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Automatización de procesos comerciales para proveedores de servicios y distribuidores de sistemas multifunción


PaperOffice DMS para proveedores de servicios y minoristas de sistemas multifunción permite un flujo fluido de información gracias a la digitalización y automatización de los procesos comerciales.

Consejo profesional

Documentos escritos, contratos, giros, facturas, albaranes y mucho más están siendo reemplazados por documentos electrónicos gracias a la digitalización, optimizando así al máximo todos los procesos de trabajo.

La IA integrada permite automatizar en gran medida los procesos de negocio, acelerando sus procesos, aumentar el éxito y su satisfacción.

Digitalización en proveedores de servicios y distribuidores de fotocopiadoras

Los distribuidores especializados en tecnología de oficina, soluciones de impresión y sistemas de oficina se benefician significativamente del uso de una gestión de datos adecuada.

La tendencia, así como la situación económica y la situación competitiva, se mueven cada vez más hacia la digitalización de documentos en lugar de mantenerlos exclusivamente en papel.

Así es como la mayoría de los distribuidores especializados en tecnología de oficina y soluciones de impresión generan documentos importantes a diario:

escrituras, contratos, albaranes, giros, facturas de proveedores y mucho más. Estos no solo llegan por correo, muchas cartas también llegan por correo electrónico.

Pero de ninguna manera todas las facturas de proveedores o todos los albaranes están disponibles desde el principio como un archivo. En consecuencia, los escáneres fiables, potentes y de alta calidad y el uso de la solución de gestión de documentos adecuada son cruciales para una digitalización exitosa.

Es muy importante que se cumplan los plazos y se tomen las medidas legales para almacenar los documentos. PaperOffice DMS le brinda una estructura clara en sus documentos y lo ayuda a lidiar con la avalancha de información.

La industria de la ofimática es la que se beneficia del sistema de gestión documental PaperOffice en forma de solución para el área de digitalización pero también como socio.

Porque, ¿qué medio es mejor que un dispositivo multifunción para transformar sus documentos en papel de analógicos a digitales?

Con un DMS común, por ejemplo, se puede archivar correo escaneado, guardar correos electrónicos importantes y archivar documentos. Además, diferentes usuarios pueden acceder y trabajar en estos documentos.

Pila de papel frente a la computadora
Trabajo sin papeles a través de procesos digitales

¿Cómo dejar de usar papel?

PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo, genera ahorros de costos, como la eliminación de documentos en papel y crea una visión general clara de los documentos importantes, como recibos, contratos, notas de entrega u otras cartas, al administrar digitalizarlos en PaperOffice en el futuro.

Capturar, procesar, compartir, buscar y rastrear sus documentos se vuelve muy fácil con el uso de PaperOffice.

Gracias al acceso controlado y a las listas de tareas detalladas, así como aprobaciones mediante flujos de trabajo y notificaciones confiables por correo electrónico, los empleados pueden completar las tareas asignadas de manera eficiente y las personas autorizadas pueden aprobar o denegar el consentimiento fácilmente.

Con la solución de software PaperOffice DMS, no se pierden más documentos. Y sin importar dónde se encuentre, puede acceder a documentos importantes en segundos.

Por supuesto, nuestros sistemas siempre trabajan de conformidad con la ley y completamente a prueba de revisiones.

Los recibos, cuentas y documentos similares ya no tienen que enviarse por correo entre distintos proveedores. El correo interno también se puede enviar digitalmente de esta manera. Esto ahorra papel, costos de almacenamiento adicional de datos y viajes al archivo. Los documentos se pueden proporcionar con palabras clave (editor, tema, estado, fecha, etc.) y luego se pueden encontrar más fácilmente.

Gestión documental orientada a procesos

La gestión de documentos orientada a procesos garantiza que estos documentos permanezcan actualizados con poco esfuerzo. PaperOffice lo ayuda aquí con un extenso módulo de tareas y flujos de trabajo.

