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Automatización de procesos de negocio en administración de propiedades y gestión inmobiliaria


PaperOffice DMS para la administración de propiedades y administradores de bienes raíces permite el manejo eficiente del archivo electrónico de expedientes de inquilinos y propiedades, el procesamiento rápido de consultas y es el requisito previo para la eficiencia y el éxito de su empresa.

Consejo profesional

Los documentos importantes en papel existentes, como contratos de alquiler, facturas de servicios públicos, archivos de construcción, eventos, documentos comerciales, avisos se reemplazan por documentos electrónicos gracias a la digitalización y, por lo tanto, optimizan al máximo todos los procesos de trabajo.

Información sobre todos los edificios, socios comerciales, inquilinos, etc. está disponible inmediatamente bajo demanda gracias a PaperOffice DMS.

Digitalización en administración de propiedades

Dentro de la gestión inmobiliaria y la gestión de la propiedad, hay una gran cantidad de documentos diferentes que necesitan ser gestionados:

Contratos de alquiler, declaraciones de costos accesorios, archivos de construcción, eventos, documentos comerciales, notificaciones y mucho más. Por lo tanto, los administradores de fincas y las empresas inmobiliarias son quienes se benefician significativamente del uso de un software de gestión documental adecuado.

Los administradores inmobiliarios generan documentos importantes todos los días. Todos estos deben asignarse correctamente a la propiedad residencial, inquilino y arrendador.

Mesa de trabajo con modelo de casa, casco y computadora
PaperOffice DMS permite el registro sencillo de documentos, su gestión y búsqueda rápida y es ideal para la gestión de propiedades

Todos estos documentos deben digitalizarse si llegan en papel, requieren archivado estructurado, asignación de tareas, flujos de trabajo y deben estar disponibles de inmediato bajo demanda.

Además, cada documento se clasifica según su tipo y se puede asignar a personas y objetos, a los que incluso puede acceder sobre la marcha, independientemente del dispositivo. Tiene toda la información y los documentos sobre todos los edificios, socios comerciales, inquilinos, etc. claramente en un solo lugar y en su base de datos.

Es muy importante que se cumplan los plazos importantes y se tomen medidas legales para almacenar documentos.

Para resolver muchos de los problemas administrativos existentes en la administración de propiedades, se debe implementar el sistema de administración de documentos PaperOffice.

PaperOffice DMS le brinda una estructura clara en sus documentos y lo ayuda a lidiar con la avalancha de información.

PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo y crea una visión general clara de los documentos importantes, como contratos o cartas, al administrarlos digitalmente en PaperOffice en el futuro.

También puede beneficiarse de las tareas administrativas digitales y estar al tanto de todos los contratos de alquiler, servicios y la correspondencia oficial, que se vuelven a enviar o se asignan a los empleados por tareas.

Automatiza tus procesos de negocio

Ningún otro país de la UE tiene más habitantes que Alemania y, con 234 personas por kilómetro cuadrado, tiene la tercera densidad de población más alta de Europa después de Holanda y Bélgica, con la excepción de Mónaco. Alrededor de 37 millones de edificios se reparten en una superficie de 357.588 kilómetros cuadrados. Un poco más de la mitad de las propiedades se utilizan como espacio habitable, todas las demás propiedades se utilizan comercial o públicamente. Se estima que 8 millones de propiedades son administradas por administradores de propiedades o administradores de bienes raíces.

