento.

¿Qué dice una documentación de procedimientos?

Que todo funcione como planeado para ti.

Con la documentación del procedimiento, las empresas pueden demostrar que su contabilidad con soporte informático, así como el almacenamiento de datos y documentos, cumplen con los principios de regularidad definidos en el GoBD.

Que puede proporcionar en respuesta a cada solicitud de documento

El objetivo es hacer que los documentos contables y de archivo de la empresa sean comprensibles y verificables en un tiempo razonable para un experto, por ejemplo, en el contexto de una auditoría.

Con este fin, se describe detalladamente cómo se capturan, reciben, digitalizan, procesan, emiten y almacenan los comprobantes y documentos. El usuario sujeto a impuestos de la solución informática utilizada, o el propio empresario, es responsable de elaborar una documentación de procedimientos.

¿Qué consideraciones debe tener en cuenta una documentación del proceso?

Para cada sistema de TI debe estar disponible una documentación de procedimientos claramente estructurada. El contenido, la estructura y los resultados del proceso de TI deben ser completamente y convincentemente evidentes.
Para garantizar la trazabilidad, se requiere una documentación de procedimientos completa y actualizada que registre todos los cambios en los sistemas y tecnologías en relación con el contenido y el tiempo sin lagunas.

La documentación del procedimiento también debe mostrar cómo se capturan, procesan, emiten y almacenan los documentos electrónicos.
Una descripción del procedimiento de copia de seguridad integrado en PaperOffice en el caso de una aplicación de base de datos local también es una parte importante de una documentación del procedimiento.

Una documentación del procedimiento describe el proceso organizativo y técnico deseado. Desde la generación de la información a través de la indexación, procesamiento y almacenamiento, hasta la recuperación única.

INALTERABILIDAD (CAPÍTULO 3.2.5 DE GOBD)

Los GoBD requieren que el procedimiento de procesamiento de datos utilizado esté diseñado de tal manera que toda la información que haya ingresado al proceso de procesamiento no pueda ser suprimida o sobrescrita, borrada, modificada o falsificada sin ser identificada (capítulo 3.1 de GoBD; párr. 58-60).

Preguntas frecuentes

¿Quién ayuda en la documentación de procesos?

Quien tenga plena confianza en sus propios procesos es probable que pueda prescindir de un asesor fiscal. Sin embargo, recomendamos que, al menos al crear la documentación de los procedimientos, se solicite ayuda de un asesor fiscal. Según nuestra propia experiencia, siempre es recomendable y útil conversar abiertamente con el organismo de control, ya que, a pesar de todas las regulaciones y normas, al final el propio auditor es quien decide.

¿Quién aprueba la documentación del proceso?

Cuidado con el conocimiento parcial de marketing: ¡Las autoridades fiscales no aceptan certificados de ningún tipo emitidos por nadie! En caso de necesidad, lo único que cuenta es la presentación de la documentación del procedimiento de acuerdo con los principios de ordenación de la contabilidad electrónica ("GoBD"); y si todo está en orden, lo decide la entidad de auditoría, por ejemplo, sus auditores fiscales o la oficina de impuestos.

¿Por qué no es suficiente solo con PaperOffice?

Breve y concisamente explicado: Si, por ejemplo, ha archivado una factura en PaperOffice de manera legal y segura para su revisión, la factura podría haber sido manipulada o alterada ANTES de escanearla. Aunque esté guardada de forma segura para su revisión, el proceso en su totalidad no es seguro para su revisión y, por lo tanto, no cumple con los requisitos de GoBD.

¿Puedo desechar documentos originales?

Los documentos con relevancia legal, como contratos, todavía deben conservarse en su forma original. Para ser concisos: La agencia tributaria acepta comprobantes electrónicos, pero en caso de disputa, los tribunales solo aceptan los originales. Esto se debe a que solo en los documentos originales se puede verificar una firma como auténtica. Recomendamos nunca desechar los originales.

¿Por qué puedo eliminar los documentos de PaperOffice?

También existe una documentación del proceso para esto. Porque eliminar por completo no es posible técnicamente mientras los datos estén almacenados en su sistema. En última instancia, usted puede eliminar el registro directamente de la base de datos. O puede extraer el disco duro. O desechar el servidor. O demoler el edificio.

¿Cómo encuentro recomendaciones técnicas de DMS?

Bitkom ha desarrollado una lista de verificación de GOBD para sistemas de gestión de documentos de acuerdo con la última versión de GOBD del 28/11/2019, que puedes encontrar aquí.

Certificación y almacenamiento de documentos conforme a GOBD

Por la certificación y aprobación para los dos estándares de digitalización más altos del mundo, GOBD (anteriormente GDPDU) y DSGVO (RGPD de la UE), con PaperOffice tienes garantizada la seguridad.

Aspectos destacados

100% GOBD con seguridad de revisión.

100% cumplimiento del RGPD al no almacenar en la nube.

100% Control de acceso

Almacenamiento de documentos explicado legalmente

Le guiamos a través de la jungla legal, exponemos conocimientos de marketing a medias y le explicamos por qué PaperOffice es la base de documentos perfecta para todos los requisitos legales.

Documentación del Procedimiento

Esto es lo que necesitas: Documentación del procedimiento según GoBD

Obligación de presentar pruebas

¿Qué dice una documentación de procedimientos?

Documentación del proceso

¿Qué consideraciones debe tener en cuenta una documentación del proceso?

en el lado seguro

La solución: PaperOffice compatible con GOBD para el almacenamiento de documentos

Configuraciones predeterminadas1/6

PRINCIPIO DE RASTREABILIDAD Y VERIFICABILIDAD (CAPÍTULO 3.1 de las GOBD)

Configuraciones predeterminadas2/6

PRINCIPIOS DE VERDAD, CLARIDAD Y REGISTROS CONTINUOS CON TEMAS INDIVIDUALES (CAPÍTULO GOBD 3.2)

Configuraciones predeterminadas3/6

INTEGRIDAD (SECCIÓN 3.2.1 DE GOBD)

Configuraciones predeterminadas4/6

CORRECTITUD (GOBD-CAPÍTULO 3.2.2)

Configuraciones predeterminadas5/6

ORGANIZACIÓN (CAPÍTULO 3.2.4 DE GOBD)

Configuraciones predeterminadas6/6

INALTERABILIDAD (CAPÍTULO 3.2.5 DE GOBD)

El camino digital del patriarcado con PaperOffice DMS