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El archivado de documentos explicado legalmente

Le guiamos a través de la jungla legal, descubrimos los conocimientos de marketing a medias y le explicamos por qué PaperOffice es su base documental perfecta para todos los requisitos legales.

Documentación de procedimientos

Lo que usted necesita:documentación de procedimiento según el GoBD

Modelo de documentación de procedimiento para la digitalización sustitutiva, publicado por la Cámara Federal de Asesores Fiscales de Alemania (BStBK) en colaboración con la Asociación Alemana de Asesores Fiscales (DStV).


Obligación de aportar pruebas

¿Qué dice la documentación de procedimiento?

Que todo funcione según lo previsto

Con la ayuda de la documentación de procedimiento, las empresas pueden demostrar que su contabilidad asistida por las tecnologías de la información y el almacenamiento de datos y documentos se ajustan a los principios de regularidad definidos en el GoBD.

Que pueda facilitar cualquier documento que se le solicite

El objetivo es que los documentos contables y de archivo de la empresa sean comprensibles y verificables en un tiempo razonable para un experto, por ejemplo, en el curso de una auditoría.

Para ello, se describe detalladamente cómo se registran, reciben, digitalizan, procesan, emiten y almacenan los comprobantes y documentos. El sujeto pasivo de la solución informática utilizada, o el propio empresario, es responsable de crear la documentación de procedimiento.

Documentación de procesos

¿Qué debe tener en cuenta la documentación de procedimiento?

Cada sistema informático debe disponer de una documentación de procedimiento claramente estructurada. El contenido, la estructura y los resultados del proceso informático deben ser completa y contundentemente evidentes.
Para verificar la trazabilidad, se requiere una documentación de procedimientos completa y actualizada que documente todos los cambios del sistema y de la tecnología, en términos de contenido y tiempo sin ninguna laguna.

La documentación de procedimiento también debe mostrar cómo se capturan, procesan, emiten y almacenan los documentos electrónicos.
La descripción del procedimiento de copia de seguridad de los datos, que se integra en PaperOffice en el caso de la aplicación de base de datos local, es también una parte importante de la documentación de procedimiento.

Una documentación de procedimiento describe el proceso organizativo y técnico previsto. Desde el origen de la información hasta la indexación, el procesamiento y el almacenamiento, así como la recuperación inequívoca.


en el lado seguro

La solución:PaperOffice cumple con el GoBD para el almacenamiento de documentos

PaperOffice cumple con el GoBD a través de la certificación, así como de la comprobación de todos los requisitos del software, cumpliendo con todas las normas requeridas.

Requisito1/6

PRINCIPIO DE TRAZABILIDAD Y VERIFICABILIDAD (CAPÍTULO 3.1 DEL GoBD)

Según el GoBD, el contribuyente está obligado a garantizar que el sistema informático esté asegurado contra pérdidas (por ejemplo, la imposibilidad de rastrear) y protegido contra entradas y cambios no autorizados.


Requisito2/6

PRINCIPIOS DE VERACIDAD, CLARIDAD Y REGISTROS CONTINUOS CON LOS SUJETOS INDIVIDUALES (CAPÍTULO 3.2 DEL GoBD)

Los componentes del servidor DMS están generalmente sujetos a los mismos requisitos de seguridad que otros componentes informáticos. Los temas relevantes son la supervisión y la seguridad de los datos.

Requisito3/6

INTEGRIDAD (GoBD CAPÍTULO 3.2.1)

Por principio, cada documento que deba conservarse debe registrarse individualmente y con todos sus componentes (integridad y plenitud de lagunas).


Requisito4/6

CORRECCIÓN (CAPÍTULO 3.2.2 DEL GoBD)

Siguiendo el principio de corrección, el SGD debe garantizar que los documentos y datos que se archiven tengan el grado de conformidad requerido con el original (en términos de imagen o contenido).

Requisito5/6

ORDEN (CAPÍTULO 3.2.4 DEL GoBD)

Se considera que, los principios de orden en la utilización de un SGD, se cumplen sistemáticamente si se puede garantizar el cumplimiento de los criterios de orden durante todo el período de conservación.


Requisito6/6

INMUTABILIDAD (CAPÍTULO 3.2.5 DEL GoBD)

El GoBD exige que el procedimiento de procesamiento de datos utilizado esté diseñado de tal manera que toda la información que haya entrado en el procedimiento de procesamiento no pueda ser suprimida o sobrescrita, borrada, modificada o falsificada sin ser identificada (GoBD capítulo 3.1; nº 58-60).

Preguntas frecuentes
¿Quién ayuda con la documentación de los procesos?

Si tiene absoluta confianza en sus propios procesos, probablemente pueda arreglárselas sin un asesor fiscal. Sin embargo, le recomendamos que obtenga la ayuda de un asesor fiscal con antelación o al menos una vez durante la creación de la documentación de los procesos.De acuerdo con nuestra propia experiencia, siempre es aconsejable y útil hablar abiertamente con el organismo auditor, porque a pesar de todas las especificaciones y normas, es en última instancia el auditor quien decide.

¿Quién aprueba la documentación del proceso?

Cuidado con el marketing a medias: los certificados de cualquier tipo y de cualquier emisor no son aceptados por las autoridades fiscales. En caso de necesidad, lo único que cuenta es la presentación de la documentación de procedimiento de acuerdo con el GoBD y si todo se ajusta realmente lo decide el organismo auditor, por ejemplo, sus auditores fiscales o la agencia tributaria.

¿Por qué no basta con PaperOffice?

Explicado de forma breve y sucintamente: si, por ejemplo, ha archivado una factura en PaperOffice de forma legalmente segura y a prueba de revisión, la factura puede, sin embargo, haber sido manipulada o modificada ANTES de ser escaneada.Puede que esté guardando a prueba de revisiones, pero el proceso global en sí mismo no lo es y, por lo tanto, no cumple con la GoBD.

¿Puedo tirar los documentos originales?

Los documentos con relevancia jurídica, por ejemplo los contratos, deben conservarse en original. En pocas palabras: la Agencia Tributaria acepta los documentos electrónicos, pero el tribunal sólo acepta los originales en caso de litigio. Esto se debe a que sólo se puede comprobar la autenticidad de una firma en los documentos originales. Recomendamos no tirar nunca los originales.

¿Por qué puedo eliminar documentos de PaperOffice?

Una vez más, se trata de la documentación del proceso. Porque es técnicamente imposible excluir completamente la eliminación mientras los datos estén almacenados con usted. Al final, usted mismo puede eliminar el registro directamente de la base de datos. O eliminar el disco duro. O eliminar el servidor. O volar el edificio.

¿Cómo puedo encontrar recomendaciones técnicas de DMS?

Bitkom ha elaborado una lista de comprobación del GoBD relativa a los sistemas de gestión de documentos según la última versión del GoBD del 28.11.2019, que puede encontrar aquí

PaperOffice Academy

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Esto es lo que dicen nuestros clientes

Caso de estudio

Soluciones digitales especializadas para la automatización de procesos de negocio

"Procesar manualmente los documentos en una comunidad tan grande nos hubiera costado mucho tiempo.
Con la solución automatizada de PaperOffice DMS, el esfuerzo manual se pudo reducir considerablemente, al mismo tiempo que se invirtió en tecnología orientada al futuro. Somos pioneros en la gestión de propiedades digitales".

Sr. Alejandro Campos
especialista en TI y gerente de proyectos en la administración de propiedades El Guijo