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PaperOffice AI Suite ayudó a K60 a optimizar el procesamiento de documentos, logrando una precisión del 99,99 % y reduciendo el tiempo necesario para la entrada de datos en un 96 %.
Como fabricante de rejillas, K60 Gitterrostsysteme tiene muchos documentos importantes que gestionar:
Albaranes, facturas, contratos, croquis o planos y mucho más.
Muchas consultas llegan por correo electrónico y se imprimen, lo que representa una enorme cantidad de papel durante el año.
Los pedidos siempre se imprimen con los datos del proveedor y luego se almacenan en el estante junto con la factura después de la entrega.
Este proceso completo significa una cantidad extraordinaria de papel y, por supuesto, falta de espacio.
Para hacer la búsqueda más fácil y eficiente y para minimizar la avalancha de papel, K60 Gitterrostsysteme planeó digitalizar la documentación e incorporar el contenido en la base de datos de archivo interna; la empresa buscaba un sistema de gestión de documentos adecuado.
El procesamiento manual se volvió demasiado lento con el tiempo, por lo que se buscó el archivo y la extracción de información automatizados.
El mayor desafío para la empresa era hacer que la información fuera fácilmente accesible y, sobre todo, útil para más empleados y grupos de empleados y grupos de personas (empleados, socios comerciales, clientes, ciudadanos).
El objetivo de la empresa era digitalizar los documentos en papel existentes, incorporar la optimización de procesos y el control del flujo de trabajo sobre todos los documentos entrantes y salientes, automatizar gran parte de los procesos en segundo plano y así optimizar el proceso.
En el pasado, la información solo se almacenaba en papel, pero hoy en día hay una variedad de fuentes de información y documentos en muchas organizaciones: correos electrónicos, formularios, bocetos son una parte tan importante como las facturas electrónicas y el papel. recibos, cartas, albaranes, contratos, etc.
Toda la avalancha de información se ha vuelto más inconsistente. Por lo tanto, la tarea más importante es unir las unidades analógicas y digitales. Los documentos que existen en papel deben ser digitalizados y combinados con otra información, como los correos electrónicos asociados.
El caso de estudio, que se realizó junto con el sistema de gestión documental PaperOffice, tenía como objetivo minimizar el consumo de papel para ahorrar costes y espacio de almacenamiento.
Además, era muy importante encontrar una solución para archivar todos los documentos de un proceso de fabricación juntos, de modo que se pueda generar información inmediata sobre los documentos/pedidos relacionados con el proyecto.
Al igual que llevar a cabo el archivado automático de documentos y correos electrónicos entrantes, que deberían archivar los documentos en carpetas apropiadas de acuerdo con ciertos criterios específicos y desencadenar flujos de trabajo adicionales, como la asignación al empleado respectivo.
Otro objetivo era poder buscar rápidamente documentos de colegas en la red.
recuerda el Sr. Stephan Reichel, director general de K60 Gitterrostsysteme.
El Sr. Reichel, director general de K60 Gitterrostsysteme, primero examinó varias ofertas de software en relación con la gestión de documentos y finalmente decidió probar primero PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS ofrece exactamente las condiciones que buscaba el Sr. Reichel. Estos incluyen:
1. Solución para la base de datos central interna en la que se basa el sistema de gestión de documentos. Los datos no deben guardarse en una computadora de un solo usuario.
Un repositorio central accesible para todo el personal administrativo.
El Sr. Stephan Reichel tuvo claro desde el principio que no había forma de evitar la digitalización de su empresa:
2. Manejo y automatización de tareas administrativas. El software debe permitir que las tareas se distribuyan en la red y que su procesamiento sea realizado por el empleado respectivo.
Incluye autorización de usuario digital y confirmación de contraseña.
Al mismo tiempo, todos los empleados interesados son informados sobre el estado del procesamiento. El almacenamiento de versiones permite rastrear qué pasos de procesamiento se llevaron a cabo, cuándo y por quién.
3. Recuperabilidad y ahorro de tiempo. Se buscó una forma más sencilla de digitalizar documentos analógicos y hacerlos fáciles de encontrar cuando se necesitaran.
4. Fusión de documentos/órdenes relacionados con el proyecto. El software debe poder guardar juntos documentos relacionados con el proceso o permitir enlaces entre sí.
Todos los documentos de la transacción comercial, como un proceso de compra o instalación con el correspondiente albarán, factura, croquis, planos y cualquier reclamación por defectos, deben gestionarse de forma centralizada.
De esta manera, los albaranes, facturas y todo lo que pertenece al proceso comercial se guardan en una carpeta o subcarpeta. Se pueden asignar autorizaciones de acceso para cada carpeta, ya sea para grupos de empleados o para empleados individuales.
