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PaperOffice DMS para instituciones y autoridades públicas permite el manejo eficiente de cualquier tipo de documento, así como el procesamiento rápido de consultas, y es el requisito previo para la eficiencia y el éxito dentro de la administración.
Desde la Agencia Tributaria hasta el gobierno local o desde las autoridades públicas y el transporte público hasta el departamento de mantenimiento de carreteras.
Instituciones oficiales y públicas se están conectando y también adaptando estructuras en municipios, ciudades, distritos y también estados federales: desde la República Federal de Alemania hasta pequeñas comunidades autónomas.
Los documentos y datos se crean en muchos departamentos diferentes de los gobiernos. Así se generan todos los días documentos importantes:
escritos, contratos, borradores, investigaciones, peritajes y mucho más. Estos no solo llegan por correo postal, muchos documentos también llegan por correo electrónico.
Todos estos documentos deben digitalizarse si llegan en papel, requieren archivado estructurado, asignación de tareas, flujos de trabajo y deben estar disponibles de inmediato bajo demanda.
Además, cada documento se clasifica según su tipo y se puede asignar a personas y objetos, a los que incluso puede acceder sobre la marcha, independientemente del dispositivo. Entonces tiene claramente toda la información y los documentos en un solo lugar: su base de datos.
Con la ayuda de la solución de gestión de documentos, guarda y archiva toda la información en una plataforma central a prueba de revisión.
Para resolver muchos de los problemas administrativos existentes en la administración pública, se debe implementar el sistema de gestión de documentos PaperOffice.
De esta manera, el trabajo diario se puede simplificar, optimizar y mejorar con la ayuda de la digitalización. PaperOffice DMS le brinda una estructura clara en sus documentos y lo ayuda a lidiar con la avalancha de información.
PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo y crea una visión general clara de los documentos importantes, como contratos o cartas, al administrarlos digitalmente en PaperOffice en el futuro.
También puede beneficiarse de las tareas administrativas digitales y estar atento a la correspondencia oficial que se vuelve a enviar o se asigna a los empleados por asignación de tareas.
Un buen software de gestión documental no puede tomar decisiones políticas, pero puede ser de gran ayuda en muchos ámbitos de la administración pública en diversos procesos, debido a que la gran mayoría de los llamados expedientes administrativos no tienen una soberana prioridad.
Aparte de eso, los documentos digitales no tienen que reemplazar los originales, pero facilitan el trabajo.
Con PaperOffice DMS, los documentos pueden digitalizarse en muchas administraciones e instituciones públicas y archivarse centralmente de tal manera que se pueda acceder desde cualquier computadora, sin tener que ir al archivo o investigar primero qué, quién o cómo está procesando el archivo.
PaperOffice DMS no solo digitaliza documentos analógicos, el software de gestión de documentos guarda cada cambio en el documento en orden cronológico. El original no se ve afectado. La función de flujo de trabajo se puede utilizar, por ejemplo, para asignar ciertas actividades durante el trabajo del proyecto y cada empleado mantiene una visión general del estado actual.
Al mismo tiempo, se pueden enviar ideas o sugerencias sin tener que convocar reuniones cada vez. Los documentos archivados se pueden buscar por palabras clave, por fecha o números de referencia y la IA puede crear plantillas automatizadas en PaperOffice DMS.
Los posibles usos de PaperOffice DMS se pueden dar en los distintos niveles de la administración pública y oficial, por ejemplo en:
Por supuesto, gracias al sofisticado almacenamiento de datos con encriptación de 1024 bits, así como al formato interno especial y al firewall, se mantiene la seguridad de acuerdo con el RGPD. PaperOffice DMS también impresiona por su facilidad de aprendizaje, la capacidad de configurar hasta 800 terminales vinculados y una muy buena relación precio-rendimiento.
Así es PaperOffice DMS, un software de administración de documentos que puede hacer mucho más que solo administrar documentos.
Porque no importa en qué forma lleguen los documentos a la empresa, ya sea en papel, archivos PDF, correos electrónicos o fotos, se archivan y almacenan automáticamente en una base de datos segura.
De este modo, los contratos importantes pueden reconocerse, rescindirse o renegociarse a tiempo. Liberación de documentos con firma digital y notificación por correo electrónico, en lugar del lento correo en papel o del correo electrónico inseguro, contribuye a la lealtad del cliente.