Detrás de la impresionante cantidad de 8 millones de objetos administrados hay una cantidad considerable de trabajo de mantenimiento, que no solo es el resultado de las actividades necesarias para mantener el edificio en funcionamiento, sino también de las disposiciones, ordenanzas y leyes que son nuevas casi todos los años. Los bienes raíces en Alemania están sujetos en parte a la ley estatal y en parte a la ley federal. Pero la lista de cosas que forman parte del día a día de la gestión inmobiliaria es sorprendentemente extensa, como por ejemplo:

  • Alquiler
  • Declaración de cargo por servicio
  • Cobro de deudas
  • Gestión de depósitos
  • Gestión de los ingresos por alquiler
  • Vender / Comprar
  • Renovación
  • Reparaciones
  • Mantenimiento de las instalaciones
  • Mantenimiento de la propiedad
  • Servicio de invierno
  • Calefacción / Electricidad / Agua / Residuos
  • Derecho Fiscal
  • Seguros
  • Registros de la propiedad

Detrás de cada término individual de esta lista suele haber una gran cantidad de procesos muy diferentes. Por supuesto, existen sociedades de gestión inmobiliaria que se circunscriben a un único ámbito, como la gestión exclusiva de inmuebles en alquiler, la pura compraventa o gestión de inmuebles propiedad de una comunidad de propietarios. Pero independientemente del segmento, las tareas son tan diversas que todo administrador de propiedades necesita una gestión de documentos eficaz..

Así es PaperOffice DMS, un software de administración de documentos que puede hacer mucho más que solo administrar documentos.

Pero, ¿qué significa efectivo para los administradores de propiedades?

El sector más grande de los 8 millones de propiedades bajo administración mencionadas anteriormente son los apartamentos alquilados, seguido por el espacio de oficinas. Esto quiere decir que, dependiendo del tipo, hay costes fijos que hay que pagar trimestralmente, semestralmente o anualmente. Los ingresos, por otro lado, suelen ser mensuales. Según el inventario administrado, esto significa mantener cientos o miles de cuentas, todas las cuales tienen plazos específicos y requieren administración adicional cuando ocurren cambios extraordinarios. Además, existe la adecuada contabilidad de ingresos y gastos.

Los eventos extraordinarios incluyen, por ejemplo, atrasos en el alquiler. El punto aquí es calcular los intereses incurridos hasta que se realice el pago, pero también observar los plazos de prescripción y tomar las medidas apropiadas.

  • La administración también puede incluir planos que muestren las parcelas a escala y, en su caso, ponerlos a disposición de las empresas constructoras para reformas o renovaciones.
  • La prueba de la inversión adecuada de los fondos de depósito también requiere una contabilidad y una presentación correctas en todo momento.
  • Ingrese a tiempo los cambios a la ley de tenencia o adquisición de tierras y así esté preparado para el momento en que entren en vigencia.

Estos son solo cuatro ejemplos de lo que puede hacer un buen sistema de administración de documentos, como PaperOffice DMS.

PaperOffice no distingue entre los tipos de documentos, independientemente de si necesita ayuda para gestionar contratos, alegaciones y correspondencia por correo electrónico: gracias al sistema de gestión de documentos PaperOffice, sus procesos anteriores en su empresa los hace más eficientes, transparentes y significativamente más flexibles.

Porque no importa en qué forma lleguen los documentos a la empresa, ya sea en papel, archivos PDF, correos electrónicos o fotos, se archivan y almacenan automáticamente en una base de datos segura.

De este modo, los contratos importantes pueden reconocerse y rescindirse a tiempo o renegociarse. Se liberan documentos con firma digital y se notifican por correo electrónico en lugar del lento correo en papel o el correo electrónico inseguro, contribuyendo a la lealtad del cliente.

Pila de papel frente a la computadora
Trabajo sin papeles a través de procesos digitales

El marco básico para la transformación digital en la administración de propiedades y bienes raíces

Gracias a la IA integrada, se activan reglas automáticas. Esta IA clasifica automáticamente los documentos en carpetas como "Factura" y "Albaranes de entrega", almacena las palabras clave apropiadas y activa el flujo de trabajo digital almacenado para el respectivo tipo de documento.

PaperOffice cumple con los más altos estándares de seguridad como la gestión de autorizaciones o la concesión de autorizaciones de acceso. El usuario define los pasos de trabajo individuales exactamente como se ejecutarían, por ejemplo, el "registro", "verificación", "liberación" y "contabilización" de facturas.

