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AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO EN ADMINISTRACIONES E INSTITUCIONES PÚBLICAS


PaperOffice DMS para instituciones y autoridades públicas permite el manejo eficiente de cualquier tipo de documento, así como el procesamiento rápido de consultas, y es el requisito previo para la eficiencia y el éxito dentro de la administración.

Consejo profesional

Los documentos escritos, contratos, borradores, investigaciones, opiniones de expertos y mucho más se reemplazan por documentos electrónicos gracias a la digitalización y, por lo tanto, optimizan al máximo todos los procesos de trabajo.

Con la ayuda de la solución de gestión de documentos, guarda y archiva toda la información en una plataforma central a prueba de revisión.

Digitalización en la administración pública y autoridades

Desde la Agencia Tributaria hasta el gobierno local o desde las autoridades públicas y el transporte público hasta el departamento de mantenimiento de carreteras.

Instituciones oficiales y públicas se están conectando y también adaptando estructuras en municipios, ciudades, distritos y también estados federales: desde la República Federal de Alemania hasta pequeñas comunidades autónomas.

Los documentos y datos se crean en muchos departamentos diferentes de los gobiernos. Así se generan todos los días documentos importantes:

escritos, contratos, borradores, investigaciones, peritajes y mucho más. Estos no solo llegan por correo postal, muchos documentos también llegan por correo electrónico.

Pila de papel frente a la computadora
Trabajo sin papeles a través de procesos digitales

Todos estos documentos deben digitalizarse si llegan en papel, requieren archivado estructurado, asignación de tareas, flujos de trabajo y deben estar disponibles de inmediato bajo demanda.

Además, cada documento se clasifica según su tipo y se puede asignar a personas y objetos, a los que incluso puede acceder sobre la marcha, independientemente del dispositivo. Entonces tiene claramente toda la información y los documentos en un solo lugar: su base de datos.

Con la ayuda de la solución de gestión de documentos, guarda y archiva toda la información en una plataforma central a prueba de revisión.

Para resolver muchos de los problemas administrativos existentes en la administración pública, se debe implementar el sistema de gestión de documentos PaperOffice.

De esta manera, el trabajo diario se puede simplificar, optimizar y mejorar con la ayuda de la digitalización. PaperOffice DMS le brinda una estructura clara en sus documentos y lo ayuda a lidiar con la avalancha de información.

PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo y crea una visión general clara de los documentos importantes, como contratos o cartas, al administrarlos digitalmente en PaperOffice en el futuro.

También puede beneficiarse de las tareas administrativas digitales y estar atento a la correspondencia oficial que se vuelve a enviar o se asigna a los empleados por asignación de tareas.

Toda la información disponible de inmediato

Un buen software de gestión documental no puede tomar decisiones políticas, pero puede ser de gran ayuda en muchos ámbitos de la administración pública en diversos procesos, debido a que la gran mayoría de los llamados expedientes administrativos no tienen una soberana prioridad.

Aparte de eso, los documentos digitales no tienen que reemplazar los originales, pero facilitan el trabajo.

Con PaperOffice DMS, los documentos pueden digitalizarse en muchas administraciones e instituciones públicas y archivarse centralmente de tal manera que se pueda acceder desde cualquier computadora, sin tener que ir al archivo o investigar primero qué, quién o cómo está procesando el archivo.

PaperOffice DMS no solo digitaliza documentos analógicos, el software de gestión de documentos guarda cada cambio en el documento en orden cronológico. El original no se ve afectado. La función de flujo de trabajo se puede utilizar, por ejemplo, para asignar ciertas actividades durante el trabajo del proyecto y cada empleado mantiene una visión general del estado actual.

Al mismo tiempo, se pueden enviar ideas o sugerencias sin tener que convocar reuniones cada vez. Los documentos archivados se pueden buscar por palabras clave, por fecha o números de referencia y la IA puede crear plantillas automatizadas en PaperOffice DMS.

Los posibles usos de PaperOffice DMS se pueden dar en los distintos niveles de la administración pública y oficial, por ejemplo en:

  • Escuelas.
  • Guarderías.
  • Bibliotecas.
  • Universidades.
  • Hospitales.
  • Administraciones municipales.
  • Oficinas de impuestos.
  • Residencias de ancianos.

Por supuesto, gracias al sofisticado almacenamiento de datos con encriptación de 1024 bits, así como al formato interno especial y al firewall, se mantiene la seguridad de acuerdo con el RGPD. PaperOffice DMS también impresiona por su facilidad de aprendizaje, la capacidad de configurar hasta 800 terminales vinculados y una muy buena relación precio-rendimiento.

Así es PaperOffice DMS, un software de administración de documentos que puede hacer mucho más que solo administrar documentos.

