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PaperOffice DMS para la administración de propiedades y administradores de bienes raíces permite el manejo eficiente del archivo electrónico de expedientes de inquilinos y propiedades, el procesamiento rápido de consultas y es el requisito previo para la eficiencia y el éxito de su empresa.
Dentro de la gestión inmobiliaria y la gestión de la propiedad, hay una gran cantidad de documentos diferentes que necesitan ser gestionados:
Contratos de alquiler, declaraciones de costos accesorios, archivos de construcción, eventos, documentos comerciales, notificaciones y mucho más. Por lo tanto, los administradores de fincas y las empresas inmobiliarias son quienes se benefician significativamente del uso de un software de gestión documental adecuado.
Los administradores inmobiliarios generan documentos importantes todos los días. Todos estos deben asignarse correctamente a la propiedad residencial, inquilino y arrendador.
Todos estos documentos deben digitalizarse si llegan en papel, requieren archivado estructurado, asignación de tareas, flujos de trabajo y deben estar disponibles de inmediato bajo demanda.
Además, cada documento se clasifica según su tipo y se puede asignar a personas y objetos, a los que incluso puede acceder sobre la marcha, independientemente del dispositivo. Tiene toda la información y los documentos sobre todos los edificios, socios comerciales, inquilinos, etc. claramente en un solo lugar y en su base de datos.
Es muy importante que se cumplan los plazos importantes y se tomen medidas legales para almacenar documentos.
Para resolver muchos de los problemas administrativos existentes en la administración de propiedades, se debe implementar el sistema de administración de documentos PaperOffice.
PaperOffice DMS le brinda una estructura clara en sus documentos y lo ayuda a lidiar con la avalancha de información.
PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo y crea una visión general clara de los documentos importantes, como contratos o cartas, al administrarlos digitalmente en PaperOffice en el futuro.
También puede beneficiarse de las tareas administrativas digitales y estar al tanto de todos los contratos de alquiler, servicios y la correspondencia oficial, que se vuelven a enviar o se asignan a los empleados por tareas.
Ningún otro país de la UE tiene más habitantes que Alemania y, con 234 personas por kilómetro cuadrado, tiene la tercera densidad de población más alta de Europa después de Holanda y Bélgica, con la excepción de Mónaco. Alrededor de 37 millones de edificios se reparten en una superficie de 357.588 kilómetros cuadrados. Un poco más de la mitad de las propiedades se utilizan como espacio habitable, todas las demás propiedades se utilizan comercial o públicamente. Se estima que 8 millones de propiedades son administradas por administradores de propiedades o administradores de bienes raíces.
Detrás de la impresionante cantidad de 8 millones de objetos administrados hay una cantidad considerable de trabajo de mantenimiento, que no solo es el resultado de las actividades necesarias para mantener el edificio en funcionamiento, sino también de las disposiciones, ordenanzas y leyes que son nuevas casi todos los años. Los bienes raíces en Alemania están sujetos en parte a la ley estatal y en parte a la ley federal. Pero la lista de cosas que forman parte del día a día de la gestión inmobiliaria es sorprendentemente extensa, como por ejemplo:
Detrás de cada término individual de esta lista suele haber una gran cantidad de procesos muy diferentes. Por supuesto, existen sociedades de gestión inmobiliaria que se circunscriben a un único ámbito, como la gestión exclusiva de inmuebles en alquiler, la pura compraventa o gestión de inmuebles propiedad de una comunidad de propietarios. Pero independientemente del segmento, las tareas son tan diversas que todo administrador de propiedades necesita una gestión de documentos eficaz..
Así es PaperOffice DMS, un software de administración de documentos que puede hacer mucho más que solo administrar documentos.
El sector más grande de los 8 millones de propiedades bajo administración mencionadas anteriormente son los apartamentos alquilados, seguido por el espacio de oficinas. Esto quiere decir que, dependiendo del tipo, hay costes fijos que hay que pagar trimestralmente, semestralmente o anualmente. Los ingresos, por otro lado, suelen ser mensuales. Según el inventario administrado, esto significa mantener cientos o miles de cuentas, todas las cuales tienen plazos específicos y requieren administración adicional cuando ocurren cambios extraordinarios. Además, existe la adecuada contabilidad de ingresos y gastos.
Los eventos extraordinarios incluyen, por ejemplo, atrasos en el alquiler. El punto aquí es calcular los intereses incurridos hasta que se realice el pago, pero también observar los plazos de prescripción y tomar las medidas apropiadas.