Gracias a la IA integrada, se activan reglas automáticas. Esta IA clasifica automáticamente los documentos en carpetas como "Factura" y "Contrato", almacena las palabras clave correspondientes y activa el flujo de trabajo digital almacenado para el tipo de documento respectivo.
PaperOffice cumple con los más altos estándares de seguridad como la gestión de autorizaciones o la concesión de autorizaciones de acceso. El usuario define los pasos de trabajo individuales exactamente como se ejecutarían, por ejemplo, el "registro", "verificación", "liberación" y "contabilización" de facturas.
La responsabilidad no solo se puede asignar a personas individuales, sino también a grupos de usuarios como "Contabilidad" o "Producción", de modo que un colega pueda intervenir inmediatamente si un empleado está ausente.
La tecnología OCR no solo reconoce el contenido del documento, sino también todos los campos de datos relacionados con los impuestos, como el número del documento, la fecha, el importe neto, fiscal y bruto. Los datos importados están disponibles para el control de evaluaciones, transacciones de pago y contabilidad financiera. Esto ahorra el tedioso trabajo de entrada y reduce los errores de publicación.
Argumentos importantes para incluir PaperOffice DMS en la planificación presupuestaria. Finalmente, PaperOffice DMS también convence por el hecho de que se tienen en cuenta la sostenibilidad y la protección del medio ambiente. Tarde o temprano tendrá lugar la conversión completa de documentos analógicos a formato digital y entonces la institución pública, que ya estará utilizando PaperOffice DMS, estará bien preparada.
Con solo un clic del ratón, los datos incluidos la ubicación de archivo se pueden exportar a su cliente, asesor fiscal o viceversa.
Por supuesto, PaperOffice DMS permite la migración e integración de datos digitales existentes desde soluciones de software existentes. Al mismo tiempo, PaperOffice DMS es la interfaz entre lo analógico y lo digital. Usando su función de escaneo, el software puede leer documentos analógicos, planos y fotos en el sistema y digitalizarlos usando escáneres, pero también grabaciones de teléfonos móviles, donde los textos se convierten en escritura usando el OCR y se pueden editar con los programas de Office. Los sellos de tiempo y las versiones aseguran que el documento digital se corresponde con el original analógico.
¿No tiene sentido utilizar el software de gestión en la práctica de inmediato? ¿Qué no solo cumpla con todos los requisitos, sino que también sea fácil de aprender y económico?
PaperOffice DMS es la solución completa probada para el trabajo digital y, con más de 20 años de experiencia en el mercado, es uno de los primeros pioneros de DMS.
Las instituciones y autoridades públicas tienen que procesar documentos para todas las transacciones comerciales. El constante desarrollo de los modelos de negocio crea constantemente nuevos desafíos. Lo que necesitan es un buen sistema de gestión de documentos.
PaperOffice DMS es el software adecuado porque viene con todo lo que las autoridades e instituciones públicas necesitan, como:
Archivado seguro y compatible con revisiones: PaperOffice DMS cumple técnicamente los requisitos legales del GoBD, GDPdU y DSGVO.
Las amplias funciones de flujo de trabajo de PaperOffice son muy interesantes para las autoridades y administraciones públicas. Los contenidos de las reuniones del proyecto quedan grabados y pueden ser complementados por los participantes en cualquier momento y desde diferentes ubicaciones. El archivado a prueba de revisión está garantizado en todo momento, así como la optimización de los procesos organizativos.
PaperOffice admite esto con un amplio módulo de tareas y flujos de trabajo.
El sistema de gestión de documentos permite la creación separada de bases de datos para cada área individual y puede crear enlaces al mismo tiempo. Los documentos analógicos, como las facturas enviadas, se escanean con PaperOffice DMS y se guardan como una foto y como texto convertido mediante el software OCR. Todos los datos existentes se pueden mostrar de forma clara y sin ambigüedades, por lo que no es necesario llevar archivos para las citas fuera de casa. La gestión de la base de datos controlada por IA crea plantillas a partir de datos maestros o listas utilizables estadísticamente según sea necesario.
Al mismo tiempo, se mantiene la protección de datos necesaria mediante la gestión jerárquica de contraseñas y el cifrado de 1024 bits.
