El boletín informativo de PaperOffice Insider
El boletín informativo de PaperOffice Insider
Queremos ser amigos

Ofertas de descuento más altas

Noticias internas exclusivas

Actualizaciones de bonificación gratuitas

Ofertas de descuento más altas

Noticias internas exclusivas

Actualizaciones de bonificación gratuitas

Amistad Confianza Palabra de Honor
Nunca le daremos su dirección de correo electrónico a nadie más y cada correo electrónico incluye un enlace para cancelar la suscripción con un solo clic.

Cambio digital en la industria de rejillas: gestión de documentos exitosa


Sr. Stephan Reichel, director general de K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG

Consejo profesional

Sector
Industria y comercio

Región
Langenberg, NRW, Alemania

Departamentos
Ventas, Contabilidad

Sitio web

www.k60-gitterroste.de

Posición inicial

Como fabricante de rejillas, K60 Gitterrostsysteme tiene muchos documentos importantes que gestionar:

Albaranes, facturas, contratos, croquis o planos y mucho más.

Muchas consultas llegan por correo electrónico y se imprimen, lo que representa una enorme cantidad de papel durante el año.

Los pedidos siempre se imprimen con los datos del proveedor y luego se almacenan en el estante junto con la factura después de la entrega.

Este proceso completo significa una cantidad extraordinaria de papel y, por supuesto, falta de espacio.

Para hacer la búsqueda más fácil y eficiente y para minimizar la avalancha de papel, K60 Gitterrostsysteme planeó digitalizar la documentación e incorporar el contenido en la base de datos de archivo interna; la empresa buscaba un sistema de gestión de documentos adecuado.

El procesamiento manual se volvió demasiado lento con el tiempo, por lo que se buscó el archivo y la extracción de información automatizados.

El mayor desafío para la empresa era hacer que la información fuera fácilmente accesible y, sobre todo, útil para más empleados y grupos de empleados y grupos de personas (empleados, socios comerciales, clientes, ciudadanos).

El objetivo de la empresa era digitalizar los documentos en papel existentes, incorporar la optimización de procesos y el control del flujo de trabajo sobre todos los documentos entrantes y salientes, automatizar gran parte de los procesos en segundo plano y así optimizar el proceso.

Sitio de construcción en el fondo con laptop
El acceso inmediato y las soluciones perfectas de flujo de trabajo son la clave del éxito

Problemas y tareas existentes

En el pasado, la información solo se almacenaba en papel, pero hoy en día hay una variedad de fuentes de información y documentos en muchas organizaciones: correos electrónicos, formularios, bocetos son una parte tan importante como las facturas electrónicas y el papel. recibos, cartas, albaranes, contratos, etc.

Toda la avalancha de información se ha vuelto más inconsistente. Por lo tanto, la tarea más importante es unir las unidades analógicas y digitales. Los documentos que existen en papel deben ser digitalizados y combinados con otra información, como los correos electrónicos asociados.

El caso de estudio, que se realizó junto con el sistema de gestión documental PaperOffice, tenía como objetivo minimizar el consumo de papel para ahorrar costes y espacio de almacenamiento.

Además, era muy importante encontrar una solución para archivar todos los documentos de un proceso de fabricación juntos, de modo que se pueda generar información inmediata sobre los documentos/pedidos relacionados con el proyecto.

Al igual que llevar a cabo el archivado automático de documentos y correos electrónicos entrantes, que deberían archivar los documentos en carpetas apropiadas de acuerdo con ciertos criterios específicos y desencadenar flujos de trabajo adicionales, como la asignación al empleado respectivo.

Otro objetivo era poder buscar rápidamente documentos de colegas en la red.

"Tuvimos costos de almacenamiento evitables al archivar documentos en carpetas. Además, la búsqueda de documentos requería mucho tiempo",

recuerda el Sr. Stephan Reichel, director general de K60 Gitterrostsysteme.

"Simplemente adelantamos el trabajo y ahora tenemos una ventaja".

Contenido

Por qué K60 Gitterrostsysteme eligió PaperOffice DMS

El Sr. Reichel, director general de K60 Gitterrostsysteme, primero examinó varias ofertas de software en relación con la gestión de documentos y finalmente decidió probar primero PaperOffice DMS.

PaperOffice DMS ofrece exactamente las condiciones que buscaba el Sr. Reichel. Estos incluyen:

1. Solución para la base de datos central interna en la que se basa el sistema de gestión de documentos. Los datos no deben guardarse en una computadora de un solo usuario.

La solución: Se instaló un servidor dedicado MAX de máximo rendimiento para sistemas de rejilla K60, sobre el cual se construyó la base de datos. Esto permitió un acceso central y fácil a toda esta documentación relevante y la posibilidad de que varias partes colaboren en el mismo documento.

Un repositorio central accesible para todo el personal administrativo.

El Sr. Stephan Reichel tuvo claro desde el principio que no había forma de evitar la digitalización de su empresa:

"Durante mucho tiempo fui consciente de que no había forma de evitar la digitalización, pero nos resistimos durante mucho tiempo. Los cambios en los procesos de la empresa generalmente se alejan cada vez más, como ir al dentista. Después de que se logró la integración del sistema de gestión de documentos, definitivamente puedo decir que debería haberlo hecho mucho antes".

2. Manejo y automatización de tareas administrativas. El software debe permitir que las tareas se distribuyan en la red y que su procesamiento sea realizado por el empleado respectivo.