Estos son solo cuatro ejemplos de lo que puede hacer un buen sistema de administración de documentos, como PaperOffice DMS.
Porque no importa en qué forma lleguen los documentos a la empresa, ya sea en papel, archivos PDF, correos electrónicos o fotos, se archivan y almacenan automáticamente en una base de datos segura.
De este modo, los contratos importantes pueden reconocerse y rescindirse a tiempo o renegociarse. Se liberan documentos con firma digital y se notifican por correo electrónico en lugar del lento correo en papel o el correo electrónico inseguro, contribuyendo a la lealtad del cliente.
Gracias a la IA integrada, se activan reglas automáticas. Esta IA clasifica automáticamente los documentos en carpetas como "Factura" y "Albaranes de entrega", almacena las palabras clave apropiadas y activa el flujo de trabajo digital almacenado para el respectivo tipo de documento.
PaperOffice cumple con los más altos estándares de seguridad como la gestión de autorizaciones o la concesión de autorizaciones de acceso. El usuario define los pasos de trabajo individuales exactamente como se ejecutarían, por ejemplo, el "registro", "verificación", "liberación" y "contabilización" de facturas.
La responsabilidad no solo se puede asignar a personas individuales, sino también a grupos de usuarios como "Contabilidad" o "Producción", de modo que un compañero pueda intervenir inmediatamente si un empleado está ausente.
La tecnología OCR no solo reconoce el contenido del documento, sino también todos los campos de datos relevantes para impuestos, como el número de documento, la fecha, el importe neto, bruto y fiscal. Los datos importados están disponibles para el control de evaluaciones, transacciones de pago y contabilidad financiera. Esto ahorra el tedioso trabajo de entrada y reduce los errores de publicación.
Con solo un clic del mouse, los datos, incluida la ubicación de archivo, se pueden exportar a su cliente, asesor fiscal o viceversa.
¿No tiene sentido utilizar el software de gestión en la práctica de inmediato? ¿Que no solo cumpla con todos los requisitos, sino que también sea fácil de aprender y sea económico?
PaperOffice DMS es la solución completa probada para el trabajo digital y, con más de 20 años de experiencia en el mercado, una de los primeros pioneros de DMS.
Las empresas de administración de propiedades y administradores de bienes raíces tienen que procesar documentos en todas las transacciones comerciales. El constante desarrollo de los modelos de negocio crea constantemente nuevos desafíos. Lo que necesitan es un buen sistema de gestión de documentos.
PaperOffice DMS es el software adecuado porque tiene todo lo que necesitan las industrias del mueble y la fabricación, como:
Archivado seguro y compatible con revisiones: PaperOffice DMS cumple técnicamente los requisitos legales del GoBD, GDPdU y DSGVO.
La función de flujos de trabajo de PaperOffice simplifica la comunicación. La gestión de documentos orientada a los procesos garantiza que estos documentos permanezcan actualizados con poco esfuerzo. PaperOffice DMS le permite tener en cuenta fácilmente los períodos de retención y eliminación aplicables. Los flujos de trabajo digitales están integrados en los procesos comerciales, lo que garantiza el cumplimiento de los pasos esenciales del proceso y, por lo tanto, del cumplimiento.
PaperOffice admite esto con un extenso módulo de flujos de trabajo y tareas.
De esta manera, se pueden crear ciertas cadenas de procesos y los procesos operativos existentes se pueden definir en documentos electrónicos y ejecutar parcialmente de forma automática.
Esto representa una optimización del proceso sin errores, ya que la tarea no solo puede asignarse a empleados con derechos de usuario específicos y períodos de finalización, requiere liberación digital, sino que también activa automáticamente otras acciones, como notificaciones por correo electrónico o cambios de estado de documentos.
De esta manera, los metadatos relevantes también se pueden almacenar después del proceso de archivo de los documentos. Además del tipo de documento, se puede especificar el período de archivo y la información asociada del cliente.
El sistema de gestión de documentos permite la creación separada de bases de datos para cada área individual y puede crear enlaces al mismo tiempo. Los documentos analógicos, como las facturas enviadas de artesanos, se escanean con PaperOffice DMS y se guardan como una foto y como texto convertido mediante el software OCR. Todos los datos existentes, por ejemplo, sobre un inquilino, se pueden mostrar de forma clara y sin ambigüedades, por lo que no es necesario llevar archivos para las citas fuera de casa. La gestión de la base de datos controlada por IA crea plantillas a partir de datos maestros o listas utilizables estadísticamente según sea necesario.
