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Automatización de procesos de negocio en la industria de la construcción


PaperOffice DMS para empresas de construcción permite un flujo fluido de información entre departamentos gracias a la digitalización y automatización de los procesos comerciales.

Consejo profesional

Documentos escritos, contratos, borradores, investigaciones, albaranes y mucho más son reemplazados por documentos electrónicos gracias a la digitalización y así optimizar al máximo todos los procesos de trabajo.

La IA integrada permite automatizar en gran medida los procesos comerciales, acelerando sus procesos, aumentando el éxito y su satisfacción.

Digitalización en la industria de la construcción

Las empresas constructoras, las corporaciones, los promotores inmobiliarios, los directores de proyectos, los ingenieros y los desarrolladores de proyectos se benefician significativamente del uso de una gestión de datos adecuada.

Las empresas constructoras generan documentos importantes a diario: registros de construcción, documentación fotográfica, recibos, facturas, planos, notas de entrega, resúmenes y mucho más.

Todos estos documentos deben digitalizarse si llegan en papel, requieren un archivado estructurado, asignación de tareas, flujos de trabajo y deben estar disponibles de inmediato bajo demanda.

La mejor solución es utilizar un software de gestión de documentos bien pensado como PaperOffice DMS.

En la industria de la construcción a menudo hay procesos basados ​​en proyectos. En cada uno de estos proyectos se genera una gran cantidad de información diferente, incluidos archivos y documentos, que se pueden gestionar de forma centralizada mediante un DMS adecuado como PaperOffice.

El casco está en el sitio
Solución DMS para la digitalización en la construcción

PaperOffice DMS como solución para la industria de la construcción le permite realizar una búsqueda de palabras clave en vivo a través de sus proyectos, datos de clientes y documentos. Gracias a la integración de PaperOffice DMS en la empresa constructora, podrá sumar puntos sobre la competencia con la automatización de sus procesos a través de flujos de trabajo digitales o con el archivado automático de todos los documentos relacionados con el proyecto, gestión de reglas y adición de tareas.

¿Cómo puedo dejar de usar papel en la industria de la construcción?

PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo y crea una visión general clara de documentos importantes como contratos, facturas, pedidos o albaranes de entrega al administrarlos digitalmente en PaperOffice en el futuro.

Capturar, procesar, compartir, buscar y rastrear sus documentos se vuelve muy fácil con el uso de PaperOffice.

Gracias al acceso controlado y a las listas de tareas detalladas, así como a la emisión de aprobaciones mediante flujos de trabajo y notificaciones confiables por correo electrónico, los empleados pueden completar de manera eficiente las tareas asignadas y las personas autorizadas pueden aprobarlos fácilmente o denegar su liberación.

Con la solución de software PaperOffice DMS, no se pierden más documentos. Y sin importar dónde se encuentre puede acceder a documentos importantes en segundos.

Por supuesto, siempre trabaja con nuestros sistemas en conformidad con la ley y completamente a prueba de revisiones.

Gestión documental orientada a procesos

La gestión de documentos orientada a procesos garantiza que estos documentos permanezcan actualizados con poco esfuerzo. PaperOffice lo apoya aquí con un extenso módulo de tareas y flujos de trabajo.

De esta manera, se pueden crear ciertas cadenas de procesos y los procesos operativos existentes se pueden definir en documentos electrónicos y ejecutar parcialmente de forma automática.

Esto representa una optimización de procesos sin errores, porque las tareas no solo se pueden asignar a empleados con derechos de usuario específicos y períodos de finalización, requieren liberación digital y también desencadenar automáticamente otras acciones, como notificaciones por email o cambios de estado de documentos.

De esta manera, se pueden mapear todos los procesos del documento.

Además de toda la gama de otras ventajas, PaperOffice DMS es la herramienta ideal para controlar las distintas fases de la construcción.

Cada documento, desde la factura de un paquete de tornillos de la ferretería hasta los distintos planos de construcción, puede guardarse en el orden cronológico correcto y recuperarse según sea necesario.

El control de versiones es importante aquí. Por ejemplo, el plan de construcción original, el plan de construcción modificado posteriormente, etc. PaperOffice DMS también permite el almacenamiento de entradas manuscritas y fotografías del estado de la construcción. Con PaperOffice DMS es posible una completa documentación de todos los procesos e incidencias durante la construcción. Desde la ceremonia de inauguración hasta la entrega de llaves. Y todo esto con el mínimo esfuerzo.