De esta manera, se pueden crear ciertas cadenas de procesos y, los procesos operativos existentes, se pueden definir en documentos electrónicos y ejecutar parcialmente de forma automática.

Esto representa una optimización del proceso sin errores, ya que la tarea no solo se puede asignar a empleados con derechos de usuario específicos y períodos de finalización, requieren aprobación digital y que también desencadenen automáticamente otras acciones, como notificaciones por correo electrónico o cambios de estado de los documentos.

De esta manera, se pueden mapear todos los procesos del documento.

PaperOffice distingue entre los tipos de documentos, independientemente de si necesita ayuda para gestionar contratos, facturas, resúmenes y correspondencia por correo electrónico: gracias al sistema de gestión de documentos PaperOffice, sus procesos anteriores son más eficientes, transparentes y significativamente más flexibles.

Porque no importa en qué forma lleguen los documentos a la empresa, ya sea en papel, archivos PDF, correos electrónicos o fotos, se archivan y almacenan automáticamente en una base de datos segura.

De este modo, los contratos importantes pueden reconocerse, rescindirse a tiempo o renegociarse. Liberación de documentos con firma digital y notificación por correo electrónico en lugar del lento correo en papel, o el inseguro correo electrónico, contribuyen a la lealtad del cliente.

Mujer mira los papeles
Grandes cantidades de información empresarial pueden capturarse digitalmente, almacenarse y compartirse de forma segura

La solución: conocimientos técnicos probados

¿No tiene sentido utilizar el software de gestión en la práctica de inmediato? ¿Que no solo cumpla con todos los requisitos, sino que también sea fácil de aprender y sea económico?

PaperOffice DMS es la solución completa probada para el trabajo digital y, con más de 20 años de experiencia en el mercado, uno de los primeros pioneros de DMS.

Contenido

Hoy, en pleno siglo XXI, apenas quedan fotocopiadoras. La fotocopiadora se ha convertido en un dispositivo multifuncional en empresas, administraciones y hogares particulares. Además de la función de copiadora, los dispositivos pueden imprimir y enviar faxes, convertir contenido digital directamente en formato analógico a través de la interfaz con el PC y también viceversa mediante escaneo.

Es precisamente en esta función que las fotocopiadoras tendrán el mayor potencial de uso ahora pero cada vez más en el futuro cercano. El escaneo y conversión de información analógica a digital.

Según una encuesta realizada por DIHK a 3.500 empresas en 2020, su grado de digitalización ronda el 50% de media. Todas las empresas son conscientes de las ventajas que trae consigo la digitalización. Las empresas ven los mayores problemas en las siguientes áreas:

  • Complejidad de los sistemas y procesos ofrecidos.
  • Alto costo.
  • Riesgos de seguridad.
  • Falta de tiempo.
  • Entrenamiento extenso.
  • Prácticamente todas las empresas cuentan con al menos el hardware básico, una copiadora o equipo multifunción con escáner y uno o más PCs. Lo que todavía se necesita es el software adecuado y eso se puede solucionar con PaperOffice DMS.

    Con PaperOffice DMS, la navegación por el menú es intuitiva y fácil de aprender. Los menús de ayuda lo guían a través de cada aplicación y, al mismo tiempo, hay videos tutoriales disponibles que explican ciertos procesos paso a paso. La capacitación fuera del sitio para los empleados no es necesaria, pero se puede realizar directamente en la empresa si se desea.

    Mujer sella un documento
    Con sellos digitales, los documentos se pueden complementar con información adicional e incluso controlar flujos de trabajo detallados

    PaperOffice DMS crea claras ventajas para los distribuidores y proveedores de servicios de dispositivos multifuncionales

    PaperOffice DMS es el software adecuado porque incluye todo lo que los distribuidores especializados necesitan para la tecnología de las oficinas y las soluciones de impresión, como:

    • Almacenamiento de documentos en todos los formatos digitales según los principios del RGPD.
    • Funciones para enviar y volver a enviar documentos atrasados ​​que requieren acción.
    • Una función de almacenamiento de datos de autoaprendizaje con etiquetado y motor de búsqueda interno.
    • Asignación automática de documentos recién agregados a la carpeta correcta.
    • Creación y conexión de bases de datos sencillas, incluida una máscara personalizable individualmente.
    • Creación de plantillas automatizadas para operaciones y procesos repetitivos.

