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Industria y comercio
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Langenberg, NRW, Alemania
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Sr. Stephan Reichel, director general de K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Consejo profesional
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Como fabricante de rejillas, K60 Gitterrostsysteme tiene muchos documentos importantes que gestionar:
Albaranes, facturas, contratos, croquis o planos y mucho más.
Muchas consultas llegan por correo electrónico y se imprimen, lo que representa una enorme cantidad de papel durante el año.
Los pedidos siempre se imprimen con los datos del proveedor y luego se almacenan en el estante junto con la factura después de la entrega.
Este proceso completo significa una cantidad extraordinaria de papel y, por supuesto, falta de espacio.
Para hacer la búsqueda más fácil y eficiente y para minimizar la avalancha de papel, K60 Gitterrostsysteme planeó digitalizar la documentación e incorporar el contenido en la base de datos de archivo interna; la empresa buscaba un sistema de gestión de documentos adecuado.
El procesamiento manual se volvió demasiado lento con el tiempo, por lo que se buscó el archivo y la extracción de información automatizados.
El mayor desafío para la empresa era hacer que la información fuera fácilmente accesible y, sobre todo, útil para más empleados y grupos de empleados y grupos de personas (empleados, socios comerciales, clientes, ciudadanos).
El objetivo de la empresa era digitalizar los documentos en papel existentes, incorporar la optimización de procesos y el control del flujo de trabajo sobre todos los documentos entrantes y salientes, automatizar gran parte de los procesos en segundo plano y así optimizar el proceso.
En el pasado, la información solo se almacenaba en papel, pero hoy en día hay una variedad de fuentes de información y documentos en muchas organizaciones: correos electrónicos, formularios, bocetos son una parte tan importante como las facturas electrónicas y el papel. recibos, cartas, albaranes, contratos, etc.
Toda la avalancha de información se ha vuelto más inconsistente. Por lo tanto, la tarea más importante es unir las unidades analógicas y digitales. Los documentos que existen en papel deben ser digitalizados y combinados con otra información, como los correos electrónicos asociados.
El caso de estudio, que se realizó junto con el sistema de gestión documental PaperOffice, tenía como objetivo minimizar el consumo de papel para ahorrar costes y espacio de almacenamiento.
Además, era muy importante encontrar una solución para archivar todos los documentos de un proceso de fabricación juntos, de modo que se pueda generar información inmediata sobre los documentos/pedidos relacionados con el proyecto.
Al igual que llevar a cabo el archivado automático de documentos y correos electrónicos entrantes, que deberían archivar los documentos en carpetas apropiadas de acuerdo con ciertos criterios específicos y desencadenar flujos de trabajo adicionales, como la asignación al empleado respectivo.
Otro objetivo era poder buscar rápidamente documentos de colegas en la red.
recuerda el Sr. Stephan Reichel, director general de K60 Gitterrostsysteme.
El Sr. Reichel, director general de K60 Gitterrostsysteme, primero examinó varias ofertas de software en relación con la gestión de documentos y finalmente decidió probar primero PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS ofrece exactamente las condiciones que buscaba el Sr. Reichel. Estos incluyen:
1. Solución para la base de datos central interna en la que se basa el sistema de gestión de documentos. Los datos no deben guardarse en una computadora de un solo usuario.
Un repositorio central accesible para todo el personal administrativo.
El Sr. Stephan Reichel tuvo claro desde el principio que no había forma de evitar la digitalización de su empresa:
2. Manejo y automatización de tareas administrativas. El software debe permitir que las tareas se distribuyan en la red y que su procesamiento sea realizado por el empleado respectivo.
Incluye autorización de usuario digital y confirmación de contraseña.
Al mismo tiempo, todos los empleados interesados son informados sobre el estado del procesamiento. El almacenamiento de versiones permite rastrear qué pasos de procesamiento se llevaron a cabo, cuándo y por quién.
3. Recuperabilidad y ahorro de tiempo. Se buscó una forma más sencilla de digitalizar documentos analógicos y hacerlos fáciles de encontrar cuando se necesitaran.
4. Fusión de documentos/órdenes relacionados con el proyecto. El software debe poder guardar juntos documentos relacionados con el proceso o permitir enlaces entre sí.
Todos los documentos de la transacción comercial, como un proceso de compra o instalación con el correspondiente albarán, factura, croquis, planos y cualquier reclamación por defectos, deben gestionarse de forma centralizada.
De esta manera, los albaranes, facturas y todo lo que pertenece al proceso comercial se guardan en una carpeta o subcarpeta. Se pueden asignar autorizaciones de acceso para cada carpeta, ya sea para grupos de empleados o para empleados individuales.
Además, se pueden crear hipervínculos a la carpeta y enviarlos a los empleados.
De esta manera, los empleados autorizados y los socios colaboradores pueden acceder a él desde cualquier lugar y en cualquier momento. Gracias al control de versiones, el creador y la hora de cada cambio de documento individual se pueden rastrear de forma transparente: las consultas se aclaran rápidamente y se evitan errores innecesarios.
Hoy, PaperOffice DMS mapea todo el flujo de trabajo digitalmente.
Por el momento, todos los documentos de entrega y factura se registran con potentes escáneres, PaperOffice reconoce automáticamente los datos de contacto y almacena los documentos en consecuencia en el archivo electrónico.
Los empleados pueden acceder a los documentos a través de una interfaz de usuario simple e ingresar varios términos de búsqueda; también está disponible una búsqueda de texto completo.
Gracias al uso constante del DMS, el fabricante de rejillas pudo reducir significativamente el tiempo de procesamiento requerido para una factura y, al mismo tiempo, la cantidad de cuentas por cobrar pendientes disminuyó significativamente.
Para finalizar, responderemos algunas preguntas frecuentes sobre el tema. "Fabricante de rejillas
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG":
¿Qué consejos daría a los futuros usuarios de PaperOffice?
Nunca es demasiado pronto ni demasiado tarde para abordar el tema de la digitalización.
Lo más importante es hacerse una idea del software pero también de la propia empresa. Era importante que no nos sintiéramos obligados a comprar el software o suscribirnos a ningún servicio o paquete de soporte.
Incluso antes de adquirir PaperOffice DMS, hablamos con todos los departamentos de la empresa y nunca nos sentimos maltratados. Al contrario: PaperOffice tiene un equipo amable, cortés y competente.
Para nosotros como institución pública, el proceso es cada vez más complicado e implica mucha burocracia. Por lo tanto, la confianza en el sistema y el software era muy importante. Por supuesto, también era muy importante que el software fuera fácil de entender.
¿A quién recomendarías PaperOffice?
Recomendaremos PaperOffice a todas las demás empresas que deseen digitalizar y automatizar.
¿Qué es lo que más le gusta de PaperOffice?
Estamos muy satisfechos con todo.
PaperOffice es un sistema de gestión de documentos ligero pero potente.
Las funciones que parecen sin sentido al principio, como la lectura automática del contenido del documento, resultan ser las funciones más importantes que no querrá perderse más durante un período de tiempo más largo.