El software de administración de documentos como PaperOffice DMS es el más adecuado para estas tareas. Porque es un software de gestión documental que puede hacer mucho más que gestionar documentos.

PaperOffice no diferencia entre los tipos de documentos, independientemente de si necesita ayuda para gestionar contratos, alegaciones y correspondencia por correo electrónico: gracias al sistema de gestión documental de PaperOffice, sus procesos anteriores en la empresa se digitalizan, haciéndolos más eficientes, más transparentes y mucho más flexibles.

Porque independientemente de la forma en que los documentos lleguen a la empresa, ya sean documentos en papel, archivos PDF, correos electrónicos o fotografías, se archivan y almacenan automáticamente en una base de datos segura.

De este modo, los contratos importantes pueden reconocerse, rescindirse a tiempo o renegociarse. Se liberan documentos con firma digital y se notifican por correo electrónico en lugar del lento correo en papel o el correo electrónico inseguro, contribuyendo a la lealtad del cliente.

Cuaderno en el almacén de Spediton con PaperOffice DMS
Trazabilidad de relaciones importantes gracias a carpetas digitales y carpetas de documentos

La solución: conocimientos técnicos probados

¿No tiene sentido utilizar el software de gestión en la práctica de inmediato? ¿Qué no solo cumpla con todos los requisitos, sino que también sea fácil de aprender y sea económico?

PaperOffice DMS es la solución completa para el trabajo digital y, con más de 20 años de experiencia en el mercado, uno de los primeros pioneros de DMS.

Contenido

El procesamiento digital es una base esencial para garantizar la alta calidad de todos los servicios en el futuro

La "Ley de Varillas" fue una de las primeras leyes en la industria de la construcción y muchas más siguieron hasta el día de hoy. La "Ley de Varillas" era en realidad una barra de 5 metros de largo, que en la Edad Media se usaba para garantizar que los callejones y las calles tuvieran un ancho mínimo de alrededor de 5 metros, al permitir que un hombre caminara por las calles con esta barra sostenida. Dondequiera que se volvía demasiado estrecho, el edificio que sobresalía demasiado en la calle tenía que ser demolido. Eso tenía menos que ver más con el tráfico en ese momento y con el riesgo de incendio. Esto fue para evitar que las casas en llamas de un lado de la calle se extendieran al otro.

Actualmente, la Ley de Construcción federal y estatal por sí sola comprende alrededor de 1600 párrafos. Además, están los estándares y especificaciones de las asociaciones profesionales para las propiedades de los materiales, el tipo de uso, cómo se instalarán e incluso con regulaciones comerciales: quién y qué puede construir e instalar. Probablemente solo haya unos pocos países en el mundo que tengan un sistema de construcción similarmente tan complejo.

Para los contratistas, tanto civiles como estructurales, esto significa consultar las especificaciones pertinentes para cada trabajo y significa realizar un papeleo más o menos extenso cada vez. No es raro que los constructores vayan un paso más allá y soliciten cambios que no estaban previstos en el plan de construcción original. A veces hay una nota escrita a mano en el plan de lo que debe cambiarse y cómo. Esto puede conducir a una reacción en cadena que afecte a todas las profesiones e incluso trastorne la planificación de materiales.

¿Cómo realizo un seguimiento del caos del papel?

Por supuesto, gracias al uso de PaperOffice DMS.

Porque PaperOffice archiva todos los documentos generados en la industria de la construcción y toda la información relevante está en conformidad con la ley y a prueba de revisiones.

PaperOffice DMS, en conexión con un NAS (Network Attached Storage), permite la construcción de una intranet muy segura para la comunicación interna y la transmisión de datos. Esto crea una doble seguridad contra ataques desde el exterior. Primero el firewall del sistema operativo y segundo el cifrado de PaperOffice DMS. Al mismo tiempo, se configura una nube separada a través del NAS, independiente de proveedores externos.

La función de flujos de trabajo de PaperOffice DMS facilita mucho la comunicación interna. El término interno también incluye sucursales o ubicaciones en el extranjero. En el caso de trabajos relacionados con proyectos, por ejemplo, siempre se muestra el estado actual y al mismo tiempo el historial.

Por supuesto, también se incluye un calendario privado relacionado con el equipo, en el que se ingresan fechas límite y eventos relacionados con la temporalidad.

El reconocimiento de documentos equipado con una IA organiza automáticamente todos los documentos para que se guarden en la carpeta correcta y cree un índice de palabras clave y un historial de cambios. El motor de búsqueda interno de PaperOffice DMS encuentra todos los documentos en fracciones de segundo.