La responsabilidad no solo se puede asignar a personas individuales, sino también a grupos de usuarios como "Contabilidad" o "Producción", de modo que un compañero pueda intervenir inmediatamente si un empleado está ausente.

La tecnología OCR no solo reconoce el contenido del documento, sino también todos los campos de datos relevantes para impuestos, como el número de documento, la fecha, el importe neto, bruto y fiscal. Los datos importados están disponibles para el control de evaluaciones, transacciones de pago y contabilidad financiera. Esto ahorra el tedioso trabajo de entrada y reduce los errores de publicación.

Con solo un clic del mouse, los datos, incluida la ubicación de archivo, se pueden exportar a su cliente, asesor fiscal o viceversa.

La mujer se para sobre la mesa con bocetos
La digitalización o transformación digital de sus documentos en papel es el requisito previo para la eficiencia y el éxito de su empresa

La solución: conocimientos técnicos probados

¿No tiene sentido utilizar el software de gestión en la práctica de inmediato? ¿Que no solo cumpla con todos los requisitos, sino que también sea fácil de aprender y sea económico?

PaperOffice DMS es la solución completa probada para el trabajo digital y, con más de 20 años de experiencia en el mercado, una de los primeros pioneros de DMS.

Contenido

Soluciones de flujos de trabajo e integridad de IA: la solución TODO EN UNO con PaperOffice DMS

Las empresas de administración de propiedades y administradores de bienes raíces tienen que procesar documentos en todas las transacciones comerciales. El constante desarrollo de los modelos de negocio crea constantemente nuevos desafíos. Lo que necesitan es un buen sistema de gestión de documentos.

PaperOffice DMS es el software adecuado porque tiene todo lo que necesitan las industrias del mueble y la fabricación, como:

  • Almacenamiento de documentos en todos los formatos digitales según los principios del RGPD./li>
  • Funciones para enviar y volver a enviar documentos atrasados ​​que requieren acción.
  • Una función de almacenamiento de datos de autoaprendizaje con etiquetado y motor de búsqueda interno.
  • Asignación automática de documentos recién agregados a la carpeta correcta.
  • Creación y conexión de bases de datos sencillas, incluida una máscara personalizable individualmente.
  • Creación de plantillas automatizadas para operaciones y procesos repetitivos.

Archivado seguro y compatible con revisiones: PaperOffice DMS cumple técnicamente los requisitos legales del GoBD, GDPdU y DSGVO.

La mujer de la empresa constructora está parada frente a un nuevo edificio
Acceso a la información necesaria en cualquier momento

La función de flujos de trabajo de PaperOffice simplifica la comunicación. La gestión de documentos orientada a los procesos garantiza que estos documentos permanezcan actualizados con poco esfuerzo. PaperOffice DMS le permite tener en cuenta fácilmente los períodos de retención y eliminación aplicables. Los flujos de trabajo digitales están integrados en los procesos comerciales, lo que garantiza el cumplimiento de los pasos esenciales del proceso y, por lo tanto, del cumplimiento.

PaperOffice admite esto con un extenso módulo de flujos de trabajo y tareas.

De esta manera, se pueden crear ciertas cadenas de procesos y los procesos operativos existentes se pueden definir en documentos electrónicos y ejecutar parcialmente de forma automática.

Esto representa una optimización del proceso sin errores, ya que la tarea no solo puede asignarse a empleados con derechos de usuario específicos y períodos de finalización, requiere liberación digital, sino que también activa automáticamente otras acciones, como notificaciones por correo electrónico o cambios de estado de documentos.

De esta manera, los metadatos relevantes también se pueden almacenar después del proceso de archivo de los documentos. Además del tipo de documento, se puede especificar el período de archivo y la información asociada del cliente.