    PaperOffice DMS tiene una relación precio-rendimiento muy ventajosa y tiene la posibilidad de conectar hasta 800 terminales (display workstations).

    Todos los datos digitales se cifran en PaperOffice DMS con 1024 bits, convirtiendo el formato. Esto resulta en obstáculos tan grandes para los piratas informáticos y espías que, hasta ahora, todos han fallado con PaperOffice DMS. Al mismo tiempo, un sistema de gestión de contraseñas jerárquico evita que todos tengan acceso a todo.

    Los gerentes financieros están hablando en segundo plano
    Trabaje de manera más eficiente gracias a las soluciones seguras de flujo de trabajo y gestión de documentos

    Argumentos importantes para incluir PaperOffice DMS en la planificación presupuestaria. Finalmente, PaperOffice DMS también convence por el hecho de que se tienen en cuenta la sostenibilidad y la protección del medio ambiente. Tarde o temprano tendrá lugar la conversión completa de documentos analógicos a formato digital y entonces la institución pública, que ya estará utilizando PaperOffice DMS, se encontrará bien preparada.

    El procesamiento de facturas digitales también es una ventaja para muchos proveedores de servicios y minoristas de sistemas de copia. Las facturas entrantes se pueden automatizar gracias a PaperOffice DMS y se reenvían al empleado responsable. El proceso de control a través de la liberación digital también se puede manejar de manera rápida y eficiente a través del sistema.

    Con solo un clic del ratón, los datos, incluida la ubicación de archivo, se pueden exportar a su asesor fiscal o viceversa.

    Archivado seguro y compatible con revisiones: PaperOffice DMS cumple técnicamente los requisitos legales del GoBD, GDPdU y DSGVO.

    La mano presiona un botón en un escáner
    Los documentos analógicos se escanean con PaperOffice DMS y se guardan como una foto y como texto convertido mediante el software OCR

    PaperOffice DMS permite la conexión de otro software, como un ERP y, por supuesto, la transferencia de documentos desde Microsoft Office a través de las interfaces adecuadas. PaperOffice DMS acelera la comunicación.

    Los plazos y las citas se supervisan y las acciones se activan automáticamente según la configuración deseada. Los procesos de pedido se pueden automatizar e incluso los cambios planificados para el futuro se pueden ingresar de tal manera que entren en vigor en el momento deseado.

    Gracias a sus amplias funciones, PaperOffice DMS definitivamente se puede clasificar en el segmento superior de la gestión de contenido empresarial (ECM).

    Un ECM incluye la gestión general de todo el contenido de una organización con una jerarquía de acceso correspondiente. PaperOffice DMS puede guardar cualquier contenido en forma digital, cambiar su contenido y formato y ponerlo a disposición.

    PaperOffice DMS tiene todas las funciones de un ECM y esto es una excelente relación precio-rendimiento, así como una forma de operación intuitiva que hace innecesaria la costosa capacitación externa o interna. De hecho, hay vídeos tutoriales gratuitos disponibles para acostumbrarse a los diferentes menús. PaperOffice DMS puede convertirse en el centro organizativo de todas las empresas a la velocidad de la luz.

Los proveedores de servicios y los minoristas de sistemas multifunción se benefician de la gestión de documentos digitales

El 38 % de todas las empresas encuestadas simplemente no tiene tiempo para digitalizar sus procesos. Recomendamos un procedimiento que comienza con el proceso básico, el escaneo de documentos analógicos al mismo tiempo que se procesan. De esta forma, también se podría instruir al grupo de personas que trabaja con la fotocopiadora todos los días, en la medida de lo posible, para escanear el archivo poco a poco.