PaperOffice cumple con los más altos estándares de seguridad como la gestión de autorizaciones o la concesión de autorizaciones de acceso. El usuario define los pasos de trabajo individuales exactamente como se ejecutarían, por ejemplo, el "registro", "verificación", "liberación" y "contabilización" de facturas.

La responsabilidad no solo se puede asignar a personas individuales, sino también a grupos de usuarios como "Contabilidad" o "Producción", de modo que un compañero pueda intervenir inmediatamente si un empleado está ausente.

La tecnología OCR no solo reconoce el contenido del documento, sino también todos los campos de datos relevantes para impuestos, como el número de documento, la fecha, el importe neto, fiscal y bruto. Los datos importados están disponibles para el control de evaluaciones, transacciones de pago y contabilidad financiera. Esto ahorra el tedioso trabajo de entrada y reduce los errores de publicación.

Mujer comprueba el plan en el sitio de construcción
Los documentos analógicos se escanean con PaperOffice DMS y se guardan como una foto y como texto convertido mediante el software OCR.

Argumentos importantes para incluir PaperOffice DMS en la planificación presupuestaria. Finalmente, PaperOffice DMS también convence por el hecho de que se tienen en cuenta la sostenibilidad y la protección del medio ambiente. Tarde o temprano tendrá lugar la conversión completa de documentos analógicos a formato digital y entonces la institución pública, que ya estará utilizando PaperOffice DMS, estará bien preparada.

Con solo un clic del ratón, los datos, incluida la ubicación de archivo, se pueden exportar a su cliente, asesor fiscal o viceversa.

Por supuesto, PaperOffice DMS permite la migración e integración de datos digitales existentes desde soluciones de software existentes. Al mismo tiempo, PaperOffice DMS es la interfaz entre lo analógico y lo digital. Usando su función de escaneo, el software puede leer documentos analógicos, planos y fotos en el sistema y digitalizarlos usando escáneres, pero también grabaciones de teléfonos móviles, donde los textos se convierten en escritura usando OCR y se pueden editar en los programas de Office. Los sellos de tiempo y las versiones aseguran que el documento digital se corresponda con el original analógico.

Las empresas de la industria de la construcción tienen que procesar documentos para todas las transacciones comerciales. El constante desarrollo de los modelos de negocio crea constantemente nuevos desafíos. Lo que necesitan es un buen sistema de gestión de documentos.

PaperOffice DMS es el software adecuado porque viene con todo lo que necesita, por ejemplo:

  • Almacenamiento de documentos en todos los formatos digitales según los principios del RGPD.
  • Funciones para enviar y volver a enviar documentos atrasados ​​que requieren acción.
  • Una función de almacenamiento de datos de autoaprendizaje con etiquetado y motor de búsqueda interno.
  • Asignación automática de documentos recién agregados a la carpeta correcta.
  • Creación y conexión de bases de datos sencillas, incluida una máscara personalizable individualmente.
  • Creación de plantillas automatizadas para operaciones y procesos repetitivos.

Archivado seguro y compatible con revisiones: PaperOffice DMS cumple técnicamente los requisitos legales del GoBD, GDPdU y DSGVO.

Grupo de personas hablando sobre el plan de construcción en el sitio de construcción
Trabaje de manera más eficiente gracias a las soluciones seguras de flujo de trabajo y gestión de documentos

PaperOffice DMS permite la conexión de otro software, como un ERP y, por supuesto, la transferencia de documentos desde Microsoft Office a través de las interfaces adecuadas. PaperOffice DMS acelera la comunicación en el comercio y la producción con proveedores y clientes.

Los plazos y las citas se supervisan y las acciones se activan automáticamente según la configuración deseada. Los procesos de pedido se pueden automatizar e incluso los cambios planificados para el futuro se pueden ingresar de tal manera que entren en vigencia en el momento deseado.

Gracias a sus amplias funciones, PaperOffice DMS definitivamente se puede clasificar en el segmento superior de la gestión de contenido empresarial (ECM).

Un ECM incluye la gestión general de todo el contenido de una organización con una jerarquía de acceso correspondiente. PaperOffice DMS puede guardar cualquier contenido en forma digital, cambiar su contenido y formato y ponerlo a disposición.