Además, se pueden crear hipervínculos a la carpeta y enviarlos a los empleados.
De esta manera, los empleados autorizados y los socios colaboradores pueden acceder a él desde cualquier lugar y en cualquier momento. Gracias al control de versiones, el creador y la hora de cada cambio de documento individual se pueden rastrear de forma transparente: las consultas se aclaran rápidamente y se evitan errores innecesarios.
Hoy, PaperOffice DMS mapea todo el flujo de trabajo digitalmente.
Por el momento, todos los documentos de entrega y factura se registran con potentes escáneres, PaperOffice reconoce automáticamente los datos de contacto y almacena los documentos en consecuencia en el archivo electrónico.
Los empleados pueden acceder a los documentos a través de una interfaz de usuario simple e ingresar varios términos de búsqueda; también está disponible una búsqueda de texto completo.
Gracias al uso constante del DMS, el fabricante de rejillas pudo reducir significativamente el tiempo de procesamiento requerido para una factura y, al mismo tiempo, la cantidad de cuentas por cobrar pendientes disminuyó significativamente.
La PaperOffice AI Suite ayudó a reducir la tasa de errores en la captura de datos en un 99% y, al mismo tiempo, aumentó la velocidad de procesamiento en un 50 veces.
Monika Ritter
Director General
Gracias a la PaperOffice AI Suite, todo el flujo de trabajo de documentos se optimizó, lo que resultó en una reducción del 86% en la carga de trabajo manual anualmente.
Lars-R. Ludewig
Director General
es
Departamento de TI
El Patriarcado de Lisboa utiliza la PaperOffice AI Suite para acelerar la clasificación de documentos en la contabilidad y administración en un 90%. Como resultado, los procesos de trabajo se han vuelto 70% más eficientes, ahorrando recursos valiosos.
La PaperOffice AI Suite permitió procesar más de 10,000 documentos al día, sin errores y en un tiempo récord, mejorando de manera significativa el flujo de trabajo.
Abraham Yalip
Responsable de TI
Revoluciona el procesamiento de documentos con la PaperOffice AI Suite, una solución poderosa que eleva la eficiencia y precisión en el procesamiento de documentos complejos a un nuevo nivel gracias a la Inteligente Procesamiento de Documentos (IDP), flujos de trabajo automatizados y inteligencia artificial (IA).
Stephan Reichel
Director General
IDC Construcción S.L. está transformando la gestión de proyectos de construcción con la PaperOffice AI Suite. A través de procesamiento inteligente de documentos, se automatizan los procesos de trabajo, los documentos se procesan con precisión y la eficiencia en cada fase de un proyecto de construcción se incrementa en un 50%.
Agustín García Afonso
Responsable de TI
Soluciones innovadoras para el procesamiento técnico de documentos: Herrmann GmbH Oficina de Ingeniería optimiza los procesos de trabajo con la PaperOffice AI Suite. A través de una extracción de datos precisa y una integración fluida, se aumentó la eficiencia en un 60%, mientras que el tiempo de procesamiento de los documentos se redujo en un 50%.
La PaperOffice AI Suite mejoró los servicios de salud mediante una gestión eficiente de datos y un procesamiento preciso, lo que aumentó la productividad en un 40% y redujo el tiempo de procesamiento de pedidos en un 30%, lo que resultó en un proceso de gestión de pedidos mucho más fluido.
Henrique Santos
Director General
Automatización innovadora para el sector salud: Hartung Care Service está revolucionando la atención ambulatoria con la PaperOffice AI Suite. Gracias a un procesamiento de datos preciso y una integración fluida, el tiempo de respuesta a las consultas de los pacientes aumentó en un 50% y se redujo la tasa de errores en la documentación, todo para un servicio moderno y orientado al paciente.
La PaperOffice AI Suite ayudó a reducir la tasa de errores en la captura de datos en un 99% y, al mismo tiempo, aumentó la velocidad de procesamiento en un 50 veces.
Gracias a la PaperOffice AI Suite, todo el flujo de trabajo de documentos se optimizó, lo que resultó en una reducción del 86% en la carga de trabajo manual anualmente.
La implementación de la PaperOffice AI Suite llevó a una aceleración de la clasificación de documentos de 60 veces y, al mismo tiempo, optimizó la extracción de datos.
La PaperOffice AI Suite revolucionó los procesos de la aplicación de la ley mediante extracción precisa de datos de formularios manuscritos de ingreso, minimizando los errores manuales en un 90% y mejorando significativamente la toma de decisiones y los tiempos de respuesta en un 40%.
Teniente McMullen
Teniente