PaperOffice no diferencia entre los tipos de documentos, independientemente de si necesita ayuda para gestionar contratos, alegaciones y correspondencia por correo electrónico: gracias al sistema de gestión de documentos PaperOffice, sus procesos anteriores en instituciones públicas e instituciones se digitalizan, haciéndolas más eficientes, transparentes y significativamente más flexibles.

Porque no importa en qué forma lleguen los documentos a la empresa, ya sea en papel, archivos PDF, correos electrónicos o fotos, se archivan y almacenan automáticamente en una base de datos segura.

De este modo, los contratos importantes pueden reconocerse, rescindirse o renegociarse a tiempo. Liberación de documentos con firma digital y notificación por correo electrónico, en lugar del lento correo en papel o del correo electrónico inseguro, contribuye a la lealtad del cliente.

La mano presiona un botón en un escáner
Los documentos analógicos se escanean con PaperOffice DMS y se guardan como una foto y como texto convertido mediante el software OCR

Optimización de procesos de negocio gracias a PaperOffice DMS

Gracias a la IA integrada, se activan reglas automáticas. Esta IA clasifica automáticamente los documentos en carpetas como "Factura" y "Contrato", almacena las palabras clave correspondientes y activa el flujo de trabajo digital almacenado para el tipo de documento respectivo.

PaperOffice cumple con los más altos estándares de seguridad como la gestión de autorizaciones o la concesión de autorizaciones de acceso. El usuario define los pasos de trabajo individuales exactamente como se ejecutarían, por ejemplo, el "registro", "verificación", "liberación" y "contabilización" de facturas.

La responsabilidad no solo se puede asignar a personas individuales, sino también a grupos de usuarios como "Contabilidad" o "Producción", de modo que un colega pueda intervenir inmediatamente si un empleado está ausente.

La tecnología OCR no solo reconoce el contenido del documento, sino también todos los campos de datos relacionados con los impuestos, como el número del documento, la fecha, el importe neto, fiscal y bruto. Los datos importados están disponibles para el control de evaluaciones, transacciones de pago y contabilidad financiera. Esto ahorra el tedioso trabajo de entrada y reduce los errores de publicación.

Argumentos importantes para incluir PaperOffice DMS en la planificación presupuestaria. Finalmente, PaperOffice DMS también convence por el hecho de que se tienen en cuenta la sostenibilidad y la protección del medio ambiente. Tarde o temprano tendrá lugar la conversión completa de documentos analógicos a formato digital y entonces la institución pública, que ya estará utilizando PaperOffice DMS, estará bien preparada.

Con solo un clic del ratón, los datos incluidos la ubicación de archivo se pueden exportar a su cliente, asesor fiscal o viceversa.

Por supuesto, PaperOffice DMS permite la migración e integración de datos digitales existentes desde soluciones de software existentes. Al mismo tiempo, PaperOffice DMS es la interfaz entre lo analógico y lo digital. Usando su función de escaneo, el software puede leer documentos analógicos, planos y fotos en el sistema y digitalizarlos usando escáneres, pero también grabaciones de teléfonos móviles, donde los textos se convierten en escritura usando el OCR y se pueden editar con los programas de Office. Los sellos de tiempo y las versiones aseguran que el documento digital se corresponde con el original analógico.

Mujer sella un documento
Con sellos digitales, los documentos se pueden complementar con información adicional e incluso controlar flujos de trabajo detallados

La solución: conocimientos técnicos probados

¿No tiene sentido utilizar el software de gestión en la práctica de inmediato? ¿Qué no solo cumpla con todos los requisitos, sino que también sea fácil de aprender y económico?

PaperOffice DMS es la solución completa probada para el trabajo digital y, con más de 20 años de experiencia en el mercado, es uno de los primeros pioneros de DMS.

Contenido

El procesamiento digital es una base esencial para garantizar la alta calidad de servicio de los servicios municipales en el futuro

Las instituciones y autoridades públicas tienen que procesar documentos para todas las transacciones comerciales. El constante desarrollo de los modelos de negocio crea constantemente nuevos desafíos. Lo que necesitan es un buen sistema de gestión de documentos.

PaperOffice DMS es el software adecuado porque viene con todo lo que las autoridades e instituciones públicas necesitan, como:

  • Almacenamiento de documentos en todos los formatos digitales según los principios del RGPD.
  • Funciones para enviar y volver a enviar documentos atrasados ​​que requieren acción.
  • Una función de almacenamiento de datos de autoaprendizaje con etiquetado y motor de búsqueda interno.
  • Asignación automática de documentos recién agregados a la carpeta correcta.
  • Creación y conexión de bases de datos sencillas, incluida una máscara personalizable individualmente.
  • Creación de plantillas automatizadas para operaciones y procesos repetitivos.