La industria del mueble y los oficios de producción se benefician de la gestión de documentos digitales

El sistema de gestión de documentos permite la creación separada de bases de datos para cada área individual y puede crear enlaces al mismo tiempo. Los documentos analógicos, como las facturas enviadas de artesanos, se escanean con PaperOffice DMS y se guardan como una foto y como texto convertido mediante el software OCR. Todos los datos existentes, por ejemplo, sobre un inquilino, se pueden mostrar de forma clara y sin ambigüedades, por lo que no es necesario llevar archivos para las citas fuera de casa. La gestión de la base de datos controlada por IA crea plantillas a partir de datos maestros o listas utilizables estadísticamente según sea necesario.

Al mismo tiempo, se mantiene la protección de datos necesaria mediante la gestión jerárquica de contraseñas y el cifrado de 1024 bits.

Optimice su tiempo de trabajo hasta en un 7,5 % en comparación con el trabajo en papel gracias al uso de PaperOffice DMS.

Ahorre tiempo buscando, enrutando y compartiendo documentos.

Con sellos digitales, los documentos se pueden complementar con información adicional e incluso controlar flujos de trabajo detallados. A su vez, la función de tarea y flujos de trabajo garantiza que se cumplan y se completen los plazos.

La excelente relación precio-rendimiento de PaperOffice DMS, así como la implementación sencilla en los sistemas operativos de Microsoft existentes y la capacidad de aprendizaje intuitiva, hacen que el software sea un ayudante indispensable en la gestión de cada casa o propiedad en poco tiempo, sin importar lo grande que sea el inventario a gestionar.

FAQs

Para finalizar, responderemos algunas preguntas frecuentes sobre el tema. "Digitalización en la administración de fincas y gestión inmobiliaria":

¿Cómo pueden los empleados acceder a PaperOffice?

Debido a la arquitectura descentralizada y moderna del programa, PaperOffice se puede usar en casi cualquier dispositivo, desde PC clásicas hasta teléfonos inteligentes, tabletas y televisores.

¿Qué sucede con los datos si PaperOffice no existe?

No sucederá, pero para tranquilizarlo puede exportar sus datos EN CUALQUIER MOMENTO, ya que PaperOffice se basa en una estructura de base de datos abierta, puede acceder a sus datos en cualquier momento.

Tema protección de datos: ¿dónde se almacenan todos los documentos?

PaperOffice almacenará todos los documentos internamente con cifrado de alto nivel, lo que lo hace inmune al robo de datos, por ejemplo, y supera todos los requisitos de GDPR y GoBD.
Evite errores: ¡NUNCA guarde los datos en un nube de terceros!

¿Se puede adaptar PaperOffice exactamente a las especificaciones?

Sí, PaperOffice se puede adaptar al 100 % al uso previsto para garantizar una integración perfecta en los procesos y sistemas existentes. Incluso la interfaz del programa puede diseñarse completamente y adaptarse libremente.

Conclusión

PaperOffice DMS es compatible con la administración de propiedades y bienes raíces y ofrece interfaces apropiadas para otro software, conexiones API y puede ampliarse en cualquier momento según sus deseos. El software es fácil de aprender y se puede integrar fácilmente en la práctica diaria sin causar problemas por motivos de formación.

PaperOffice DMS recomienda utilizar un NAS (almacenamiento de datos compatible con la red) con una función de copia de seguridad para que los datos importantes no se pierdan ni se espíen en nubes de terceros.

En última instancia, PaperOffice DMS impresiona con una muy buena relación precio-rendimiento y un inmenso conocimiento a través de más de 20 años de experiencia práctica.

PaperOffice resuelve cualquier problema: Garantizado.

Estudio de caso

Soluciones digitales especializadas para la automatización de procesos de negocio

"Procesar manualmente los documentos en una comunidad tan grande nos hubiera costado mucho tiempo.
Con la solución automatizada de PaperOffice DMS, el esfuerzo manual se pudo reducir considerablemente, al mismo tiempo que se invirtió en tecnología orientada al futuro. Somos pioneros en la gestión de propiedades digitales".

Sr. Alejandro Campos
especialista en TI y gerente de proyectos en la administración de propiedades El Guijo