PaperOffice DMS tiene todas las funciones de un ECM y esto es una excelente relación precio-rendimiento, así como una forma de operación de aprendizaje intuitivo que hace innecesaria la costosa capacitación externa o interna. De hecho, hay vídeos tutoriales gratuitos disponibles para acostumbrarse a los diferentes menús. PaperOffice DMS puede convertirse así en el eje organizativo de todas las empresas en el comercio y la producción, casi a la velocidad de la luz.

Las empresas del sector de la construcción se benefician de la gestión documental digital

Sin embargo, con PaperOffice DMS, hay muchas más posibilidades para las empresas de construcción. Por ejemplo, la gestión de inventario, incluido un inventario permanente o de fecha clave. La base de PaperOffice DMS son las cuentas de usuario vinculadas en la red. El almacenamiento de datos de estas cuentas de usuario se combina en la base de datos central. Los documentos se pueden controlar a través de una IA con diferentes algoritmos, que se pueden usar para activar procesos automatizados.

Optimice su tiempo de trabajo hasta en un 7,5 % en comparación con el trabajo en papel gracias al uso de PaperOffice DMS.

Ahorre tiempo buscando, enrutando y compartiendo documentos.

Con sellos digitales, los documentos se pueden complementar con información adicional e incluso controlar flujos de trabajo detallados. A su vez, la función de tarea y flujos de trabajo garantiza que se cumplan y completen los plazos.

PaperOffice DMS tiene una navegación de menú inteligente que está estructurada lógicamente y permite una operación intuitiva en muchas áreas. Los tutoriales en video disponibles de forma gratuita en Internet brindan soporte adicional y, por supuesto, los cursos de capacitación también se pueden realizar directamente en la sede de la empresa del cliente si así lo desea.

Además de la documentación de las fases de construcción, PaperOffice DMS es igualmente adecuado para apoyar tareas logísticas para la adquisición de materiales. Gracias a las posibilidades de configurar bases de datos en PaperOffice DMS, la compra y el consumo de materiales se pueden monitorear y asignar niveles de advertencia. La IA interna se puede utilizar para crear plantillas que reaccionan automáticamente si hay cuellos de botella o escasez, por ejemplo, si se realizan pedidos repetidos aunque la cantidad existente fuera suficiente. Para ello se puede utilizar la función de flujos de trabajo, con la que los empleados responsables de la empresa pueden comparar la ejecución de sus tareas.

PaperOffice DMS puede acelerar un proyecto de construcción, evitar decisiones equivocadas y reducir costos. Quizás las empresas que construyeron el edificio BER, y que todavía están construyendo edificio Stuttgart21, simplemente carecían del software adecuado: PaperOffice DMS.

FAQs

Finalmente, respondemos algunas preguntas más frecuentes sobre el tema "La digitalización en la industria de la construcción":

¿Cómo pueden los empleados acceder a PaperOffice?

Debido a la arquitectura descentralizada y moderna del programa, PaperOffice se puede usar en casi cualquier dispositivo, desde PCs hasta teléfonos inteligentes, tabletas y televisores.

¿Qué sucede con los datos si PaperOffice no existe?

No sucederá, pero para tranquilizarlo puede exportar sus datos EN CUALQUIER MOMENTO, ya que PaperOffice se basa en una estructura de base de datos abierta, puede acceder a sus datos en cualquier momento.

Tema de protección de datos: ¿dónde se almacenan todos los documentos?

PaperOffice almacenará todos los documentos internamente con cifrado de alto nivel, lo que lo hace inmune al robo de datos, por ejemplo, y supera todos los requisitos de GDPR y GoBD. Evite errores: ¡NUNCA guarde los datos en una nube de terceros!

¿Se puede adaptar PaperOffice exactamente a las especificaciones?

Sí, PaperOffice se puede adaptar al 100 % al uso previsto para garantizar una integración perfecta en los procesos y sistemas existentes. Incluso la interfaz del programa puede diseñarse completamente y adaptarse libremente.

Conclusión

PaperOffice DMS es compatible con la industria de la construcción y ofrece interfaces adecuadas para otro software, conexiones API y se puede ampliar en cualquier momento según sus deseos. El software es fácil de aprender y se puede integrar fácilmente en la práctica diaria sin causar problemas por motivos de formación.

PaperOffice DMS recomienda utilizar un NAS (almacenamiento de datos compatible con la red) con una función de copia de seguridad para que los datos importantes no se pierdan ni se espíen en nubes de terceros.

En última instancia, PaperOffice DMS impresiona con una muy buena relación precio-rendimiento y un inmenso conocimiento a través de más de 20 años de experiencia práctica.

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