Archivado seguro y compatible con revisiones: PaperOffice DMS cumple técnicamente los requisitos legales del GoBD, GDPdU y DSGVO.

El hombre da conferencias frente a su audiencia
Optimización de procesos de negocio gracias a PaperOffice DMS

Las amplias funciones de flujo de trabajo de PaperOffice son muy interesantes para las autoridades y administraciones públicas. Los contenidos de las reuniones del proyecto quedan grabados y pueden ser complementados por los participantes en cualquier momento y desde diferentes ubicaciones. El archivado a prueba de revisión está garantizado en todo momento, así como la optimización de los procesos organizativos.

PaperOffice admite esto con un amplio módulo de tareas y flujos de trabajo.

Las instituciones y autoridades públicas se benefician de la gestión documental digital

El sistema de gestión de documentos permite la creación separada de bases de datos para cada área individual y puede crear enlaces al mismo tiempo. Los documentos analógicos, como las facturas enviadas, se escanean con PaperOffice DMS y se guardan como una foto y como texto convertido mediante el software OCR. Todos los datos existentes se pueden mostrar de forma clara y sin ambigüedades, por lo que no es necesario llevar archivos para las citas fuera de casa. La gestión de la base de datos controlada por IA crea plantillas a partir de datos maestros o listas utilizables estadísticamente según sea necesario.

Al mismo tiempo, se mantiene la protección de datos necesaria mediante la gestión jerárquica de contraseñas y el cifrado de 1024 bits.

Optimice su tiempo de trabajo hasta en un 7,5 % en comparación con el trabajo en papel gracias al uso de PaperOffice DMS.

Ahorre tiempo buscando, enrutando y compartiendo documentos.

Con sellos digitales, los documentos se pueden complementar con información adicional e incluso controlar flujos de trabajo detallados. A su vez, la función de tareas y flujo de trabajos garantizan que se cumplan y se completen los plazos.

PaperOffice DMS no solo es extenso en sus funciones, sino que también es fácil de aprender, guiado por tutoriales en vídeo, pero también por consejos y capacitaciones individuales si lo desea. Todo esto a una muy buena relación precio-rendimiento.

FAQs

Finalmente, respondemos algunas preguntas más frecuentes sobre el tema "DIGITALIZACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN E INSTITUCIONES PÚBLICAS":

¿Cómo pueden los empleados acceder a PaperOffice?

Debido a la arquitectura descentralizada y moderna del programa, PaperOffice se puede usar en casi cualquier dispositivo, desde PCs hasta teléfonos inteligentes, tabletas y televisores.

¿Qué sucede con los datos si PaperOffice no existe?

No sucederá, pero para tranquilizarlo puede exportar sus datos EN CUALQUIER MOMENTO, ya que PaperOffice se basa en una estructura de base de datos abierta, puede acceder a sus datos en cualquier momento.

Tema de protección de datos: ¿dónde se almacenan todos los documentos?

PaperOffice almacenará todos los documentos internamente con cifrado de alto nivel, lo que lo hace inmune al robo de datos, por ejemplo, y supera todos los requisitos de GDPR y GoBD.
Evite errores: ¡NUNCA guarde los datos en una nube de terceros!

¿Se puede adaptar PaperOffice exactamente a las especificaciones?

Sí, PaperOffice se puede adaptar al 100 % al uso previsto para garantizar una integración perfecta en los procesos y sistemas existentes. Incluso la interfaz del programa puede diseñarse completamente y adaptarse libremente.

Conclusión

PaperOffice DMS es compatible con las autoridades y las administraciones públicas y ofrece interfaces adecuadas para otro software, conexiones API y se puede ampliar en cualquier momento según sus deseos. El software es fácil de aprender y se puede integrar fácilmente en la práctica diaria sin causar problemas por motivos de formación.

PaperOffice DMS recomienda utilizar un NAS (almacenamiento de datos compatible con la red) con una función de copia de seguridad para que los datos importantes no se pierdan ni se espíen en nubes de terceros.

En última instancia, PaperOffice DMS impresiona con una muy buena relación precio-rendimiento y un inmenso conocimiento a través de más de 20 años de experiencia práctica.

Esto es lo que dicen nuestros clientes

Caso de estudio

El camino al ayuntamiento digital - digitalización de la administración

"La fácil integración y operación de PaperOffice DMS proporcionó la solución general que esta industria necesitaba: minimizar el consumo de papel, acelerar los procesos de búsqueda, automatizar la asignación a los empleados y permitir el almacenamiento de datos relacionados con los procesos".

Sr. Carlos A. García Gerente de Marketing y Comunicaciones