La solución: PaperOffice DMS tiene una función de flujo de trabajo integral que permite enviar recordatorios, mensajes e información desde y hacia cualquier computadora conectada a un grupo de empleados previamente determinado.

Incluye autorización de usuario digital y confirmación de contraseña.

Al mismo tiempo, todos los empleados interesados ​​son informados sobre el estado del procesamiento. El almacenamiento de versiones permite rastrear qué pasos de procesamiento se llevaron a cabo, cuándo y por quién.

"Ya en la primera cita con PaperOffice notará los 20 años de experiencia de PaperOffice en el campo de la gestión de documentos."

3. Recuperabilidad y ahorro de tiempo. Se buscó una forma más sencilla de digitalizar documentos analógicos y hacerlos fáciles de encontrar cuando se necesitaran.

La solución: Es el segmento central de PaperOffice DMS, la digitalización de documentos analógicos. Todo lo que necesita es un escáner con una interfaz para la computadora y PaperOffice DMS. Los documentos no solo se escanean. Si es necesario, se convierten en texto editable mediante el software OCR integrado y se guardan correctamente de forma automática.

4. Fusión de documentos/órdenes relacionados con el proyecto. El software debe poder guardar juntos documentos relacionados con el proceso o permitir enlaces entre sí.

Todos los documentos de la transacción comercial, como un proceso de compra o instalación con el correspondiente albarán, factura, croquis, planos y cualquier reclamación por defectos, deben gestionarse de forma centralizada.

La solución: PaperOffice tiene carpetas digitales donde todos los documentos de un proceso de producción se pueden almacenar en una carpeta digital. La estructura de carpetas, que consta de una carpeta principal y subcarpetas, garantiza una visión general óptima.

De esta manera, los albaranes, facturas y todo lo que pertenece al proceso comercial se guardan en una carpeta o subcarpeta. Se pueden asignar autorizaciones de acceso para cada carpeta, ya sea para grupos de empleados o para empleados individuales.

Además, se pueden crear hipervínculos a la carpeta y enviarlos a los empleados.

De esta manera, los empleados autorizados y los socios colaboradores pueden acceder a él desde cualquier lugar y en cualquier momento. Gracias al control de versiones, el creador y la hora de cada cambio de documento individual se pueden rastrear de forma transparente: las consultas se aclaran rápidamente y se evitan errores innecesarios.

"El tema de la digitalización es cada vez más notorio en la industria de las rejillas. Esto se aplica, por ejemplo, a nuestras listas de piezas o nuestros planos, dibujos y configuradores. Después de la introducción de PaperOffice DMS, se pudo reducir el esfuerzo manual. Ahora somos pioneros como fabricante de rejillas digitales.”

Resultado final

Hoy, PaperOffice DMS mapea todo el flujo de trabajo digitalmente.

Por el momento, todos los documentos de entrega y factura se registran con potentes escáneres, PaperOffice reconoce automáticamente los datos de contacto y almacena los documentos en consecuencia en el archivo electrónico.

Los empleados pueden acceder a los documentos a través de una interfaz de usuario simple e ingresar varios términos de búsqueda; también está disponible una búsqueda de texto completo.

Gracias al uso constante del DMS, el fabricante de rejillas pudo reducir significativamente el tiempo de procesamiento requerido para una factura y, al mismo tiempo, la cantidad de cuentas por cobrar pendientes disminuyó significativamente.

FAQs

Finalmente, respondemos algunas preguntas más frecuentes sobre el tema "Fabricante de rejillas
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG":

¿Qué consejos daría a los futuros usuarios de PaperOffice?

Nunca es demasiado pronto ni demasiado tarde para abordar el tema de la digitalización.

Lo más importante es hacerse una idea del software pero también de la propia empresa. Era importante que no nos sintiéramos obligados a comprar el software o suscribirnos a ningún servicio o paquete de soporte.

Incluso antes de adquirir PaperOffice DMS, hablamos con todos los departamentos de la empresa y nunca nos sentimos maltratados. Al contrario: PaperOffice tiene un equipo amable, cortés y competente.

Para nosotros como institución pública, el proceso es cada vez más complicado e implica mucha burocracia. Por lo tanto, la confianza en el sistema y el software era muy importante. Por supuesto, también era muy importante que el software fuera fácil de entender.

¿A quién recomendarías PaperOffice?

Recomendaremos PaperOffice a todas las demás empresas que deseen digitalizar y automatizar.

¿Qué es lo que más le gusta de PaperOffice?

Estamos muy satisfechos con todo.

Conclusión

PaperOffice es un sistema de gestión de documentos ligero pero potente.

Las funciones que parecen sin sentido al principio, como la lectura automática del contenido del documento, resultan ser las funciones más importantes que no querrá perderse más durante un período de tiempo más largo.

"Me alegro de haber elegido PaperOffice porque al final obtuvimos un sistema óptimo. Podemos administrarlo nosotros mismos y estamos bien en camino de convertirse en una oficina digital".

Esto es lo que dicen nuestros clientes

Caso de estudio

Digitalización en la industria de la tecnología dental: gestión de documentos exitosa para la industria dental

“Obtención de resultados cronológicos súper rápidos para los estados financieros anuales y los inventarios para determinar el precio de compra más barato para cada artículo individual. ¡Lo que antes tomaba días ahora se puede hacer en horas!”

Lars R. Ludewig
propietario y director gerente de ViaCreative Zahntechnik GmbH