Optimice su tiempo de trabajo hasta en un 7,5 % en comparación con el trabajo en papel gracias al uso de PaperOffice DMS.
Ahorre tiempo buscando, enrutando y compartiendo documentos.
Con sellos digitales, los documentos se pueden complementar con información adicional e incluso controlar flujos de trabajo detallados. A su vez, la función de tareas y flujo de trabajos garantizan que se cumplan y se completen los plazos.
PaperOffice DMS no solo es extenso en sus funciones, sino que también es fácil de aprender, guiado por tutoriales en vídeo, pero también por consejos y capacitaciones individuales si lo desea. Todo esto a una muy buena relación precio-rendimiento.
La PaperOffice AI Suite ayudó a reducir la tasa de errores en la captura de datos en un 99% y, al mismo tiempo, aumentó la velocidad de procesamiento en un 50 veces.
Monika Ritter
Director General
Gracias a la PaperOffice AI Suite, todo el flujo de trabajo de documentos se optimizó, lo que resultó en una reducción del 86% en la carga de trabajo manual anualmente.
Lars-R. Ludewig
Director General
es
Departamento de TI
El Patriarcado de Lisboa utiliza la PaperOffice AI Suite para acelerar la clasificación de documentos en la contabilidad y administración en un 90%. Como resultado, los procesos de trabajo se han vuelto 70% más eficientes, ahorrando recursos valiosos.
La PaperOffice AI Suite permitió procesar más de 10,000 documentos al día, sin errores y en un tiempo récord, mejorando de manera significativa el flujo de trabajo.
Abraham Yalip
Responsable de TI
Revoluciona el procesamiento de documentos con la PaperOffice AI Suite, una solución poderosa que eleva la eficiencia y precisión en el procesamiento de documentos complejos a un nuevo nivel gracias a la Inteligente Procesamiento de Documentos (IDP), flujos de trabajo automatizados y inteligencia artificial (IA).
Stephan Reichel
Director General
IDC Construcción S.L. está transformando la gestión de proyectos de construcción con la PaperOffice AI Suite. A través de procesamiento inteligente de documentos, se automatizan los procesos de trabajo, los documentos se procesan con precisión y la eficiencia en cada fase de un proyecto de construcción se incrementa en un 50%.
Agustín García Afonso
Responsable de TI
Soluciones innovadoras para el procesamiento técnico de documentos: Herrmann GmbH Oficina de Ingeniería optimiza los procesos de trabajo con la PaperOffice AI Suite. A través de una extracción de datos precisa y una integración fluida, se aumentó la eficiencia en un 60%, mientras que el tiempo de procesamiento de los documentos se redujo en un 50%.
La PaperOffice AI Suite mejoró los servicios de salud mediante una gestión eficiente de datos y un procesamiento preciso, lo que aumentó la productividad en un 40% y redujo el tiempo de procesamiento de pedidos en un 30%, lo que resultó en un proceso de gestión de pedidos mucho más fluido.
Henrique Santos
Director General
Automatización innovadora para el sector salud: Hartung Care Service está revolucionando la atención ambulatoria con la PaperOffice AI Suite. Gracias a un procesamiento de datos preciso y una integración fluida, el tiempo de respuesta a las consultas de los pacientes aumentó en un 50% y se redujo la tasa de errores en la documentación, todo para un servicio moderno y orientado al paciente.
La PaperOffice AI Suite ayudó a reducir la tasa de errores en la captura de datos en un 99% y, al mismo tiempo, aumentó la velocidad de procesamiento en un 50 veces.
Gracias a la PaperOffice AI Suite, todo el flujo de trabajo de documentos se optimizó, lo que resultó en una reducción del 86% en la carga de trabajo manual anualmente.
La implementación de la PaperOffice AI Suite llevó a una aceleración de la clasificación de documentos de 60 veces y, al mismo tiempo, optimizó la extracción de datos.
La PaperOffice AI Suite revolucionó los procesos de la aplicación de la ley mediante extracción precisa de datos de formularios manuscritos de ingreso, minimizando los errores manuales en un 90% y mejorando significativamente la toma de decisiones y los tiempos de respuesta en un 40%.
Teniente McMullen
Teniente