Gracias al reconocimiento automático de documentos con características consistentes, PaperOffice DMS siempre puede asignar todos los documentos escaneados a la ubicación de almacenamiento correcta en la memoria digital. Tiene sentido comenzar a escanear el archivo con las entradas más recientes para reducir aún más el tamaño del archivo analógico a medida que expiran los períodos de retención. Además, tenemos muchas guías sobre cómo conseguir una oficina sin papeles gracias al escáner.

PaperOffice DMS es la interfaz entre lo analógico y lo digital. Usando su función de escaneo, el software puede leer documentos analógicos, planos y fotos en el sistema a través de su escáner y digitalizarlos, por lo que los textos se convierten en fuentes usando OCR, que se pueden editar en los programas de Office. Los sellos de tiempo y las versiones aseguran que el documento digital se corresponda con el original analógico.

Optimice su tiempo de trabajo hasta en un 7,5 % en comparación con el trabajo en papel gracias al uso de PaperOffice DMS.

Ahorre tiempo buscando, enrutando y compartiendo documentos.

Con sellos digitales, los documentos se pueden complementar con información adicional e incluso controlar flujos de trabajo detallados. A su vez, la función de tarea y flujos de trabajo garantizan que se cumplan y se completen los plazos.

Así que todo lo que necesita es una fotocopiadora y PaperOffice DMS para acelerar la digitalización operativa o incluso comenzar. Un camino que sin duda merece la pena.

FAQs

Finalmente, respondemos algunas preguntas más frecuentes sobre el tema "Digitalización en proveedores de servicios y distribuidores de dispositivos multifunción":

¿Cómo pueden los empleados acceder a PaperOffice?

Debido a la arquitectura descentralizada y moderna del programa, PaperOffice se puede usar en casi cualquier dispositivo, desde PCs hasta teléfonos inteligentes, tabletas y televisores.

¿Qué sucede con los datos si PaperOffice no existe?

No sucederá, pero para tranquilizarlo puede exportar sus datos EN CUALQUIER MOMENTO, ya que PaperOffice se basa en una estructura de base de datos abierta, puede acceder a sus datos en cualquier momento.

Tema de protección de datos: ¿dónde se almacenan todos los documentos?

PaperOffice almacenará todos los documentos internamente con cifrado de alto nivel, lo que lo hace inmune al robo de datos, por ejemplo, y supera todos los requisitos del GDPR y GoBD. Evite errores: ¡NUNCA guarde los datos en una nube de terceros!

¿Se puede adaptar PaperOffice exactamente a las especificaciones?

Sí, PaperOffice se puede adaptar al 100 % al uso previsto para garantizar una integración perfecta en los procesos y sistemas existentes. Incluso la interfaz del programa puede diseñarse completamente y adaptarse libremente.

Conclusión

PaperOffice DMS apoya a las empresas de la industria del papel y del embalaje y ofrece las interfaces correspondientes a otro software, conexiones API y se puede ampliar en cualquier momento según sus deseos. El software es fácil de aprender y se puede integrar fácilmente en la práctica diaria sin causar problemas por motivos de formación.

PaperOffice DMS recomienda utilizar un NAS (almacenamiento de datos compatible con la red) con una función de copia de seguridad para que los datos importantes no se pierdan ni se espíen en nubes de terceros.

En última instancia, PaperOffice DMS impresiona con una muy buena relación precio-rendimiento y un inmenso conocimiento a través de más de 20 años de experiencia práctica.

Esto es lo que dicen nuestros clientes

Caso de estudio

Procesamiento automatizado de facturas

15 razones por las que debería utilizar la gestión de documentos con su escáner

El procesamiento digital de facturas
en combinación con el sistema de gestión de documentos (DMS)
contribuye significativamente a la eficiencia y el éxito de su empresa y hacia una oficina sin papel. La necesidad del procesamiento digital de facturas es ahora un aspecto importante para todos.