Al mismo tiempo, se mantiene la protección de datos necesaria mediante la gestión jerárquica de contraseñas y el cifrado de 1024 bits.
Optimice su tiempo de trabajo hasta en un 7,5 % en comparación con el trabajo en papel gracias al uso de PaperOffice DMS.
Ahorre tiempo buscando, enrutando y compartiendo documentos.
Con sellos digitales, los documentos se pueden complementar con información adicional e incluso controlar flujos de trabajo detallados. A su vez, la función de tarea y flujos de trabajo garantiza que se cumplan y se completen los plazos.
La excelente relación precio-rendimiento de PaperOffice DMS, así como la implementación sencilla en los sistemas operativos de Microsoft existentes y la capacidad de aprendizaje intuitiva, hacen que el software sea un ayudante indispensable en la gestión de cada casa o propiedad en poco tiempo, sin importar lo grande que sea el inventario a gestionar.
La PaperOffice AI Suite ayudó a reducir la tasa de errores en la captura de datos en un 99% y, al mismo tiempo, aumentó la velocidad de procesamiento en un 50 veces.
Monika Ritter
Director General
Gracias a la PaperOffice AI Suite, todo el flujo de trabajo de documentos se optimizó, lo que resultó en una reducción del 86% en la carga de trabajo manual anualmente.
Lars-R. Ludewig
Director General
es
Departamento de TI
El Patriarcado de Lisboa utiliza la PaperOffice AI Suite para acelerar la clasificación de documentos en la contabilidad y administración en un 90%. Como resultado, los procesos de trabajo se han vuelto 70% más eficientes, ahorrando recursos valiosos.
La PaperOffice AI Suite permitió procesar más de 10,000 documentos al día, sin errores y en un tiempo récord, mejorando de manera significativa el flujo de trabajo.
Abraham Yalip
Responsable de TI
Revoluciona el procesamiento de documentos con la PaperOffice AI Suite, una solución poderosa que eleva la eficiencia y precisión en el procesamiento de documentos complejos a un nuevo nivel gracias a la Inteligente Procesamiento de Documentos (IDP), flujos de trabajo automatizados y inteligencia artificial (IA).
Stephan Reichel
Director General
IDC Construcción S.L. está transformando la gestión de proyectos de construcción con la PaperOffice AI Suite. A través de procesamiento inteligente de documentos, se automatizan los procesos de trabajo, los documentos se procesan con precisión y la eficiencia en cada fase de un proyecto de construcción se incrementa en un 50%.
Agustín García Afonso
Responsable de TI
Soluciones innovadoras para el procesamiento técnico de documentos: Herrmann GmbH Oficina de Ingeniería optimiza los procesos de trabajo con la PaperOffice AI Suite. A través de una extracción de datos precisa y una integración fluida, se aumentó la eficiencia en un 60%, mientras que el tiempo de procesamiento de los documentos se redujo en un 50%.
La PaperOffice AI Suite mejoró los servicios de salud mediante una gestión eficiente de datos y un procesamiento preciso, lo que aumentó la productividad en un 40% y redujo el tiempo de procesamiento de pedidos en un 30%, lo que resultó en un proceso de gestión de pedidos mucho más fluido.
Henrique Santos
Director General
Automatización innovadora para el sector salud: Hartung Care Service está revolucionando la atención ambulatoria con la PaperOffice AI Suite. Gracias a un procesamiento de datos preciso y una integración fluida, el tiempo de respuesta a las consultas de los pacientes aumentó en un 50% y se redujo la tasa de errores en la documentación, todo para un servicio moderno y orientado al paciente.
La PaperOffice AI Suite ayudó a reducir la tasa de errores en la captura de datos en un 99% y, al mismo tiempo, aumentó la velocidad de procesamiento en un 50 veces.
Gracias a la PaperOffice AI Suite, todo el flujo de trabajo de documentos se optimizó, lo que resultó en una reducción del 86% en la carga de trabajo manual anualmente.
La implementación de la PaperOffice AI Suite llevó a una aceleración de la clasificación de documentos de 60 veces y, al mismo tiempo, optimizó la extracción de datos.
La PaperOffice AI Suite revolucionó los procesos de la aplicación de la ley mediante extracción precisa de datos de formularios manuscritos de ingreso, minimizando los errores manuales en un 90% y mejorando significativamente la toma de decisiones y los tiempos de respuesta en un 40%.
Teniente McMullen
Teniente
